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Guia de mapeamento de formulários web do Adobe Sign for SharePoint Online

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Última atualização em 28/02/2024 | Também é aplicável a Adobe Acrobat Sign

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Cuidado:

A compatibilidade com a integração ao Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online está prevista para terminar em junho de 2024. Consequentemente, não será possível enviar contratos por meio dessa integração após essa data. Você ainda poderá enviar contratos do SharePoint por meio de outras integrações, como Acrobat Sign for Power Automate.

Recomendamos que você remova o plug-in do Acrobat Sign do site do SharePoint e faça a transição dos workflows para outros aplicativos.

Visão geral

O Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online permite mapear os dados de listas do SharePoint (online) em campos inseridos em formulários web, e vice-versa. Isso permite extrair automaticamente os dados de campo do formulário web de um contrato assinado para preencher uma lista do SharePoint.

O mapeamento de campos de formulários web do Adobe Acrobat Sign em listas do SharePoint está disponível apenas para instalações online e não para instalações locais. Para implementar o mapeamento de campos, você deve instalar o pacote Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online 2.0 ou uma versão posterior.

Pré-requisitos

Para mapear campos de formulários web com sucesso, você deve verificar os seguintes pré-requisitos:

Você deve garantir que a conexão do Adobe Acrobat Sign for Microsoft SharePoint Online está ativa.
Observação: admins devem acessar a página Configurações da integração do Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online pelo menos uma vez a cada 30 dias para evitar que a conexão seja desativada.
Você deve ter criado formulários web com nomes de campo definidos que possam ser logicamente relacionados aos campos da lista. É possível criar formulários que podem ser carregados no Acrobat Sign de uma das seguintes maneiras:
- Usando um ambiente de criação do Adobe Acrobat Sign que possua detecção automática de campos. Os campos de formulário posicionados automaticamente têm um nome genérico (campo personalizado 1) que deve ser renomeado para algo relacionado a sua funcionalidade.
- Criar formulários utilizando o Acrobat. Os formulários do Acrobat podem detectar automaticamente o posicionamento de campos usando um nome de campo derivado do texto inicial do documento. Esses nomes geralmente são vagos ou grandes demais e devem ser substituidos por um valor intuitivo relacionado ao uso do campo.
- Usando tags de texto, caso a geração do documento produza um documento de texto editável.
Você deve ter criado formulários web com nomes de campo definidos para poder relacionar logicamente o campo de lista ao campo de formulário do Adobe Acrobat Sign. É possível criar formulários que podem ser carregados no Adobe Acrobat Sign de qualquer uma das seguintes maneiras:
Os campos de formulário devem ter um nome lógico e identificável, pois o mapeamento de campos depende da relação lógica entre o nome de um campo no formulário e o nome de uma coluna no SharePoint.
O mapeamento do campo de formulário é compatível com os seguintes tipos de colunas do SharePoint e campos do Acrobat Sign:

Tipo de coluna do SharePoint	Tipo de campo do Adobe Sign
Única linha de texto	Texto
Número	Texto
Várias linhas de texto	Texto multilinha
Sim/Não (caixa de seleção)	Caixa de seleção

Configurar mapeamento de formulário web

Siga as etapas do exemplo abaixo que mostra como admins do SharePoint podem capturar dados de um formulário web para preencher uma lista de clientes no SharePoint.

Crie um formulário web do Adobe Acrobat Sign ou localize um formulário web existente para usar.

Após criar e salvar o formulário web, copie o URL ou o código incorporado para publicá-lo em um site, no site do SharePoint ou em qualquer lugar aplicável para começar a coletar respostas. Se estiver usando um formulário web preexistente, prossiga para a etapa 2.

A interface web do Adobe Acrobat Sign permite criar um formulário web reutilizável e incorporável. Veja como criar um formulário web.
Preencha formulários web e certifique-se de concluir o processo de assinatura para que o contrato final apareça na seção Concluído da página Gerenciar.

O formulário web deve ser assinado com sucesso pelo menos uma vez para que os campos do formulário estejam em um contexto acessível para o SharePoint.

Se estiver usando um formulário preexistente que foi assinado com sucesso, prossiga para a etapa 3.
Crie uma nova lista no SharePoint para que sempre que um novo contrato de formulário web for concluído, haja um novo item de linha com os dados associados a esse contrato preenchido em sua lista.

