Adobe Sign for Microsoft Dynamics 联机版本安装和配置指南

用于在 Microsoft Dynamics CRM 中全新实施 Adobe Sign 产品的完整安装和配置说明。

概述

Adobe Sign 提供了与 Microsoft Dynamics CRM 的即插即用集成解决方案。此集成具备以下优点:

  • 只需在 Dynamics 中执行一项单击操作,即可发送合同和销售文件之类的协议,加快了从报价到收款的过程
  • 自动将 Dynamics 实体中的数据(如帐户和联系人)合并到协议中,并把签名期间从签名者收集而来的数据推送回 Dynamics
  • 通过 Sales Hub 启用移动功能(适用于在 Dynamics 365 9.x 及更高版本上安装)
  • 允许收件人在任何设备上随时随地轻松签名
  • 允许在 Dynamics 中跟踪为了签名而发送的文档
  • 在整个流程中无需手动操作

 

本文档明确适用于 Microsoft Dynamics 365 联机版本

如果您正在使用以下版本的 Dynamics,请参阅 v9 内部部署版本安装指南

  • Microsoft Dynamics 365 内部部署版本                                                             
  • Dynamics 2015 Update 2                                                                                
  • Dynamics 2013 Service Pack 1 Update 4            

本文档重点介绍 Adobe Sign for Dynamics 联机版本解决方案的全新安装方法。

如果您已经安装了解决方案,并希望将解决方案升级到最新版本,请参阅升级指南。


先决条件

  • Microsoft Dynamics 365 联机版本
  • 确保在安装 Adobe Sign 包之前,任何必需的语言包已安装到 Dynamics 365 中
  • 获得许可的企业级 Adobe Sign 帐户或企业级试用帐户
    • 验证 Adobe Sign 帐户级别管理员的电子邮件地址是否与安装 Dynamics CRM 管理员的地址相同
  • 提供可由您的用户在其电子邮件地址中使用的所有拥有域(请勿包含公用域,例如 gmail.com、yahoo.com 等)
  • 获取 Adobe Sign 系统中使用您的拥有域的所有用户列表
    • 获取后,您可能需要请求要移入与 CRM 关联的 Adobe Sign 帐户的有效用户
    • 务必要确保 Adobe Sign 中的 CRM 用户电子邮件匹配用户的主电子邮件。如果不匹配,应更改 Adobe Sign 电子邮件值

 

在 Dynamics 环境内,需要注意以下几个事项:

  • 许可 - 需要为 Adobe Sign 用户和管理员 分配 读 /写 CRM Cal 许可。
  • 文件限制 – 文件上载大小限制可在 CRM 中配置(默认值为 5 MB)。如果用户尝试附加一个大于此配置值的文件,则会出现错误。
    • 如果已签名的 PDF 大于配置的值,则 Dynamics 会阻止将文件附加到父(或映射)实体。

获取程序包

可在此处申请试用已针对 Dynamics CRM 优化的 30 天免费版 Adobe Sign >

Microsoft AppSource 获取 Adobe Sign for MS Dynamics 365 联机版本的当前程序包。

其他资源:

如果您对安装过程或在安装期间存在任何问题或顾虑,请联系客户支持

安装 Adobe Sign for Microsoft Dynamics 365 联机版本程序包

  1. 可从 Microsoft 的 AppSource 商店安装此程序包的联机版本:

    • 以 Dynamics 管理员身份登录 Dynamics,网址为 https://home.dynamics.com/
    • 单击获取更多应用程序按钮
    • 搜索 Adobe Sign
    • 单击立即获取
    AppSource 优惠卡

  2. 提供共享帐户信息的权限

    • 选中该复选框以授予 Microsoft 使用或共享帐户信息的权限
    • 单击继续
      • 您将被重定向到新的“条款和隐私”页面
    继续之前

  3. 在“条款和隐私”页面:

    • 选择要将 Adobe Sign 应用到的正确的 Dynamics 环境(如果您拥有多个组织)
    • 同意 Microsoft 的法律条款和隐私声明
    • 同意“隐私声明”和“法律条款”以将程序包导入 Dynamics 365
    • 单击安装按钮
    注意:

    如果已安装了以前版本的 Adobe Sign for Dynamics 程序包,请该程序包会被升级至新版本。

    同意 ToC

  4. 您将重定向到“Power Platform 管理员中心”;安装进程将自动启动

    • 安装程序包大约需要 30 分钟
      • 刷新页面以更新状态
       
      祝贺您!已安装您的解决方案!
    安装

安装后配置(必需)

安装集成密钥

新安装要求在 Adobe Sign 内生成一个集成密钥,然后将其输入到 Dynamics 中。此密钥是访问令牌,可对 Adobe Sign 和 Dynamics 环境进行身份验证,以互相信任和共享内容。

要在 Adobe Sign 中生成集成密钥,请执行以下操作:

  1. 登录到 Adobe Sign 帐户的管理用户

    • 导航至帐户 > Adobe Sign API > API 信息
    • 单击页面中间的集成密钥链接
    注意:

    如果您在 API 信息页面上没有看到集成密钥链接,请联系客户支持来查看您的帐户设置并进行必要的调整,以显示这项必需的功能。

    导航至“帐户”>“个人首选项”>“访问令牌”

  2. 将加载“创建集成密钥”界面:

    • 为您的密钥提供一个直观的名称(例如 Dynamics CRM)
    • 配置集成密钥,并启用以下元素:
      • user_read
      • user_write
      • user_login
      • agreement_read
      • agreement_write
      • agreement_send
      • library_read
      • library_write
    • 在配置了密钥之后,单击保存
    “创建集成密钥”界面

  3. 将显示“访问令牌”页面,其中将显示在您的帐户中安排的密钥。

    • 单击为 Dynamics CRM 创建的密钥定义
      • 将在定义的顶部显示“集成密钥”链接。
    • 单击集成密钥链接
    集成密钥链接

  4. 将显示“集成密钥”:

    • 复制此密钥并将其保存在一个安全的地方,以供步骤 6 使用
    • 单击确定
    集成密钥

  5. 要将集成密钥安装到 Dynamics CRM 中,请执行以下操作:

    登录到 Dynamics CRM 环境的管理用户

    • 导航至主页 > Adobe Sign > 管理员设置
  6. 将加载 Adobe Sign“管理员设置”页面:

    • 将您的集成密钥粘贴到集成密钥字段中
    • 单击功能区中的验证密钥
    Adobe Sign“配置”页面

    短暂延迟后页面将会刷新,显示“您已使用 Adobe Sign 登录”并同时显示正在使用的集成密钥。

    • “集成密钥”字段将被锁定
    • “验证密钥”按钮会更改为“删除密钥”
    Adobe Sign“配置”页面


验证旧版表单渲染已禁用

必须禁用旧版表单渲染才能使用 Adobe Sign。为此,请执行以下操作:

  1. 导航至设置 > 管理

    • 单击系统设置
  2. 将加载“系统设置”页面:

    • 确保将“使用传统表单渲染”设置设定为“否”
    • 单击确定
    “系统设置”页面

在 Adobe 协议实体上启用活动源

为 adobe_agreement 对象启用活动源后,将允许 Adobe Sign 更新协议记录以及作为协议父对象(联系人、帐户等)的 CRM 记录上“发布”部分下的协议事件

  1. 导航至设置 > 活动源配置

  2. 将加载“发布配置”页面:

    1. 单击刷新,以确保加载所有配置

    2. 单击 adobe_agreement 记录以将其选中,然后单击激活

    “发布配置”页面

  3. 将显示“确认发布配置激活”弹出窗口

    • 单击激活
    “确认发布配置激活”弹出窗口

  4. 将弹出“您将需要发布...”通知

    • 单击确定
    “您将需要发布...”通知

  5. 您将返回至“发布配置”页面

    • 单击省略号 (...) 以打开隐藏选项
    • 单击发布所有自定义项
    “发布配置”页面

通过分配安全角色将 Adobe Sign 部署到用户

预期要使用 Adobe Sign 应用程序的每位 Dynamics 用户都需要在 Dynamics 环境中配置其安全角色。

安全角色包括:

  • Adobe Sign 读者 – 允许用户对协议记录进行只读访问。
  • Adobe Sign 用户 - 允许用户使用协议和其他应用程序实体。此角色允许用户仅查看自己的记录,并允许在用户级别访问内置的 CRM 记录,例如联系人、帐户、潜在客户、商机、订单、发票、报价。
  • Adobe Sign 管理员 – 除了 Adobe Sign 用户角色外,此角色还包含其他特权,例如调整全局设置、数据迁移和允许在整个应用程序中查看所有协议

要配置安全角色,请执行以下操作:

