أبقِ المستند مفتوحًا في Acrobat واختر Tools > Index.
يتم عرض مجموعة أدوات Index في شريط الأدوات الثانوي.
تاريخ آخر تحديث
20 ديسمبر 2023
|
ينطبق أيضًا على Adobe Acrobat, Adobe Acrobat 2017
إنشاء فهرس في PDF وإدارته
يمكنك تقليل الوقت المتطلب للبحث في PDF طويل بدمج فهرس للكلمات في الوثيقة. بإمكان Acrobat البحث في الفهرس أسرع مما تبحث في أي مستند. يتضمن الفهرس المدمج في النسخ الموزعة أو المنسوخة من PDF. يقوم المستخدمين بالبحث في ملفات PDF باستخدام فهارس مدمجة بالضبط كما يقومون بالبحث بدون الفهارس المدمجة؛ لا يتطلب خطوات إضافية.
ملاحظة:
لم يعد المؤشر المضمن في ملفات PDF مستخدمًا للبحث في إصدار ديسمبر 2018 لـ Acrobat وAcrobat Reader. إذا كنت لا تزال تريد تمكين الفهرس للبحث، فراجع كيفية تمكين الفهرس المضمن في ملف PDF للبحث.
إضافة فهرس إلى ملف PDF
-
-
في شريط الأدوات الثانوي، انقر Manage Embedded Index.
-
في مربع الحوار Manage Embedded Index، انقر فوق Embed Index.
-
اقرأ الرسالة التي تظهر، وانقر فوق OK.
ملاحظة:في Outlook وLotus Notes، يتوفر لديك خيار تضمين فهرس عند تحويل رسائل أو مجلدات بريد إلكتروني إلى PDF. ينصح بذلك خاصة للمجلدات التي تحتوي على العديد من رسائل البريد الإلكتروني.
تحديث الفهرس المضمن في PDF أو إزالته
-
اختر Tools > Index.
يتم عرض مجموعة أدوات Index في شريط الأدوات الثانوي.
-
في شريط الأدوات الثانوي، انقر Manage Embedded Index.
-
انقر Update Index أو Remove Index.
حول ميزة Catalog (Acrobat Pro)
يمكنك تعريف مجموعة معينة من PDFs على هيئة كتالوج وإنشاء فهرس موحد لمجموعة المستندات. عندما يبحث المستخدمين في ملفات PDF المفهرسة عن معلومات معينة، فإن الفهرس يجعل عملية البحث أسرع.
عندما توزع المجموعة على قرص مضغوط، يمكنك تضمين الفهرس مع ملفات PDF.
يمكنك فهرسة المستندات المكتوبة بالحروف اللاتينية، الصينية، اليابانية، أو الكورية. العناصر التي يمكن أن تتضمن نص الوثيقة، التعليقات، الإشارات المرجعية، حقول النموذج، علامات التمييز، بيانات الكائن والوثيقة الأولية، الملحقات، معلومات الوثيقة، التوقيع الرقمية، بيانات صورة XIF (تنسيق ملف الصورة الممتدة) الأولية، وخصائص الوثيقة المخصصة.
تجهيز PDFs للفهرسة (Acrobat Pro)
ابدأ بإنشاء مجلد يحتوي على PDFs التي تريد فهرستها. كل ملفات PDF يجب أن تكون كاملة في كل من المحتوى والميزات الإلكترونية، مثل الروابط، الإشارات المرجعية، وحقول النموذج. إذا كانت الملفات التي يتم فهرستها تتضمن مستندات ممسوحة ضوئيًا، تأكد من أن النص يمكن البحث فيه. قسم المستندات الطويلة إلى ملفات أصغر، بحجم الفصل، لتحسين أداء البحث. يمكنك أيضًا إضافة معلومات على خصائص وثيقة الملف لتحسين إمكانية البحث في الملف.
قبل أن تقوم بفهرسة مجموعة مستندات، فإنه من الضروري أن تقوم بضبط هيكل الوثيقة على محرك القرص أو خادم الشبكة والتحقق من أسماء الملفات العابرة لبيئات العمل. أسماء الملف قد تصبح مقصوصة ويصعب استرجاعها في البحث عبر منصات العمل. لمنع حدوث هذه المشكلة، خذ الإرشادات التالية في الاعتبار:
قم بإعادة تسمية الملفات والمجلدات والفهارس باستخدام اصطلاح تسمية ملفات MS-DOS للملفات (ثمانية أحرف أو أقل متبوعة بملحق اسم ملف مكون من ثلاثة أحرف)، خاصة إذا كنت تخطط لتسليم مجموعة المستندات والفهرس على قرص مضغوط بتنسيق ISO 9660.
