管理员设置

管理员常用的工具，用于扩展 Adobe Sign 服务的价值：

• 创建新的数据映射 – 打开“新数据映射”界面
• 创建新协议模板 – 打开“新协议模板”界面
• 配置指南：如何更改用户访问权限 – 指向配置指南 - 管理用户部分的快捷链接

可选功能

• 启用用户自动配置 – 若启用，则有权访问 Adobe Sign 实体的新用户在首次使用时可自动配置 Adobe Sign 系统中的用户。该配置是基于用户的主电子邮件地址，而不是用户名，并且是在后台进行，无需用户或帐户管理员执行进一步的操作。

• 将已签名的文档附加到协议实体– 此选项将已完成文档的 PDF 副本推送回 Dynamics，并附加到协议记录（在“注释”部分下）。这将是在 Adobe Sign 服务器上维护的权威原件的副本。
• 将合并后的审核记录附加到已签名协议 – 如果启用此选项，则在签署/完成协议后，会将 Adobe Sign 审核记录 PDF 附加到协议记录（在“注释”部分下）。审核记录明确地枚举协议的事件（已查看、已签名、已授权等）、这些事件的时间线以及发生事件的 IP 地址。
• 附加审核记录 - 如果启用此选项，则会将审核报告作为离散文件附加到协议记录（在“注释”部分下）。
  
• 显示文档预览图像 – 借助此选项，可将已签名/已完成文档的图像附加到记录中，以便轻松查看，而无需下载和打开 PDF 文件。此图像位于协议记录的最底端。

资源

最常用的资源列表：

• 配置指南 – 本文档
• 用户指南 – 本指南可帮助用户了解发送和管理其协议的基本工作流程。
• Dynamics 工作流程中的 Adobe Sign – Adobe Sign 工作流程资源指南
• 当前发行说明 – Adobe Sign for MS Dynamics 最新版本的发行说明
• 联系 Adobe Sign 技术支持 – 指向 Adobe Sign 票证系统的链接。您需要对 Adobe Sign 服务器进行身份验证才能显示支持表单。

The General tab provides the high-level information about the owner of the solution and the API access point, as well as access to the configurable options in one location, including the API key and optional features found on the General tab.

A list of objects attached related to the Entity.

数据映射可以明显改善您的协议生成流程，并可通过直接从 Dynamics CRM 中提取字段值，确保文档在字段中具有适当的内容，而不会存在人为错误的可能性。

此外，映射还可以将已完成协议中的新内容推送回 Dynamics 中，从而无需进行手动数据操作即可为您的 CRM 提供有价值的更新。 

有关表单/文本标记的简要注释

成功的映射要求您在表单中预先构建定义的字段名称，以便从逻辑上将 CRM 字段关联到 Adobe Sign 表单字段。 

下面显示了一个简单的表单。字段使用两对大括号（定义字段的宽度）和字段名称（大括号之间的字符串）定义。 

文本标记可以包含名称值以外的其他参数，包括验证、计算和正则表达式。有关表单构建的深入介绍，请查看此处，这些内容有助于显著提高您在签名过程中捕获的数据质量。

还可以构建 PDF 格式的表单。

定义数据映射模板

有两个访问点可用来配置数据映射。

第一个方案是导航至：Adobe Sign > 数据映射

这将加载“数据映射”页面，该页面列出了您可以查看、编辑或删除的所有现有数据映射。

• 单击左上角的 +新建，以访问“新数据映射”页面

第二个方法是访问“管理员设置”页面上的创建新数据映射链接。

此链接会绕过列出所有数据映射的过程，直接打开到“新数据映射”页面。

加载“新数据映射”可能需要一些时间，当“实体”字段展开时，页面加载完成。

1. 为数据映射输入一个直观的名称

2. 将此数据映射标识为要用于此实体的默认映射（或不是）。

3. 从下拉列表中选择 CRM“实体”

• 这将限制那些仅可映射到已定义实体的字段。
• 每个实体可能有多个数据映射。
• 一旦设置了实体值，就无法更改该值。

设置了“实体”值后，即会显示数据映射选项卡。单击该选项卡可访问字段映射工具：

将 Dynamics CRM 字段关联到 Adobe Sign 字段名称

现在，您可以开始在 Dynamics CRM 字段名称与已定义的 Adobe Sign 表单字段名称之间创建关系。数据映射配置基于数据流的 方式 ：

• 将 CRM 数据映射到 Adobe Sign 协议 - 使用与已定义的 Dynamics 实体相关联的字段值预填表单上的字段。
  • 可以创建一个备用 CRM 字段值的“智能寻线”，以填充 Adobe Sign 表单字段。按顺序对组中的每个成员进行尝试，直到找到并插入非 null 值。（请参见下面的内容）
• 将 Adobe Sign 协议数据映射到 CRM 数据 - 使用通过签名过程获得的表单字段值（协议完成后）来填充 Dynamics 实体的空字段。
  • 默认情况下，Adobe Sign 不会将新值推送到拥有内容的 CRM 字段中。
  • 可以在数据映射上定义关系以覆盖内容保护，并用已签名表单中的新内容替换现有字段值。
    

关于数据类型

Adobe Sign 数据映射支持以下数据类型：

• 文本 – CRM 中的单行文本支持文本表单字段。
• 布尔值（两个选项）– CRM 布尔值字段支持复选框。

○ 如果将下拉列表或单选按钮表单字段用于布尔型 CRM 字段，则“CRM 到 Adobe Sign”的映射可能会失败。但“Adobe Sign 到 CRM”映射仍然可以工作

• 选项集 – CRM 选项集字段支持下拉列表和单选按钮表单字段

关联字段（CRM 到 Adobe Sign 协议）：

• 从“属性”下拉列表中选择 CRM 字段
• 在“协议字段”输入框中键入 Adobe Sign 表单字段名称。
• （可选）如果您还要将这些字段映射从 Adobe Sign 关联到 CRM，请选中“添加反向映射”框
• （可选）如果希望此模板忽略 CRM 字段中的现有内容，并使用 Adobe Sign 字段中的新内容强制填充该字段，请选中“覆盖”框。
• 单击添加

新的字段关系将会处理几秒钟，然后您将看到填充在配置设置下方的关系。  

如果您选择了添加反向，则还会在“Adobe Sign 到 CRM”配置字段下方看到新的关系填充。

如果您选择了“覆盖”内容保护，则会在关系记录中看到相应的指示内容。

关联字段（Adobe Sign 协议到 CRM 数据）：

单独创建从 Adobe 到 CRM 映射的过程与上述步骤相同，只是没有“添加反向映射”的选项。

删除映射关系

您可以通过以下方式删除一个或多个映射关系：

• 在记录左侧选中要删除的记录
• 单击列表右上方的“更多命令”图标，然后选择删除

备用字段映射关系（智能寻线）

如果您在 Adobe Sign 表单上定义了可能由多个 CRM 字段中的一个字段填充的字段，则可以创建 CRM 属性的有序列表（搜索组），借助该属性，可尝试填充 Adobe Sign 字段。

例如，您可能将 CRM 字段“名字” First 映射到名为 FName 的表单字段，然后还将 CRM 字段“Yomi 名”映射到相同的表单字段名称。应用程序将会首先尝试使用“名字”字段中的内容来填充字段，若未找到内容，则 Adobe Sign 将尝试使用“Yomi 名”字段中的内容。如果在智能寻线的任何元素中都找不到内容，则该字段留空。

要定义智能寻线，请执行以下操作：

• 在主要 CRM 属性和 Adobe Sign 表单字段名称之间创建一个“CRM 到 Adobe Sign”关系。
• 完成第一条记录后，将 CRM 属性更改为辅助 CRM 属性，然后添加该关系。 

• 当询问是否要进行备用映射时，单击确定

记录在系统中更新后，您将看到记录已更改为在实体属性前包含前缀：

• 主要/默认属性前将显示 #。此字段将始终为查找内容的第一个字段
• 随后的关系将被编号为 1-N。第一个备用字段关系由 (1) 表示，并且始终是检查的第一个备用字段。(2) 将是第二个备用字段，依此类推。 

将附件添加到相关实体

协议完全签署并执行后，Adobe Sign 将生成该文档的 PDF 副本以及签名过程的审核记录。可以将这些文档作为 PDF 文件附加到与模板的父实体关联的任何其他 CRM 实体。

在模板页面的“将已签名的协议和审核记录映射到 CRM 实体”部分，您将通过下拉列表找到三个“文档类型”：

• 已签名的 PDF – 已签名文档的全部文本。这是在 Adobe Sign 服务器上维护的权威原件的副本。
• 审核记录 – 所有主要事件（签名、授权等）和相关元数据（时间/日期、IP 地址等）的完全枚举
• 合并的 PDF - 将两个文档合并为一个 PDF 并附加该文档

您可以将一个或多个文件附加到任何相关实体，但必须明确地对每个文件进行逐一映射。

要映射附件，请执行以下操作：

• 从下拉列表中选择所需的“文档类型”
• 使用“附加到 CRM 记录”下拉列表，选择要将文档推送到的实体。
  • 将仅列出与父实体具有既定关系的实体
• 单击添加

