드래그하여 놓기 도구를 사용하여 양식 만들기

Adobe Acrobat Sign의 가장 강력한 측면 중 하나는 바로 재사용 가능한 양식과 양식 오버레이를 만들어 서명자가 채워야 하는 필드를 정의하는 기능입니다.

잠시 시간을 갖고 서명 프로세스에 대해 충분히 생각하고 신중히 양식을 만들면, 궁극적으로 양식을 만드는 사람과 서명자 모두의 시간이 절약되고, 서명자 채택이 개선되고, 결국 더 짧은 시간 내에 문서를 완료하게 됩니다.

양식을 만들 때에는 네 개의 단계를 거치게 되는데, 이 단계들은 아래에 자세히 설명되어 있습니다.

재사용 가능한 문서와 필드 오버레이

재사용 가능한 문서와 필드 레이어... 어느 것이 자신에게 적합합니까?

결국, 이것은 양식과 사용자가 문서를 만드는 방법으로 결정될 것입니다.

문서의 내용이 변하지 않는 표준 문안 문서를 사용 중이라면, 재사용 가능한 문서를 만들 수 있습니다.

이런 문서로는 신용 카드 요금 양식, 세금 양식, 지원서 등과 같은 문서가 있을 것입니다.

이 예들에서, 서명자가 필드에 입력하고 있는 정보가 아닌, 서명자에 대한 고유한 내용은 없습니다.

반면에, 양식 필드 레이어는 업로드한 양식/파일에 얹어진 필드 레이어일 뿐입니다. 변화하는 내용을 포함하는 양식이 있을 때 이 레이어를 사용하게 됩니다. 예를 들어, 문서 내용 전체에 고객 정보가 있지만, 고객에 대한 필드들이 동일하고 필드 위치가 동일한 임대 계약이 있습니다.

이 경우, 새 문서를 생성하고, 업로드한 다음, 문서 위에 필드 레이어를 적용하게 됩니다.

역할 - 참가자 및 참가자를 제대로 식별하는 방법

역할은 당사자들(서명자, 전송자 등)이 문서/트랜잭션과 상호 작용할 수 있는 방법을 정의합니다. 양식과 관련하여(특히 서명자가 여럿인 양식), 각 서명자가 사용할 수 있도록 해야 하는 필드에 관해 역할이 계약에 정보를 제공하는 방법을 이해해야 합니다. 

모든 필드에는 역할이 지정되어 있습니다.  올바른 역할이 있는 서명자만 자신에게 지정된 필드에 액세스할 수 있습니다. 

개념 자체가 그렇게 모호하지는 않지만, 논리가 컴퓨터 논리이므로 프로세스를 정말 이해하려면 일부 단어들에 대해 인간적 의미와 다르게 이해해야 할 수도 있습니다. 역할에 대해 자세히 알려면 여기를 클릭하십시오.

이해해야 할 주요 역할로는 세 가지가 있습니다.

미리 작성(전송자) – 이 역할은 첫 번째 서명자 전에 전송자가 채워야 할 필드를 정의합니다.  즉석에서 문서에 적용하는 가격이나 할인이 있을 경우, 미리 작성 필드가 매우 유용할 수 있습니다.

미리 작성 필드는 문서를 보내려는 시점에서 전송자만 채울 수 있으며, 필수 미리 작성 필드가 있을 경우 채우기 전까지는 문서를 보낼 수 없습니다.

미리 작성 단계 후에는 미리 작성 필드를 편집할 수 없습니다. 문서에 대한 어떠한 후속 서명자도 미리 작성 필드를 편집할 수 없게 됩니다. 미리 작성 프로세스에 대해 자세히 알려면 여기를 클릭하십시오.

참가자 N(N은 1로 시작하여 증가하는 수) - 약간 까다로운 지점입니다....

참가자 1은 여러분이 서명이나 승인을 받기 위해 문서를 보내는 첫 번째 대상(전자 메일 주소)입니다. 

참가자 2는 문서를 서명하거나 승인하는 두 번째 사람입니다.

기억할 팁은 서명자의 역할은 [보내기] 탭의 [받는 사람:] 필드에서 입력하는 순서를 기반으로 한다는 것입니다.

