Gereedschappen voor slepen en neerzetten gebruiken om formulieren te maken

Een van de krachtigste aspecten van Adobe Acrobat Sign is de mogelijkheid om herbruikbare formulieren en formulieroverlays te maken om de velden te definiëren die uw ondertekenaars moeten invullen.

Als u in het begin van het proces wat tijd neemt om het ondertekeningsproces goed te doordenken en zorgvuldig uw formulieren samen te stellen, bespaart u uiteindelijk veel tijd voor uzelf en voor uw ondertekenaars. Ook verbetert u zo de acceptatie door de ondertekenaars, zodat uw documenten sneller worden voltooid.

Het samenstellen van een formulier bestaat uit vier fasen die hieronder worden besproken:

Herbruikbare documenten versus veldoverlays

Herbruikbare documenten of veldlagen… Wat is het meest geschikt voor u?

Uiteindelijk is het bij deze beslissing waarschijnlijk doorslaggevend wat voor formulieren u gebruikt en hoe u uw documentatie produceert.

Als u een standaardtekstdocument gebruikt waarvan de inhoud niet wijzigt, is een herbruikbaar document de beste keuze.

Hierbij gaat het bijvoorbeeld om overzichtsdocumenten voor creditcardkosten, belastingformulieren, sollicitaties en dergelijke.

In deze voorbeelden is er geen unieke inhoud voor de ondertekenaar, behalve de informatie die de ondertekenaar op de velden invoert.

Bij formulierveldlagen gaat het juist om een laag met velden die over een geüpload formulier/bestand wordt geplaatst. Deze mogelijkheid is handig bij formulieren met variabele inhoud. Denk hierbij aan een huurovereenkomst waarbij de documentinhoud wordt aangepast, maar waarin de velden voor de klant identiek zijn en ook op dezelfde locatie staan.

In dit geval genereert en uploadt u een nieuw document waarop u vervolgens een laag met velden toepast.

Functies: deelnemers en hoe u deze op de juiste manier kunt identificeren

Functies bepalen welke interactie mogelijk is tussen de partijen (ondertekenaars, afzender, enzovoort) en het document/de transactie. Als het gaat om formulieren (en met name formulieren met meerdere ondertekenaars), is het van essentieel belang dat u begrijpt hoe de functies de overeenkomst laten weten welke velden beschikbaar moeten zijn voor elke individuele ondertekenaar. 

Aan elk veld is een functie toegewezen. Alleen de ondertekenaar met de juiste functie heeft toegang tot de velden die aan hem of haar zijn toegewezen. 

Het concept zelf is niet te ingewikkeld, maar de logica is computerlogica, dus moet u wellicht de normale, menselijke betekenis van sommige woorden scheiden om het proces te doorgronden. Klik hier voor meer informatie over functies.

Er zijn drie belangrijke functies die u moet kennen:

Vooraf ingevuld (door afzender): deze functie definieert velden waarvan u wilt dat de afzender ze heeft ingevuld voordat de eerste ondertekenaar het document ontvangt. Als u werkt met bepaalde tarieven of kortingen die u tijdens het proces in het document wilt invoeren, zijn velden voor vooraf invullen wellicht nuttig.

Velden voor vooraf invullen kunnen alleen door de afzender worden ingevuld op het moment dat ze het document verzenden. Als er vereiste velden bij zijn, kan het document pas worden verzonden wanneer deze velden zijn ingevuld.

De vooraf ingevulde velden kunnen niet meer worden bewerkt nadat de fase Vooraf invullen is voltooid. Deze velden kunnen dus niet worden bewerkt door een van de volgende ondertekenaars van het document. Klik hier voor meer informatie over het proces voor vooraf invullen.

Deelnemer N (waarbij N een oplopend getal is in een reeks die begint met 1): hier wordt het een beetje lastig....

Deelnemer 1 is de eerste persoon (e-mailadres) naar wie u het document verzendt ter ondertekening of ter goedkeuring. 

Deelnemer 2 is de tweede persoon die het document moet goedkeuren of ondertekenen

De truc die u moet onthouden is als volgt: de functie van de ondertekenaar is gebaseerd op de volgorde waarin u de ondertekenaars hebt ingevoerd in het veld Aan op het tabblad Verzenden.

