Visão geral

Este documento fornece a clientes do Workday as etapas necessárias para integrar o Adobe Sign ao inquilino do Workday. O documento é um guia de instalação e não deve ser utilizado como um manual de treinamento detalhado para o Workday.

Para utilizar o Adobe Sign no Workday, você deve compreender ou desenvolver um entendimento sobre como criar e modificar itens do Workday como: Estrutura do processo corporativo, Configuração e definição do inquilino, Relatórios e Integração do Workday Studio.

As etapas de alto nível para concluir a integração são:

  • Ative a conta Administrativa no Adobe Sign (somente novos clientes)
  • Configurar um grupo no Adobe Sign para manter o usuário/a chave de integração do Workday
  • Contatar o suporte da Adobe Sign para habilitar/verificar configurações de integração
  • Gerar uma Chave de integração no Adobe Sign
  • Instalar uma Chave de integração no inquilino do Workday

Ativar a conta do Adobe Sign

Clientes com contas estabelecidas podem pular a etapa Configurar o Adobe Sign para Workday

Para os clientes que ainda não conhecem o Adobe Sign não têm um logon pré-existente, um especialista de integração da Adobe fornecerá a conta (no Adobe Sign) para Workday. Após a integração, você receberá um email de confirmação:

Imagem do email de boas-vindas do Adobe Sign

Siga as instruções no email para inicializar a conta e abrir o painel do Adobe Sign.

A página do painel do Adobe Sign

Configurar o Adobe Sign para Workday

Configurar o Adobe Sign para Workday exige dois objetos dedicados para geração no sistema do Adobe Sign:

  • Um “Grupo do Workday”
    exige um “grupo” dedicado na conta do Adobe Sign para habilitar a funcionalidade de integração. O grupo do Adobe Sign é utilizado para controlar somente o uso do Workday do Adobe Sign. Qualquer outro uso potencial (Salesforce.com, Arriba etc.) não será afetado.
    Ex: as notificações de email do grupo do Workday serão suprimidas para que os usuários do Workday recebam somente notificações na caixa de entrada do Workday.

  • Um usuário de autenticação para manter a chave de integração
    No grupo, deve existir um (e apenas um) nível de grupo do administrador.  O usuário é o usuário autoritativo com a chave de integração. Recomenda-se que um endereço de email funcional (mas real) seja utilizado, como HR@Meudomínio.com. Ao utilizar um email funcional em vez de um pessoal, você reduz o risco do usuário desabilitar a data futura e, consequentemente, desabilitar a integração.

Criar um usuário e um grupo no Adobe Sign

Para criar um usuário no Adobe Sign:

  • Faça logon no Adobe Sign como administrador de conta
  • Navegue até Conta > Usuários
  • Clique no sinal de positivo circulado para criar um novo usuário
Imagem do caminho de navegação para criar um novo usuário

Um pop-up aparecerá solicitando os detalhes do novo usuário:

  • Forneça um email funcional que você pode acessar
    • O usuário terá a Chave de integração
    • O endereço de email deve ser um endereço real para verificação
  • Insira um valor adequado de Nome e Sobrenome
  • Selecione [Criar um novo grupo para o usuário] na lista de seleção Grupo de usuário
  • Forneça o Nome do novo grupo com um nome intuitivo como “Workday
  • Clique em Salvar.
O painel Criar um usuário

O pop-up desaparece, retornando você à página Usuários.  Você visualizará o novo usuário listado com um status CRIADO.

Uma exibição do novo usuário Criado

O status “Criado” indica que o usuário ainda não verificou o endereço de email.

  • Faça logon na caixa de email do novo usuário
  • Encontre o email “Bem-vindo ao Adobe Sign”
  • Clique em Clique aqui para definir a senha
  • Definir a senha
    • Esta ação altera o status do usuário no sistema para ATIVO
Imagem do novo usuário ativado

Defina o usuário de autenticação

Para promover o novo usuário no grupo do Workday:

  • Vá até a página Usuários (se já não estiver nela)
  • Clique duas vezes no usuário do grupo do Workday
    • Isso abre uma página Editar das permissões do usuário
  • Marque a caixa Usuário é um administrador do grupo
  • Clique em Salvar.
Imagem do painel de propriedades que mostra como definir um administrador de grupo.

Verificar configurações com suporte do Adobe Sign

O suporte do Adobe Sign deve configurar o grupo e o usuário administrativo no ambiente do Adobe Sign para habilitar funções de integração. Se você for um cliente com uma conta estabelecida, é possível contatar o Gerente de sucesso para garantir a conclusão.

 

Os novos clientes que não foram atribuídos a um Gerente de sucesso podem entrar em contato com o suporte diretamente para verificar se a conta está configurada:

  • Abra um bilhete no suporte do Adobe Sign
  • Forneça:
    • O nome do grupo criado
    • O endereço de email do administrador de grupo do Workday
  • Solicite:
    • Verificação se o grupo e o usuário estão configurados do acesso ao Workday

Gerar uma Chave de integração

Após a recepção da verificação de ativação do grupo e do usuário, o administrador do nível do grupo terá direitos para gera Tokens de acesso (Chaves de integração).

