Bygg fokuserte, nyttige samlinger ved å velge riktig kildeinnhold, vedlikeholde det over tid og administrere hvordan folk får tilgang til og bruker det.
Bruk disse praksisene til å bygge og vedlikeholde samlinger i Knowledge Base in Acrobat. De kan hjelpe deg med å organisere kildeinnhold, gjøre filer lettere å finne, administrere tilgang og gi brukerne et tydelig kunnskapsgrunnlag å arbeide med.
Bruk autoritativt, aktuelt kildeinnhold
Behandle dokumentene i en samling som kildemateriale som brukerne kan søke i gjennom KI-assistenten.
Foretrekk innhold som er:
- Aktuelt og godkjent for bruk.
- Relevant for formålet med samlingen.
- Fullstendig nok til å gi nyttig kontekst.
- Fri for utdaterte eller unødvendige duplikater.
Når et kildedokument endres, oppdater innholdet i samlingen så brukerne ikke er avhengige av en eldre versjon.
Bruk beskrivende filnavn
Velg filnavn som gjør dokumentets tema lett å identifisere.
Søk innen Collections søker kun i filnavn, ikke i innholdet i dokumentene. Beskrivende navn gjør det lettere å finne og administrere filer etter hvert som en samling vokser.
Unngå generiske navn som document.pdf, final.pdf, eller updated-version.pdf når navnet ikke identifiserer hva filen inneholder.
Vedlikehold samlinger over tid
Gjennomgå samlinger jevnlig i stedet for å behandle innsamling som en engangsoppgave.
Fjern innhold som ikke lenger er nyttig, oppdater dokumenter som har endret seg, og se etter duplikater eller utdatert materiale. Å holde samlingen tilpasset det tiltenkte formålet gjør det lettere for eiere å administrere og for brukere å forstå hvilken informasjon den inneholder.
Del samlinger bevisst
Del en samling med personene som trenger tilgang til innholdet.
Før du utvider tilgangen, vurder informasjonen i samlingen, hvem som skal kunne bruke den, og hvor samlingen kan nås. Organisatoriske innstillinger kan også påvirke tilgang gjennom opplevelser som chatboter og PDF Spaces.
Du finner informasjon om konfigurasjon og rettighetskrav i den relaterte dokumentasjonen for tilgang og deling i stedet for å administrere disse kravene fra selve samlingen.
Bruk vedlegg i chat for samtalesspesifikt innhold
Bruk filer og bilder som er vedlagt en KI-assistent-chat når innholdet primært er relevant for den samtalen.
Når informasjon skal bli en del av et gjenbrukbart kunnskapsdomene, legger du til og administrerer det som samlingsinnhold i stedet.Dette holder midlertidig samtalesammenheng adskilt fra vedlikeholdt kildemateriale i samlingen.
Kontroller kildehenvisninger når kilden er viktig
Bruk kildehenvisningene som følger med KI-assistent-svar til å inspisere det støttende kildematerialet.
Å kontrollere kilden er spesielt nyttig når svaret påvirker en viktig avgjørelse, når nøyaktig ordlyd er viktig, eller når du trenger ytterligere sammenheng utover det genererte svaret.
Kildehenvisninger hjelper deg med å verifisere hvilken informasjon som støtter et svar; de erstatter ikke gjennomgang av kildedokumentet når nøyaktighet er kritisk.
Planlegg for integrasjoner og kredittforbruk
Vurder hvordan folk kommer til å bruke en samling før du utvider målgruppen eller kobler den til andre opplevelser.
Chatbot-integrasjoner, dokumentinnhenting, API-aktivitet og spørringer kan ha ulike tilgangs- og kredittkrav.Gjennomgå aktuell informasjon om konfigurasjon og kredittforbruk før store innhentingsprosjekter eller bredere utrullinger.
Dette er spesielt nyttig når en samling skal støtte brukere utenfor gruppen som opprinnelig opprettet og vedlikeholdt den.
Gjennomgå før du utvider en samling
Før du legger til mer innhold eller gjør en samling tilgjengelig for en større målgruppe, bekreft at:
- Samlingen har fortsatt et klart formål.
- Kildedokumentene er aktuelle og relevante.
- Filnavn identifiserer tydelig innholdet.
- Utdatert og duplisert innhold er fjernet.
- Den tiltenkte målgruppen bør ha tilgang til informasjonen.
- Eventuelle påkrevde integrasjoner og rettigheter er konfigurert.
- Forventet bruk samsvarer med organisasjonens kredittmodell.
