Overzicht

Adobe Sign ondersteunt het koppelen van gegevens tussen SharePoint-lijsten en de formuliervelden in een overeenkomst.

Door workflows te gebruiken en lijstvelden toe te wijzen aan formuliervelden, kunt u documenten automatisch laten invullen voordat u ze verzendt, zodat afzenders en/of ondertekenaars het formulier sneller kunnen invullen. Bovendien verlaagt u zo de kans op typefouten.

U kunt echter ook een toewijzing maken waarmee formulierveldgegevens uit een ondertekende overeenkomst worden opgehaald en vervolgens ingevuld in een SharePoint-lijst.


Opmerkingen bij het ontwikkelen van webformulieren met velden

Voor een succesvolle toewijzing zijn vooraf gemaakte webformulieren met gedefinieerde veldnamen nodig, zodat u het lijstveld op logische wijze aan het Adobe Sign-formulierveld kunt koppelen.

Er zijn verschillende manieren om formulieren te maken die daarna in Adobe Sign kunnen worden geüpload:

  • De ontwerpomgeving van Adobe Sign beschikt over geautomatiseerde velddetectie, zodat u veel sneller formulieren kunt samenstellen
    • Automatisch geplaatste formuliervelden hebben een algemene naam (Aangepast veld 1). U kunt deze naam het beste wijzigen in een naam waarin het doel van het veld tot uiting komt    
  • U kunt ook PDF-formulieren maken met gebruik van Acrobat.  Acrobat-formulieren kunnen ook de locatie van velden automatisch detecteren
    • Ook worden velden in Acrobat automatisch geplaatst aan de hand van een veldnaam die is afgeleid van de voorgaande tekst in het document. Deze namen zijn vaak onduidelijk of te lang en u kunt deze het beste wijzigen in een naam waaruit het doel van het veld blijkt
  • Tekstlabels kunnen worden gebruikt als een bewerkbaar tekstdocument is gegenereerd

Veldtoewijzing is afhankelijk van een logisch verband tussen de naam van een veld in het formulier en de naam van een kolom in SharePoint.

Ongeacht welke methode u gebruikt, zorg dat u uw velden de juiste naam geeft, zodat u ze eenvoudig kunt herkennen wanneer ze worden weergegeven in een lijst (tijdens het toewijzingsproces).

Opmerking:

The following types of SharePoint columns are supported: Single line of text, Number, Choice ("Radio Buttons"), Multiple lines of text, Yes/No (checkbox). 

SharePoint Column Type Adobe Sign Field Type
Single line of text Text
Number Text
Multiple lines of text Multi-line text
Yes / No (check box) Checkbox


Stapsgewijze workflow voor sjabloontoewijzingen

In het onderstaande voorbeeld wil de SharePoint-beheerder een aantal overeenkomsten verzenden naar een lijst met klanten.

Er is al een SharePoint-lijst met klanten die al bepaalde informatie over iedere ontvanger bevat(namelijk de voornaam en achternaam), maar er moet extra informatie worden verzameld (over leeftijd en beroep).

Er wordt een formulier (met tekstcodes) gemaakt om de naamwaarden uit de SharePoint-lijst te importeren en de nieuwe waarden te verzamelen waarom wordt gevraagd.

Nadat de overeenkomst is voltooid, worden de toegewezen veldwaarden in het formulier via een pushbackbewerking opgenomen in de SharePoint-lijst.

Opmerking:

Voor de duidelijkheid toont dit voorbeeld een formulier dat alleen velden bevat.

Uw formulier heeft waarschijnlijk veel meer inhoud, maar de velden werken op dezelfde manier.

  1.  Een Sharepoint-lijst maken

    Meld u aan bij uw Sharepoint-website en maak een lijst met ondertekenaars (de personen naar wie u de overeenkomst wilt verzenden voor ondertekening)

    • Als voorbeeld voor deze workflow gebruiken we de naam Mr. John Smith
    afbeelding
  2. Maak een overeenkomstsjabloon (met Word, een PDF-editor, enz.)

    Het is belangrijk dat u hierbij de juiste tekstcodes toepast, die er als volgt uit moeten zien: {{first_name}}

    In dit voorbeeld gebruiken we een document met de naam mapping_test.docx die vier tekstcodes bevat:

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
    afbeelding
  3. Sjabloontoewijzingen maken

    Er zijn twee verschillende typen sjabloontoewijzingen: 