Você deve incluir uma coluna para cada campo no formulário web que deseja capturar.
Para criar mapeamentos de formulário web, navegue até Adobe Sign > Configurações e selecione a guia Mapeamentos de formulário web.

Na guia Mapeamentos de formulário web, é possível encontrar uma lista de formulários web que você criou e escolher quais deseja usar para o mapeamento de dados.
Cada formulário web listado fornece informações básicas nos cabeçalhos de coluna:
- Formulário web: o nome do formulário web como importado do Adobe Sign
- Lista : o nome da lista do SharePoint para a qual o formulário web foi mapeado. Quando estiver vazio, não há nenhum relacionamento.
- Nº de campos mapeados: o número de relacionamentos de campos que foram mapeados.
  Um sinal de adição indica que nenhum campo foi mapeado. Você pode selecionar o ícone de adição para abrir a interface de mapeamento.
  Um número exibe a quantidade de relacionamentos de campo que foram mapeados. Você pode selecionar o ícone de lápis para editar o mapeamento de campos.
- Copiar formulário web assinado no SharePoint: determina se uma cópia do contrato de formulário web preenchido é salva no SharePoint. Quando a opção Não salvar está selecionada, nenhuma cópia é salva no SharePoint e a cópia permanece no Adobe Sign. Quando Salvar for selecionado, uma cópia do contrato assinado será armazenada no SharePoint e no Adobe Sign.
Observação:

Se nenhum formulário web estiver disponível para o usuário (ou seja, você ignora a Etapa 1 acima), você verá um link informando que Você ainda não tem formulários web. Acesse o aplicativo do Adobe Sign para criar um.

Clicar no link abre a página inicial do Adobe Sign, onde é possível criar um formulário web.
Na coluna Nº de campos mapeados, selecione o ícone de adição do formulário web para o qual deseja configurar o mapa de dados.
Na página Criar mapeamento:
1. Verifique se o formulário web já está selecionado.
2. Selecione a lista que deseja usar para aceitar o conteúdo do campo de formulário web. Isso exibe as regras de mapeamento.
3. Para exibir um novo relacionamento de campo, selecione Adicionar regra.
4. Selecione o nome do campo na coluna Campos de formulário web e o nome da coluna correspondente do SharePoint.
5. Para adicionar outro mapeamento de campo simples, selecione Adicionar regra.
6. Configure todos os campos de formulários web que você deseja entregar à lista do SharePoint.
Após mapear campos de formulários web em campos do SharePoint, não é mais possível selecioná-los, o que evita que um mesmo campo de formulário web seja mapeado em um outro campo de destino do SharePoint.
Observação:
Se o formulário da Web tiver mais de um destinatário (por exemplo: um ou mais autenticadores) os campos de formulário web incluem um número de índice para identificar a qual destinatário o campo está atribuído.

Qualquer campo com [1] é atribuído ao primeiro destinatário (o signatário original)

Um campo com [2] é atribuído ao segundo destinatário (o primeiro autenticador)

Um campo com [3] é atribuído ao terceiro destinatário (o segundo autenticador)
Quando todos os campos forem mapeados, selecione Salvar.

Isso abre a página Mapeamentos de formulário web. O formulário web configurado mostra o número de campos mapeados.

Para editar o mapeamento existente, selecione o ícone de lápis ao lado do número de campos mapeados e clique no botão Salvar para copiar o formulário web assinado para o SharePoint.
Verifique se o mapeamento de formulário web está funcionando.

À medida que signatários(as) preenchem os formulários web mapeados, os dados do formulário são preenchidos automaticamente com as informações corretas baseadas nas listas do SharePoint. Verifique se cada campo mapeado está importando os valores corretos.
Opcionalmente, selecione Configurações de assinatura de arquivos para formulários web.

Os contratos de formulários web são enviados para uma pasta dedicada. Se você não escolher uma pasta, o Acrobat Sign for SharePoint cria automaticamente uma pasta de “formulários web assinados” para armazenar os contratos. Você também tem a opção de salvar contratos de formulários web em uma pasta de sua escolha selecionando-os na guia “Configurações de assinatura de arquivos”.
Opcionalmente, verifique o contrato de formulário web armazenado no SharePoint.

Agora você pode acessar uma pasta de sua escolha (ou simplesmente utilizar a pasta “formulários web assinados”) para ver os contratos de formulário web concluídos. Se optar por habilitar a trilha de auditoria, o arquivo PDF da trilha de auditoria de cada contrato será copiado de volta para a mesma pasta no SharePoint.