Přehled

Tento dokument poskytuje zákazníkům Workday požadované kroky pro integraci služby Adobe Sign do vašeho nájemce Workday. Dokument slouží jako instalační příručka a nejde o ucelenou školicí příručku k systému Workday.

Pro používání služby Adobe Sign v rámci systému Workday je nutné, abyste rozuměli či porozuměli tomu, jak vytvářet a měnit položky Workday, jako jsou: rámec firemního procesu, nastavení nájemce a konfigurace, výkaznictví a integrace Studio Workday.

Důležitými kroky k dokončení integrace jsou:

  • Aktivace vašeho správcovského účtu u služby Adobe Sign (pouze noví zákazníci)
  • Konfigurace Skupiny ve službě Adobe Sign, abyste získali integrační/uživatelský klíč Workday
  • Kontaktujte podporu Adobe Sign pro povolení/ověření nastavení integrace
  • Vygenerování integračního klíče ve službě Adobe Sign
  • Instalace integračního klíče do nájemce systému Workday

Aktivace vašeho účtu služby Adobe Sign

Stávající zákazníci se zavedenými účty mohou přejít přímo ke kroku Konfigurovat Adobe Sign pro Workday

Zákazníkům, kteří využívají službu Adobe Sign nově a nemají ještě přihlašovací údaje, zajistí náborový specialista účet (u Adobe Sign) pro Workday. Po jeho vytvoření obdržíte potvrzovací e-mail:

Obrázek uvítacího e-mailu služby Adobe Sign

Podle pokynů v e-mailu inicializujte svůj účet a dostanete se na řídicí panel Adobe Sign.

Stránka řídicího panelu Adobe Sign

Konfigurovat službu Adobe Sign pro Workday

Konfigurace služby Adobe Sign pro Workday vyžaduje vygenerovat v systému Adobe Sign dva vyhrazené objekty:

  • „Skupina Workday“
    Workday vyžaduje vyhrazenou „skupinu“ v rámci účtu Adobe Sign, aby byla povolena funkce integrace. Skupina Adobe Sign slouží pouze ke kontrole využívání služby Adobe Sign systémem Workday. Žádné další potenciální použití (Salesforce.com, Arriba atd.) nebude ovlivněno.
    např.: Skupina Workday bude mít omezena e-mailová upozornění tak, aby uživatelé systému Workday obdrželi pouze upozornění v rámci svých e-mailových schránek Workday.

  • Ověřující uživatel, který bude držitelem integračního klíče
    Uvnitř skupiny musí být jeden (pouze jeden) správce na úrovni skupiny .  Tento uživatel je autoritativním uživatelem, který vlastní integrační klíč. Doporučujeme použít funkční (a reálnou) e-mailovou adresu, jako je HR@MyDomain.com. Pokud použijete funkční namísto soukromé e-mailové adresy, snižujete riziko, že bude v budoucnu uživatel zakázán, a současně tím bude zakázána integrace.

Vytvoření uživatele a skupiny ve službě Adobe Sign

Chcete-li vytvořit uživatele ve službě Adobe Sign:

  • Přihlaste se jako správce účtu do služby Adobe Sign
  • Přejděte na Account (Účet) > Users (Uživatelé)
  • Klikněte na ikonu plus v kruhu a vytvořte nového uživatele
Obrázek navigační cesty pro vytvoření nového uživatele

Objeví se vyskakovací okno požadující informace o novém uživateli:

  • Zadejte funkční e-mail, k němuž máte přístup
    • Tento uživatel bude držitelem integračního klíče
    • E-mailová adresa musí být skutečnou adresou pro ověření
  • Zadejte příslušnou hodnotu křestního jména a příjmení
  • Vyberte ze seznamu User Group (Uživatelská skupina) volbu [Create a new group for this user] [Vytvořit novou skupinu pro tohoto uživatele]
  • Zadejte do pole New Group Name (Nový název skupiny) intuitivní název jako „Workday
  • Klikněte na Save (Uložit)
Panel Create a User (Vytvořit uživatele)

Vyskakovací okno zmizí a vy se vrátíte zpět na stránku Users (Uživatelé).  Nového uživatele uvidíte v seznamu se stavem CREATED (VYTVOŘEN).