    • Met de toewijzing SharePoint-naar-overeenkomst kunt u de gegevens uit een SharePoint-lijst (stap 1) vooraf invullen in de Adobe Sign-overeenkomst
    1. Selecteer het keuzerondje SharePoint-naar-overeenkomst-toewijzing
    2. Kies de juiste lijst in de vervolgkeuzelijst
      • Het is belangrijk dat u de sjabloontoewijzingen instelt op basis van de juiste lijst (dit is de lijst die in stap 1 is gemaakt). Als dit niet gebeurt, functioneert de sjabloontoewijzing niet correct
      • U kunt unieke sjabloontoewijzingen definiëren voor afzonderlijke SharePoint-lijsten
    3. Configureer de juiste toewijzing tussen SharePoint en de overeenkomstvelden
      • Het SharePoint-veld is de naam van de kolom die in de SharePoint-lijst wordt genoemd (stap 1)
      • Het overeenkomstveld is de naam van de tekstcode die in de overeenkomstsjabloon wordt gebruikt (stap 2) 
      • In dit voorbeeld gebruiken we "FirstName" en "LastName" voor de toewijzing SharePoint Overeenkomst, zodat de overeenkomstige velden voor "first_name" en "last_name" vooraf worden ingevuld in de overeenkomstsjabloon op basis van de waarden in de SharePoint-lijst 
    Toewijzing SharePoint-naar-overeenkomst
    • Met de toewijzing Overeenkomst-naar-SharePoint kunt u de SharePoint-lijst bijwerken met de waarden in de overeenkomstenvelden nadat de overeenkomst is voltooid:
    1. Selecteer het keuzerondje Overeenkomst-naar-SharePoint-toewijzing.
    2. Kies de juiste lijst in de vervolgkeuzelijst. 
    3. Configureer de juiste toewijzing tussen SharePoint en de overeenkomstvelden. 
      • In dit voorbeeld gebruiken we "Beroep" en "Leeftijd" voor de toewijzing Overeenkomst → SharePoint. Deze komt overeen met de velden met de tekstcodes "beroep" en "leeftijd"
    Toewijzing Overeenkomst-naar-SharePoint
  4. Start het proces Verzenden voor ondertekening

    Nu de velden van de lijst en de overeenkomstsjabloon correct zijn gekoppeld, bent u klaar om de overeenkomst te verzenden:

    • Ga naar de SharePoint-lijst (die in stap 1 is gemaakt)
    • Selecteer een ondertekenaar in de lijst. Mr. John Smith in dit voorbeeld
    • Ga naar het Adobe Sign-lintmenu en selecteer de optie Verzenden voor ondertekening
    afbeelding
  5. Selecteer de overeenkomstsjabloon:

    In deze stap is het belangrijk dat u de juiste overeenkomstsjabloon selecteert die u in stap 2 hebt gemaakt.

    • Selecteer de overeenkomstsjabloon (mapping_test in dit voorbeeld)
    • Klik op Bijvoegen
    afbeelding
  6. De pagina Verzenden invullen:

    • Voer het e-mailadres van de ontvanger in
      • Als u het voorbeeld uitvoert, voert u een e-mailadres in waarvoor u toegang hebt
        • Dit e-mailadres moet anders zijn dan het e-mailadres waarmee u het overeenkomstformulier verzendt
    • Pas zo nodig het bericht aan
    • Controleer of de juiste overeenkomstsjabloon is gekoppeld in de sectie Bestanden
    • Schakel Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen in
    • Klik op Volgende
    Overeenkomst configureren
  7. De toewijzing SharePoint → Overeenkomststjabloon controleren:

    Op dit punt kunt u controleren of de toewijzing SharePoint → Overeenkomstsjabloon correct werkt.

    In ons voorbeeld moet u controleren of "first_name" en "last_name" automatisch zijn ingevuld met de juiste gegevens van de SharePoint-lijst:

    • Controleer of elk toegewezen veld de juiste waarden importeert
    • Controleer dat niet-toegewezen velden leeg zijn. Deze velden moeten worden ingevuld door de ontvanger
    • Voeg naar wens extra velden toe
      • Voeg ten minste een handtekeningveld toe
    • Klik op Verzenden
    Formuliervelden toevoegen
  8. De ondertekeningsworkflow voltooien:

    De ontvanger voltooit de overeenkomst:

    • De ontvanger heeft toegang tot de overeenkomst via een koppeling in de e-mail die hij of zij heeft gekregen
      • Als u ons voorbeeld uitvoert, meldt u zich aan bij het postvak van het e-mailadres waarnaar u de overeenkomst hebt verzonden
    • De ontvanger vult het overeenkomstformulier in
      • Voer waarden in voor de velden beroep en leeftijd
    • Onderteken het document
    • Klik op Klik om te ondertekenen om het ondertekeningsproces te voltooien
    Klik om te ondertekenen
  9. De Overeenkomst → SharePoint-toewijzing controleren:

    Nadat de overeenkomst is voltooid:

    • Meld u weer aan bij uw SharePoint-account
    • Ga naar de SharePoint-lijst (stap 1)
    • Controleer of de Overeenkomst → SharePoint-toewijzing goed functioneert door de lijst te controleren en door na te gaan of de nieuwe waarden van de overeenkomstsjabloon via een pushbewerking in de SharePoint-lijst zijn geplaatst
    afbeelding

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid