Handleiding voor de gebruikersinterface van de Adobe Sign-toepassing die is geïntegreerd in Microsoft Dynamics CRM

Overzicht

Adobe Sign-integratie in Dynamics biedt een plug-and-play oplossing voor het verkrijgen van handtekeningen voor elk formulier/contract. Deze integratie heeft de volgende voordelen:

  • Adobe Sign is geïntegreerd in CRM-records zoals contactpersonen, accounts, leads, opportunity's, orders, facturen, offertes, contracten en elke aangepaste CRM-entiteit die uw beheerder heeft ontwikkeld.
  • Een sneller quote-to-cash-proces door overeenkomsten, zoals contracten en verkoopdocumenten, vanuit Dynamics met één muisklik te verzenden.
  • Door beheerder configureerbare gegevenstoewijzing waarmee gegevens van Dynamics-entiteiten, zoals accounts en contactpersonen, worden samengevoegd in overeenkomsten en de tijdens het ondertekeningsproces verzamelde gegevens worden teruggestuurd naar Dynamics.
  • Ontvangers kunnen gemakkelijk altijd en overal ondertekenen op elk apparaat.
  • Voor ondertekening verzonden documenten kunnen vanuit Dynamics worden bijgehouden.
  • Geen handmatige stap tijdens het gehele proces.

 

Deze versie (v7) van het pakket is alleen beschikbaar voor Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 en latere versies.

 

Raadpleeg de handleiding voor v6 als u de volgende versies gebruikt:

  • Dynamics CRM 2016 Online en On-Premise
  • Dynamics 2015 Update 2
  • Dynamics 2013 Service Pack 1, Update 4

 

Toegang krijgen tot Adobe Sign

Adobe Sign wordt geïnstalleerd door de Dynamics-beheerder, en toegang is mogelijk via beveiligingsrollen. Als u toegang wilt verkrijgen en de Adobe Sign-optie niet op uw hoofdpagina ziet, neem dan contact op met uw Dynamics-beheerder en vraag gebruikerstoegang.

De Adobe Sign-knop op de hoofdpagina van Dynamics

Opmerking:

Om ervoor te zorgen dat Adobe Sign correct werkt in Dynamics, moeten pop-ups zijn ingeschakeld in uw browser. Als u een melding ontvangt met de boodschap dat alleen beveiligde inhoud wordt weergegeven, drukt u op de knop Alle inhoud inschakelen.

Verzenden ter ondertekening

Als de Adobe Sign-integratie met Microsoft Dynamics CRM is geïnstalleerd, is de optie Verzenden ter ondertekening beschikbaar in het menu Meer…. U kunt de optie Verzenden ter ondertekening gebruiken om overeenkomsten voor ondertekening te verzenden vanuit de Dynamics-entiteit of vanaf de pagina Overeenkomsten.

Een overeenkomst verzenden vanuit een entiteit:

  • Ga naar een overeenkomstrecord (bijv. opportunity of account) in CRM en klik erop om deze te openen.
  • Klik op het menu Meer opdrachten (…)
  • Selecteer Verzenden ter ondertekening in het menu

Opmerking:

De Dynamics-beheerder kan herbruikbare sjablonen maken voor periodieke processen met een voorspelbare workflow. Deze sjablonen staan in een (alfabetische) lijst in een submenu nadat u klikt op Verzenden ter ondertekening. 

Onder aan de lijst staat Nieuwe overeenkomst voor overeenkomsten die niet zijn gebaseerd op een sjabloon.

Selecteer Verzenden ter ondertekening in het menu

Er wordt een nieuwe overeenkomstpagina geopend en alle veldwaarden die zijn gedefinieerdinde overeenkomstsjabloon worden automatisch ingevuld.

U hebt slechts een paar dingen nodig om een overeenkomst te definiëren en te verzenden:

  • Een ontvanger – De persoon of lijst met personen die het document moeten ondertekenen of goedkeuren
  • Een naam voor de overeenkomst – Hoe de overeenkomst in de onderwerpregel van de e-mail van de ondertekenaar en in interne rapporten wordt aangegeven
  • Een document dat ondertekend moet worden – Dit kan een of meerdere formulieren, een contract of elk ander document zijn waarvoor een geldige handtekening nodig is


De sectie Ontvanger

Er moeten een of meer ondertekenaars bepaald worden in de sectie Ontvanger. Voer de ontvangers in in de volgorde waarin u wilt dat ze het document ondertekenen. Als u een fout maakt, kunt u het veld Volgorde ontvangers links van de lijst met ontvangers wijzigen.

Een ontvanger definiëren:

  • Klik op het pluspictogram rechts in het venster
Pagina Nieuwe overeenkomst

Hier verschijnt een keuzelijst waarin u het type ondertekenaar/fiatteur kunt selecteren:

1. Selecteer de juiste waarde in de keuzelijst Type ontvanger

  • Nieuw – Als de ontvanger niet bekend is in Dynamics
  • Contactpersoon – Voor ontvangers die zijn gedefinieerd als Contactpersoon-entiteiten in Dynamics
  • Lead – Voor ontvangers die zijn gedefinieerd als leads in Dynamics
  • Gebruiker – Hier worden bekende gebruikers van uw Dynamics-omgeving beschreven
Keuzelijst Ontvanger

2(a). Door Nieuw te selecteren, verandert de keuzelijst waardoor u een volledige naam en een e-mailadres kunt selecteren.

Met deze actie wordt geen nieuwe contactpersoon of nieuwe lead in Dynamics opgeslagen. De naam en het e-mailadres worden alleen voor deze transactie gebruikt.

Geselecteerde ontvanger

Opmerking:

De standaardverificatie wordt ofwel in uw overeenkomstsjabloon, ofwel op accountniveau gedefinieerd als u geen instelling in uw sjabloon gedefinieerd hebt. Als u de standaardwaarde moet overschrijven, klik dan op het vakje Standaardverificatie overschrijven. Met deze actie verschijnt een keuzelijst waarin u een ander verificatieproces kunt selecteren.

2(b). Door Contactpersoon, Lead of Gebruiker te selecteren, verandert het keuzemenu zodat u naar de gewenste entiteit kunt zoeken. Voer de naam (of een gedeelte ervan) in en klik daarna op het zoekpictogram om de specifieke ontvanger te selecteren die u wilt toevoegen.

Aangezien Dynamics dit type entiteiten begrijpt, wordt het e-mailadres geïmporteerd uit de database.

Contactpersoon Ontvanger

U kunt met alle opties de rol van de ontvanger bepalen. De rollen zijn:

  • Ondertekenaar (standaard) – Ondertekenaars moeten de overeenkomst ten minste één keer ondertekenen.
  • Fiatteur – Fiatteurs zijn niet verplicht om de overeenkomst te ondertekenen (alhoewel ze dit kunnen doen als er handtekeningvelden voor hen zijn), maar ze moeten de overeenkomst actief goedkeuren, wat een geregistreerde gebeurtenis is.
  • CC – Deze personen zijn opgenomen in het berichtgevingsproces voor de overeenkomst, maar zijn zelf niet betrokken bij het bewerken of ondertekenen van de overeenkomst.

 

3. Als u de ontvanger gedefinieerd hebt, klik dan op Opslaan

4. Herhaal 1-3 voor alle ondertekenaars/fiatteurs waarvoor dat nodig is

Meerdere ontvangers

Opmerking:

Ontvangers hebben (standaard) toegang tot de overeenkomst in de volgorde waarin ze in uw ontvangerslijst zijn geplaatst. U kunt de volgorde van de ondertekenaars/fiatteurs bewerken door de waarde bij Volgorde ontvangers links van de lijst te wijzigen. De ontvangers worden automatisch opnieuw gerangschikt in de volgorde die u hebt opgegeven.

 

De volgorde van ontvangers wijzigen

Klik op het nummer links van de naam van de ontvanger. De numerieke waarde kan nu worden bewerkt. Wijzig de waarde in de gewenste positie van de ontvanger in het ondertekeningsproces. De positie van de andere ontvangers wordt dienovereenkomstig aangepast.

Opmerking:

Het veld Volgorde ontvangers is alleen beschikbaar als het veld Ondertekeningsvolgorde is ingesteld op Ingevoerde volgorde.

Als bij Ondertekeningsvolgorde de instelling Willekeurige volgorde is ingesteld, wordt de kolom Volgorde ontvangers niet getoond.

Ontvangers verplaatsen

 

De waarden voor ontvangers bewerken

U kunt elke niet-vergrendelde waarde voor ontvangers (gemarkeerd met een slotpictogram) bewerken door één keer te klikken op het veld.

Het veld kan dan worden bewerkt of u kunt een nieuwe waarde in een keuzelijst selecteren.

Wanneer de wijziging is aangebracht, klikt u op het pictogram Opslaan in het deelvenster Ontvanger.

recipients_-_editrecipientvalues


LinkedIn Sales Navigator

Rechts van de Lijst met ontvangers ziet u de LinkedIn Sales Navigator.

Dit is een optionele instelling die uw Dynamics-beheerder kan inschakelen als uw bedrijf toegang heeft tot een LinkedIn Sales Navigator Team- of Enterprise-account.

Wanneer deze optie is ingeschakeld, kunt u:

  • Eén keer klikken op alle ontvangers in de lijst met ontvangers
  • Als het e-mailadres dat aan die ontvanger is gekoppeld, wordt gevonden in LinkedIn, wordt het profiel voor deze gebruiker weergegeven in het deelvenster rechts van de lijst met ontvangers.

 

linkedin_sales_navigator

 

Als u het LinkedIn-deelvenster wilt inschakelen, klikt u op het vak Aanmelden en verifieert u zich met uw Team- of Enterprise-account.

Als u eenmaal bent geverifieerd, kunt u elke gewenste ontvanger selecteren in de Lijst met ontvangers en het desbetreffende LinkedIn-profiel bekijken.

 

De toepassing zoekt naar de naam en het e-mailadres van de geselecteerde ontvanger en toont het profiel als dat wordt gevonden.

Als er meerdere ontvangers zijn geselecteerd, wordt alleen de eerste die u selecteert weergegeven:

linkedin_sales_navigatorwithprofile

 

Als LinkedIn een onjuist profiel retourneert, klikt u op het pictogram Meer opties (...) in de rechterbovenhoek en selecteert u Niet de juiste persoon

linkedin_-_wrong

Opmerking:

Houd er rekening mee dat de LinkedIn Sales Navigator een portal is naar de LinkedIn-toepassing en dus kan worden gewijzigd als LinkedIn de functie verder ontwikkelt.

Als u op Opslaan als lead klikt, wordt de lead opgeslagen in de LinkedIn-omgeving, niet in Dynamics.

Hetzelfde geldt voor Send InMail en Connect.

 

Als er geen LinkedIn-profiel wordt aangetroffen (of als u op Niet de juiste persoon) hebt geklikt, verandert het deelvenster en kunt u het Huidige of eerdere bedrijf en/of de Huidige titel van de ontvangers invoeren om mogelijke profielen te helpen vinden.

Voer de bekende waarden in en klik op Zoeken

linkedin_cant_findtheprofile

 

Als meerdere mogelijke overeenkomsten worden geïdentificeerd, verschijnen er twee navigatiepijlen rechtsboven in het deelvenster, zodat u kunt schakelen tussen de geselecteerde profielen.