  1. 导航至设置 > 安全性

  2. 将打开安全性页面:

    • 选择用户
    “安全性”页面

  3. 将加载“启用的用户”页面

    • 选择要提升为某种安全角色类型的所有用户
    • 单击管理角色
    “启用的用户”页面

  4. 将显示“管理用户角色”弹出窗口

    • 选中要为这些用户定义的安全角色
    • 单击确定
    “管理用户角色”弹出窗口


使用 Power Automate 配置实时状态自动更新

注意:

Adobe Sign for Dynamics v9.1.0.5 及更高版本支持协议状态的实时更新。

此选项利用 Adobe Sign webhook 在协议状态发生更改时触发 Power Automate 流程。

在 9.1.0.5 之前的各版本中使用的基于轮询的自动化功能仍然有效,如果由于任何原因未使用 Power Automate 解决方案,则可以选择使用该功能。

ASU 版本

要启用实时协议状态更新,请执行以下操作:

  1. 使用窗口左上角的应用程序启动器,从 Dynamics 切换到 Power Automate

    启动 Power Automate

  2. Power Automate 页面加载后,通过 Dynamics Adobe Sign 安装(位于右上角)切换到该环境:

    选择环境

  3. Adobe Sign 连接器添加到 Power Automate 连接器列表:

    • 单击左侧边栏中的连接器
    • 搜索 Adobe Sign
    • 单击所有连接器中提供的 Adobe Sign 图标
    选择 Adobe Sign 连接器

  4. 添加模板:在 Adobe Sign 中更改协议状态时更新 Dynamics 协议记录

    • 单击左侧边栏中的模板
    • 搜索在 Adobe Sign 中更改协议状态时更新 Dynamics 协议记录
    • 单击返回的模板
    选择模板

  5. 对模板服务进行身份验证。

    • 需要对两项服务进行身份验证该流程才能正常工作:
      • 通用数据服务 - 这是 Dynamics 中的通用数据服务。作为管理员,您可以通过单击服务名称右侧的加号进行身份验证
        • 如果您未自动进行身份验证,请使用 Dynamics 管理员用户 ID 进行身份验证
      • Adobe Sign - 这将打开 Adobe Sign 服务的 OAuth 身份验证
        • 确保使用用于创建集成密钥的相同帐户级 管理员电子邮件进行身份验证
    对模板进行身份验证

     

    成功对服务进行身份验证后,已完成身份验证的服务右侧会显示一个绿色的复选标记。

    • 对两项服务都进行身份验证后,单击继续
    成功的连接

  6. 配置模板

    模板编辑器随即打开。有两个要编辑的字段:

    • 当协议状态更改时操作的名称字段中,输入触发器的名称
    Adobe Sign 操作

     

    • 更新记录操作中选择正确的环境(已安装 Adobe Sign)
    更新记录操作

     

    • 完成后单击保存
    保存流程

可选配置

Adobe Sign 管理员设置

Adobe Sign 管理员设置页面允许访问用于构建模板和映射数据,以及创建自定义工作流程的管理工具。可选设置还可用于自定义用户体验。 

要访问设置,请执行以下操作:

  • 导航至 Adobe Sign > 管理员设置

将加载 Adobe Sign“管理员设置”页面。通过顶部的选项卡,可访问各种工具:

  • 帐户和设置 - 用于初始帐户设置流程的集成密钥和检查表
  • 配置 - 指向最常用的管理员功能和文档的快速链接,以及有关用户体验的可选标志
Adobe Sign 管理员页面

Adobe Sign 帐户

此部分旨在介绍 Dynamics 环境和 Adobe Sign 服务器之间的集成密钥链接。

  • 可以随时删除密钥,以断开与 Adobe Sign 服务的链接

 

入门检查表

此部分显示由密钥配置点测量的安装进度:

  • 激活并设置 Adobe Sign – 成功安装了集成密钥时检查
  • 设置第一个数据映射 – 保存第一个数据映射时检查
  • 设置第一个模板 – 保存第一个模板时检查
Adobe Sign 管理员页面

“配置”选项卡


管理员设置

管理员常用的工具,用于扩展 Adobe Sign 服务的价值:

  • 创建新的数据映射 – 打开“新数据映射”界面
  • 创建新协议模板 – 打开“新协议模板”界面
  • 配置指南:如何更改用户访问权限 – 指向配置指南 - 管理用户部分的快捷链接


可选功能

  • 启用用户自动配置 – 若启用,则有权访问 Adobe Sign 实体的新用户在首次使用时可自动配置 Adobe Sign 系统中的用户。该配置是基于用户的主电子邮件地址,而不是用户名,并且是在后台进行,无需用户或帐户管理员执行进一步的操作。
注意:

在 Adobe Sign 中自动配置的新用户会拥有一个随机密码。由于该集成通过 API 作为经过验证的应用程序进行工作,因此其在 Dynamics 环境中不存在任何功能问题。但是,如果用户试图直接登录到 Adobe Sign,则需要先通过 Adobe Sign 主页上的“忘记密码”链接重置密码。 

  • 将已签名的文档附加到协议实体– 此选项将已完成文档的 PDF 副本推送回 Dynamics,并附加到协议记录(在“注释”部分下)。这将是在 Adobe Sign 服务器上维护的权威原件的副本。
  • 将合并后的审核记录附加到已签名协议 – 如果启用此选项,则在签署/完成协议后,会将 Adobe Sign 审核记录 PDF 附加到协议记录(在“注释”部分下)。审核记录明确地枚举协议的事件(已查看、已签名、已授权等)、这些事件的时间线以及发生事件的 IP 地址。
  • 附加审核记录 - 如果启用此选项,则会将审核报告作为离散文件附加到协议记录(在“注释”部分下)
  • 显示文档预览图像 – 借助此选项,可将已签名/已完成文档的图像附加到记录中,以便轻松查看,而无需下载和打开 PDF 文件。此图像位于协议记录的最底端。


资源

最常用的资源列表:

General tab

The General tab provides the high-level information about the owner of the solution and the API access point, as well as access to the configurable options in one location, including the API key and optional features found on the General tab.

A list of objects attached related to the Entity.


启用可选身份验证方法

在您的 Adobe Sign 帐户中,配置要为用户启用的任何身份验证方法

  • 以 Adobe Sign 管理员身份登录
  • 导航至:帐户 > 帐户设置 > 发送设置 > 身份验证方法
配置身份验证方法


启用生物识别(CFR 21 第 11 部分)签名

如果您的工作流程要求您具有符合 CFR 21 第 11 部分的签名,请在您的 Adobe Sign 帐户中配置生物识别控件

  • 以管理员身份登录至 Adobe Sign
  • 导航至:帐户 > 帐户设置 > 生物识别设置
配置生物识别控件


删除/撤销集成密钥

如果需要从 Dynamics 安装中删除当前的集成密钥,可以在“全局设置”下的“Adobe Sign 配置”页面上执行此操作。删除密钥会切断 Dynamics CRM 和 Adobe Sign 之间的信任关系,停止所有新事务以及现有事务的更新。删除密钥后,可以随时重新应用该密钥,以恢复两个系统之间的交互。

要删除密钥,请执行以下操作:

  • 导航至 Adobe Sign > 管理员设置
  • 单击功能区中的删除密钥
“删除密钥”按钮

删除密钥与撤销密钥不同。撤消密钥必须在 Adobe Sign 系统中完成,此操作会永久地禁止 Adobe Sign 使用该密钥。

要撤销密钥,请执行以下操作:

登录到 Adobe Sign 帐户的管理用户

  • 导航到帐户 > 个人首选项 > 访问令牌
  • 单击要撤销的集成密钥的密钥定义
    • 这将显示“撤销”链接
  • 单击撤销
“撤销”链接

  • 询问时,单击

数据映射

数据映射可以明显改善您的协议生成流程,并可通过直接从 Dynamics CRM 中提取字段值,确保文档在字段中具有适当的内容,而不会存在人为错误的可能性。

此外,映射还可以将已完成协议中的新内容推送回 Dynamics 中,从而无需进行手动数据操作即可为您的 CRM 提供有价值的更新。 


有关表单/文本标记的简要注释

成功的映射要求您在表单中预先构建定义的字段名称,以便从逻辑上将 CRM 字段关联到 Adobe Sign 表单字段。 

下面显示了一个简单的表单。字段使用两对大括号(定义字段的宽度)和字段名称(大括号之间的字符串)定义。 

表单字段示例

文本标记可以包含名称值以外的其他参数,包括验证、计算和正则表达式。有关表单构建的深入介绍,请查看此处,这些内容有助于显著提高您在签名过程中捕获的数据质量。

注意:

