Utilisation de fichiers et de modèles

Vous pouvez améliorer vos performances et prévenir tout problème en mettant en œuvre un bon flux de production à utiliser avec Adobe InDesign.

Pour conserver un système informatique en bon état

Avec le temps, des modifications affectent les logiciels et le matériel de votre système et peuvent entraîner des pertes de performances et des défaillances. La défragmentation de disque dur, la suppression des anciennes versions de logiciels, la mise à jour des pilotes de périphériques, l’optimisation de la mémoire, l’exécution des utilitaires de protection contre les virus, ainsi que d’autres tâches de maintenance courantes sont autant d’opérations permettant d’éviter que vos applications et vos fichiers ne soient endommagés. L’exécution régulière de ces tâches garantit une ouverture, un affichage et une impression correcte des documents sous InDesign.

Pour créer un dossier de projet

Lorsque vous débutez un projet, déterminez de quels fichiers vous allez avoir besoin et comment vous allez les stocker. Pour éviter tout problème d’interruption des liens, il peut s’avérer judicieux de garder les fichiers liés dans le même dossier que le document. En effet, InDesign conserve les liens vers les fichiers que vous importez dans un document, mais si un lien est rompu, InDesign recherche le fichier dans le dossier du document. En stockant un document et ses fichiers liés dans un même dossier, vous facilitez leur transfert d’un ordinateur vers un autre. En stockant les fichiers dans un seul dossier, vous vous assurez également qu’InDesign trouve les éléments graphiques d’origine lors de l’impression d’un document. Si InDesign ne peut pas localiser un graphique lié, les modifications apportées au graphique d’origine seront perdues et l’impression du graphique risque d’être insuffisante voire impossible.

Si votre projet comprend plusieurs documents (par exemple, les chapitres d’un livre), il pourra être utile de créer un dossier de projet contenant un dossier pour chaque document et ses fichiers liés.

Pour utiliser un modèle

Utilisez un modèle si vous créez fréquemment des projets similaires. Les modèles vous permettent de créer des documents homogènes plus rapidement tout en assurant la protection de votre fichier d’origine. Par exemple, si vous créez une lettre d’informations mensuelle, votre modèle pourrait inclure des repères de règle, des numéros de page, l’en-tête de votre lettre et les styles que vous voulez utiliser à chaque nouvelle parution (voir la section Utilisation de modèles de document).

Pour ouvrir les documents en local

Avant d’ouvrir un document stocké sur un volume réseau ou sur un support amovible, copiez le document et tout graphique lié sur votre disque dur local. Le taux de transfert des données et les temps d’accès plus lents d’un volume réseau ou d’un support amovible peuvent occasionner la perte de données ou leur corruption, endommageant ainsi le document. Vous devez toutefois garder à l’esprit que vous risquez d’écraser le travail effectué par l’un de vos collègues lorsque vous copiez à nouveau les fichiers locaux sur le serveur de réseau.

Pour résoudre les problèmes avant de convertir un fichier

Généralement, des fichiers Adobe PageMaker ou QuarkXPress® endommagés le restent lorsqu’ils sont ouverts dans InDesign. Si une erreur ou un autre événement inopiné se produit avec un fichier converti, ouvrez le fichier d’origine dans l’application source et tentez de réparer tous les problèmes qu’il peut contenir.

Si le fichier converti pose problème, exportez-le au format IDML, ouvrez le fichier IDML, puis enregistrez-le au format de document InDesign.

Pour enregistrer des documents

Enregistrez vos documents fréquemment et créez des copies de sauvegarde des fichiers importants. Vous pouvez effacer toutes les données inutiles d’un document à l’aide de la commande Enregistrer sous. Lorsque vous utilisez la commande Enregistrer, InDesign ajoute de nouvelles informations au document mais ne supprime pas les données obsolètes, telles que les informations sur les graphiques supprimés, par exemple. Toutefois, lorsque vous utilisez la commande Enregistrer sous, InDesign réécrit totalement le document, en incluant uniquement les informations sur les objets et les pages qui figurent actuellement dans le document. Un document ne contenant que les données nécessaires occupe moins d’espace sur le disque dur ; il s’ouvre, s’actualise et s’imprime plus rapidement.

Pour adopter de bonnes méthodes de conception

• Créez des styles dans un document. La création de styles sans document ouvert peut provoquer l’apparition de doublons de styles lorsque vous créez un nouveau document. Pour partager des styles entre plusieurs documents, enregistrez les styles et chargez-les.

• Utilisez des polices adéquates. Lorsque vous choisissez des polices pour un document, pensez à la façon dont vous voulez mettre en forme et imprimer le texte. InDesign donne de bons résultats avec les polices OpenType®, Type 1 (également appelées PostScript) et TrueType. Les polices corrompues ou incomplètes peuvent endommager un document InDesign ou produire une impression incorrecte. Il est donc conseillé d’utiliser des polices fiables créées par des éditeurs de renom. Si vous travaillez avec un prestataire de services, vérifiez quelles polices il utilise.

• Essayez de ne pas utiliser trop de blocs de texte. Utilisez aussi peu de blocs de texte que possible afin de conserver une taille de fichier de document réduite et une mise en page simple à gérer.