Het eerste e-mailadres in het veld Aan wordt Deelnemer 1. De tweede wordt Deelnemer 2 enzovoort.....

Eenvoudig toch, nietwaar?

Als u nu bekend bent met het verzendproces, zult u zien dat er een optioneel selectievakje staat op het tabblad Verzenden met de keuze Ik moet ondertekenen, en dat dit selectievakje de afzender invoegt in de handtekeningstroom. 

Als u de standaardoptie gebruikt, is de afzender de laatste ondertekenaar.

Als u twee klanten hebt die als eerste moeten ondertekenen, worden dat Deelnemer 1 en 2, en de afzender wordt Deelnemer 3.

Als u ervoor kiest om de instelling te wijzigen zodat de afzender als eerste moet ondertekenen, dan is de afzender Deelnemer 1 en zijn de klanten (in het bovenstaande voorbeeld) Deelnemer 2 en 3.

Neem nu het geval dat het document voor drie handtekeningen wordt verzonden, maar u wilt het document met een parallelle ondertekeningsworkflow verzenden. Alle partijen worden tegelijkertijd op de hoogte gesteld, en er is geen verwachting dat een bepaalde ondertekenaar als eerste moet ondertekenen. Wie is Deelnemer 1?

Het korte antwoord is: waarschijnlijk het eerste e-mailadres in het veld Aan

Het iets langere antwoord is: het eerste e-mailadres in het veld Aan (als we aannemen dat u het selectievakje Ik moet ondertekenen niet hebt ingeschakeld en hebt bepaald dat de afzender als eerste moet ondertekenen).

Iedereen: met deze functie heeft elke ondertekenaar toegang tot het veld (inclusief de partij voor vooraf invullen).

Een belangrijk aspect van de functie Iedereen is dat het veld voor iedereen beschikbaar is totdat het is ingevuld. Nadat het veld is ingevuld, wordt de inhoud ervan geblokkeerd en kan deze niet meer worden bewerkt door de verdere ondertekenaars.

Veldtypen

Er zijn meerdere veldtypen, waarvan veel voor heel specifieke functies (zoals het handtekeningveld), en sommige voor algemene doelen (zoals het tekstveld).

Deze velden zijn onderverdeeld in vijf tabbladen:

Handtekeningvelden: dit zijn de daadwerkelijke handtekeningvelden, de basis voor elektronische handtekeningen!

Met handtekeningvelden wordt gewoon de handtekeningwaarde voor de ondertekenaar vastgelegd. Als u meerdere handtekeningvelden hebt ingesteld voor een ondertekenaar, moet het eerste veld door de ondertekenaar worden ingevuld, waarna hij of zij alleen maar op de volgende velden hoeft te klikken om de waarde toe te passen.

Ook de initialen moeten één keer worden ingevuld, net als handtekeningvelden, waarna de ondertekenaar alleen maar hoeft te klikken op de extra velden.

Handtekeningenblokken zijn feitelijk containerobjecten met alle velden die door uw account worden vereist om een handtekening te voltooien.  Standaard bevat het handtekeningenblok alleen de velden Handtekening en E-mail. Desgewenst kan de accountbeheerder de voorkeur voor handtekeningen configureren om een functie en/of een bedrijfsnaam te vereisen. ALS die waarden worden vereist, zal het handtekeningenblok ook deze velden bevatten.

Informatievelden ondertekenaar: met deze velden wordt informatie over de ondertekenaar/handtekening verzameld of getoond.

Deze velden hebben als speciaal doeleinde dat ze het ondertekeningsproces voor gebruikers eenvoudiger maken wanneer gebruikers wederom een document moeten ondertekenen.

U hebt hoogstwaarschijnlijk wel eens uw persoonlijke voorkeurpagina bekeken, waarop uw naam, functie en bedrijf zijn gedefinieerd.

Deze informatie wordt door de velden ingevuld voor uw ondertekenaarsprofiel.

Opmerking: het bedrijfsnaamveld is geen algemeen invoerveld om een bedrijfsnaam op te halen. Aan dit veld moet een functie worden toegewezen, en de inhoud die in het veld wordt ingevoerd, wordt opgeslagen als de bedrijfsinformatie voor de deelnemersfunctie waaraan het veld is gekoppeld.

