Het online installatiepakket van Adobe Sign voor SharePoint is beschikbaar voor elk Enterprise-account dat de Adobe Sign-oplossing wil installeren. Neem vóór de installatie contact op met uw Succes Manager om ervoor te zorgen dat het account in het juiste kanaal is geplaatst voor de vereiste API-functionaliteit.

Overzicht

De integratie van Adobe Sign voor Microsoft SharePoint biedt een geïntegreerde oplossing voor het maken, verzenden, bijhouden en beheren van elektronische handtekeningen.

Deze documentatie en het installatiepakket waarnaar de documentatie verwijstzijnontwikkeld voor Microsoft Sharepoint Online multi-tenant (doorgaans “SharePoint” genoemd in deze handleiding).

De oplossing is ontwikkeld als een invoegtoepassing voor SharePoint en biedt de volgende mogelijkheden:

  • Een overeenkomst ter ondertekening verzenden vanuit elke SharePoint-documentbibliotheek of -lijst.
  • Documenten naar één ontvanger of naar een groep ontvangers verzenden vanuit een documentbibliotheek of aangepaste SharePoint-lijsten.
  • Gegevens uit SharePoint-lijsten en -documentbibliotheken toewijzen aan documenten door middel van samenvoegingstoewijzing wanneer de documenten ter ondertekening worden verzonden.
  • Gegevens uit formuliervelden van ondertekende overeenkomsten toewijzen aan tekstkolommen van SharePoint-lijsten en -documentbibliotheken door middel van gegevenstoewijzing wanneer het document is ondertekend en de status automatisch of handmatig is vernieuwd via de pagina Overeenkomststatus
  • Alle ondertekende overeenkomsten archiveren in SharePoint.
  • Mogelijkheid om de beheerpagina van Adobe Sign toe te voegen als een SharePoint-webonderdeel, dat door SharePoint-gebruikers kan worden gebruikt voor het bijhouden en bijwerken van overeenkomsten.


Vereisten

Om de oplossing te configureren MOET u zowel SharePoint-sitebeheerder als Adobe Sign-accountbeheerder zijn. Als u zelf geen Adobe Sign-accountbeheerder bent, moet u contact opnemen met de beheerder om de integratie te configureren. 

Adobe Sign kan alleen worden geïnstalleerd en geconfigureerd door een beheerder van een Microsoft SharePoint-site. Raadpleeg de SharePoint-documentatie en de SharePoint-site van uw organisatie of de tenantbeheerder voor extra systeemmachtigingen die u wellicht nodig hebt om SharePoint-siteoplossingen te installeren.

In de Microsoft Office 365-tenant dient de voornaam, de achternaam en het werk-e-mailadres te worden ingesteld voor alle SharePoint-gebruikers die de Adobe Sign-invoegtoepassing op hun SharePoint-sites willen gebruiken.

Alle gebruikers van de Adobe Sign-oplossing moeten deel uitmaken van de standaardgroep met siteleden of site-eigenaren van de SharePoint-site. Alle Adobe Sign-gebruikers moeten ten minste Bewerken-machtigingen hebben voor de site.


Ondersteunde browsers

Chrome, Firefox en Safari worden allemaal ondersteund.

Internet Explorer 11 en hoger (inclusief Edge)

SharePoint-invoegtoepassingen werken alleen als u de Vertrouwde websites in Internet Explorer / Edge configureert.  Internet Explorer 10 en ouder worden niet ondersteund.

Bovendien dienen gebruikers van IE 11/Edge hun Vertrouwde websites-instellingen expliciet te bewerken, zodat deze de volgende URL's omvatten:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

De lijst Vertrouwde websites bewerken:

1. Open IE 11.

► Edge-gebruikers drukken op Windows + S.

2. Klik op het pictogram Extra (tandwiel) en selecteer Internetopties in het keuzemenu.

► Edge-gebruikers typen Internetopties en drukken op Enter.

