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Vorbereitungen für eine PDF-Überprüfung

  1. Acrobat-Benutzerhandbuch
  2. Einführung in Acrobat
    1. Über den Desktop, Mobilgeräte und Webbrowser auf Acrobat zugreifen
    2. Neue Funktionen in Acrobat 
    3. Tastaturbefehle
    4. Systemanforderungen
  3. Arbeitsbereich
    1. Grundlagen des Arbeitsbereichs
    2. Öffnen und Anzeigen von PDF-Dateien
      1. PDF-Dateien öffnen
      2. Durch PDF-Seiten blättern
      3. Anzeigen von PDF-Voreinstellungen
      4. PDF-Ansichten anpassen
      5. Miniaturansichtsvorschau von PDF-Dateien aktivieren
      6. PDF in Browser anzeigen
    3. Arbeiten mit Online-Speicherkonten
      1. Über Box auf Dateien zugreifen
      2. Über Dropbox auf Dateien zugreifen
      3. Über OneDrive auf Dateien zugreifen
      4. Über SharePoint auf Dateien zugreifen
      5. Über Google Drive auf Dateien zugreifen
    4. Acrobat und macOS
    5. Acrobat-Benachrichtigungen
    6. Raster, Hilfslinien und Abmessungen in PDF-Dateien
    7. PDF-Dateien in asiatischen Sprachen, Kyrillisch und Sprachen mit Schreibrichtung von rechts nach links
  4. PDF-Dateien erstellen
    1. Überblick über die PDF-Erstellung
    2. Erstellen Sie PDF-Dateien mit Acrobat
    3. PDF-Dateien mit PDFMaker erstellen
    4. Den Adobe PDF-Drucker verwenden
    5. Webseiten in PDF konvertieren
    6. PDF-Dateien erstellen mit Acrobat Distiller
    7. Adobe PDF-Konvertierungseinstellungen
    8. PDF-Schriftarten
  5. Bearbeiten von PDF-Dateien
    1. Text in PDF-Dateien bearbeiten
    2. Bilder oder Objekte in einer PDF-Datei bearbeiten
    3. PDF-Seiten drehen, verschieben, löschen und neu nummerieren
    4. Gescannte PDF-Dokumente bearbeiten
    5. Fotos von Dokumenten optimieren, die mit einer mobilen Kamera aufgenommen wurden
    6. PDF-Dateien optimieren
    7. PDF-Eigenschaften und Metadaten
    8. Verknüpfungen und Anlagen in PDF-Dateien
    9. PDF-Ebenen
    10. Miniaturseiten und Lesezeichen in PDF-Dateien
    11. Aktionsassistent (Acrobat Pro)
    12. In Webseiten konvertierte PDF-Dateien
    13. Einrichten von PDF-Dateien für eine Präsentation
    14. PDF-Artikel
    15. PDF-Dateien mit Geodaten
    16. Anwenden von Aktionen und Skripts auf PDF-Dateien
    17. Standardschriftart zum Hinzufügen von Text ändern
    18. Seiten aus PDF-Dateien löschen
  6. Scannen und OCR
    1. Dokumente in PDF-Dateien scannen
    2. Dokumentfotos verbessern
    3. Fehlerbehebung bei Scannerproblemen beim Scannen mit Acrobat
  7. Formulare
    1. PDF-Formulare – Grundlagen
    2. Formulare in Acrobat neu erstellen
    3. Erstellen und Verteilen von PDF-Formularen
    4. PDF-Formulare ausfüllen
    5. Eigenschaften von PDF-Formularfeldern
    6. Ausfüllen und Signieren von PDF-Formularen
    7. Einstellen von Aktionsschaltflächen in PDF-Formularen
    8. Veröffentlichen von interaktiven Webformularen im PDF-Format
    9. PDF-Formularfelder – Grundlagen
    10. PDF-Barcodeformularfelder
    11. Daten in PDF-Formularen erfassen und verwalten
    12. Info über Formular-Tracker
    13. Hilfe zu PDF-Formularen
    14. PDF-Formulare per E-Mail oder über einen internen Server an Empfänger senden
  8. Dateien zusammenführen
    1. Dateien in einem PDF-Dokument kombinieren oder zusammenführen
    2. PDF-Seiten drehen, verschieben, löschen und neu nummerieren
    3. Kopfzeilen, Fußzeilen und Bates-Nummerierung zu PDF-Dateien hinzufügen
    4. PDF-Seiten zuschneiden
    5. Wasserzeichen zu PDF-Dateien hinzufügen
    6. Hintergründe zu PDF-Dateien hinzufügen
    7. Komponentendateien in einem PDF-Portfolio
    8. PDF-Portfolios veröffentlichen und freigeben
    9. Überblick über PDF-Portfolios
    10. PDF-Portfolios erstellen und anpassen
  9. Freigabe, Überprüfungen und Kommentare
    1. PDF-Dateien online freigeben und verfolgen
    2. Textänderungen markieren
    3. Vorbereitungen für eine PDF-Überprüfung
    4. Starten einer PDF-Überprüfung
    5. Hosten von gemeinsamen Überprüfungen auf SharePoint- und/Office 365-Sites
    6. An der Überprüfung einer PDF teilnehmen
    7. PDF-Dateien Kommentare hinzufügen
    8. Hinzufügen eines Stempels zu einer PDF-Datei
    9. Genehmigungsvorgänge
    10. Verwalten von Kommentaren | Anzeigen, Beantworten, Drucken
    11. Kommentare importieren und exportieren
    12. PDF-Überprüfungen protokollieren und verwalten
  10. Speichern und Exportieren von PDFs
    1. PDF-Dokumente speichern
    2. PDF-Dateien nach Word konvertieren
    3. PDF-Dateien in JPG konvertieren
    4. PDF-Dateien in andere Dateiformate konvertieren oder exportieren
    5. Dateiformatoptionen für PDF-Export
    6. PDF-Inhalte wiederverwenden
  11. Sicherheit
    1. Erweiterte Sicherheitseinstellung für PDF-Dateien
    2. PDF-Dokumente durch Passwörter schützen
    3. Verwalten digitaler IDs
    4. Dokumente durch Zertifikate schützen
    5. Öffnen gesicherter PDF-Dateien
    6. Vertrauliche Inhalte aus PDF-Dateien entfernen
    7. Einrichten von Sicherheitsrichtlinien für PDF-Dateien
    8. Sicherheitsmethode für PDF-Dateien auswählen
    9. Sicherheitswarnungen beim Öffnen eines PDF-Dokuments
    10. Sichern von PDF-Dateien mit dem Adobe Experience Manager
    11. Geschützte Ansicht für PDF-Dateien
    12. Überblick über die Sicherheit in Acrobat und in PDF-Dateien
    13. JavaScript als Sicherheitsrisiko in PDF-Dateien
    14. Anhänge stellen Sicherheitsrisiken dar
    15. Links in PDF-Dateien zulassen oder blockieren
  12. Elektronische Signaturen
    1. PDF-Dokumente signieren
    2. Signatur auf mobilen Endgeräten aufzeichnen und überall verwenden
    3. Dokumente zum e-Signieren senden
    4. Informationen zu zertifikatbasierten Signaturen
    5. Zertifikatbasierte Signaturen
    6. Validieren digitaler Signaturen
    7. Adobe Approved Trust List
    8. Vertrauenswürdige Identitäten verwalten
  13. Drucken
    1. Grundlegende Druckaufgaben bei PDF-Dateien
    2. Drucken von Broschüren und PDF-Portfolios
    3. Erweiterte Einstellungen zum Drucken von PDF-Dateien
    4. In PDF drucken
    5. Drucken von Farben in PDF-Dateien (Acrobat Pro)
    6. Drucken von PDF-Dateien in Sondergrößen
  14. Barrierefreiheit, Tags und Umfließen
    1. PDF erstellen und Barrierefreiheit prüfen
    2. Ein-/Ausgabehilfe-Funktionen in PDF-Dateien
    3. Werkzeug „Leserichtung“ für PDF-Dateien
    4. PDF-Dokumente mit den Funktionen „Ein-/Ausgabehilfe“ und „Umfließen“ lesen
    5. Dokumentstruktur mit den Bedienfeldern „Inhalt“ und „Tags“ bearbeiten
    6. Barrierefreie PDF-Dateien erstellen
  15. Suchen und indizieren
    1. PDF-Indexe erstellen
    2. PDF-Dokumente durchsuchen
  16. Multimedia und 3D-Modelle
    1. Audio, Video und interaktive Objekte zu PDFs hinzufügen
    2. Hinzufügen von 3D-Modellen zu PDF-Dateien (Acrobat Pro)
    3. Anzeigen von 3D-Modellen in PDF-Dateien
    4. Interaktiv mit 3D-Modellen arbeiten
    5. Messen von 3D-Objekten in PDF-Dateien
    6. Einstellen von 3D-Ansichten in PDF-Dateien
    7. 3D-Inhalte in PDF-Dateien aktivieren
    8. Hinzufügen von Multimedia zu PDF-Dateien
    9. Kommentieren von 3D-Designs in PDF-Dateien
    10. Wiedergabe von Video-, Audio- und Multimediaformaten in PDF
    11. Hinzufügen von Kommentaren zu Videos
  17. Druckproduktionswerkzeuge (Acrobat Pro)
    1. Übersicht über Werkzeuge für die Druckproduktion
    2. Druckermarken und Haarlinien
    3. Ausgabevorschau
    4. Transparenz-Reduzierung
    5. Farbkonvertierung und Druckfarbenmanagement
    6. Farbüberfüllung
  18. Preflight (Acrobat Pro)
    1. PDF/X-, PDF/A- und PDF/E-kompatible Dateien
    2. Preflight-Profile
    3. Erweiterte Preflight-Überprüfungen
    4. Preflight-Reporte
    5. Preflight-Ergebnisse, -Objekte und -Ressourcen anzeigen
    6. Ausgabe-Intentionen in PDF-Dateien
    7. Korrektur von Problembereichen mit dem Preflight-Werkzeug
    8. Automatisierung der Dokumentanalyse mit Droplets oder Preflight-Aktionen
    9. Analyse von Dokumenten mit dem Preflight-Werkzeug
    10. Zusätzliche Prüfungen im Preflight-Werkzeug
    11. Preflight-Bibliotheken
    12. Preflight-Variablen
  19. Farbmanagement
    1. Gewährleisten konsistenter Farben
    2. Farbeinstellungen
    3. Farbmanagement für Dokumente
    4. Arbeiten mit Farbprofilen
    5. Informationen zum Farbmanagement

Grundlagen zum Verwalten von PDF-Überprüfungen

Bei einer verwalteten Überprüfung verwenden Sie einen Assistenten zum Einrichten der Überprüfung, zum Festlegen des Dokumentspeicherorts und zum Einladen von Teilnehmern. Es ist nicht notwendig, Kommentare zu importieren, das Kommentieren für Reader-Benutzer zu aktivieren oder Antworten von Überprüfern manuell zu protokollieren.

Hinweis:

Auf Ihrem Computer muss Acrobat Pro installiert sein, um den Benutzern von Acrobat Reader bei verwalteten Überprüfungen das Einfügen von Kommentaren zu ermöglichen. Die Kommentarfunktion ist für Benutzer von Acrobat Reader in der Acrobat Standard-Version nicht verfügbar.

Acrobat stellt zwei Typen von verwalteten Überprüfungen bereit: gemeinsame Überprüfungen und E-Mail-basierte Überprüfungen. Jeder Überprüfungstyp verfügt über einen Assistenten, der Sie beim Verteilen einer PDF-Datei mit speziellen Werkzeugen und besonderen Anweisungen an die Überprüfer unterstützt.

Im Tracker werden alle verwalteten Überprüfungen protokolliert. Außerdem bietet der Tracker Zugriff auf die PDF-Datei und stellt Informationen zur Überprüfung und zu den Teilnehmern bereit. Überprüfungsinitiatoren können Abgabetermine für Überprüfungen ändern, Überprüfer hinzufügen und Überprüfungen über den Tracker beenden. Der Tracker informiert die Teilnehmer, falls neue Kommentare verfügbar sind oder Abgabetermine geändert und Überprüfer hinzugefügt wurden. Die Benachrichtigung erfolgt auch dann, wenn Acrobat geschlossen ist. Darüber hinaus werden Informationen zu Serverfehlern bereitgestellt.

Hinweis:

Für PDF-Portfolios können keine verwalteten Überprüfungen durchgeführt werden.

Gemeinsame Überprüfungen

Über gemeinsame Überprüfungen ist die Zusammenarbeit im Rahmen von Überprüfungen am besten möglich, da die Teilnehmer die Kommentare von anderen Teilnehmern lesen und beantworten können. Die Kommentare der Teilnehmer werden in einem Repository auf einem internen Server gespeichert. Acrobat synchronisiert die Kommentare in regelmäßigen Abständen und lädt alle aktuellen Änderungen herunter. Die Überprüfer werden über neu hinzugefügte Kommentare benachrichtigt. Außerdem können sie die Kommentare anderer Überprüfer ansehen und beantworten.

Gemeinsame Überprüfung in Acrobat
Bei einer gemeinsamen Überprüfung können die Empfänger einfach an der Überprüfung teilnehmen, ihre Kommentare freigeben, Überprüfungen protokollieren und regelmäßige Updates abrufen.

Hinweis:

Bei gemeinsamen Überprüfungen müssen Überprüfer zum Anzeigen von Kommentaren anderer Überprüfer über Acrobat oder Reader ab Version 8 verfügen. Überprüfer, die ältere Versionen von Acrobat verwenden, müssen ihre Kommentare per E-Mail senden.

E-Mail-basierte Überprüfungen

E-Mail-basierte Überprüfungen eignen sich besonders, wenn die jeweiligen Überprüfer entweder keinen Zugriff auf einen gemeinsamen Server haben oder eine Zusammenarbeit mit anderen beim Überprüfen von Dokumenten nicht erforderlich ist.

Bei einer E-Mail-basierten Überprüfung sendet der Initiator eine PDF-Datei als E-Mail-Anlage an die Überprüfer. Die Überprüfer fügen ihre Kommentare hinzu und senden das Dokument zurück, indem sie in der Dokumentmeldungsleiste auf die Schaltfläche Kommentare senden klicken. Wenn der Initiator diese Kommentare erhält, kann er sie in die Kopie der PDF-Datei aufnehmen.

Die größte Einschränkung bei E-Mail-basierten Überprüfungen besteht darin, dass Teilnehmer während der Überprüfung die Kommentare von anderen Teilnehmern nicht anzeigen können. Initiatoren können Kommentare erst nach dem Empfang anzeigen.

Hinweis:

Teilnehmer einer E-Mail-basierten Überprüfung müssen über Acrobat ab Version 6.0 oder Reader ab Version 7.0 verfügen.

E-Mail-basierte Überprüfung
Bei einer E-Mail-basierten Überprüfung senden die Teilnehmer ihre Kommentare an den Initiator, der die Kommentare in die Master-Kopie der PDF-Datei aufnimmt.

Verteilungsoptionen für Überprüfungen und Formulare auswählen

Acrobat stellt im Assistenten Zur gemeinsamen Überprüfung senden und im Assistenten „Formular verteilen“ verschiedene Verteilungsoptionen bereit. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Optionen die Sicherheitsanforderungen für die verteilte Datei. Überlegen Sie außerdem, welche Server oder Websites die Empfänger zum Herunterladen der Datei verwenden können und wie Sie Kommentare oder Formulardaten zurückerhalten möchten.

Interner Server

Sie können Ihren eigenen internen Server verwenden, wenn die Teilnehmer hinter einer Firewall arbeiten und Zugriff auf einen gemeinsamen Server haben. Der Server kann ein Netzwerkordner, ein Microsoft SharePoint-Arbeitsbereich (nur Windows) oder ein Webserverordner sein. Fügen Sie eine Verknüpfung zu der verteilten PDF-Datei ein oder senden Sie sie als Anhang in einer E-Mail-Nachricht. Bei Überprüfungen werden veröffentlichte Kommentare von Acrobat auf den Server hochgeladen. Bei Formularen werden zurückgesendete Antworten bei Eingang auf Ihrer Festplatte von Acrobat gespeichert.

Hinweis:

Webserverordner stehen nicht für die Formularverteilung zur Verfügung.

Wenn Sie einen eigenen Server angeben, fordert Sie der Assistent zum Speichern eines Profils mit dem Speicherort auf dem Server und den von Ihnen gewählten Verteilungsoptionen auf. Bei der nächsten Verteilung einer PDF-Datei ist das gespeicherte Profil als Option im Assistenten verfügbar.

E-Mail

Im Assistenten „Formulare verteilen“ ist eine Option zum Senden von Formularen als E-Mail-Anhang verfügbar. Sie können Formulare über Ihre E-Mail- oder Web-E-Mail-Anwendung senden. Sie können auch den Assistenten zum Erstellen einer E-Mail-Nachricht verwenden, der die Formulardatei dann als Anlage hinzugefügt wird. Wenn die Empfänger das Formular ausgefüllt haben und senden, gehen die Antworten in Ihrem Postfach ein. Jede Antwort wird in eine PDF-Portfolio-Antwortdatei kopiert. Diese kann bearbeitet und in eine Tabellenkalkulationsdatei exportiert werden.

Mit dem Assistenten Zur gemeinsamen Überprüfung senden können Sie entweder einen Link zur PDF-Datei oder diese selbst als Anlage senden.

Aktivieren der Kommentarfunktion für Reader-Benutzer (Acrobat Pro)

Durch das Aktivieren von Kommentierungsrechten in einer PDF-Datei können Benutzer von Reader 8 oder höher an Überprüfungen dieser PDF-Datei teilnehmen. Wenn eine PDF-Datei mit Kommentierungsrechten in Reader geöffnet wird, enthält sie eine Dokumentmeldungsleiste und Kommentarwerkzeuge, die anderenfalls nicht verfügbar sind.

Wenn Sie eine verwaltete Überprüfung veranlassen, werden die Kommentierungsrechte automatisch aktiviert. Auch wenn Sie keine verwaltete Überprüfung verwenden (z. B. bei direktem Versand einer PDF-Datei als E-Mail-Anlage), können Sie die Kommentarberechtigung aktivieren.

  • Öffnen Sie die PDF-Datei und wählen Sie Datei > Speichern unter > PDF mit erweiterten Reader-Funktionen > Kommentieren und Messen aktivieren.
Hinweis:

Wenn Sie das Kommentieren für Reader-Benutzer in einem digital unterschriebenen Dokument aktivieren, wird die Unterschrift ungültig.

E-Mail-Anwendung für Überprüfungen auswählen

Sie benötigen entweder eine E-Mail-Anwendung und eine Mail-Server-Verbindung oder ein Web-E-Mail-Konto, um E-Mail-basierte Überprüfungen durchzuführen und Kommentare zu senden. Acrobat unterstützt die meisten E-Mail-Anwendungen. Sind mehrere E-Mail-Anwendungen installiert, können Sie festlegen, welche der Anwendungen von Acrobat beim Senden von PDF-Dokumenten gestartet werden soll. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

  • (Windows) Doppelklicken Sie in der Systemsteuerung auf Internetoptionen. Klicken Sie im Dialogfeld mit den Interneteigenschaften auf die Registerkarte „Programme“ und wählen Sie die gewünschte E-Mail-Anwendung aus. Zum Aktivieren der Änderung starten Sie Acrobat neu.

  • (Windows) Ändern Sie die MAPI-Einstellungen in Ihrer E-Mail-Anwendung. Acrobat und Reader verwenden für den Datenaustausch mit der E-Mail-Anwendung die MAPI-Schnittstelle (Messaging Application Program Interface). Die meisten E-Mail-Anwendungen verfügen zum Verarbeiten dieser Kommunikation standardmäßig über MAPI-Einstellungen. Weitere Informationen zum Konfigurieren der E-Mail-Anwendung finden Sie in der Hilfe der E-Mail-Anwendung.

  • (Mac OS) Wählen Sie unter Mail die Optionen „Mail“ > „Voreinstellungen“ und anschließend „Allgemein“ aus. Wählen Sie dann die bevorzugte E-Mail-Anwendung im Menü für das Standard-E-Mail-Ausgabeprogramm. Zum Aktivieren der Änderung starten Sie Acrobat neu. Wird die gewünschte Anwendung nicht aufgeführt, wählen Sie aus dem Menü die Option „Auswählen“ und suchen Sie nach dem Speicherort. Wenn Sie eine Anwendung auswählen, die nicht im Menü für das Standard-E-Mail-Ausgabeprogramm aufgeführt ist, wird diese von Acrobat möglicherweise nicht unterstützt.

Einen Server festlegen

Wenn Sie ein PDF-Dokument über einen eigenen Serverspeicherort verteilen, können Sie einen Netzwerkordner, einen Windows-Server mit Microsoft SharePoint-Services oder einen Webserverordner angeben. Die Teilnehmer müssen Lese- und Schreibzugriff für den von Ihnen gewählten Server haben. Wenden Sie sich an Ihren Netzwerkadministrator, um einen geeigneten Speicherort zum Speichern von Kommentaren bereitstellen zu können. Zum Einrichten eines Servers ist keine zusätzliche Software erforderlich.

Hinweis:

Webserverordner stehen nicht für die Formularverteilung zur Verfügung.

Netzwerkordner

Wenn sich alle Empfänger in einem LAN befinden, sind Netzwerkordner und SharePoint-Server die beste Wahl für Kommentarserver. Netzwerkordner sind im Allgemeinen die kostengünstigste und zuverlässigste Möglichkeit.

SharePoint-Sites

Wenn die Empfänger hinter einer Firewall arbeiten und Zugriff auf einen gemeinsamen Server haben, können Sie Ihren eigenen internen Server verwenden, z. B. eine Microsoft SharePoint-Site. Weitere Informationen finden Sie unter Hosten von gemeinsamen Überprüfungen auf SharePoint.

WebDAV-Server

WebDAV-Server (Webserver, die das WebDAV-Protokoll verwenden) sollten nur dann verwendet werden, wenn sich Überprüfer außerhalb einer Firewall oder eines LAN befinden. Weitere Informationen dazu, wie Sie Acrobat so konfigurieren, dass ein WebDAV-Service verwendet wird, finden Sie unter Hosten einer gemeinsamen Überprüfung: Eine Alternative zu Acrobat.com.

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