Als u een functie- en/of bedrijfsnaamveld voor een deelnemer plaatst, wordt die inhoud door de service opgeslagen als de functie/bedrijfsnaam voor de ondertekenaar. Wanneer de ondertekenaar nogmaals wordt gevraagd om een van deze velden in te vullen, worden de velden automatisch ingevuld met de opgeslagen inhoud.

Het veld met de naam van de ondertekenaar toont een typografische versie van de inhoud die de ondertekenaar in zijn of haar handtekeningveld typt. Dit veld wordt eerst weergegeven als een leeg gebied op het formulier, totdat een handtekening wordt toegepast, waarna het veld wordt ingevuld.

Beschouw dit veld als de regel 'Uw naam' die op veel formulieren net boven (of onder) de handtekeninglijn staat.

Het veld E-mail(adres) wordt automatisch ingevuld met het e-mailadres van de ondertekenaar. Het e-mailadres is een bekende waarde die hier gewoon automatisch kan worden ingevoegd.

Opmerking: net als de functie- en bedrijfsnaamvelden moet u dit veld niet gebruiken om een e-mailadres te verzamelen. Als u een e-mailadres wilt verzamelen, moet u een tekstveld gebruiken (zie hieronder).

Datum: dit veld toont de huidige datum waarop de deelnemer zijn of haar handtekening op het document zet. Dit is geen algemeen invoerveld voor een datum. Als u een invoerveld nodig hebt, moet u een tekstveld gebruiken.

Gegevensvelden: met gegevensvelden kan extra informatie over het document worden verzameld, buiten de identificatie van de ondertekenaar. Dit zijn de gereedschappen waarmee u informatie over uw klanten verzamelt. Gegevensvelden zijn verreweg het meest gebruikte veldtype.

Tekstvelden zijn algemene invoervelden voor inhoud die u van uw ondertekenaar moet krijgen. Bijvoorbeeld creditcardgegevens, adressen, telefoonnummers, opmerkingen of beschrijvingen… Alles wat u nodig hebt om het contractproces te voltooien.

Vervolgkeuzevelden, erg handig wanneer u een aantal verschillende opties biedt waarvan de klant er een kan kiezen.

U gebruikt selectievakjes wanneer u een reeks opties hebt waarvan de klant er zoveel mogelijk kan selecteren als van toepassing is.

De keuzerondjes vormen een tegenhanger van selectievakjes. Hier biedt u een reeks opties waarvan de ondertekenaar er slechts één kan selecteren.

Meer velden: op het tabblad Meer velden vindt u bijvoorbeeld een optie voor bestandsbijlagen, of de mogelijkheid om een hyperlink 'hotspot' in het het document te plaatsen.

Stempels - Deze veldtypen worden ingevuld door Acrobat Sign en bevatten transactiegegevens die normaal gesproken niet in het document worden getoond.

Het veld Deelnamestempel toont de naam, de tijd en het e-mailadres van de deelnemer voor wie het veld is bedoeld (de functie).

Het veld Transactienr. toont het transactienummer (handig bij problemen en als u ondersteuning nodig hebt om uw transactie te vinden).

Gereedschappen voor lay-out/uitlijnen

Wanneer u alle velden hebt geplaatst, voert u de laatste stap uit: alles op de juiste wijze uitlijnen, zodat het formulier er mooi en professioneel uitziet.

Helemaal links in het lint van het veld ziet u een liniaalpictogram. Klik op het pictogram om de uitlijningsgereedschappen weer te geven.

Selecteer één veld (dat u wilt instellen als patroon), houd de toets CTRL (of Cmd) ingedrukt en selecteer een ander veld. De pictogrammen worden gemarkeerd. Klik op een van de pictogrammen om de velden uit te lijnen met de kleine lijn die in het pictogram wordt weergegeven. Het eerste pictogram bijvoorbeeld toont de regel aan de bovenkant van de twee velden, zodat de velden aan de bovenrand worden uitgelijnd.

Met de opties voor Grootte kunt u meerdere velden selecteren en ze vervolgens dezelfde afmetingen geven.

Het eerste pictogram staat voor de hoogte van een veld, het tweede voor de breedte en het derde pictogram is voor beide afmetingen. De grootte van de velden wordt aangepast aan de exacte afmetingen van het eerste veld dat u hebt geselecteerd.