附件关系将 列出在 配置设置下。

删除附件

要删除附件记录，请执行以下操作：

• 在记录左侧选中要删除的记录
• 单击“更多命令”图标并选择删除选项

作为 Dynamics 环境中的 Adobe Sign 管理员，您有权创建协议模板，该模板可以预先配置大部分协议字段、附加文件并将该协议与相关数据映射关联起来。

将模板与 Dynamic 实体关联，并在标记为“活动”时，可用于从该实体发送的协议。

与数据映射一样，有两个访问点可用于配置新的协议模板：

第一个方案是导航 至： Adobe Sign > 协议模板

这将加载“协议模板”页面，该页面将列出您要查看、编辑或删除的所有现有模板。

• 单击屏幕左上角的 +新建以启动一个新模板。

第二个方法是访问“管理员设置”页面上的创建新协议模板链接.

此链接会绕过列出所有协议模板的过程，直接打开到“新协议模板”页面。

打开“新协议模板”页面时：

• 为模板提供直观的名称，以便用户知晓何时使用该模板
• 标识模板应该关联的实体。
  • 以后无法对该实体进行更改
  • 选定实体后，将会保存模板，并加载完整的协议模板

“协议模板”具有四个选项卡，每个选项卡都包含可以配置的可编辑值：

• 模板详细信息 – 定义主要对象之间的关系以及模板是否处于活动状态
• 收件人 – 允许使用模板的预配置签名路径
• 协议详细信息 - 包含单个协议的各个元素
  
• 相关 - 相关对象的列表

模板详细信息

模板详细信息显示此模板的“模板 - 实体 - 数据映射”关系。

模板名称以大字体显示在页面最上方

• 模板名称 – 模板的名称。该名称与页面顶部的名称相同
• 主要实体 – 在 Dynamics 中将模板与单个实体相关联。声明实体是将显示此模板的唯一实体
  • 创建协议后，此值将被锁定
• 数据映射 – 此字段指示绑定到模板的数据映射的名称。

• 活动 – 此复选框指示在从主要实体发送时，模板是否可供用户选择
• 一键发送 – 如果启用，模板在选择后将自动发送协议。
  • 示 例： 您拥有一个以“联系人”为主要实体的 NDA 模板，并在收件人部分配置为导入联系人的电子邮件。
    • 发件人只需要从他们要发送的“联系人”中选择 NDA 模板。将跳过配置阶段，无需进一步交互即会发送协议。
    • 如果未配置收件人，则会忽略一键发送功能，并打开协议以进行手动配置

收件人

“收件人”部分包含要为模板预先配置的收件人的列表和签名顺序。

收件人 – 通过单击窗口右上方的新收件人图标，您可以对模板中的收件人列表进行硬编码。将打开弹出窗口，其中显示配置选项。

• 默认情况下，收件人列表会保留为空，以便发件人在配置其协议时进行手动填充
• 必须通过单击“新收件人”，然后保存启用“从主要实体创建”时显示的默认值，以明确添加默认收件人

• 借助“覆盖默认验证”选项，您可以释放默认验证方法（在安全性部分中设置），并且仅对此收件人应用不同的验证方法。

• 要添加其他收件人（例如内部会签流程）或未参与签名过程的收件人，您只需取消选中从主要实体创建框，然后定义收件人。对于只需要管理最终文档的 CCing 团队来说，这是一个绝佳选择。

协议详细信息

“协议详细信息”部分包含四个部分：

• 消息详细信息 - 每个收件人在“请签名”电子邮件中看到的协议名称和全局消息
• 附加的文件 - 要发送以供签名的文件
  
• 协议选项 - 用于配置协议的选项
  
• 安全性选项 - 使用密码保护 PDF 的选项

消息详细信息

• 协议名称 – 协议名称有以下几种显示方式：在通知流程中突出显示，出现在电子邮件主题行中，以粗体显示在电子邮件正文中，并在整个样板文件中以较小字体显示（参见下面的黄色高亮部分）
• 消息 –“消息”字段是一个开放的纯文本字段，您可以在其中插入要发送给签名者的任何消息或说明（参见下面的绿色高亮部分）

附加文件

此部分允许您为协议预先附加文件。例如，如果您为 NDA 创建模板，则可以直接在模板中附加公司 NDA 文件，这样发件人就不必附加该文件。

协议选项：

• 在发送前预览和定位签名 –选中此选项后，协议会自动打开编辑环境，以便发件人可以置入表单字段
• 协议到期 – 如果选中，协议会定义协议到期的终止日期
  • 距 协议 到期的天数 – 在启用协议到期功能的情况下，此选项定义协议保持可供签署的天数
• 添加签名后的登陆页面 – 启用此选项后，您可以指定在收件人完成与协议的互动后将转到的 URL
  • 签名后的登陆页面 – 在启用“添加签名后的登陆页面”的情况下，此字段包含您希望将收件人定向到的页面 URL
  • 重定向延迟（秒）- 定义在将收件人路由到登陆页之前重定向等待的秒数
    