Zobrazení nově vytvořeného uživatele

Status „Vytvořen“ ukazuje, že uživatel dosud neověřil svoji e-mailovou adresu.

  • Přihlaste se do e-mailové schránky nového uživatele
  • Vyhledejte e-mail „Vítejte ve službě Adobe Sign“
  • Klikněte, kde je uvedeno Klikněte sem pro nastavení hesla
  • Nastavte si heslo
    • Tato akce změní stav uživatele v systému na ACTIVE (AKTIVNÍ)
Obrázek nového Activated User (Aktivovaného uživatele)

Definujte Authenticating User (Ověřujícího uživatele)

Pro přidání nového uživatele do skupiny Workday:

  • Přejděte na stránku Users (Uživatelé) (pokud na ní již nejste)
  • Dvakrát klikněte na uživatele ve skupině Workday
    • Otevře se stránka Edit (Upravovat) pro uživatelská oprávnění
  • Zaškrtněte pole User is a group administrator (Uživatel je správce skupiny)
  • Klikněte na Save (Uložit)
Obrázek panelu s vlastnostmi ukazuje, jak definovat správce skupiny.

Ověřit Nastavení s Podporou Adobe Sign

Podpora Adobe Sign musí konfigurovat skupinu a administrativního uživatele v prostředí Adobe Sign, aby povolila integrační funkce. Pokud jste již zákazníkem s vytvořeným účtem, můžete se obrátit na manažera pro úspěch a zajistit, aby se tak stalo.

 

Noví zákazníci, kteří nemají přiděleného manažera pro úspěch, mohou kontaktovat podporu přímo, aby si ověřili, že je účet plně konfigurován:

  • Otevřete lístek u podpory Adobe Sign
  • Uveďte:
    • Název skupiny, kterou jste vytvořili
    • E-mailovou adresu správce skupiny Workday
  • Vyžádejte si:
    • Ověření, že skupina i uživatel jsou konfigurováni pro přístup do systému Workday

Vygenerujte si integrační klíč

Po obdržení ověření, že skupina i uživatel jsou řádně povoleni, bude mít správce na úrovni skupiny právo generovat přístupové tokeny (integrační klíče).

U nových instalací je třeba, aby byl ve službě Adobe Sign vygenerován integrační klíč, a poté zadán do systému Workday. Tento klíč automaticky ověří prostředí Adobe Sign a Workday, aby si vzájemně důvěřovala a sdílela obsah. 

Jak vygenerovat integrační klíč ve službě Adobe Sign:

  • Přihlaste se ke svému správci na úrovni skupiny ve službě Adobe Sign
  • Přejděte do části Account (Účet) > Personal Preferences (Osobní preference) > Access Tokens (Přístupové tokeny)
  • Klikněte na ikonu plus v kruhu na pravé straně okna
Navigační cesta na stránku Access Tokens (Přístupové tokeny)

Načte se rozhraní Create Integration Key (Vytvořit integrační klíč):

Zadejte intuitivní název vašeho klíče (např. Workday)

Integrační klíč musí mít povoleny následující prvky:

  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • widget_read
  • library_read
Panel Vytvořit integrační klíč
  • Po dokončení konfigurace tlačítka klikněte na Save (Uložit).

 

Stránka Access Tokens (Přístupové tokeny) je otevřena a zobrazuje klíče vytvořené ve vašem účtu.

  • Klikněte na definici klíče vytvořeného pro systém Workday
    • Integration Key (Integrační klíč) je zobrazen v horní části definice
  • Klikněte na odkaz Integration Key (Integrační klíč)
Odkaz na integrační klíč

Integrační klíč bude zobrazen.

  • Zkopírujte tento klíč a uložte jej na bezpečné místo pro další krok
  • Klikněte na OK
Integrační klíč

Konfigurace nájemce Workday

Nainstalujte integrační klíč

Instalace integračního klíče do nájemce Workday vytvoří vztah důvěry se službou Adobe Sign. Jakmile se tak stane, lze k jakémukoli firemnímu procesu přidat krok Zkontrolovat dokument, který umožňuje podpisový proces.

 

Poznámka: Služba Adobe Sign je v rámci celého prostředí systému Workday označena jako „Document Cloud společnosti Adobe“.

 

Jak instalovat integrační klíč:

  • Přihlaste se jako správce účtu do systému Workday
  • Hledejte Edit Tenant Setup - Business Processes (Upravit nastavení nájemce – firemní procesy)

 

Načte se stránka Edit Tenant Setup - Business Processes (Upravit nastavení nájemce – firemní procesy).  K integraci služby Adobe Sign patří čtyři pole:

Adobe Document Cloud Acknowledgment (Potvrzení pro Adobe Document Cloud) – Potvrzení integrace s fixním textem.

Klíč API pro Document Cloud společnosti Adobe – Místo instalace integračního klíče

Adobe Document Cloud Sender Email Address (E-mailová adresa odesílatele pro Adobe Document Cloud) – E-mailová adresa administrace na úrovni skupiny ve službě Adobe Sign

Remove documents awaiting eSignature when Document is Canceled (Odstranit dokumenty čekající na e-podpis, když je dokument zrušen) – Volitelná konfigurace, která odstraní dokumenty z podpisového cyklu, dojde-li ke zrušení dokumentu v systému Workday.

Stránka Edit Tenant Setup - Business Processes (Upravit nastavení nájemce – Firemní procesy).

Dokončete instalaci:

  • Vložit váš integrační klíč do pole Integrační klíč API služby Adobe Sign
  • Zadejte e-mailovou adresu správce na úrovni skupiny (vytvořenou v Adobe Sign) do pole Adobe Document Cloud Sender Email Address (E-mailová adresa odesílatele pro Document Cloud společnosti Adobe)
  • Klikněte na OK
Vstupní pole pro integrační klíč a e-mailová adresa držitele klíče

Nyní lze přidat funkci Adobe Sign do jakéhokoli firemního procesu přidáním kroku Review Document (Zkontrolovat dokument) a jeho konfigurací, aby mohla být volba „eSign by Adobe (E-podepsat společností Adobe)“ použita jako typ e-podpisu.

Konfigurace kroku Zkontrolovat dokument

Dokument pro krok Zkontrolovat dokument může být statický dokument, dokument generovaný krokem Generovat dokument v rámci stejného firemního procesu, anebo formátovaná zpráva vytvořená pomocí Tvůrce zpráv Workday. Ke všem těmto případům lze přidat Adobe Text Tags (Textové tagy Adobe) pro regulaci vzhledu a polohy konkrétních komponentů podepisování Adobe. V definici firemního procesu musí být uveden zdroj dokumentu. Při průběhu firemního procesu nelze odeslat dokument ad-hoc.

Díky kroku Zkontrolovat dokument dává používání služby Adobe Sign možnost řadit podpisové skupiny. Můžete tak specifikovat skupiny vycházející z rolí, které se podepíší po řadě. Paralelní podepisování skupinami není podporováno.

Potřebujete-li pomoci s konfigurací kroku Zkontrolovat dokument, přečtěte si Stručný návod zde:
https://helpx.adobe.com/cz/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Podpora

Podpora Workday

Společnost Workday je majitelem integrace a je prvním kontaktním místem pro případ otázek týkajících se rozsahu integrace, nároků na funkce nebo problémů v každodenním fungování integrace.

Komunita Workday má několik dobrých článků zabývajících se řešením integrace a generováním dokumentů:

Řešení problémů s integrací e-podpisů

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Krok Zkontrolovat dokumenty
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Generování dynamických dokumentů

https://community.workday.com/node/176443

Nabídka tipů pro konfiguraci generování dokumentů

https://community.workday.com/node/183242

Podpora Adobe Sign

Adobe Sign je integračním partnerem, kterého je třeba kontaktovat, pokud se při integraci nedaří získat podpisy nebo pokud selže upozornění na chybějící podpisy.

Zákazníci služby Adobe Sign kontaktují pro podporu svého manažera pro úspěch zákazníků (CSM). Případně je také možné se obrátit na technickou podporu Adobe na telefonním čísle: 1-866-318-4100. Vyčkejte na seznam produktů a zadejte: 4, a dále 2 (na vyzvání).

Přidávání textových tagů Adobe do dokumentů
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Konfigurace a příklady kroku Zkontrolovat dokument
https://helpx.adobe.com/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online