[받는 사람:] 필드의 첫 번째 전자 메일 주소는 참가자 1이 됩니다. 두 번째는 참가자 2가 되고, 이런 방식으로 계속됩니다....

매우 쉽죠?

이제, 보내는 프로세스에 익숙해졌다면 [보내기] 탭의 직접 서명해야 함이라는 선택 사항 확인란이 있는 것이 보일 것입니다. 이 확인란을 선택하면 전송자가 서명 흐름에 삽입됩니다.

기본 옵션을 유지하는 경우, 전송자는 마지막 서명자가 됩니다.

먼저 서명해야 하는 2명의 고객이 있을 경우 이들이 참가자 1과 참가자 2가 되며, 전송자는 참가자 3이 됩니다.

전송자가 첫 번째로 사인하도록 설정을 변경하기로 선택하면, 전송자가 참가자 1이고, 위의 예에서 고객은 참가자 2 및 3이 됩니다.

이제 문서가 세 개의 서명을 받기 위해 보내지는데, 이 문서를 유사한 서명 작업 과정으로 보내려는 경우를 생각해 보십시오.  모든 당사자가 동시에 메시지를 받고, 어느 서명자가 첫 번째로 서명할지에 대한 예상은 하지 못합니다. 누가 참가자 1입니까?

짧은 대답은 아마도 [받는 사람] 필드에 첫 번째로 있는 전자 메일이 될 것입니다.

약간 긴 대답은 [받는 사람] 필드에 첫 번째로 있는 전자 메일(직접 서명해야 함을 선택하지 않았고 전송자가 첫 번째로 서명하도록 정의했다고 가정할 때)입니다.

일부 - 이 역할을 사용하면 서명자가 필드에 액세스할 수 있습니다(미리 작성 당사자 포함).

[일부] 역할을 사용하는 방법에서는 필드가 채워지기 전까지 모든 사람이 이 필드를 사용할 수 있습니다.  필드가 채워지면, 해당 필드의 내용이 그 자리에 잠겨서 다음 서명자가 편집할 수 없습니다.

필드 유형

많은 필드 유형이 있으며, 그 중 많은 수가 매우 특정한 기능을 위한 것이고([서명] 필드처럼), 소수는 일반적인 용도입니다([텍스트] 필드처럼).

이러한 필드는 5개의 탭으로 분류됩니다.

서명 필드 - 이 필드는 실제 서명 필드로서, 전자 서명의 기본입니다!

서명 필드는 서명자의 서명 값만 캡처합니다. 한 서명자용으로 여러 개의 서명이 있을 경우, 서명자는 첫 번째 필드를 채워야 하지만, 그 다음 필드들은 클릭만으로 값을 적용할 수 있습니다.

서명 필드와 같이 이니셜도 한 번 채운 다음, 추가 필드는 클릭하기만 하면 됩니다.

서명 블록은 사실 계정이 서명을 완료해야 하는 모든 필드가 들어 있는 컨테이너 개체입니다.  기본적으로, 서명 블록은 [서명] 필드와 [전자 메일] 필드만 포함합니다.  원할 경우, 계정 관리자는 직함 및/또는 회사 값을 필요로 하는 서명 기본 설정을 구성할 수 있습니다. "만약" 이 값이 필수라면 서명 블록이 이 값을 포함하게 됩니다.

서명자 정보 필드 - 이 필드는 서명자/서명에 대한 정보를 수집하거나 표시합니다.

이 필드는 다시 서명해야 할 경우 사용자가 더 쉽게 서명할 수 있도록 하기 위해 특수 목적을 수행합니다.

여러분의 이름, 직함, 회사가 정의된 개인 기본 설정 페이지를 보았을 것입니다.

이 필드들은 서명자의 프로필용으로 해당 정보를 채웁니다.

참고: [회사] 필드는 회사 이름을 가져오는 일반적인 입력 필드가 아닙니다.  이 필드는 역할에 지정되어야 하며, 이 필드에 입력된 내용은 필드가 연결된 참가자 역할을 위해 회사 정보로 저장되어야 합니다.

참가자에 대한 직함 및/또는 회사 필드를 배치하는 경우, 서비스에서는 해당 내용을 서명자에 대한 직함/회사 정보로 저장하고, 다음 번에 이 필드로 서명하라는 메시지가 표시되면 자동으로 채우게 됩니다.