IE11 Options

3. Het menu Internetopties wordt geopend. Selecteer het tabblad Beveiliging.

4. Klik op het pictogram Vertrouwde websites.

5. Klik op de knop Websites.

6. Typ een van de zojuist vermelde URL's en klik op Toevoegen.

7. Herhaal deze bewerking voor elke zojuist vermelde URL.

8. Sluit het menu Internetopties als u klaar bent.

Trusted Sites HelpX


Installatie

Opmerking:

Het wordt niet aanbevolen om de invoegtoepassing Adobe Sign voor SharePoint Online via een batch op meerdere sites te installeren met een tenantgerichte implementatie. De volgende beperkingen zijn dan namelijk van toepassing.

De online versie van het Adobe Sign voor SharePoint-pakket installeren:

1. Verifieer u bij de site.

2. Navigeer naar Site-inhoud > Nieuw > App.

Nav to App

 

3. Klik op SharePoint-winkel.

SharePoint Store

 

4. Zoek naar Adobe Sign in het zoekvak Een app zoeken (rechtsboven op de pagina).

5. Klik op het Adobe Sign-pictogram in de zoekresultaten om het te selecteren.

AS in Store-rebranded

 

6. Klik op de knop TOEVOEGEN om de automatische installatie te starten.

De installatie van de app neemt enkele minuten in beslag.


Configuratie - Vereist

Wanneer de toepassing is geïnstalleerd, hoeft u slechts twee stappen uit te voeren voordat u overeenkomsten kunt verzenden:

  • Gebruikers toegang verlenen tot de invoegtoepassing
  • Verbinding maken met Adobe Sign


Gebruikers toevoegen aan de standaardgroep voor leden of eigenaars van de site

Gebruikers van de Adobe Sign-oplossing moeten worden toegevoegd aan de standaardgroep voor eigenaars of leden van de site en moeten minimaal over Bewerken-machtigingen beschikken.

Zichtbaarheid van de Adobe Sign-interface is gebaseerd op gebruikersmachtigingen:

  • Gebruikers kunnen de Adobe Sign-beheerdersinterface zien als:
    • De gebruiker deel uitmaakt van de AssociatedOwnerGroup
  • De standaardinterface van Adobe Sign wordt getoond als:
    • De gebruiker deel uitmaakt van de AssociatedMemberGroup

De oplossing werkt niet voor gebruikers die alleen lid zijn van de groep Bezoekers.

Opmerking:

De sitebeheerder moet zichzelf als een normale gebruiker aan één (of beide) sitegroepen toevoegen met specifieke machtigingen. De sitebeheerder moet de onderstaande machtigingen inschakelen voorgebruikers,afhankelijk van de groep waaraan ze worden toegevoegd:

  • <SITE_COLLECTION_NAME> Leden → Schakel Bewerken in
  • <SITE_COLLECTION_NAME> Eigenaars → Schakel Volledig beheer in

 

De bijbehorende groepen kunnen verschillende namen hebben. 

Een gebruiker met Volledig beheer over een bepaalde SharePoint Online-site kan de standaardgroepen bekijken op https://[naam tenant].sharepoint.com/sites/[sitenaam]/_layouts/permsetup.aspx.

[sitenaam] kan de tekenreeks zijn voor een site op het hoogste niveau of een geneste subsite.

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

Let op:

Wanneer gebruikers aan de groepen worden toegevoegd, kan het enkele minuten duren voordat de Microsoft-servers correct zijn gesynchroniseerd.  Dit heeft geen invloed op de verdere configuratie, maar het gebruik/testen van gebruikers dient tijdens deze periode te worden opgeschort.


Een vertrouwde relatie met Adobe Sign tot stand brengen

Adobe Sign brengt een OAuth-verbinding met uw SharePoint-omgeving tot stand, zodat alle gebruikers de toepassing probleemloos kunnen gebruiken.

