创建 Web 表单

概述

可以创建可签名的 Web 表单以将其嵌入到您的网站(或作为 Web 链接发送),从而允许多人轻松访问您的表单或文档并创建协议。

可以将 Web 表单配置为具有一个或多个参与者、多个会签者和多个抄送方。Web 表单的签名流程是:

  • 协议在第一个参与者完成并验证其签名/操作后创建
    • 如果 Web 表单允许多个参与者参与,则所有参与者将按照他们在协议上的列出顺序完成其操作
  • 参与者完成其操作后,会签者会按其列出顺序收到通知
  • 协议完成后,所有相关方(包括抄送方)都会收到已完成协议的通知


创建 Web 表单

  1. 主页中,单击发布 Web 表单

    创建 Web 表单

  2. 注意:

    如果您所在的帐户启用了“多个组中的用户 (UMG)”,请在配置之前选择要将 Web 表单关联到的组。

    • 设置“组”值将加载与组相关的属性和模板供您选择。
    • 更改组时,您会看到页面刷新。此刷新将清除所有已经输入的内容。

    如果您没有在页面顶部看到发件人下拉菜单,则表示您的帐户没有启用 UMG

    选择组

    输入 Web 表单名称

    • 如果在事先未设置 Web 表单名称的情况下添加文件,则 Web 表单将采用该文件的名称。
    • 仅当 Web 表单处于“草稿”状态时,才能编辑该表单的名称。创建 Web 表单后,名称值将被锁定。
  3. 为第一个参与者配置体验:

    第一个参与者是最初与 Web 表单交互的人。如果允许多个参与者,则第一个参与者提供所有后续参与者的电子邮件地址。)

    • 参与者角色:
      • 签名者 - 除了填写任何其他必填字段之外,签名者还必须应用签名
      • 审批人 - 审批人可以填写字段,但不需要应用签名
      • 接受者 - 接受者与审批人一样,可以填写字段内容,但不必提供签名
      • 表单填写人 - 表单填写人只能填写字段,而不能对其应用签名字段
    • 身份验证:
      • - 此选项仅在提交 Web 表单后使用电子邮件验证(如果配置为这样做)
      • 密码 - 密码选项要求收件人先输入密码,然后才能查看文档
      • 基于知识的身份验证 (KBA) - 如果您的帐户配置为允许无限制的 KBA 事务,则可以启用 KBA 作为身份验证方法。请记住,KBA 仅适用于美国
    注意:

    Web 表单身份验证不支持 Adobe Sign 身份验证身份证验证。

    角色和身份验证

  4. (可选)添加参与者

    单击添加参与者链接可向 Web 表单添加其他参与者。

    • 其他参与者由第一个参与者定义,该参与者将提供后续参与者的所有电子邮件地址
      • 可通过模板提供指导第一个参与者的说明
    • 其他参与者可以是可选的,也可以是必需的
    添加其他参与者

     

    • 添加参与者 - 添加参与者链接允许添加由第一个参与者定义的一个或多个后续参与者(参与者 2、参与者 3,等等)
      • 单击该链接会将另一个参与者行添加到页面
      • 其他参与者可以是可选的,也可以是必需的
        • 如果为可选,则请求参与者 1 分配下一个参与者。如果未识别新参与者,则签名流将移至会签者(如果有)
        • 如果为必需,参与者 1 需要提供参与者 2 的名称和电子邮件地址以推进协议。否则,此时协议将停止
      • 参与者 2 的配置与参与者 1 相同
        • 参与者 2 具有两个可分配的附加角色:认证接收者委派人

    当参与者 1 完成其所需操作并单击提交时,系统会提示该参与者分配下一个参与者:

    • 参与者 1 被请求提供参与者 2 的名称和电子邮件地址
      • 添加参与者 2 后,允许选择添加参与者 3,等等……
    • 如果包含参与者 2,则参与者 1 必须首先验证其电子邮件地址,然后系统才会通知参与者 2
    标识参与者 2 的请求

  5. 添加会签者和抄送方。

    如果您希望 Web 表单得到会签,请执行以下操作:

    • 在“会签者”部分下方,输入您希望会签或审批协议的相关方的电子邮件地址。
      • 您可以通过单击右侧的添加我链接,将您自己(Web 表单的创建者)包括其中。
      • 为每位收件人配置合适的角色。管理员启用的所有角色都将可用。
      • 为每位会签者指定正确的身份验证方法。
      • 指定的所有会签者需要按照您为其列出的协议填写顺序来填写签名/进行审批。
      • 在“管理”页面上发送协议后,可以编辑会签者电子邮件地址。
        • 您只能编辑会签者的电子邮件地址,而不能增加或减少会签者的数量。

    单击显示抄送链接以添加抄送方。

    • 输入要自动包含到协议完成通知电子邮件中的电子邮件地址。
      • 在“管理”页面上发送协议后,可以编辑抄送电子邮件地址。
        • 您只能编辑抄送方的电子邮件地址,而不能增加或减少抄送方的数量。
    添加会签者

    注意:

    请记住,该会签者将始终为最终签名者。该流程将总是从访问 Web 表单的那个人开始。

  6. 将您要用作 Web 表单基础文档的文件拖放到“文件”部分,或者单击添加文件,然后导航到任何联网驱动器或集成的文件存储上的文档。

    注意:

    也可以导入现有的库模板(创作的字段保持不变)。

  7. 配置选项 

    • 密码保护 - 如果您希望应用密码来打开由 Web 表单签名生成的最终 PDF,请选中此框。您将收到要求输入密码的提示
    • 收件人的语言(仅限商业和企业服务级别)- 此设置将指定用于屏幕上的说明以及 Web 表单相关电子邮件通知的语言
  8. 选中预览并添加签名字段选项,然后单击下一步

    创建 Web 表单页 - 展开

  9. 该页面将会刷新,并在编辑环境中显示已上载的文件。

    根据需要,将必要的字段从页面右侧拖到文档中。

    请确保您为包括初始参与者和所有会签者在内的每位签名者都放置了至少一个签名。

  10. 放置了所有字段后,单击右下角的保存按钮。此时,将保存文档,且 Web 表单将作为活动的公共 URL 启动。

    注意:

    如果在不保存的情况下退出编辑窗口,Web 表单将在“管理”页面上保存为草稿

    放置字段

  11. 您将转到 Web 表单发布创建页面。在此,您可以获取 Web 表单的 URL,以及可用来嵌入它的 iframe/JavaScript 代码。

    您还可以测试对 Web 表单的签署。


编辑现有 Web 表单

在“管理”页面上,通过选择左边栏中的 Web 表单过滤器,可以访问仍处于“草稿”状态的 Web 表单。

  • 将鼠标悬停在要编辑的 Web 表单上可显示编辑快速操作。
  • 或者,单击 Web 表单记录以在窗口右侧显示“操作”面板,然后单击编辑 Web 表单操作
访问处于草稿状态的 Web 表单

对于处于草稿状态的 Web 表单,您可以编辑:

  • Web 表单名称
  • 会签者的电子邮件地址
  • 抄送方的电子邮件地址
  • 附加的文件
  • Web 表单中的字段
不能编辑以下项:
  • 与 Web 表单关联的组
  • 收件人、会签者或抄送方的数量
  • 参与者角色
  • 选定的身份验证方法
处于草稿状态的 Web 表单的编辑选项

编辑 Web 表单名称和/或文件,然后单击下一步打开编辑环境。

添加字段后,单击保存以启动 Web 表单。

从编辑环境中退出时,将以“草稿”状态保存 Web 表单。

可以在文档级别修改现有的 Web 表单。

Web 表单的所有者可以更新以下项:

  • 附加的文件
    • 可以删除旧文件,并添加新文件
  • 附加文件中的字段
    • 可以在原始文件或任一新增文件中添加和/或删除字段
在生成 Web 表单后,将不能更改以下值:
  • 发送 Web 表单的组
  • Web 表单名称
  • 参与者角色
  • “身份验证”方法
  • 会签者
  • 抄送方
  • 选项
注意:

编辑 Web 表单后,Web 表单的 URL 不会发生更改,也就是说,现有链接将继续使用,但内容已更新。

编辑 Web 表单

要编辑现有 Web 表单,请执行以下操作:

  1. 单击管理选项卡

  2. 选择 Web 表单过滤器

  3. 单击要启用的 Web 表单

  4. 单击编辑按钮 

    启用

  5. 此时将加载配置页,在该页面中,您可以在 Web 表单中添加或删除文件。

    如果文件正确无误,请单击下一步

    启用

  6. 此时将打开应用程序内编辑环境,其中会显示已附加的文件,您可以在其中添加/修改字段。

    已附加文件中的现有字段将保留。

  7. 根据需要添加/编辑字段。

  8. 完成字段配置后,单击更新

    更新

    注意:

    对活动 Web 表单所做的更新将实时应用。

    单击“更新”后,访问 Web 表单的下一方将有权访问更新后的文件/字段。

当 Web 表单处于“活动”状态时,可以编辑会签者和被抄送方的电子邮件地址。

  • 处于“草稿”和“已禁用”状态的 Web 表单不允许编辑这些值。
  • 只能编辑电子邮件地址,而不能更改会签者和抄送方的数量。

要编辑会签者或抄送方的电子邮件地址,请执行以下操作:

  1. 导航到“管理”页面,并选择左边栏中的 Web 表单过滤器

  2. 单击要更改的 Web 表单

    • 或者,将鼠标悬停在要编辑的 Web 表单上,然后单击打开快速操作
    • 或者,单击打开 Web 表单操作
    打开 Web 表单

  3. 将鼠标悬停在会签者或抄送方上,以打开含有“更换签名者”链接的气球状弹出提示框。

    单击更换签名者

    将鼠标悬停在会签者上

  4. 输入新的电子邮件地址,然后单击替换

    将鼠标悬停在会签者上

  5. 接受新值后,将显示一条成功消息。


禁用 Web 表单

禁用 Web 表单后,该 Web 表单将无法再由签名者访问,但是在您的帐户中仍可见。您可以随时重新启用您授权的 Web 表单。

要禁用 Web 表单,请执行以下操作:

  1. 单击管理选项卡

  2. 选择 Web 表单过滤器

  3. 单击要禁用的 Web 表单

  4. 单击禁用

    • 此时会弹出一个选项窗口
    禁用

  5. 选择要为任何试图访问 Web 表单 URL 的用户提供的体验

    • 将签名者重定向到另一个网页 - 您可以将签名者重定向到另一个网页,就像当前版本的 Web 表单一样
    • 输入发送给签名者的自定义消息 - 您可以输入一条将代替 Web 表单显示的消息
      • 可以在消息中添加超链接,方法是将超链接放在方括号 [ ] 中
      • 可以通过在 URL 后面使用 |(管道)符号来添加标签

    例如:[https://www.sign.adobe.com/ | Adobe Sign] 显示为 Adobe Sign

  6. 单击禁用

    • 将显示一条成功消息
    • 状态将发生更改
    • 重定向方法将插入到状态下
    • 将删除用于编辑 Web 表单的功能


启用 Web 表单

可以随时重新启用已禁用的 Web 表单并恢复相关功能。

 

要启用已禁用的 Web 表单,请执行以下操作:

  1. 单击管理选项卡

  2. 选择 Web 表单过滤器

  3. 单击要启用的 Web 表单

  4. 单击启用按钮

    启用

  5. 请您确认时,单击启用


隐藏 Web 表单

如果要从“管理”页面视图中删除 Web 表单,则可以将其隐藏。

隐藏 Web 表单时,只会在您的视图上隐藏表单,任何其他具有访问权限的用户(通过共享)仍然可以看到该表单。

  1. 单击管理选项卡,并向下滚动到 Web 表单部分。

  2. 选择 Web 表单过滤器

  3. 单击要隐藏的 Web 表单

  4. 单击右边栏选项中的隐藏链接。

    • 如果 Web 表单仍处于启用状态,则系统会显示一个屏幕,警告您该 Web 表单仍处于启用状态,并可由签名者签名。
    隐藏

    注意:

    如果在隐藏 Web 表单之前未将其禁用,则他人仍可以访问该表单并对其进行签名。


如何启用/禁用用户对 Web 表单的访问权限

商业和企业服务级别可以选择配置 Web 表单访问和签名者选项。

通过导航至帐户 > 帐户设置 > 全局设置 > Web 表单,可以在帐户或组级别启用或禁用 Web 表单访问和签名者选项

“全局”页面上的控件

配置选项

Web 表单有四种可选配置:

  • 允许在 Web 表单中进行抄送:
    • 启用后,可以将电子邮件地址作为抄送方添加到 Web 表单。否则,将从创建过程中删除用于添加抄送方的选项
  • 允许以 PDF 形式预览 Web 表单:
    • 启用后,将在 Web 表单上显示一个 PDF 链接,允许收件人以 PDF 形式查看 Web 表单
      • 请注意,该 PDF 是收件人可以保存到其本地系统的文档
  • 需要在 Web 表单的签名块中输入一个电子邮件地址:
    • 启用后,每位签名者都需要在文档范围内具有一个电子邮件地址字段
      • Adobe Sign 将自动在文档中为任何没有电子邮件地址字段的收件人放置签名块
    • 如果为 false,系统会提示收件人在某个空隙页面上提供电子邮件地址
  • 需要签名者验证他们的电子邮件地址:
    • 启用后,收件人需要在完成(签署)协议之前验证其签名
    • 禁用后,收件人无需验证其签名,协议即会继续到达下一个收件人,或者完成协议
      • 如果第一个收件人包含其他收件人,则必须在通知第二个收件人之前完成电子邮件验证(无论此设置如何)
      • 未经验证的签名可能会被拒绝
  • 允许更多参与者
    • 启用后,Web 表单界面将显示用于添加其他参与者的选项
    • 禁用后,该界面将不允许添加其他参与者,且 Web 表单将只允许具有一个外部签名者
注意:

如果您禁用了签名的电子邮件身份验证,但是需要具有法律约束力的签名,请您确保采取某种身份验证形式(例如,KBA、密码)来标识唯一的人员。


查找 Web 表单的 URL 和嵌入代码

如果需要访问 Web 表单的 URL 代码,请执行以下操作:

  1. 单击管理选项卡

  2. 选择 Web 表单过滤器

  3. 单击 Web 表单以将其选中

    • 此时将在右侧打开“操作”栏
  4. 单击获取代码操作

    导航到“获取代码”

  5. 此时会刷新页面,以在页面顶部显示 Web 表单及其 URL 代码:

    获取代码


使用 URL 参数填写 Web 表单字段

要将值插入到 Web 表单字段,您需要了解两件事情:

  • 如何将字段标记为“可使用 URL 参数”
  • 如何构建要插入的 URL 参数

 

如何将字段标记为“可使用 URL 参数”

  1. 创建或编辑 Web 表单,以获取字段的访问权限

  2. 添加您希望通过 URL 填充的文本字段

    • 只有文本字段才可以接受值
  3. 双击字段,以打开该字段的属性

  4. 编辑一个有意义的字段名称。字段名称是您将要使用的参数的第一部分,所以通常越短越好

  5. 选中“默认值有可能来自 URL”复选框

    • (可选)如果您不希望该值是可编辑的,请选中“只读”复选框
  6. 单击确定以保存参数

  7. 对所有需要接受 URL 参数的字段重复执行上述操作

  8. 单击保存以保存 Web 表单

URL

在本示例中,我们创建了两个通过 URL 填充的字段:

  • Branch_Office - 接受分支机构字符串的字段(如上所示)
  • Emp_ID - 接受员工 ID 的字段

 

如何构建要插入的 URL 参数

  1. 从 Web 表单复制 URL。执行此操作的最简便方法是:

    • 在“管理”页面上编辑该 Web 表单
    • 单击复制 Web 表单 URL 链接
    URL

    Web 表单 URL 很长,因此我们在此提供了一个简短的 URL 作为示例(您的 URL 看起来会与此不同):

    示例 URL:

    https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*

  2. 将 Web 表单 URL 粘贴到文本编辑器(如“记事本”)

  3. 添加参数

    • 请在 Web 表单 URL 的末尾处添加一个井号 (#) 来标识参数的开始。
    • 然后,按照 {field_name}={value} 的格式添加参数

    带有一个参数的 URL 示例

    https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621

    • 在字段值之间插入与号 (&) 可添加多个值。

    带有两个参数的 URL 示例

    https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621&Emp_ID=429939

  4. 将所有的“field=value”参数对添加到 URL 后,复制完整的字符串并将其粘贴到浏览器。

    Web 表单将会随着填充的字段一起呈现:

    URL

 

属性和限制条件

  • 定义参数的起始位置时,只使用一次井号标记
    • 值中后续出现的井号标记不会对结果产生负面影响
  • 在提供的值中使用空格是可以接受的
  • 只有在 URL 中明确插入 %20 作为空格字符时,才可以接受在字段名称中使用空格
    • 下面的 URL 有效:https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch%20Office=San Jose #621
    • 下面的 URL 无效:https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch Office=San Jose #621
    • 通常,我们建议您在字段名称中使用下划线,而不是空格。这种方式最终可以帮助您节省时间
  • 在“字段名称”、等号和值的开始位置之间不允许出现任何空格 (Fieldname=Value)
  • 如果需要添加多个值,则与号 (&) 的两侧也不应当出现空格
  • 对于可通过 URL 参数获取值的字段来说,它们的数量没有限制(除了 URL 长度限制之外)
  • 无法覆盖经过计算的文本字段,并且这些字段的属性中也不会显示复选框。
  • URL 参数不适用于经过身份验证的 Web 表单。在使用 URL 井号片段的情况下,如果 Web 表单受密码或其他身份验证保护,那么在身份验证结束后,URL 参数将不会传递回客户端(服务器永远不会看到 URL 的这一部分)。

 

错误处理

  • 任何与表单字段名称不完全匹配的 URL 参数,都将被忽略
  • 任何试图将值分配给以下字段的 URL 参数都将被忽略:非文本字段,或者未启用“默认值有可能来自 URL”的文本字段


常见问题解答和已知问题

仅当 Web 表单处于草稿状态时。

创建 Web 表单后,无法更新 Web 表单的名称。

Web 表单创建者始终会收到已完成的协议(除非已设置禁止通知)。

如果要求在签署 Web 表单协议时通知其他方,则可以使用“抄送”字段来确保自动包括其他方。

“抄送”字段

是。

创建 Web 表单后,您可以在“管理”页面上编辑抄送方。

是。

通过“添加文件”链接附加 Adobe Sign 库中的模板后,即可基于这些模板创建 Web 表单。

是。

有关禁用电子邮件验证过程的说明,请参阅“配置”部分

禁用电子邮件验证并不会消除签名者提供电子邮件地址的要求。

注意:

如果您禁用了签名的电子邮件身份验证,但是需要具有法律约束力的签名,请您确保采取某种身份验证形式(例如,KBA、密码)来标识唯一的人员。

Web 表单的双重因素身份验证

是的。 

指向 Web 表单的 URL 与任何其他 URL 都是一样的。

从逻辑上讲,将 URL 作为超链接添加到 Web 表单并不会把 Web 表单生成的任何协议链接到源协议。

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