قم بإزالة الأحرف الممتدة مثل تلك المتعلقة باللهجة والأحرف غير الإنجليزية، من أسماء الملف والمجلد. (الخط المستخدم من قبل ميزة Catalog لا يدعم رموز الأحرف من 133 إلى 159.)
لا تستخدم مجلدات متداخلة أو أسماء مسارات تتجاوز 256 حرفًا للفهارس التي سيتم البحث فيها من قبل مستخدمي Mac OS.
إذا كنت تستخدم Mac OS على خادم OS/2 LAN، فاعمد إلى تكوين IBM®LAN Server Macintosh (LSM) لتطبيق اتفاقيات تسمية ملفات MS-DOS، أو اعمد إلى فهرسة وحدات تخزين FAT (File Allocation Table). (قد تحتوي وحدات تخزين HPFS [نظام الملفات العالي الأداء] على أسماء ملفات طويلة لا يمكن استرجاعها.)
إذا تضمن هيكل الوثيقة مجلدات فرعية لا تريد فهرستها، فيمكنك استثناؤها أثناء عملية الفهرسة.
إضافة البيانات الأولية إلى خصائص الوثيقة (Acrobat Pro)
لتسهيل البحث في ملف PDF، يمكنك إضافة معلومات ملف، تسمى بيانات تعريف، إلى خصائص المستند. (يمكن الاطلاع على خصائص ملف PDF المفتوح حاليًا باختيار File > Properties، والنقر فوق علامة تبويب Description.)
عندما تقوم بإضافة بيانات لخصائص الوثيقة، ضع في حسبانك التوصيات التالية:
استخدم عنوانًا معبرًا في حقل العنوان. يجب أن يظهر اسم ملف الوثيقة في الشاشة Search Results.
استخدم نفس الخيار (حقل) دائماً لنفس المعلومات. على سبيل المثال لا تقم بإضافة عنصر مهم إلى خيار Subject لبعض المستندات وإلى خيار Keywords للبعض الآخر.
استخدم مصطلح واحد لنفس المعلومات. على سبيل المثال، لا تستخدم علم الأحياء لبعض المستندات وعلوم الحياة لمستندات أخرى.
استخدم خيار Author لتعريف المجموعة المسؤولة عن المستند. على سبيل المثال، قد يكون مؤلف وثيقة سياسة التعيين هو قسم الموارد البشرية.
إذا استخدمت أرقام أجزاء المستند، فقم بإضافتها على هيئة Keywords. على سبيل المثال، إضافة doc#=m234في Keywords يمكن أن يشير إلى مستند معين في سلسلة من مئات المستندات عن موضوع معين.
استخدم خيار Subject أو Keywords، إما بمفرده أو معًا، لتصنيف المستندات حسب النوع. على سبيل المثال، يمكن أن تستخدم تقرير الحالة كمدخل Subject وشهريًا أو أسبوعيًا كمدخل Keywords لوثيقة واحدة.
إذا كان لديك تدريب متخصص بالفعل في Adobe PDF، فيمكنك تعريف حقول بيانات مخصصة، مثل Document Type وDocument Number وDocument Identifier، عند تكوين الفهرس. يوصى بذلك للمستخدمين المتقدمين، وهو غير مشمول في تعليمات Acrobat الكاملة.
إنشاء فهرس لمجموعة (Acrobat Pro)
عندما تقوم ببناء فهرس جديد، فإن Acrobat يقوم بإنشاء ملف بامتداد pdx ومجلد دعم جديد، والذي يحتوي على ملفات بامتداد .idx. تحتوي ملفات IDX على مدخلات الفهرس. كل تلك الملفات يجب أن تكون متوفرة للمستخدمين الذين يريدون أن يبحثوا في الفهرس.
-
اختر Tools > Index.
يتم عرض مجموعة أدوات Index في شريط الأدوات الثانوي.
-
في شريط الأدوات الثانوي، انقر فوق Full Text Index With Catalog.