Klik nogmaals op Overeenkomst om het profiel in een nieuw tabblad te kunnen weergeven.

linkedin_found_severalpeople


Berichtdetails

De sectie Berichtdetails bevat de overeenkomstnaam en het algemene bericht.

templates_-_messagedetails
  • Overeenkomstnaam – De naam van de overeenkomst is belangrijk in het meldingsproces. U ziet deze in de onderwerpregel van de e-mail, in het vet in de e-mailtekst en in kleinere letters in de standaardbeschrijving (hieronder geel gemarkeerd)
  • Bericht – Het berichtveld is een open tekstveld waarin u elk gewenst bericht of willekeurige instructies kunt invoeren voor de ondertekenaar (hieronder groen gemarkeerd)
Voorbeeld van e-mail
  • Gegevenstypen: deze vergrendelde waarde verwijst naar de geïmporteerde ontvanger, gebaseerd op de overeenkomstsjabloon
  • Gegevenstoewijzing: deze vergrendelde waarde verwijst naar de gegevenstoewijzing die is gekoppeld aan de sjabloon die voor deze agreement is geconfigureerd


Bestanden/bijlagen toevoegen

Er kunnen op twee manieren documenten aan de overeenkomst worden toegevoegd:

  • Bestand uploaden van uw lokale systeem – Door te klikken op het pluspictogram in de sectie Bijlagen, kunt u in uw systeem bladeren naar elk bestand dat u wilt uploaden en aan de overeenkomst wilt toevoegen. Dit werkt voor schijven die zich in een netwerk bevinden (bijv. SharePoint)
  • Document of sjabloon koppelen van Adobe Sign-documentbibliotheek – Door dit vakje aan te vinken, schakelt u de lijst met documentsjablonen in die zijn geüpload naar uw Adobe Sign-account. Klik één keer op het formulier dat u wilt toevoegen en klik vervolgens op de knop Bijvoegen
    • Alleen uw beheerder kan documenten aan de bibliotheek toevoegen
Interface voor bestandsbijlagen

Opmerking:

Alle bijgevoegde bestanden worden samengevoegd in één PDF voor het ondertekeningsproces. De volgorde waarin de documenten zullen verschijnen, is gebaseerd op de volgorde waarin ze verschijnen in de sectie Bijlagen. Als u de documenten moet herschikken, klik dan op de koppeling Documenten herschikken rechtsonder in de sectie Bijlagen.


De sectie Overeenkomstopties

De sectie Overeenkomstopties bevat een aantal configuratie-opties die mogelijk alleen van toepassing zijn op dit type transactie:

template_-_agreementoptions
  • Voorvertoning en positie van handtekeningen vóór verzending – Als deze optie is ingeschakeld, wordt de ontwerpomgeving automatisch geopend, zodat de afzender formuliervelden kan plaatsen
  • Overeenkomstverloopt – Als deze optie is ingeschakeld, wordt er een einddatum gedefinieerd waarna de overeenkomst verloopt
  • Dagen totvan overeenkomst – Hier wordt het aantal dagen gedefinieerd dat de overeenkomst ondertekend kan worden wanneer de functie Overeenkomst verloopt is ingeschakeld
  • Openingspagina voor na ondertekening toevoegen – Als deze optie ingeschakeld is, kunt u bepalen naar welke URL de ontvanger wordt omgeleid wanneer hij/zij klaar is met de overeenkomst
  • Openingspagina voor na ondertekening – Dit veld bevat de URL van de pagina waarnaar u ontvangers wilt omleiden wanneer Openingspagina voor na ondertekening toevoegen is ingeschakeld
  • Persoonlijke ondertekening vereist – Als de ondertekenaar moet ondertekenen op het lokale systeem of de tablet van de afzender zonder gebruik te maken van e-mail, kunnen afzenders de handtekening hosten met deze optie
  • Mijn handtekening vereisen – Deze instelling wordt gebruikt als de afzender deel uitmaakt van het ondertekeningsproces
    • De afzender moet als eerste of als laatste tekenen of de enige ondertekenaar zijn
    • De ondertekeningsvolgorde wordt Ingevoerde volgorde
Details overeenkomst
  • Ondertekeningsvolgorde – Kies tussen twee workflows voor het ondertekenen van uw document
    • Willekeurige volgorde verwittigt alle ondertekenaars tegelijk en laat ze ondertekenen zonder dat ze op elkaar moeten wachten
    • Ingevoerde volgorde zorgt voor een strikt sequentieel ondertekeningsproces gebaseerd op de volgorde waarin u de ondertekenaars voor de overeenkomst hebt gedefinieerd
  • Handtekeningtype – Kies de indeling waarin het document ondertekend moet worden
    • ESIGN verstuurt uw elektronisch te ondertekenen overeenkomsten via e-mail, waarna de ontvanger elektronisch moet ondertekenen
    • SCHRIFTELIJK levert uw documenten via e-mail en vraagt de ondertekenaar deze uit te printen en fysiek te ondertekenen. Vervolgens moet u het document weer naar Adobe Sign-systeem uploaden via dezelfde e-mailkoppeling.
  • Herinneringen voor ontvangers plannen  Hier wordt een herinneringscyclus voor de transactie gedefinieerd. U kunt opgeven dat herinneringen dagelijks of wekelijks naar de huidige ontvanger moeten worden verzonden
  • Vertraging in seconden voor omleiding – Deze instelling is verplicht als Openingspagina voor na ondertekening is gedefinieerd en geeft aan hoe lang na het plaatsen van de handtekening moet worden gewacht voordat de ontvanger naar de opgegeven openingspagina wordt omgeleid.
  • Ondertekeningstaal – Met deze instelling wordt de taal bepaald waarin de overeenkomst naar de ondertekenaar verzonden wordt. Alle e-mails en aanwijzingen/instructies op het scherm verschijnen in de gekozen taal