Om deze relatie tot stand te brengen, moet u een accountbeheerder zijn van zowel Adobe Sign als SharePoint.  U kunt het beste een functioneel e-mailadres gebruiken (bijvoorbeeld AdobeSignBeheerder@MijnDomein.nl) om het risico dat het beheerdersaccount om welke reden dan ook wordt gedeactiveerd te verlagen.

De OAuth-verbinding tot stand brengen:

1. Navigeer naar de pagina Instellingen van Adobe Sign. 

2. Klik op de koppeling Aanmelden bij Adobe Sign.

3. Selecteer het bereik voor de installatie van Adobe Sign:

► Koppel deze SharePoint-site aan een Adobe Sign-account (Lokaal bereik: voor de SharePoint-sitebeheerder)

• Deze functionaliteit verbindt de invoegtoepassing aan een Adobe Sign-account op het huidige SharePoint-siteniveau

enable_oauth_-_newsiteinstall

1. Verifieer u bij Adobe Sign met uw beheerdersreferenties

2. Klik op Toegang verschaffen om de vertrouwde relatie tussen Adobe Sign en SharePoint goed te keuren

○ Zodra de verbinding is gemaakt wordt kort een succesbericht getoond

 

local_auth
local_approve_access

Wanneer u met succes bent geverifieerd op siteniveau ziet u het e-mailbericht en de naam van de gebruiker die door Adobe Sign is geverifieerd boven de twee koppelingen staan.

  • De tekst van de koppeling verandert om aan te geven dat u uw SharePoint-site kunt koppelen aan een ander Adobe Sign-account
local_logged_in

► Koppel uw SharePoint-tenant aan een Adobe Sign-account (Globaal bereik: alleen voor de O365-tenantbeheerder)

• U hoeft deze OAuth-aanmelding bij Adobe Sign maar één keer uit te voeren voor instanties van invoegtoepassingen die zijn gekoppeld in het globale bereik

• Als Adobe Sign OAuth wordt uitgevoerd op een enkele instantie van de invoegtoepassing in het globale bereik, wordt de Sign-koppeling ook ingesteld voor alle andere geïnstalleerde instanties die in het globale bereik zijn gekoppeld

○ OAuth moet op minstens één invoegtoepassing met een globaal bereik worden uitgevoerd

• Elke nieuw geïnstalleerde instantie van de invoegtoepassing wordt automatisch gekoppeld aan het Adobe Sign-account dat beschikbaar is binnen het globale bereik

enable_oauth_-_newtenantinstall

Er verschijnt een bevestiging om aan te geven dat u op het punt staat uw tenant te koppelen aan uw Adobe Sign-account. Hiervoor moet u zich aanmelden als Office 365-beheerder.

  • Klik op Doorgaan.
tenant_challenge

1. Verifieer u bij SharePoint met uw beheerdersreferenties.

2. Klik op Accepteren om toegang tot de SharePoint-resources goed te keuren.

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

3. Verifieer u bij Adobe Sign met uw beheerdersreferenties

4. Klik op Toegang verschaffen om de vertrouwde relatie tussen Adobe Sign en SharePoint goed te keuren

○ Zodra de verbinding is gemaakt wordt kort een succesbericht getoond

 

3_tenant_auth2
4_tenant_approveaccess2

Wanneer u met succes op het tenantniveau bent geverifieerd, ziet u het e-mailbericht en de naam van de gebruiker die door Adobe Sign is geverifieerd boven de twee koppelingen staan, samen met de bevestiging dat de account is "geconfigureerd voor uw SharePoint-tenant door uw Office 365-tenantbeheerder".

  • De tekst van de koppeling verandert om aan te geven dat u uw SharePoint-tenant kunt koppelen aan een ander Adobe Sign-account
configured_account-tenantlevel

Opmerking:

Als uw SharePoint-implementatie meerdere sites heeft, is het mogelijk dat een of meer sites op de site kunnen worden geverifieerd op siteniveau, maar er kan ook een tenantniveauverificatie zijn.

Als beide verificatietypen bestaan en de site die u configureert wordt geverifieerd op siteniveau, wordt er een koppeling getoond die de verificatie kan opschroeven tot tenantniveau.

switch_from_sitetotenant


Configuratie - Optioneel

De volgende configuraties zijn optioneel, maar verhogen de waarde van Adobe Sign aanzienlijk.

Opslag van ondertekende documenten

Als beheerder kunt u een algemene doelmap definiëren waarin alle voltooide overeenkomsten voor de gehele site worden geplaatst. Dit wordt geconfigureerd op de pagina Adobe Sign-accountinstellingen.

Wanneer een algemene opslagmap wordt gedefinieerd, worden alle ondertekende overeenkomsten en audittrails automatisch als PDF-bestanden opgeslagen in die algemene map. Dit omvat zowel overeenkomsten die uit documentbibliotheken worden verzonden als lijsten.

signed_folder

Als er geen algemene opslagmap is ingesteld op de pagina Adobe Sign-accountinstellingen, wordt er automatisch een map gemaakt met de naam Ondertekende overeenkomsten in de documentbibliotheek van waaruit de overeenkomst is gemaakt of verzonden. Voor alle voltooide overeenkomsten die uit dezelfde bibliotheek zijn verzonden, geldt dat de voltooide PDF's worden geretourneerd naar dezelfde map Ondertekende overeenkomsten.

Default folder

 

Overeenkomsten die vanuit lijsten worden verzonden, worden (als bijlagen) toegevoegd aan het lijstitem als er geen algemeen standaardbestand is geïdentificeerd.

List Attachments

Audittrails

Standaard retourneert Adobe Sign alleen de ondertekende overeenkomst in de vorm van een PDF.  Als Audittrail samen met ondertekende overeenkomst opslaan echter ingeschakeld is, wordt een tweede PDF met de volledige audittrail voor de overeenkomst geretourneerd.

document_storage1

Sjabloontoewijzing

Adobe Sign ondersteunt het koppelen van gegevens tussen SharePoint-lijsten en de formuliervelden in een overeenkomst.

Door workflows te gebruiken en lijstvelden toe te wijzen aan formuliervelden, kunt u documenten automatisch laten invullen voordat u ze verzendt, zodat afzenders en/of ondertekenaars het formulier sneller kunnen invullen. Bovendien verlaagt u zo de kans op typefouten.

U kunt echter ook een toewijzing maken die formulierveldgegevens uit een ondertekende overeenkomst extraheert en invult in een SharePoint-lijst.

Een snelle opmerking met betrekking tot formulieren en “tekstlabels”

Voor een succesvolle toewijzing zijn vooraf gemaakte formulieren met gedefinieerde veldnamen nodig, zodat u het lijstveld op logische wijze aan het Adobe Sign-formulierveld kunt koppelen. 

Hieronder ziet u ter illustratie een eenvoudig formulier. De velden worden gedefinieerd door de accoladeparen aan weerszijden (die de breedte van het veld bepalen) en de veldnaam (de reeks tekens tussen de accolades). Deze op tekst gebaseerde syntaxis wordt gezamenlijk “tekstlabels” genoemd.

Data Mapping Example Form

Tekstlabels kunnen aanvullende argumenten bevatten naast de naam, zoals validaties, berekeningenenen normale expressies. Een gedetailleerde uitleg over de opbouw van een formulier vindt u hier. Zo kunt u de kwaliteit van de tijdens het ondertekeningsproces vastgelegde gegevens drastisch verbeteren.

U kunt ook PDF-formulieren maken met gebruik van Acrobat.

De ontwerpomgeving van Adobe Sign kan ook worden gebruikt om formulieren te maken als u gebruikers toestaat documenten bij te voegen die in de bibliotheek van Adobe Sign zijn opgeslagen.

