探索 PDF 空間如何透過共用檔案、清楚的權限以及內建的檢閱與貢獻工具來支援順暢的團隊合作。
文件工作流程經常因為分散的草稿、零散的回饋和斷開的對話而中斷。 PDF 空間將檔案、情境、AI 驅動的深入見解和活動集結至單一共用工作區中，讓團隊能清晰地共同作業並保持一致。
為什麼要在 PDF 空間上協作
PDF 空間是為有意義的協作和更豐富的知識交流而建立的。 團隊可以收集回饋、新增洞察並共同發展想法，從而實現更快的理解、更好的一致性和更清晰的決策。
透過不同的權限層級，您可以精確控制參與者如何參與，無論他們是提供意見回饋還是積極打造專案。
共同作業如何運作
PDF 空間中的共同作業在單一共用環境內進行，您的團隊在此使用相同的檔案、情境和深入見解工作，無需切換工具，也不會無法掌握對話。 首先從建立 PDF 空間開始，將專案的檔案、備註和連結集結在一起，進而建立單一事實來源。
PDF 空間準備就緒後，您可以根據收件者需要查看的內容，共用整個工作區或是特定檔案或備註的連結。 隨後您可設定角色，以及使用指引和情境自訂登陸檢視，以控制參與者的參與方式。 針對私人連結或僅限組織的連結，新使用者可以使用「請求存取權」以請求存取 PDF 空間。隨後建立者即可核准或拒絕請求。
身為所有者，您可將多個共同作業者新增到 PDF 空間，並根據每個人員的需求，指派「檢視者」、「檢閱者」或「貢獻者」角色。團隊成員可以審閱內容、新增註解，並使用內建的 AI 助理來摘要文件、提出問題或提取洞察，幫助每個人快速了解情況。
存取和權限層級
PDF 空間讓您控制誰可以存取空間以及他們在其中可以執行的操作。
存取層級決定對象：您可透過電子郵件邀請特定人員，以保有 PDF 空間的隱私，這十分適合用於機密或早期階段的工作。若要進行更廣泛的共同作業，請向您的組織開放，讓公司中的任何人都可以透過連結存取。當您需要共用學習資源或用於公眾的資料時，請將 PDF 空間設定為公開，讓任何擁有連結的人員都可以使用。
權限層級定義參與：一旦人員擁有存取權，您就可以選擇其參與方式。 權限適用於整個 PDF 空間，而非個別檔案。
- 「檢視者」只能閱讀檔案。 對於需要唯讀存取權的利害關係人，請使用此角色。
- 「檢閱者」可檢視檔案和新增註解。 指派此角色給任何提供回饋的人員。
- 「貢獻者」可新增、更新或刪除專案內容，包括由所有者新增的檔案和其建立的備註。這十分適合用於積極打造專案的團隊成員。公開存取連結不支援投稿人權限。
存取權和權限設定可一併協助您決定誰能看到專案，以及他們能夠共同作業的深度。收件者的體驗完全取決於您指派的權限。
了解如何檢閱共用的 PDF 空間。
邀請協作者
您可以透過邀請人員傳送邀請，將其他人帶入您的 PDF 空間，您也可以加入選用的訊息以提供背景資訊。 如果您偏好快速共用，可以生成連結或透過 Outlook、Gmail、Teams 或 WhatsApp 等應用程式直接傳送。 對於受限制的 PDF 空間，沒有存取權的人員可以請求存取權，您可以視需要核准或拒絕其請求。
了解如何共用 PDF 空間。
保持同步
協作者可以輕鬆追蹤更新：
- 檢視和回覆註解。 含有註解的檔案或備註會顯示「註解」圖示，您可以選取該圖示來檢視和回覆註解。
- 使用 @mentions 來通知團隊成員或將新的審閱者帶入對話中。
- 取得新留言和回覆的通知。
管理共用的 PDF 空間
身為 PDF 空間的所有者，您保有存取權和參與的控制權。您可以隨時取消共用 PDF 空間以立即撤銷存取權，或在專案完成時將其完全刪除。請務必先下載任何必要的檔案。如果角色變更，您可以透過共用設定調整參與者權限或移除人員。 您也可以在需要時查看目前擁有存取權的人員。