• 需要本人签名 – 如果需要签名者在其本地系统或平板电脑上进行签名，而不是使用相关的电子邮件，则发件人可以使用此选项主持签名
• 需要我的签名 – 当发件人将参与签名过程时使用此选项
  • 发件人必须是第一个、最后一个或者是唯一的签名者
  • 签名顺序将是所输入的顺序

• 签名顺序 – 在用于签名文档的两个工作流程之间进行选择
  • 任意顺序同时通知所有签名者，允许他们随时进行签名，而无需等待任何其他人先签名
  • 输入顺序强制要求遵守按顺序签名的流程，签名者需按照您为协议定义签名者的顺序进行签名
• 签名类型 – 选择您希望签名者使用的签名格式
  • 电子签名使用电子邮件发送要进行电子签名的协议，并期望收件人以电子方式进行签名
  • 书面通过电子邮件提交文档，然后提示签名者打印文档并以手写方式进行签名。然后，他们必须使用同一个电子邮件链接，将文档上传回 Adobe Sign 系统中。
• 安排收件人提醒 - 为事务定义提醒周期。可以将提醒配置为以每日或每周为周期发送给当前收件人
• 签名语言 – 此设置定义在将协议发送给签名者时使用的语言。发送给签名者的所有电子邮件和屏幕提示/说明都会使用所选的语言

安全选项

本部分定义收件人的默认验证方法，以及最终 PDF 文档的可选密码。

• 设置用于打开签名 PDF 的密码 – 如果您希望对最终文档应用密码以防有人在未经身份验证的情况下访问该文件，可启用此选项
• 身份验证 - 定义用于对收件人进行身份验证的第二因素验证
  • 电子邮件 – 不应用第二因素验证
  • 密码 – 标准的字母数字密码字段。如果使用此选项，发件人必须以带外传输的方式将密码传送给签名者
  • 知识库 – 知识库身份验证使用公共数据库向签名者询问与他们以往有关的几个问题，以验证其身份
  • Web 标识 - 利用社交媒体进行第二重身份验证

Sales Hub 主控制区为您提供了与用户关联的协议的简略图形报告。

该报告让您能够深入查看每个元素，并生成特定于该数据子集的新图形。

此页面默认分为以下三个部分：

• 按状态划分的协议
• 按月划分的协议状态
• 本周已发送的协议

“协议”部分为您提供了完整的协议列表，并且还能够让您按元数据（状态、创建日期、签名日期等）对协议进行排序。

此外，还可以根据需要创建新协议。

对“数据映射”拥有访问权限的用户可以对现有数据映射进行排序、查看和编辑。

此外，还可以创建新数据映射。

对“模板”拥有系统访问权限的用户可以对现有模板进行查看、排序和编辑。

此外，还可以创建新协议模板。

Dynamics 管理员可以访问和编辑 Adobe Sign 集成的管理员级别设置。

Adobe Sign 程序包中包含几个内置的 CRM 实体，您可以将协议与以下内容相关联：

• 联系人
• 帐户
• 潜在客户
• 商机
• 报价
• 发票
• 订单
• 合同

您可以通过以下几个步骤将自定义 CRM 实体（或任何其他内置 CRM 实体）添加到该范围。

在我们的示例中，我们先假设有一个名为“Customer”的自定义 CRM 实体。

• 导航至设置 > 自定义

将加载“自定义”页面

• 单击自定义系统选项

将在单独的窗口中打开“默认解决方案”页面

在组件下的左侧边栏中

• 展开实体列表
• 找到自定义实体（本例中为“Customer”）并将其展开
• 单击实体名称以显示相关字段和控件

• 复制“名称”字段中的值（在此示例中，该值为“new_customer”）。
  • 这是自定义实体的内部系统名称。
• 导航至自定义实体下的“1:N 关系”选项
  • 单击新的一对多关系按钮。

将打开新的关系窗口

创建新关系：

1. 从“相关实体”字段选择协议
   • “名称”字段更改为显示 {entityName}_adobe_agreement

     2. 将自定义实体名称（本例中为“new_customer”）粘贴到“显示名称”字段。

• “名称”字段将其值更改为“new_” + {entityName} + “Id”。(new_new_customerID)

    3. 单击保存并关闭

• 将关闭“关系”窗口
• 单击“1:N 关系”页面顶部的发布所有自定义