 

Velden toewijzen

Als u de lijst en het formulier gedefinieerd hebt, kunt u de namen van de lijst- en formuliervelden snel en eenvoudig koppelen.  

Opmerking:

De volgende typen SharePoint-kolommen worden ondersteund: Eén regel tekst, Getal, Optie ("Keuzerondjes"), Meerdere tekstregels, Ja/Nee (selectievakje). 

SharePoint-kolomtype Sign-tekstlabel Voorbeeldlabels in een document
Eén regel tekst Tekst {{text}}
Getal Tekst {{number:num}}
Optie ("Keuzerondjes") Keuzerondjes {{(Red)Color_es_:signer1}}
Meerdere tekstregels Tekst met meerdere regels {{largeField2_es_:signer1:multiline(5)}}
Ja/Nee (selectievakje) Selectievakje {{ck_es_:checkbox:label("Ik ga akkoord.")}}

Een toewijzingslijst opstellen:

1. Navigeer naar de pagina Instellingen van Adobe Sign.

2. Klik op het tabblad Sjabloontoewijzingen.

3. Selecteer de toewijzing die u wilt definiëren:

► Toewijzing van SharePoint naar overeenkomst – vooraf invullen van velden uit een lijst.

► Toewijzing van overeenkomst naar SharePoint – verzamelen van veldinformatie uit voltooide overeenkomsten.

Opmerking: elke toewijzing is individueel. Als u een proces wilt maken waarin een formulier met lijstinformatie wordt geladen en wilt dat de bijgewerkte inhoud weer in de lijst wordt opgenomen als de overeenkomst is voltooid, moet u beide sjablonen maken.

4. Selecteer de lijst die u voor de toewijzing wilt gebruiken.

mapping_-_selecttempalate

 

De pagina wordt vernieuwd en u ziet nu de geselecteerde lijst in het keuzemenuveld, een pluspictogram voor het invoegen van twee nieuwe rijen met paren, en twee nieuwe veldheaders:

○ SharePoint-veld – de naam van het lijstveld

○ Overeenkomstveld – de naam van het formulierveld

template_mappingfields2

 

5. Klik op het pluspictogram onder aan de veldparen om een nieuw veldpaar te openen.

Als u op dit pictogram klikt, verschijnen twee nieuwe velden. Een vervolgkeuzelijst met alle SharePoint-lijstvelden en één tekstveld waarin u de naam van het formulierveld in de overeenkomst typt.

6. Selecteer de veldnaam voor het SharePoint-veld in het vervolgkeuzemenu.

7. Typ de naam van het formulierveld in de overeenkomst waarmee u een toewijzingsrelatie tot stand wilt brengen.

8. Herhaal stap 6 en 7 voor alle velden die moeten worden gekoppeld.

Elke veldnaamkoppeling moet expliciet worden geconfigureerd.  Als een paar moet worden verwijderd, klikt u op het pictogram met de prullenbak uiterst rechts van de rij.

9. Wanneer alle veldkoppelingen zijn gedefinieerd, klikt u op de knop Opslaan.

Toewijzingssjablonen zijn blijvend en zijn van toepassing op alle overeenkomsten die zijn verzonden aan de hand van het document of de lijst waaraan de toewijzing is gekoppeld. De beheerder kan op elk gewenst moment na het maken van de sjabloon terugkeren naar de functie Sjabloontoewijzingen, een document of een lijst selecteren en de bestaande toegewezen relaties bekijken. De beheerder kan naar wens afzonderlijke relatieparen bewerken, toevoegen of verwijderen.

Wanneer een beheerder alle sjabloontoewijzingsrijen die in een bibliotheekdocument of SharePoint-lijst zijn gedefinieerd met één simpele klik wil wissen, selecteert hij het gewenste document of de lijst en klikt hij op de knop Vorige toewijzing wissen.  Verwijderde toewijzingsrijen kunnen niet worden hersteld, u dient ze opnieuw te maken als u ze weer nodig hebt.

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid