Forstå koblinger i Knowledge Base i Acrobat

Koblinger synkroniserer filer fra eksterne systemer til en valgt samling. Etter at du har konfigurert en kobling, sjekker Knowledge Base de valgte mappene etter en tidsplan og legger til nye eller oppdaterte støttede filer i målsamlingen.

Google Drive- og Microsoft SharePoint-koblinger bruker samme generelle synkroniseringsmodell. Hver koblingstype har sin egen installasjons- og autorisasjonsprosess.

Før du begynner

En administrator må aktivere koblinger før brukere kan legge dem til samlinger.

For å aktivere koblinger, åpne Innstillinger > Funksjonsaktivering og aktiver de støttede koblingsalternativene for organisasjonen.

Hvis koblinger ikke er aktivert, kan ikke brukere opprette Google Drive- eller Microsoft SharePoint-tilkoblinger.

Sette opp og administrere koblinger

Se Administrer koblinger for å legge til en Google Drive- eller Microsoft SharePoint-kobling, redigere en eksisterende kobling, oppdatere koblingsinformasjon eller se synkroniseringshistorikk.

Hvordan koblinger fungerer

Når du oppretter en kobling, velger du først kildeplattformen:

• Microsoft SharePoint
• Google Disk

Deretter velger du:

• Kildemappene som skal synkroniseres.
• Målsamlingen.
• Hvor ofte synkronisering kjører.

Knowledge Base utfører en første synkronisering når koblingen opprettes. Senere planlagte kjøringer henter nye eller endrede filer fra de valgte mappene og deres inkluderte undermapper.

Synkroniserte filer vises i målsamlingen, hvor brukere kan søke i dem, stille spørsmål og generere KI-drevne innsikter.

Hvordan synkronisert innhold håndteres

Koblinger henter støttede filer fra de valgte kildemappene og legger dem til én målsamling.

Mappehierarkier gjenskapes ikke i samlingen. Filer fra valgte mapper og inkluderte undermapper vises sammen i samlingens dokumentliste.

Under senere synkroniseringskjøringer:

• Nye filer legges til.
• Endrede filer blir oppdatert.
• Uendrede filer blir ikke behandlet på nytt.
• Filer som er slettet fra kilden, forblir i samlingen.

Når flere kildefiler har samme navn, kan én fil erstatte en annen. Bruk unike, beskrivende filnavn for å unngå utilsiktede overskrivelser.

Tillatelser og tilgang

Opprettelse av en kobling krever tilgang til:

• Det eksterne kildesystemet.
• Mappene du vil synkronisere.
• Målsamlingen.

Organisasjonen din kan kreve at en administrator godkjenner tilgang før du kan koble til SharePoint eller Google Drive.

Koblingstilgang erstatter ikke samlingstilgang. Brukere trenger fortsatt tillatelse til å åpne og arbeide med målsamlingen.

Ting du bør vite

• En administrator må aktivere koblinger under Innstillinger > Funksjonsaktivering før brukere kan legge dem til.
• Aktivering av en kobling gjør funksjonen tilgjengelig. Brukere trenger fortsatt tilgang til kildeplattformen, valgte mapper og målsamlingen. 
• Hver kobling synkroniserer innhold til én målsamling.
• Valgte undermapper er inkludert i synkroniseringen.
• Sletting av en kildefil sletter ikke den synkroniserte kopien fra Knowledge Base med mindre det er konfigurert til det.
• Koblingsgrenser kan variere etter kildetype.
• Store innledende synkroniseringer kan ta tid å fullføre.
• Søke- og KI-drevne funksjoner blir tilgjengelige etter at de synkroniserte filene er ferdig behandlet.
• Bruk unike filnavn når du synkroniserer innhold fra flere mapper.