Beveiligingsopties

Adobe Sign past een juridische handtekening toe door gebruik te maken van het standaard op e-mail gebaseerde verificatieproces, maar staat extra beveiliging toe op twee verschillende manieren:

  • Wachtwoord instellen om ondertekende PDF te openen – Schakel deze optie in als u een wachtwoord wilt instellen voor het uiteindelijke document om ongeoorloofde toegang te voorkomen
  • Identiteitsverificatie  Bepaalt de tweede verificatiefactor om de ontvanger te verifiëren
    • Email – Er wordt geen tweede verificatiefactor gebruikt
    • Wachtwoord – Standaardveld voor alfanumeriek wachtwoord. Als dit gebruikt wordt, moet de verzender het wachtwoord meedelen aan de ondertekenaar buiten de band
    • Op basis van kennis – Bij verificatie op basis van kennis wordt gebruik gemaakt van openbare databases om de ondertekenaar enkele vragen te stellen over zijn verleden om zijn identiteit te controleren
    • Webidentiteit – Er wordt gebruik gemaakt van sociale media voor een tweede verificatie
Beveiligingsopties

Wanneer de ontvangers zijn gedefinieerd, de bestanden zijn toegevoegd en alle andere velden zijn bewerkt, klikt u op Overeenkomst verzenden in de bovenste menu-items

Verzenden ter ondertekening


Verzenden vanuit elke entiteit met gebruik van een sjabloon

Dynamics-beheerders kunnen een of meer sjablonen maken voor elke Dynamics-entiteit (Contact, Opportunity, Account) en daardoor de overeenkomst vooraf configureren, zodat de afzender minder configuraties handmatig hoeft door te voeren.

Sjablonen zijn toegankelijk via het pictogram Meer opdrachten () op het lint

5MEnu from entity


Snel overeenkomsten maken in het menu Nieuw (+)

Als u weet rond welk type entiteit een sjabloon is samengesteld, kunt u een nieuwe overeenkomst maken in het menu Nieuw:

  • Klik op het pictogram Nieuw (+) in het bovenste lint
  • Selecteer Overeenkomst in de opties in de sectie Records
    • Het deelvenster Snel maken: overeenkomst wordt geopend
quick_create_agreement-selectentity

 

  • Selecteer de Entiteit die is gekoppeld aan de sjabloon die u wilt gebruiken
    • Daarna worden twee zoekvelden getoond en kunt u de sjabloon selecteren die u wiltgebruiken,alsmede het specifieke object waar u de overeenkomst naartoewiltverzenden
quick_create_agreement-selecttemplate
  • Als u op het veld Een sjabloon kiezen klikt, ziet u een klein menu met de sjablonen die zijn gekoppeld aan de Entiteit die u hebt geselecteerd. Selecteer de sjabloon
  • Als u in het veld {Entiteit} kiezen klikt, wordt een lijst getoond met objecten van het desbetreffende type Entiteit. Selecteer het gewenste object
    • Als u slechts een gedeelte van de entiteitnaam invoert, ziet u in het menu alleen de objecten die overeenkomen met de tekenreeks
  • Klik op Opslaan.