文本标记缩短功能可以为每个文档中重复的字段名称建立一个约定,从而在表单设计和字段映射中发挥重要作用(同时还无需重新创建正式标记,从而节省了时间)。此功能可明显改进跨多个表单的数据映射,并为以后的表单建立一个锚点。

定义数据映射模板

有两个访问点可用来配置数据映射。

第一个方案是导航至:Adobe Sign > 数据映射

这将加载“数据映射”页面,该页面列出了您可以查看、编辑或删除的所有现有数据映射。

  • 单击左上角的 +新建,以访问“新数据映射”页面
活动协议映射模板页面

 

第二个方法是访问“管理员设置”页面上的创建新数据映射链接。

此链接会绕过列出所有数据映射的过程,直接打开到“新数据映射”页面。

 

加载“新数据映射”可能需要一些时间,当“实体”字段展开时,页面加载完成。

1. 为数据映射输入一个直观的名称

2. 将此数据映射标识为要用于此实体的默认映射(或不是)。

3. 从下拉列表中选择 CRM“实体”

  • 这将限制那些仅可映射到已定义实体的字段。
  • 每个实体可能有多个数据映射。
  • 一旦设置了实体值,就无法更改该值。
“数据映射”页面

 

设置了“实体”值后,即会显示数据映射选项卡。单击该选项卡可访问字段映射工具:

字段映射工具


将 Dynamics CRM 字段关联到 Adobe Sign 字段名称

现在,您可以开始在 Dynamics CRM 字段名称与已定义的 Adobe Sign 表单字段名称之间创建关系。数据映射配置基于数据流的 方式 :

  • 将 CRM 数据映射到 Adobe Sign 协议 - 使用与已定义的 Dynamics 实体相关联的字段值预填表单上的字段。
    • 可以创建一个备用 CRM 字段值的“智能寻线”,以填充 Adobe Sign 表单字段。按顺序对组中的每个成员进行尝试,直到找到并插入非 null 值。(请参见下面的内容)
  • 将 Adobe Sign 协议数据映射到 CRM 数据 - 使用通过签名过程获得的表单字段值(协议完成后)来填充 Dynamics 实体的空字段。
    • 默认情况下,Adobe Sign 不会将新值推送到拥有内容的 CRM 字段中。
    • 可以在数据映射上定义关系以覆盖内容保护,并用已签名表单中的新内容替换现有字段值。


关于数据类型

Adobe Sign 数据映射支持以下数据类型:

  • 文本 – CRM 中的单行文本支持文本表单字段。
  • 布尔值(两个选项)– CRM 布尔值字段支持复选框。

○ 如果将下拉列表或单选按钮表单字段用于布尔型 CRM 字段,则“CRM 到 Adobe Sign”的映射可能会失败。但“Adobe Sign 到 CRM”映射仍然可以工作

  • 选项集 – CRM 选项集字段支持下拉列表和单选按钮表单字段


关联字段(CRM 到 Adobe Sign 协议):

  • 从“属性”下拉列表中选择 CRM 字段
  • 在“协议字段”输入框中键入 Adobe Sign 表单字段名称
  • (可选)如果您还要将这些字段映射从 Adobe Sign 关联到 CRM,请选中“添加反向映射”
  • (可选)如果希望此模板忽略 CRM 字段中的现有内容,并使用 Adobe Sign 字段中的新内容强制填充该字段,请选中“覆盖”框。
  • 单击添加

新的字段关系将会处理几秒钟,然后您将看到填充在配置设置下方的关系。  

将显示两个数据映射字段

如果您选择了添加反向,则还会在“Adobe Sign 到 CRM”配置字段下方看到新的关系填充。

如果您选择了“覆盖”内容保护,则会在关系记录中看到相应的指示内容。


关联字段(Adobe Sign 协议到 CRM 数据):

单独创建从 Adobe 到 CRM 映射的过程与上述步骤相同,只是没有“添加反向映射”的选项。


删除映射关系

您可以通过以下方式删除一个或多个映射关系:

  • 在记录左侧选中要删除的记录
  • 单击列表右上方的“更多命令”图标,然后选择删除
删除关系

备用字段映射关系(智能寻线)

如果您在 Adobe Sign 表单上定义了可能由多个 CRM 字段中的一个字段填充的字段,则可以创建 CRM 属性的有序列表(搜索组),借助该属性,可尝试填充 Adobe Sign 字段。

例如,您可能将 CRM 字段“名字” First 映射到名为 FName 的表单字段,然后还将 CRM 字段“Yomi 名”映射到相同的表单字段名称。应用程序将会首先尝试使用“名字”字段中的内容来填充字段,若未找到内容,则 Adobe Sign 将尝试使用“Yomi 名”字段中的内容。如果在智能寻线的任何元素中都找不到内容,则该字段留空。

要定义智能寻线,请执行以下操作:

  • 在主要 CRM 属性和 Adobe Sign 表单字段名称之间创建一个“CRM 到 Adobe Sign”关系。
  • 完成第一条记录后,将 CRM 属性更改为辅助 CRM 属性,然后添加该关系。 
  • 当询问是否要进行备用映射时,单击确定

 

记录在系统中更新后,您将看到记录已更改为在实体属性前包含前缀:

  • 主要/默认属性前将显示 #。此字段将始终为查找内容的第一个字段
  • 随后的关系将被编号为 1-N。第一个备用字段关系由 (1) 表示,并且始终是检查的第一个备用字段。(2) 将是第二个备用字段,依此类推。 
寻线组

将附件添加到相关实体

协议完全签署并执行后,Adobe Sign 将生成该文档的 PDF 副本以及签名过程的审核记录。可以将这些文档作为 PDF 文件附加到与模板的父实体关联的任何其他 CRM 实体。

在模板页面的“将已签名的协议和审核记录映射到 CRM 实体”部分,您将通过下拉列表找到三个“文档类型”

  • 已签名的 PDF – 已签名文档的全部文本。这是在 Adobe Sign 服务器上维护的权威原件的副本。
  • 审核记录 – 所有主要事件(签名、授权等)和相关元数据(时间/日期、IP 地址等)的完全枚举
  • 合并的 PDF - 将两个文档合并为一个 PDF 并附加该文档

您可以将一个或多个文件附加到任何相关实体,但必须明确地对每个文件进行逐一映射。

要映射附件,请执行以下操作:

  • 从下拉列表中选择所需的“文档类型”
  • 使用“附加到 CRM 记录”下拉列表,选择要将文档推送到的实体。
    • 将仅列出与父实体具有既定关系的实体
  • 单击添加

附件关系将 列出在 配置设置下。

实体选项下拉列表


删除附件

要删除附件记录,请执行以下操作:

  • 在记录左侧选中要删除的记录
  • 单击“更多命令”图标并选择删除选项
删除记录

协议模板

作为 Dynamics 环境中的 Adobe Sign 管理员,您有权创建协议模板,该模板可以预先配置大部分协议字段、附加文件并将该协议与相关数据映射关联起来。

将模板与 Dynamic 实体关联,并在标记为“活动”时,可用于从该实体发送的协议。

从模板中发送

注意:

数据映射是协议模板的核心,并应在配置协议模板前对数据映射进行定义。 

数据映射一样,有两个访问点可用于配置新的协议模板:

第一个方案是导航 至: Adobe Sign > 协议模板

 

这将加载“协议模板”页面,该页面将列出您要查看、编辑或删除的所有现有模板。

  • 单击屏幕左上角的 +新建以启动一个新模板。
新建模板

 

第二个方法是访问“管理员设置”页面上的创建新协议模板链接.

此链接会绕过列出所有协议模板的过程,直接打开到“新协议模板”页面。

 

打开“新协议模板”页面时:

  • 为模板提供直观的名称,以便用户知晓何时使用该模板
  • 标识模板应该关联的实体。
    • 以后无法对该实体进行更改
    • 选定实体后,将会保存模板,并加载完整的协议模板
新建模板

 

“协议模板”具有四个选项卡,每个选项卡都包含可以配置的可编辑值:

  • 模板详细信息 – 定义主要对象之间的关系以及模板是否处于活动状态
  • 收件人 – 允许使用模板的预配置签名路径
  • 协议详细信息 - 包含单个协议的各个元素
  • 相关 - 相关对象的列表


