關於受管理的 PDF 審核

在受管理的審核中,您可以使用精靈來設定審核、指定文件位置,以及邀請參與者。您不必讀入注釋,為 Reader 使用者啟用注釋,或是手動記錄審核者回應。

註解:

您必須先安裝 Acrobat Pro,才能在受管理的審核中為 Reader 使用者啟用注釋。您無法使用 Acrobat Standard 為 Reader 使用者啟用注釋。

Acrobat 包含兩種受管理的審核:共用審核和電子郵件審核。每一種審核均包含一個有助於您發行 PDF 的精靈,其中包含專門為審核者提供的工具和指示。

「記錄」會記錄所有受管理的審核。「記錄」提供存取 PDF 檔案的權限以及關於審核及其參與者的資訊。審核召集者可以從「記錄」變更審核截止日期、新增審核者和結束審核。「記錄」可讓參與者知道何時有新注釋、何時更改截止日期、何時新增審核者,甚至知道 Acrobat 何時關閉。它還提供關於伺服器錯誤狀態的詳細資訊。

註解:

PDF 文件夾不能進行受管理的審核。

共用審核

共用審核是最具協作性的審核形式,因為參與者可以讀取和回覆其它參與者的注釋。參與者的注釋可以儲存在內部伺服器的存放庫中。Acrobat 會定期同步注釋以下載所有的最新變更。審核者會在新增注釋時收到通知,並可查看和回覆其他審核者所做的注釋。

PDF 共用審核
在共用審核中,收件者可以輕鬆加入審核、共享其注釋、記錄其審核,以及取得定期更新。

註解:

若是共用審核,審核者必須安裝 Acrobat 8 或更高版本或 Reader 8 或更高版本,才能檢視其他審核者的注釋。使用舊版 Acrobat 的審核者必須用電子郵件傳送注釋。

電子郵件審核

電子郵件審核最適用於無法存取共同伺服器或不需要以協作方式審核文件的審核者。

在電子郵件審核中,召集者將 PDF 作為電子郵件附件傳送給審核者。審核者新增注釋,然後使用文件訊息列中的「傳送注釋」按鈕來回覆文件。收到這些注釋後,召集者將它們合併至 PDF 副本。

電子郵件審核的最大缺陷在於參與者在審核中無法檢視彼此的注釋。召集者只有在收到注釋後才能檢視注釋。

註解:

電子郵件審核中的參與者必須先安裝 Acrobat 6.0 或更高版本 (或 Reader 7.0 或更高版本)。

PDF 電子郵件審核
在電子郵件審核中,參與者將其注釋傳送給召集者,後者將這些注釋合併到 PDF 的主副本中。

選擇分發選項 (審核及表格)

Acrobat 在「傳送供共用審核」及「分發表格」精靈中提供數個分發選項。選擇選項時,請考量分發檔案的保全需求、您的收件者可用來下載檔案的伺服器或網站,以及您要接收注釋或表格資料的方式。

內部伺服器

如果您的收件者在防火牆後面工作,而且全部都有權限可以存取共同伺服器,則您可以使用您自己的內部伺服器位置。伺服器可以是網路資料夾、Microsoft SharePoint 工作區 (僅限 Windows) 或 Web 伺服器資料夾。您可以納入分發的 PDF 的連結,或是將它作為電子郵件訊息中的附件傳送。針對審核,Acrobat 會將發佈的注釋上傳至伺服器。針對表格,Acrobat 會將返回的回應儲存在您的硬碟上。

註解:

Web 伺服器資料夾不可用於表格分發。

當您指定您自己的伺服器時,精靈會提示您儲存含有伺服器位置以及您選擇的分發選項的設定檔。下次您分發 PDF 時,已儲存的設定檔會提供作為精靈中的一個選項。

電子郵件

「分發表格」精靈有一個用於將表格作為電子郵件附件傳送的選項。您可以使用自己的電子郵件用戶端或網路郵件來傳送表格。您也可以使用精靈來建立附加表格檔案的電子郵件。在收件者填寫並送出表格之後,回應會傳回至您的信箱。每個回應皆會複製到 PDF 文件夾的回應檔案中,您可以在當中組織檔案或將其轉存為試算表。