Novas instalações exigem uma chave de integração gerada no Adobe Sign e inserida no Workday. Essa chave autentica os ambientes do Adobe Sign e Workday para demonstrar confiança e compartilhar conteúdo. 

Para gerar uma Chave de integração no Adobe Sign:

  • Faça logon como administrador do nível de grupo no Adobe Sign
  • Vá até Conta > Preferências pessoais > Tokens de acesso
  • Clique no ícone de círculo com sinal positivo no lado direito da janela
O caminho de navegação para a página dos Tokens de acesso

A interface Criar uma chave de integração será carregada:

Forneça um nome intuitivo para a chave (ex: Workday)

A Chave de integração deve ter os seguintes elementos habilitados:

  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • widget_read
  • library_read
O painel Criar chave de integração
  • Clique em Salvar quando a chave é configurada.

 

A página Tokens de acesso é exibida, mostrando a(s) chave(s) criadas na sua conta.

  • Clique na definição da chave criada para Workday
    • O link da Chave de integração está exposto na parte superior da definição
  • Clique no link da Chave de integração
O link da Chave de integração

A Chave de integração será exibida.

  • Copie a chave e salve-a em um local seguro para a próxima etapa
  • Clique em OK
A Chave de integração

Configuração do inquilino do Workday

Instalar a Chave de integração

A instalação da Chave de integração no inquilino do Workday estabelece a relação de confiança com o Adobe Sign. Depois que o relacionamento é estabelecido, qualquer Processo corporativo pode ter uma etapa de Revisão de documento adicionada, possibilitando o processo de assinatura.

 

Observação: o Adobe Sign é reconhecido como “Adobe Document Cloud” no ambiente do Workday.

 

Para instalar a Chave de integração:

  • Faça logon no Workday como um administrador de conta
  • Procure por Editar configuração de inquilino - Processos corporativos

 

A página Editar configuração de inquilino - Processos corporativos.  Existem quatro campos relacionados à integração do Adobe Sign:

Reconhecimento da Adobe Document Cloud – Um reconhecimento de texto fixo da integração.

Chave de API da Adobe Document Cloud – Local no qual a chave de integração é instalada

Endereço de email do remetente da Adobe Document Cloud – o endereço de email da administração do nível de grupo no Adobe Sign

Remover documentos que aguardam a eSignature quando o documento é cancelado – Uma configuração opcional que remove os documentos do ciclo de assinatura se um documento é cancelado no Workday.

A página Editar configuração de inquilino - Processos corporativos

Termine a instalação:

  • Cole a Chave de integração no campo Chave de integração da API do Adobe Sign
  • Insira o endereço de email do administrador do nível de grupo (criado no Adobe Sign) no campo Endereço de email do remetente da Adobe Document Cloud
  • Clique em OK
Os campos de entrada da Chave de integração e o endereço de email do detentor da chave

A funcionalidade do Adobe Sign agora pode ser adicionada a qualquer Processo corporativo ao adicionar a etapa de Revisão de documento e configurá-la para utilizar “eSign by Adobe” como o tipo de eSignature.

Configurar a etapa de Revisão de documento

O documento da etapa de Revisão de documento pode ser um documento estático; um documento gerado por uma etapa de Geração de documento no mesmo processo corporativo; ou um relatório formatado criado com o Criado de relatórios do Workday. Todos esses casos podem ser aumentados com Tags de texto da Adobe para controlar o visual e a posição de componentes específicos do Adobe Sign. A fonte do documento deve ser especificada na definição do processo corporativo. Não é possível carregar um documento ad-hoc enquanto o processo corporativo está em execução.

A capacidade de utilizar Grupos de signatários serializados e a etapa de Revisão de documento é exclusiva do Adobe Sign. Isso permite que você especifique grupos com base em funções que assinam em sequência. Não há suporte para grupos de assinatura paralelos.

Para obter assistência ao configurar a etapa de Revisão de documento, consulte o guia de Inicialização rápida aqui:
https://helpx.adobe.com/br/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Suporte

Suporte do Workday

O Workday é o proprietário da integração e deve ser o seu primeiro ponto de contato em caso de dúvidas sobre o escopo da integração, solicitações de recursos ou problemas nas funções diárias da integração.

A comunidade do Workday contém diversos artigos úteis sobre como solucionar problemas de integração e gerar documentos:

Solução de problemas de integrações de eSignature

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Etapa de revisão de documentos
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Geração dinâmica de documentos

https://community.workday.com/node/176443

Dicas de configuração de geração do documento de proposta

https://community.workday.com/node/183242

Suporte do Adobe Sign

O Adobe Sign é o parceiro da integração e deve ser contatado em caso de falha da integração ao obter assinaturas, ou em caso de falha de notificação de assinaturas pendentes.

Os clientes do Adobe Sign devem entrar em contato com o Gerenciador de sucesso do cliente (CSM) para obter suporte. Como alternativa, o Suporte técnico da Adobe pode ser contatado por telefone: 1-866-318-4100. Aguarde a lista de produtos e digite: 4, em seguida, 2 (como solicitado).

Adicionar Tags de texto da Adobe aos documentos
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Analise as configuração do documento e os exemplos
https://helpx.adobe.com/br/sign/help/Workday_Quick_Start.html

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