Raziščite, kako Prostori PDF podpirajo nemoteno timsko delo z deljenimi datotekami, jasnimi dovoljenji in vgrajenimi orodji za pregledovanje ter prispevanje.
Poteki dela z dokumenti se pogosto porušijo zaradi razdrobljenih osnutkov, razpršenih povratnih informacij in nepovezanih pogovorov. Prostori PDF združujejo datoteke, kontekst, vpoglede, ki jih zagotavlja umetna inteligenca, in dejavnost v en deljen delovni prostor, tako da lahko ekipe sodelujejo jasno in ostanejo usklajene.
Zakaj sodelovati v Prostorih PDF
Prostori PDF so zasnovani za smiselno sodelovanje in bogatejšo izmenjavo znanja. Ekipe lahko zbirajo povratne informacije, dodajajo vpoglede in skupaj razvijajo ideje, kar vodi do hitrejšega razumevanja, boljše uskladitve in jasnejših odločitev.
Z različnimi ravnmi dovoljenj lahko natančno nadzirate, kako udeleženci sodelujejo, ne glede na to, ali zagotavljajo povratne informacije ali aktivno oblikujejo projekt.
Kako deluje sodelovanje
Sodelovanje v Prostorih PDF poteka v enem deljenem okolju, kjer vaša ekipa dela z istimi datotekami, kontekstom in vpogledi – brez preklapljanja orodij ali izgubljanja sledi pogovorov. Začnete z ustvarjanjem Prostora PDF, ki združi datoteke, opombe in povezave vašega projekta ter vzpostavi en vir resnice.
Ko je Prostor PDF pripravljen, lahko delite celoten delovni prostor ali povezave do določenih datotek ali opomb, odvisno od tega, kaj morajo prejemniki videti. Od tam naprej nadzirate, kako udeleženci sodelujejo, z nastavljanjem vlog in prilagajanjem začetnega pogleda z navodili in kontekstom.
Kot lastnik lahko v prostor PDF dodate več sodelavcev in dodelite vloge Gledalec, Pregledovalec ali Sodelavec, glede na to, kaj mora vsaka oseba početi. Člani ekipe lahko pregledujejo vsebino, dodajajo komentarje in uporabljajo vgrajenega Pomočnika UI za povzemanje dokumentov, postavljanje vprašanj ali pridobivanje vpogledov, kar pomaga vsem, da se hitro orientirajo.
Ravni dostopa in dovoljenj
Prostori PDF vam omogočajo nadzor nad tem, kdo lahko dostopa do Prostora in kaj lahko počne v njem.
- Ravni dostopa določajo občinstvo: prostor lahko ohranite zaseben s pošiljanjem vabila določenim osebam prek e-pošte, kar je idealno za zaupno ali zgodnje delo. Za širše sodelovanje ga odprite za vašo organizacijo, kar omogoča vsem v vašem podjetju dostop prek povezave. Ko morate deliti učne vire ali javno gradivo, nastavite prostor na javno, kar ga naredi dostopnega vsem s povezavo.
- Ravni dovoljenj določajo sodelovanje: ko imajo ljudje dostop, izberete, kako sodelujejo. Gledalci lahko samo berejo datoteke. To vlogo uporabite za deležnike, ki potrebujejo dostop samo za branje. Pregledovalci si lahko ogledajo datoteke in dodajo komentarje. Dodelite to vlogo vsem, ki zagotavljajo povratne informacije. Sodelavci lahko dodajajo, posodabljajo ali brišejo vsebino projekta, vključno z datotekami, ki so jih dodali lastniki, in opombami, ki jih ustvarijo. Dostop sodelavca je idealen za člane ekipe, ki aktivno oblikujejo projekt. Dovoljenja veljajo za celoten prostor PDF, ne za posamezne datoteke.
Skupaj nastavitve dostopa in dovoljenj pomagajo odločiti, kdo vidi projekt in kako globoko lahko sodeluje. Izkušnja prejemnika je v celoti odvisna od dovoljenja, ki ga dodelite.
Naučite se, kako pregledovati deljene prostore PDF.
Vabljenje sodelavcev
Druge lahko povabite v svoj prostor PDF tako, da pošljete povabilo prek možnosti Povabi osebe, kjer lahko vključite tudi neobvezno sporočilo za kontekst. Če raje hitro delite, lahko ustvarite povezavo ali jo pošljete neposredno prek aplikacij, kot so Outlook, Gmail, Teams ali WhatsApp. Za omejene prostore lahko osebe, ki nimajo dostopa, zaprosijo zanj, vi pa lahko njihovo zahtevo po potrebi odobrite ali zavrnete.
Naučite se, kako deliti prostore PDF.
Sinhronizacija
Sodelavci lahko enostavno spremljajo posodobitve:
- Oglejte si komentarje in odgovorite nanje. Datoteke ali opombe s komentarji prikazujejo ikono Komentarji , ki jo lahko izberete za ogled in odgovarjanje.
- Uporabite @omembe, da obvestite člane ekipe ali povabite nove pregledovalce v pogovor.
- Prejemajte obvestila za nove komentarje in odgovore.
Upravljanje deljenega prostora PDF
Kot lastnik prostora PDF ohranite popoln nadzor nad dostopom in sodelovanjem. Prostor PDF lahko kadarkoli prenehate deliti, da takoj prekličete dostop, ali ga v celoti izbrišete, ko je projekt končan. Poskrbeti morate le, da najprej prenesete vse pomembne datoteke. Če se vloge spremenijo, lahko prilagodite dovoljenja udeležencev ali odstranite osebe prek nastavitev Deli. Prav tako lahko kadarkoli po potrebi preverite, kdo ima trenutno dostop.