서명자 이름 필드는 서명자가 서명 필드에 입력하는 내용의 식자 버전을 표시합니다. 이 필드는 처음에 서명이 적용될 때까지 빈 섹션으로 표시되었다가 필드가 채워집니다.

많은 양식에서 서명 줄 바로 아래에 있는 "Print your name" 줄에 사용할 필드로서 이것을 생각해 보십시오.

전자 메일(주소)는 서명자의 전자 메일 주소로 자동으로 채워집니다. 전자 메일 주소는 알려진 값이므로, 여기에서 삽입하면 됩니다.

참고: 직함 및 회사 필드와 마찬가지로, 이것을 전자 메일 주소를 수집하는 데 사용하지 마십시오.  전자 메일 주소를 수집해야 할 경우에는 텍스트 필드(아래 참조)를 사용해야 합니다.

날짜 - 이 필드에는 참가자가 자신의 서명을 문서에 적용하는 현재 날짜가 표시됩니다.  이것은 날짜용의 일반적인 입력 필드가 아닙니다.  입력 필드가 필요하면 [텍스트] 필드를 사용하십시오.

데이터 필드 - 데이터 필드를 사용하면 서명자를 식별하는 것 이외에 문서에 대한 정보를 수집할 수 있습니다.이것은 고객의 정보를 수집하는 데 사용하는 도구로서, 단연코 가장 많이 사용된 필드 유형입니다.

텍스트 필드는 서명자로부터 얻어야 하는 내용을 위한 일반적인 입력 필드입니다. 신용 카드 정보, 주소, 전화 번호, 메모 또는 설명과 같은 항목....계약 프로세스를 완료하는 데 필요한 모든 것.

드롭다운 필드는 다양한 옵션을 제공하고 고객이 그 중에서 선택할 수 있도록 하는 데 유용합니다.

확인란은 일련의 옵션이 있고 고객이 해당되는 만큼 선택하도록 하려 할 때 사용하는 개체입니다..

라디오 버튼은 확인란과 대조되는 것으로서, 일련의 옵션을 제시하되 서명자가 오직 하나만 선택할 수 있을 때 사용합니다.

추가 필드 - 완전한 데이터 필드는 아닙니다. "추가 필드" 탭은 첨부 파일에 대한 옵션이나 문서에서 하이퍼링크 "핫스팟"을 정의하는 기능을 포함합니다.

스탬프 - 이 필드 유형은 Acrobat Sign으로 채워지며, 일반적으로는 문서에 없는 트랜잭션 데이터를 표시합니다.

참여 스탬프는 필드가 지정된 참가자(역할)의 이름, 시간, 전자 메일 주소를 보여줍니다.

트랜잭션 #는 트랜잭션 번호를 보여줍니다(문제가 있으며 트랜잭션을 추적하기 위해 지원이 필요할 경우 편리합니다).

레이아웃 / 정렬 도구

필드를 모두 배치했으며, 마지막 단계는 양식이 세련되고 전문적으로 보이도록 모든 항목을 적절히 정렬하는 것입니다.

필드 리본의 맨 왼쪽을 보면 눈금자 아이콘이 있습니다.  이 아이콘을 클릭하여 정렬 도구들을 표시합니다.

한 필드("패턴"이 되게 할 필드)를 선택한 다음, CTRL(또는 Command) 버튼을 누른 채 다른 필드를 선택합니다.  아이콘에 불이 들어오고, 이 때 한 아이콘을 클릭하여 해당 아이콘에 표시된 작은 선에 대해 필드들을 정렬할 수 있습니다.  예를 들어, 첫 번째 아이콘은 두 필드의 맨 위에 선을 보여주므로, 필드들이 맨 위 가장자리에 정렬하게 됩니다.

크기 옵션을 사용하면 여러 필드를 선택한 다음 필드들을 동일한 크기로 맞출 수 있습니다.

첫 번째 아이콘은 필드의 높이용이고, 두 번째는 넓이용이고, 세 번째 아이콘은 두 크기 모두를 위한 것입니다. 필드의 크기가 첫 번째 선택된 필드의 크기와 정확히 같게 됩니다.