模板详细信息

模板详细信息显示此模板的“模板 - 实体 - 数据映射”关系。

模板详细信息

模板名称以大字体显示在页面最上方

  • 模板名称 – 模板的名称。该名称与页面顶部的名称相同
  • 主要实体 – 在 Dynamics 中将模板与单个实体相关联。声明实体是将显示此模板的唯一实体
    • 创建协议后,此值将被锁定
  • 数据映射 – 此字段指示绑定到模板的数据映射的名称。
  • 活动 – 此复选框指示在从主要实体发送时,模板是否可供用户选择
  • 一键发送 – 如果启用,模板在选择后将自动发送协议。
    • 示 例: 您拥有一个以“联系人”为主要实体的 NDA 模板,并在收件人部分配置为导入联系人的电子邮件。
      • 发件人只需要从他们要发送的“联系人”中选择 NDA 模板。将跳过配置阶段,无需进一步交互即会发送协议。
      • 如果未配置收件人,则会忽略一键发送功能,并打开协议以进行手动配置


收件人

“收件人”部分包含要为模板预先配置的收件人的列表和签名顺序。

收件人列表

收件人 – 通过单击窗口右上方的新收件人图标,您可以对模板中的收件人列表进行硬编码。将打开弹出窗口,其中显示配置选项。

  • 默认情况下,收件人列表会保留为空,以便发件人在配置其协议时进行手动填充
  • 必须通过单击“新收件人”,然后保存启用“从主要实体创建”时显示的默认值,以明确添加默认收件人
  • 借助“覆盖默认验证”选项,您可以释放默认验证方法(在安全性部分中设置),并且仅对此收件人应用不同的验证方法。
快速收件人 - 覆盖身份验证

  • 要添加其他收件人(例如内部会签流程)或未参与签名过程的收件人,您只需取消选中从主要实体创建框,然后定义收件人。对于只需要管理最终文档的 CCing 团队来说,这是一个绝佳选择。
其他收件人


协议详细信息

“协议详细信息”部分包含四个部分:

  • 消息详细信息 - 每个收件人在“请签名”电子邮件中看到的协议名称和全局消息
  • 附加的文件 - 要发送以供签名的文件
  • 协议选项 - 用于配置协议的选项
  • 安全性选项 - 使用密码保护 PDF 的选项
模板 - 协议详细信息

消息详细信息

  • 协议名称 – 协议名称有以下几种显示方式:在通知流程中突出显示,出现在电子邮件主题行中,以粗体显示在电子邮件正文中,并在整个样板文件中以较小字体显示(参见下面的黄色高亮部分)
  • 消息 –“消息”字段是一个开放的纯文本字段,您可以在其中插入要发送给签名者的任何消息或说明(参见下面的绿色高亮部分)
审阅并签名电子邮件

注意:

“协议名称”和“消息”字段都允许插入 Dynamics 字段值,以提高收件人的个性化体验。要打开可能的值列表,请键入左括号:{


附加文件

此部分允许您为协议预先附加文件。例如,如果您为 NDA 创建模板,则可以直接在模板中附加公司 NDA 文件,这样发件人就不必附加该文件。

模板 - 附加文件


协议选项:

模板 - 协议选项

  • 在发送前预览和定位签名 –选中此选项后,协议会自动打开编辑环境,以便发件人可以置入表单字段
  • 协议到期 – 如果选中,协议会定义协议到期的终止日期
    • 距 协议 到期的天数 – 在启用协议到期功能的情况下,此选项定义协议保持可供签署的天数
  • 添加签名后的登陆页面 – 启用此选项后,您可以指定在收件人完成与协议的互动后将转到的 URL
    • 签名后的登陆页面 – 在启用“添加签名后的登陆页面”的情况下,此字段包含您希望将收件人定向到的页面 URL
    • 重定向延迟(秒)- 定义在将收件人路由到登陆页之前重定向等待的秒数
  • 需要本人签名 – 如果需要签名者在其本地系统或平板电脑上进行签名,而不是使用相关的电子邮件,则发件人可以使用此选项主持签名
  • 需要我的签名 – 当发件人将参与签名过程时使用此选项
    • 发件人必须是第一个、最后一个或者是唯一的签名者
    • 签名顺序将是所输入的顺序
  • 签名顺序 – 在用于签名文档的两个工作流程之间进行选择
    • 任意顺序同时通知所有签名者,允许他们随时进行签名,而无需等待任何其他人先签名
    • 输入顺序强制要求遵守按顺序签名的流程,签名者需按照您为协议定义签名者的顺序进行签名
  • 签名类型 – 选择您希望签名者使用的签名格式
    • 电子签名使用电子邮件发送要进行电子签名的协议,并期望收件人以电子方式进行签名
    • 书面通过电子邮件提交文档,然后提示签名者打印文档并以手写方式进行签名。然后,他们必须使用同一个电子邮件链接,将文档上传回 Adobe Sign 系统中。
  • 安排收件人提醒 - 为事务定义提醒周期。可以将提醒配置为以每日或每周为周期发送给当前收件人
  • 签名语言 – 此设置定义在将协议发送给签名者时使用的语言。发送给签名者的所有电子邮件和屏幕提示/说明都会使用所选的语言