Pour utiliser les meilleurs formats graphiques

• Utilisez le format de fichier graphique le plus approprié. Lorsque vous créez des graphiques pour un projet, pensez à la façon dont vous allez imprimer le document. Si vous envisagez de faire imprimer votre document auprès d’un prestataire, demandez-lui quels formats graphiques sont compatibles avec les périphériques de sortie qu’il utilise. Le prestataire de services d’impression peut également vous conseiller sur la meilleure résolution d’images à adopter.

• Stockez vos fichiers graphiques en externe. Lorsque vous importez un fichier graphique, InDesign créé un lien vers celui-ci par défaut. La création de lien contribue à minimiser la taille de fichier du document, améliorant ainsi les performances d’InDesign. Lorsque vous imprimez le document, le fichier graphique d’origine doit être disponible et le lien non rompu. Si InDesign ne peut pas trouver le fichier d’origine, le graphique s’imprimera sous forme d’aperçu en faible résolution ou de zone grisée.

Pour vérifier les liens et les polices avant d’imprimer

Pour vous assurer qu’un document s’imprimera correctement, vérifiez que tous les liens sont intacts et que toutes les polices sont disponibles. Un lien est rompu lorsque vous supprimez, déplacez ou renommez le fichier graphique d’origine. Utilisez les fonctions Contrôle en amont et Assemblage avant d’envoyer vos fichiers à votre prestataire de services d’impression.

Ouverture de documents InDesign

La méthode d’ouverture de documents et de modèles est généralement identique à celle utilisée dans les autres applications. Lorsque vous ouvrez un modèle InDesign, celui-ci s’ouvre par défaut sous la forme d’un nouveau document sans titre. Les extensions des différents types de fichiers sont les suivantes : .indd pour les documents, .indt pour les modèles, .idms pour les extraits, .indl pour les bibliothèques, .inx pour les fichiers d’échange, .idml pour les fichiers de balisage et .indb pour les livres.

Vous pouvez également utiliser la commande Fichier > Ouvrir pour consulter les fichiers créés à l’aide de versions antérieures d’InDesign, les fichiers InDesign Interchange (.inx), les fichiers InDesign Markup (.idml), les fichiers Adobe PageMaker 6.0 et versions ultérieures, les fichiers QuarkXPress 3.3 et 4.1, ainsi que les fichiers QuarkXPress Passport 4.1. De plus, il est probable que d’autres fournisseurs de logiciels proposent des modules externes reconnaissant divers autres formats de fichiers.

Utilisation de la commande Ouvrir

Lorsque vous ouvrez un document InDesign, vous pouvez rencontrer les messages suivants :

Message signalant une version plus récente d’InDesign

Dans InDesign CS6 et CC, vous pouvez envoyer des documents à toute personne utilisant des versions antérieures d’InDesign sans exportation manuelle au format IDML ni autres étapes supplémentaires. La compatibilité est intégrée, afin que vos documents s’ouvrent toujours correctement.

Si vous ouvrez un document créé dans une version plus récente d’InDesign, un message s’affiche et indique cette version. Pour convertir le document dans la version actuelle d’InDesign, procédez comme suit :

Message signalant une différence entre les paramètres de couleur du document et ceux de l’application

Si un message vous signale que les paramètres de couleurs du document ne correspondent pas à ceux de l’application, sélectionnez une option et cliquez sur le bouton OK.

Message signalant un lien manquant ou modifié

Si un message vous signale que le document contient des liens manquants ou modifiés, effectuez toutes les corrections nécessaires à l’aide du panneau Liens. (voir la section Mise à jour, restauration et remplacement de liens).

Message signalant des polices manquantes

Si un message d’avertissement vous informe que le document présente des polices manquantes, utilisez l’une des méthodes suivantes :

• Cliquez sur OK. InDesign met automatiquement le texte en forme à l’aide d’une police de substitution.

• Utilisez la commande Rechercher une police pour rechercher et indiquer les polices utilisées dans le document.

  Pour plus de détails sur la recherche des polices manquantes, reportez-vous à la section Recherche et remplacement de police.

Ouverture d’un document récent

Pour préciser le nombre de documents récents à afficher, choisissez la commande Edition > Préférences > Gestion des fichiers (Windows) ou InDesign > Préférences > Gestion des fichiers, puis donnez une valeur à l’option Nombre d’éléments récents à afficher. Le nombre maximum est 30.

Choix de listes de mots à l’ouverture des documents

Lorsque vous ouvrez un document, il se peut qu’un message d’avertissement vous demande si vous souhaitez utiliser la liste des exceptions de césure du dictionnaire personnel ou celle du document. Une liste des césures d’exception inclut les mots qui ont été ajoutés au dictionnaire utilisateur lors de l’utilisation du document. Si vous savez précisément quelle liste vous devez utiliser, cliquez sur le bouton correspondant. Si vous hésitez, cliquez sur l’un des deux boutons et choisissez la commande Edition > Orthographe > Dictionnaire pour consulter la liste des exceptions de césure. Si nécessaire, choisissez ensuite la commande Edition > Préférences > Dictionnaire (Windows) ou InDesign > Préférences > Dictionnaire (Mac OS) pour réinitialiser la liste des exceptions de césure utilisée pour la composition (voir la section Césure et dictionnaires).