يتم عرض مربع الحوار Catalog.
-
في مربع الحوار Catalog، انقر New Index.
يتم عرض مربع الحوار New Index Definition.
مربع حوار New Index Definition.
مربع حوار New Index Definition. -
في Index Title، اكتب اسمًا لملف الفهرس.
-
في Index Description، اكتب بضع كلمات عن نوع الفهرس أو الغرض منه.
-
انقر Options، وحدد أي خيارات متقدمة تريد أن تقوم بتطبيقها على فهرسك، وانقر OK.
في مربع الحوار Options، يمكنك تحديد الخيارات المتقدمة للفهرس الجديد.
في مربع الحوار Options، يمكنك تحديد الخيارات المتقدمة للفهرس الجديد. -
تحت Include These Directories، انقر Add، وحدد مجلدًا يشتمل على بعض ملفات PDF التي ستتم فهرستها أو كلها، وانقر OK. لإضافة المزيد من المجلدات، كرر هذه الخطوة.
ملاحظة:إن أي مجلدات متداخلة تحت مجلد متضمن سيتم تضمينها أيضًا في عملية الفهرسة. يمكنك إضافة مجلدات من خوادم أو أقراص متعددة، طالما أنك لا تقوم بالتخطيط لنقل الفهرس أو أي عناصر في مجموعة الوثيقة.
-
تحت Exclude These Subdirectories، انقر Add، وحدد أي مجلد متداخل يحتوي على ملفات PDF لا تريد أن يتم فهرستها. انقر OK وكرر حسب الحاجة.
-
راجع تحديداتك. لتحرير قائمة المجلدات التي سيتم تضمينها أو استبعادها، حدد المجلد الذي تريد تغييره وانقر Remove.
-
انقر Build، ثم قم بتحديد مكان لملف الفهرس. انقر Save، ثم:
انقر Close عند انتهاء الفهرسة.
انقر Stop لإلغاء عملية الفهرسة.
ملاحظة:إذا قمت بإيقاف عملية الفهرسة، فلا يمكنك استئناف جلسة الفهرسة ذاتها، ولكن لا يتوجب عليك إعادة العمل. تبقى الخيارات وتحديدات المجلد بلا تغيير. يمكنك نقر Open Index وتحديد الفهرس المنتهي جزئياً، ومراجعته.
ملاحظة:إذا تم قص أسماء المسارات الطويلة في خيارات Include These Directories وExclude These Subdirectories، فابق المؤشر فوق كل علامة حذف (...) حتى تظهر تلميحة الأداة، لتعرض المسار الكامل للمجلد المتضمن أو المستبعد.
مربع الحوار Indexing Options
Do Not Include Numbers
حدد هذا الخيار لاستبعاد كل الأرقام التي تظهر في نص الوثيقة من الفهرس. يمكن أن يقلل استبعاد الأرقام من حجم الفهرس بشكل كبير، ويجعل البحث أسرع.
Add IDs To Adobe PDF v1.0 Files
حدد هذا الخيار إذا كانت مجموعاتك تتضمن ملفات PDF تم إنشاؤها قبل Acrobat 2.0 الذي لم يكن يدعم الإضافة الآلية لأرقام التعريف. تحتاج أرقام التعريف عندما يكون لديك أسماء ملفات طويلة في Mac OS تم تقصيرها عند ترجمتها إلى أسماء ملفات في MS-DOS. إن Acrobat 2.0 والإصدارات اللاحقة تقوم بإضافة الأرقام المعرفة تلقائيًا.
Do Not Warn For Changed Documents When Searching
عند عدم تحديد هذا الخيار، تظهر رسالة عند البحث في مستندات تم تغييرها منذ أحدث فهرس تم بناؤه.
Custom Properties
استخدم هذا الخيار لتضمين خصائص وثيقة خاصة في الفهرس؛ يتم فهرسة خصائص الوثيقة الخاصة الموجودة بالفعل في ملفات PDF فقط. اكتب الخاصية، قم بعمل تحديد من قائمة الكتابة، ثم انقر فوق Add. تظهر هذه الخصائص على هيئة خيار بحث في القوائم المنبثقة للمعايير الإضافية في النافذة Search PDF عند البحث في الفهرس الناتج. على سبيل المثال، إذا قمت بإدخال الخاصية المخصصة Document Name واخترت خاصية السلسلة من القائمة Type، فيمكن لمستخدم يبحث في الفهرس عندئذٍ البحث في الخاصية المخصصة بواسطة تحديد Document Name من القائمة Use These Additional Criteria.
ملاحظة:
عند إنشاء حقول مخصصة في التطبيق Microsoft Office الذي تم فيه تحديد الخيار Convert Document Information في التطبيق PDFMaker، تقوم الحقول بالتحويل إلى أية ملفات PDF قمت بإنشائها.
XMP Fields
استخدم هذا الخيار لتضمين حقول XMP مخصصة. تكون حقول XMP المخصصة مفهرسة وتظهر في قوائم الفئة الإضافية المنبثقة لتصبح قابلة للبحث في الفهارس المحددة.
Stop Words
استخدم لتستبعد كلمات معينة (500 بحد أقصى) من نتائج فهرس البحث. اكتب الكلمة، انقر فوق Add، وكرر حسب الحاجة. إن استبعاد الكلمات يمكن أن يجعل الفهرس أصغر بنسبة 10% أو 15%. يمكن أن تحتوي كلمة التوقف حتى 128 حرف وتكون حساسة لحالة الحرف.
ملاحظة:
لمنع المستخدمين من محاولة البحث عن مصطلحات تحتوي على تلك الكلمات، قم بسرد الكلمات غير المفهرسة في ملف Catalog Read Me.
Structure Tags
استخدم هذا الخيار لجعل عنصر نقطة نهاية شجرة يمكن البحث فيه في مستندات لها هيكل منطقي ذو علامات تمييز.
ملاحظة:
تسري إعدادات custom properties وStop words وTags على الفهرس الحالي فقط. لتطبيق تلك الإعدادات بشكل عام على أي فهرس تقوم بإنشائه، يمكنك تغيير الإعدادات الافتراضية للحقول المخصصة، كلمات التوقف، وعلامات التمييز في لوحة Catalog من مربع الحوار Preferences.
ملفات ReadMe للكتالوج (Acrobat Pro)
إنها لفكرة جيدة بأن تقوم بإنشاء ملف ReadMe مستقل ووضعه في المجلد مع الفهرس. يمكن أن يمنح ملف ReadMe هذا المستخدمين تفاصيل عن فهرسك، مثل:
نوع المستندات المفهرسة.
خيارات البحث المدعومة.
الشخص أو رقم الهاتف الذي تتصل به للأسئلة.
قائمة من الأرقام أو الكلمات التي يتم استبعادها من الفهرس.
قائمة من المجلدات التي تحتوي على فهرس مبني على الشبكة المحلية، أو قائمة من الوثائق المتضمنة في فهرس مبني على القرص. قد تقوم أيضًا بتضمين وصف مختصر عن محتويات كل مجلد أو وثيقة.
قائمة من القيم لكل مستند إذا قمت بتعيين قيم حقل document info.
إذا كان لكتالوج ما عدد كبير من الوثائق، فضع في حسبانك تضمين جدول يظهر القيم المعينة لكل وثيقة. يمكن أن يكون الجدول جزءًا من ملف ReadMe الخاص بك أو وثيقة مستقلة. أثناء قيامك بتطوير الفهرس، يمكنك استخدام الجدول للحفاظ على التناسق.
مراجعة فهرس (Acrobat Pro)
يمكنك تحديث فهرس حالي أو إعادة بنائه أو مسحه.
-
اختر Tools > Index.
يتم عرض مجموعة أدوات Index في شريط الأدوات الثانوي.
-
في شريط الأدوات الثانوي، انقر فوق Full Text Index With Catalog.
يتم عرض مربع الحوار Catalog.
-
في مربع الحوار Catalog، انقر فوق Open Index.
-
حدد مكان ملف تعريف الفهرس (PDX) وحدده للفهرس، وانقر فوق Open.
-
إذا تم إنشاء الفهرس باستخدام Acrobat 5.0 أو ما قبله، فحدد Create Copy لإنشاء فهرس جديد (بدون استبدال الإصدار القديم)، أو حدد Overwrite Old Index لاستبدال الفهرس القديم.