「傳送供共用審核」精靈可讓您以電子郵件傳送連結至 PDF,或將 PDF 附加至電子郵件。

為 Reader 使用者啟用注釋 (Acrobat Pro)

透過啟用 PDF 中的注釋權限,Reader 8 或更高版本的使用者可參與該 PDF 的審核。如果在 Reader 中開啟包含注釋權限的 PDF,Reader 將包含一條文件訊息列和平時不可用的注釋工具。

當您啟動受管理的審核時,會自動啟用注釋權限。如果您不使用受管理的審核 (例如,如果您直接在電子郵件中傳送 PDF),仍然可以啟用注釋權限。

  • 開啟 PDF,然後選擇「檔案 > 另存新檔 > Reader 延伸 PDF > 在 Adobe Reader 中啟用注釋」

註解:

如果您在數位簽署的文件中啟用在 Reader 中注釋,簽名會失效。

選擇電子郵件應用程式以便審核

您需要電子郵件應用程式和郵件伺服器連線或網路郵件帳戶,來進行以電子郵件為主的審核及傳送注釋。Acrobat 支援大多數電子郵件應用程式。如果您安裝了一種以上的電子郵件應用程式,可以指定 Acrobat 傳送 PDF 時要啟動的應用程式。執行下列任一項作業:

  • (Windows) 請在「控制台」中連按兩下「網際網路選項」。在「網際網路內容」對話方塊中,請選擇「程式」標籤,然後選擇您偏好的電子郵件應用程式。重新啟動 Acrobat 以啟用變更。

  • (Windows) 請變更您的電子郵件應用程式中的 MAPI 設定。Acrobat 和 Reader 使用「訊息應用程式發展介面」(Messaging Application Program Interface,簡稱 MAPI) 來與您的電子郵件應用程式通訊。大多數電子郵件應用程式均配置了 MAPI 設定來處理此類通訊。關於配置您的電子郵件應用程式的詳細資訊,請參閱電子郵件應用程式的「說明」。

  • (Mac OS) 在「郵件」中,請選擇「郵件 > 偏好設定」,選擇「一般」,然後從「預設電子郵件閱讀程式」功能表中選擇偏好的電子郵件應用程式。重新啟動 Acrobat 以啟用變更。如果您的應用程式並沒有列出,請從功能表中選擇「選擇」,然後確定應用程式的位置。如果您選擇的應用程式沒有列在「預設電子郵件閱讀程式」功能表中,Acrobat 就不一定會支援此程式。

指定伺服器

如果您使用自己的伺服器位置分發 PDF,可以指定網路資料夾、執行 Microsoft WorkSpace Services 的 Windows 伺服器或 Web 伺服器資料夾。參與者必須具備您指定之伺服器位置的讀寫權限。請諮詢您的網路管理員以提供合適的伺服器位置來儲存注釋。建立注釋伺服器不要求其它軟體。

註解:

Web 伺服器資料夾不可用於表格分發。

如果所有收件者均位於一個區域網路中,網路資料夾和 SharePoint 伺服器是注釋伺服器的最佳選擇。一般情況下,網路資料夾是最便宜且最可靠的。若要在 SharePoint 伺服器上開始審核,召集者必須使用 Windows;但是,參與者可使用 Windows 或 Mac OS。

只有您的審核者位於防火牆或區域網路外時,WebDAV 伺服器 (使用 WebDAV 通訊協定的 Web 伺服器) 才是最佳選擇。

此産品由 Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License 授權  Creative Commons 條款未涵蓋 Twitter™ 與 Facebook 文章。

法律說明   |   線上隱私權政策