Conversion de documents InDesign créés à l’aide de versions antérieures

Utilisation d’Adobe Bridge avec InDesign

Adobe Bridge est une application multiplateforme, comprise dans les composants de la suite Adobe Creative Suite, qui vous aide à localiser, à organiser et à parcourir les logiciels dont vous avez besoin pour créer des contenus d’impression, web, vidéo et audio. Vous pouvez lancer Adobe Bridge à partir de n’importe quel composant de la suite Creative Suite (sauf Adobe Acrobat®) et l’utiliser pour accéder aux types de fichiers Adobe et autres.

Adobe Bridge permet d’effectuer les opérations suivantes :

• Gérer des images, des métrages et des fichiers audio : vous pouvez prévisualiser, rechercher, trier et traiter des fichiers dans Adobe Bridge sans ouvrir d’applications individuelles. Vous pouvez également modifier des métadonnées de fichiers et utiliser Adobe Bridge pour importer des fichiers dans vos documents, vos projets et vos compositions.

• Visualiser sous forme de vignettes les liens contenus dans un document InDesign, sans qu’il soit nécessaire d’ouvrir ce document dans InDesign.

• Faire glisser des ressources d’Adobe Bridge dans la fenêtre du document InDesign ou faire glisser des ressources de la fenêtre du document dans Adobe Bridge pour créer des extraits (voir la section Utilisation des extraits).

• Effectuer des tâches automatisées telles que les commandes de traitement.

• Synchroniser les paramètres de couleur entre les composants de la suite Creative Suite, auxquels est appliquée la gestion des couleurs.

• Lancer une conférence web en temps réel pour partager votre bureau et réviser des documents.

Utilisation de modèles de document

Un modèle peut être utilisé comme point de départ pour la création de documents standard. En effet, un modèle peut contenir des paramètres de mise en page, des graphiques et du texte prédéfinis. Par exemple, si vous concevez un magazine mensuel, vous pouvez créer un modèle contenant les paramètres de mise en page d’un numéro standard, à savoir des repères de règle, des grilles, des gabarits, des nuances et des styles personnalisés, des blocs de substitution, des calques, ainsi que des graphiques ou du texte standard. Il vous suffit, lors de chaque mise à jour mensuelle, d’ouvrir le modèle et d’y importer le nouveau contenu.

La procédure de création d’un modèle est identique à celle d’un document standard. La seule différence réside au niveau de l’enregistrement du document. Lorsque vous préparez un modèle à l’usage d’autres personnes, il peut être utile d’ajouter un calque contenant des instructions sur le modèle, de masquer ou de supprimer le calque avant d’imprimer le document Voir la section Calques.

Pour enregistrer un document sous la forme d’un modèle

Pour créer un document à partir d’un modèle

Pour modifier un modèle existant

Révision de documents InDesign

Adobe propose plusieurs méthodes de révision des documents InDesign.

Suivi des modifications d’édition

Lorsque vous ou une autre personne modifiez du texte et que le suivi des modifications est activé, InDesign surligne le texte ajouté et barre le texte supprimé. Utilisez le mode éditeur pour afficher les modifications. Le propriétaire du document peut parcourir les modifications et les accepter ou les ignorer (voir la section Suivi et révision des corrections).

Utilisation d’Acrobat pour réviser un fichier PDF

Vous pouvez exporter le document InDesign au format PDF et utiliser Adobe Acrobat pour configurer une révision par e-mail ou une révision partagée sur Acrobat.com ou un autre serveur. Les réviseurs peuvent ajouter des commentaires à l’aide de l’outil d’annotation et des autres méthodes de marquage. Le propriétaire peut ensuite parcourir les commentaires de révision du PDF et modifier le document InDesign d’origine. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide d’Acrobat.

Utilisation de CS Review

CS Review est un service d’abonnement en ligne vous permettant de partager vos créations sur le web afin que vous puissiez obtenir immédiatement des commentaires en provenance d’autres utilisateurs. Lorsque vous créez une consultation à l’aide du panneau CS Review, chargez un ou plusieurs instantanés du fichier dans l’espace de travail Acrobat.com. Les réviseurs peuvent ajouter des commentaires.

Lorsque vous créez une révision, vous pouvez diviser la révision en parties proposant des zones de commentaires distinctes. Une révision peut consister en parties de divers fichiers et applications. Au fil de la révision, vous pouvez ajouter et supprimer des parties de révision dans le cadre d’un processus de révision dynamique.

Création de calendriers et de cartes de visite à partir de modèles

L’une des méthodes pour créer des calendriers, des cartes de visite, des curriculum vitae et autres documents spécialisés consiste à utiliser des modèles.

Adobe fournit plusieurs modèles, disponibles sur le site Adobe Marketplace and Exchange :

www.adobe.com/go/exchange_fr

Utilisez la fonction de recherche afin d’accéder à des ressources supplémentaires concernant des documents spécialisés.