-
في مربع الحوار Index Definition، قم بعمل أي تغييرات تريدها، ثم انقر الوظيفة التي تريد أن يقوم Acrobat بتنفيذها:
Build
ينشئ ملف IDX جديدًا باستخدام المعلومات الحالية، ويحدثه بإضافة مدخلات جديدة وتمييز المدخلات المعدلة أو المحدثة على أنها غير سليمة. إذا قمت بإجراء عدد كبير من التغييرات، أو استخدام هذا الخيار بشكل متكرر بدلاً من إنشاء فهرس جديد، فإن وقت البحث قد يطول.
Rebuild
ينشئ فهرسًا جديدًا مستبدلاً مجلد الفهرس الحالي ومحتوياته (ملفات IDX).
Purge
يحذف محتويات الفهرس (ملفات IPX) بدون حذف ملف الفهرس نفسه (PDX).
تفضيلات الكتالوج (Acrobat Pro)
يمكنك ضبط تفضيلات للفهرسة تطبق بشكل عام على كل الفهارس التالية التي تقوم بإنشائها. يمكنك استبدال بعض تلك التفضيلات لكل فهرس منفرد بتحديد خيارات جديدة أثناء عملية بناء الفهرس.
في مربع الحوار Preferences تحت Categories، حدد Catalog. يشبه العديد من الخيارات تلك الموصوفة لعملية بناء الفهرس.
ملاحظة:
يفيد خيار Force ISO 9660 Compatibility On Folders عندما لا تريد تغيير أسماء ملفات PDF طويلة إلى أسماء ملفات MS‑DOS وأنت تجهز المستندات للفهرسة. على أي حال، يجب عليك استخدام اتفاقيات تسمية الملفات MS‑DOS لأسماء المجلد (8 أحرف أو أقل) حتى وإن لم يكن ذلك ضروريًا لأسماء الملف.
جدولة تحديثات الفهرس (Acrobat Pro)
استخدم ميزة Catalog وملف كتالوج حزمة PDX (.bpdx) لجدولة متى وكم مرة يتم البناء وإعادة البناء وتحديث وتنظيف فهرس. إن ملف BPDX هو ملف نص يحتوي على قائمة من مسارات ملف فهرس الكتالوج المعتمدة على بيئة العمل. تستخدم تطبيق جدولة مثل Windows Scheduler لعرض ملف BPDX في Acrobat. عندئذ يقوم Acrobat بإعادة إنشاء الفهرس طبقاً لعلامات التمييز في ملف BPDX.
ملاحظة:
لاستخدام ملفات BPDX، في الشاشة Preferences ضمن Catalog، حدد Allow Catalog Batch Files (.bpdx) To Be Run.
نقل المجموعات وفهارسها (Acrobat Pro)
يمكنك تطوير اختبار ومجموعة وثائق مفهرسة على قرص صلب محلي ثم نقل الوثيقة المنتهية إلى خادم شبكة أو قرص. يحتوي تعريف الفهرس على مسارات متعلقة بين ملف تعريف الفهرس (PDX) والمجلدات الأخرى التي تحتوي على الوثائق المفهرسة. إذا لم تتغير المسارات المتعلقة، فلا يجب عليك إعادة بناء الفهرس بعد نقل مجموعة الوثائق المفهرسة. إذا كان ملف PDX والمجلدات التي تحتوي على الوثائق المفهرسة في المجلد نفسه، فيمكنك الحفاظ على مسار متعلق ببساطة بنقل ذلك المجلد.
إذا تغير المسار المتعلق، فعليك إنشاء فهرس جديد بعد أن تقوم بنقل مجموعة الوثائق المفهرسة. على أي حال، ما زال بإمكانك استخدام ملف PDX الأصلي. لاستخدام ملف PDX الأصلي، اعمد إلى نقل المستندات المفهرسة أولاً. بعدها، انسخ ملف PDX إلى المجلد حيث تريد إنشاء الفهرس الجديد، واعمد إلى تحرير قوائم التضمين والاستبعاد من المجلدات والمجلدات الفرعية، حسب الحاجة.
إذا بقي الفهرس على قرص أو وحدة تخزين على الخادم مستقلة عن أي جزء من المجموعة التي تم تطبيقها عليه، فقد يؤدي نقل المجموعة أو الفهرس إلى تفكيك هذا الأخير. إذا كنت تنوي نقل مجموعة وثائق إما إلى موضع آخر على الشبكة أو على قرص مدمج، فقم بإنشاء الفهرس وبنائه في مكان المجموعة نفسه.