安全选项

本部分定义收件人的默认验证方法,以及最终 PDF 文档的可选密码。

模板 - 安全性选项

  • 设置用于打开签名 PDF 的密码 – 如果您希望对最终文档应用密码以防有人在未经身份验证的情况下访问该文件,可启用此选项
  • 身份验证 - 定义用于对收件人进行身份验证的第二因素验证
    • 电子邮件 – 不应用第二因素验证
    • 密码 – 标准的字母数字密码字段。如果使用此选项,发件人必须以带外传输的方式将密码传送给签名者
    • 知识库 – 知识库身份验证使用公共数据库向签名者询问与他们以往有关的几个问题,以验证其身份
    • Web 标识 - 利用社交媒体进行第二重身份验证

用于 Sales Hub 的 Adobe Sign、客户服务中心和外勤服务

如果您的公司已部署 Adobe Sign for Dynamics 版本 9.2 或更高版本,则您可以访问 Dynamics Sales Hub、客户服务中心和外勤服务上的 Adobe Sign 功能。

这些中心提供了相同的功能,但改进了格式设置,并允许通过手机、平板电脑或任何其他移动设备直接访问。

Sales Hub 主控制区为您提供了与用户关联的协议的简略图形报告。

该报告让您能够深入查看每个元素,并生成特定于该数据子集的新图形。

此页面默认分为以下三个部分:

  • 按状态划分的协议
  • 按月划分的协议状态
  • 本周已发送的协议
Sales Hub - 主控制区

“协议”部分为您提供了完整的协议列表,并且还能够让您按元数据(状态、创建日期、签名日期等)对协议进行排序。

此外,还可以根据需要创建新协议。

Sales Hub - 协议

对“数据映射”拥有访问权限的用户可以对现有数据映射进行排序、查看和编辑。

此外,还可以创建新数据映射。

Sales Hub - 数据映射

对“模板”拥有系统访问权限的用户可以对现有模板进行查看、排序和编辑。

此外,还可以创建新协议模板。

Sales Hub - 协议模板

Dynamics 管理员可以访问和编辑 Adobe Sign 集成的管理员级别设置。

Sales Hub - 管理员设置

向 Adobe Sign 添加自定义 CRM 实体

Adobe Sign 程序包中包含几个内置的 CRM 实体,您可以将协议与以下内容相关联:

  • 联系人
  • 帐户
  • 潜在客户
  • 商机
  • 报价
  • 发票
  • 订单
  • 合同

 

您可以通过以下几个步骤将自定义 CRM 实体(或任何其他内置 CRM 实体)添加到该范围。

注意:

自定义实体只能从请求签名菜单项启动一个协议。

您不能使用快速创建系统来通过自定义实体启动一个协议。

 

在我们的示例中,我们先假设有一个名为“Customer”的自定义 CRM 实体。

  • 导航至设置 > 自定义
导航至“主页”>“设置”>“自定义”

将加载“自定义”页面

  • 单击自定义系统选项
“自定义”页面

将在单独的窗口中打开“默认解决方案”页面

组件下的左侧边栏中

  • 展开实体列表
  • 找到自定义实体(本例中为“Customer”)并将其展开
  • 单击实体名称以显示相关字段和控件
“默认解决方案”页面

  • 复制“名称”字段中的值(在此示例中,该值为“new_customer”)。
    • 这是自定义实体的内部系统名称。
  • 导航至自定义实体下的“1:N 关系”选项
    • 单击新的一对多关系按钮。
“1:N 关系”选项

将打开新的关系窗口

创建新关系:

  1. 从“相关实体”字段选择协议
    • “名称”字段更改为显示 {entityName}_adobe_agreement

     2. 将自定义实体名称(本例中为“new_customer”)粘贴到“显示名称”字段。

  • “名称”字段将其值更改为“new_” + {entityName} + “Id”。(new_new_customerID)

    3. 单击保存并关闭

  • 将关闭“关系”窗口
  • 单击“1:N 关系”页面顶部的发布所有自定义
“1:N 关系”页面顶部的“发布所有自定义”