 

Wanneer u op de knop Opslaan klikt, wordt de overeenkomst gemaakt op basis van de sjabloonwaarden:

  • Als er geen ontvanger of bestand is gekoppeld aan de sjabloon, wordt een Concept van de overeenkomst gemaakt
  • Als er een ontvanger en een bestand zijn gekoppeld aan de sjabloon, maar Verzenden met één klik niet is ingeschakeld voor de sjabloon, wordt een Concept van de overeenkomst gemaakt
  • Als er een ontvanger en een bestand zijn gekoppeld aan de sjabloon en Verzenden met één klik is ingeschakeld voor de sjabloon, wordt de overeenkomst automatisch verzonden ter ondertekening

Overeenkomststatus controleren

De status van de overeenkomst geeft de huidige juridische status aan die tijdens een regelmatig opvraaginterval wordt bijgewerkt. De statuswaarden zijn:

  • Concept – Een overeenkomst die is gemaakt, maar nog niet verzonden
  • Verzonden voor ondertekening – Een overeenkomst die het ondertekeningsproces doorloopt
  • Ondertekend – Volledig ondertekend door alle partijen en afgerond
  • Afgewezen – Geeft aan dat een van de ontvangers de overeenkomst heeft afgewezen, waardoor het in het systeem wordt geannuleerd.
  • Geannuleerd – Het ondertekeningsproces is geannuleerd door de afzender voordat alle handtekeningen zijn verkregen

De beste manier om een overeenkomst te vinden, is de entiteiten te bekijken die bij de primaire entiteit horen waarmee u de overeenkomst gemaakt hebt.

Als u bijvoorbeeld een overeenkomst hebt gemaakt met gebruik van een contactpersoon, kunt u nagaan welke entiteiten daarbij horen door naar de contactpersoon te navigeren en te klikken op de pijl-omlaag rechts van de naam van de contactpersoon:

6check_agreementsfromentity

Bij het openen van het relatiescherm verschijnt het overeenkomstobject. Door op deze optie te klikken, verschijnt een volledige lijst met overeenkomsten die bij deze entiteit horen.

 

Een andere manier om de status van een overeenkomst te zien, is door de volledige lijst met overeenkomsten te bekijken:

  • Ga naar Adobe Sign > Overeenkomsten
Ga naar Hoofdmenu > Adobe Sign > Overeenkomsten

Alle overeenkomsten staan, onafhankelijk van de entiteit, in de overeenkomstenlijst op de pagina Overeenkomsten. Voor ondertekende overeenkomsten ziet u in de overeenkomstenlijsten de Naam, Overeenkomst status en de datums van de overeenkomst. Voor Verzonden voor ondertekening- en Concept-overeenkomsten verschijnt alleen de informatie die van toepassing is.

Lijst met overeenkomsten

Opmerking:

Ondertekende overeenkomsten staan ook in de sectie Notities van de Dynamics-entiteit waarbij ze horen.

Notitierecords

Status bijwerken, herinneringen verzenden en overeenkomsten annuleren

Op niet ondertekende overeenkomsten kunnen drie handelingen worden toegepast:

  • Status bijwerken – De Adobe Sign-server actief naar de huidige status vragen
  • Herinnering verzenden – Verzendt onmiddellijk per e-mail een herinnering naar de huidige ondertekenaar van de overeenkomst
  • Overeenkomst annuleren – Beëindigt de overeenkomst in het systeem en stuurt een annuleringsmelding naar de ondertekenaar

Al deze handelingen kunnen vanuit de overeenkomst worden gestart met de knoppen bovenaan.

Updatekoppelingen

Downloadbare versie

Downloaden

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid