Instalační příručka Adobe Sign pro HR (ServiceNow)

Aplikace Adobe Sign pro HR umožňuje odesílat požadavky na podepsání dokumentu do služby Adobe Sign prostřednictvím platformy ServiceNow pomocí její nativní funkce HR Service. HR Services mohou být založeny na vyžádání podpisu prostřednictvím služby Adobe Sign jednoduchým přidáním možnosti do funkce HR Service.

Tento dokument je strukturován tak, aby nainstaloval základní aplikaci, prozkoumal možnosti a odhalil běžné tipy pro řešení problémů:

• Instalace aplikace z obchodu ServiceNow Store
  • Instalace sady Adobe Sign – HR Core Update
  • Přidání ovládacího prvku Signing (Podepisování) na stránky funkce HR Portal Task a Ticket
  • Privilegování uživatelů (role)
  • Navázání připojení OAuth mezi službou Adobe Sign a platformou ServiceNow
  • Otestujte konfiguraci
• Instalace komponentů Case/Task
• Konfigurace volitelných nastavení
  • Přidání pole „Signature State“ (Stav podpisu) do zobrazení seznamu funkce HR Case
  • Vlastní zobrazení/pravidlo funkce HR Case
  • Přidání souvisejícího seznamu „Adobe Signers“ (Podepisující Adobe) do záznamu funkce HR Case
• Služby
  • Příklady služeb
  • Přidání funkce Adobe Sign do funkce HR Service
• Přidávání nových dokumentů/šablon
  • Soubory PDF – modul Managed Documents (Spravované dokumenty)
  • Založené na HTML – HR Document Templates (Šablony dokumentů)
• Reports (Hlášení)
• Podpora a řešení problémů

Předpoklady

Níže jsou uvedeny závislosti k instalaci aplikace Adobe Sign pro HR:

• Vyžadované zásuvné moduly

  • Aplikace se zaměřením na lidské zdroje: Core

  • Aplikace se zaměřením na lidské zdroje: Service Portal

• Podniková licence služby Adobe Sign – K použití aplikace je vyžadována podniková licence služby Adobe Sign.
  • Kliknutím sem se zaregistrujete k bezplatné zkušební verzi
  • Pokud chcete navázat připojení OAuth, musíte mít ve službě Adobe Sign účet správce
• Povolená vyskakovací okna v prohlížeči – Ujistěte se, že vyskakovací okna nejsou ve vašem prohlížeči blokována. Přístup OAuth vyžaduje přístup k akcím ve vyskakovacím okně

Proces instalace

Stejně jako v případě jakékoli jiné aplikace v rámci platformy ServiceNow je před instalací aplikace Adobe Sign pro HR nutné přihlásit se k jejímu odběru nebo ji zakoupit přes obchod ServiceNow.

Instalace aplikace Adobe Sign pro HR

Jakmile si zaregistrujete/zakoupíte aplikaci Adobe Sign pro HR, zobrazí se pod nabídkou System Applications > Applications (Sytémové aplikace > Aplikace) v instanci ServiceNow.

Nabídka:

Po dokončení instalace bude v levém navigačním panelu dostupná nová nabídka aplikace: Adobe Sign pro HR

Instalace aktualizační sady „Adobe Sign – HR Core Updates“

Jakmile je aplikace Adobe Sign pro HR úspěšně nainstalována, je nutné použít Adobe Sign – HR Core Updates.

Přidání ovládacího prvku Signing (Podepisování) na stránky funkce HR Portal Task a Ticket

Aby podepisující mohl podepsat svou dohodu, byly vytvořeny dva ovládací prvky funkce Service Portal:

• Ovládací prvek Adobe Sign HR Ticket Page je určen k použití na HR Ticket Page (hrj_ticket_page)
• Adobe Sign HR Task Details (Podrobnosti úlohy HR Adobe Sign) lze použít na stránce HR Task Details (Podrobnosti úlohy HR) (hri_task_details)

Stejným postupem lze přidat ovládací prvek Adobe Sign HR Task Details (Podrobnosti úlohy HR Adobe Sign) pomocí stránky „hri_task_details“ (povšimněte si na obrázku výše pod ovládacím prvkem Document).

• Další informace o stránkách funkce Service Portal

Privilegování uživatelů (role)

Aplikace HR obsahuje dvě role:

• Admin (Správce)(x_adosy_sign_hr.admin)
  • Uživatelé platformy ServiceNow s rolí x_adosy_sign_hr__admin mají plný přístup ke všem funkcím a také k oběma uživatelským nabídkám (jak je uvedeno v části o instalaci).
• User (Uživatel)(x_adosy_sign_hr.sender)
  • Uživatelé platformy ServiceNow s rolí x_adosy_sign_hr.sender mají přístup k aplikaci, aby mohli provádět akce.
  • Role Sender (Odesílatel) musí být přidána do všech skupin HR, které potřebují mít možnost používat aplikaci Adobe Sign k odeslání dokumentu k podpisu

Navázání připojení OAuth mezi službou Adobe Sign a platformou ServiceNow

Pro připojení aplikace Adobe Sign ke službě ServiceNow je nutný správce skupiny nebo účtu služby Adobe Sign. 

• Pokud aktuálně nemáte podnikový účet Adobe Sign, vytvořte si zkušební verzi účtu

Propojení mezi platformou ServiceNow a službou Adobe Sign lze navázat kliknutím na odkaz Connect To Adobe (Připojit k Adobe) v nabídce aplikace Adobe Sign pro HR.

Po přihlášení budou vyžadovaná oprávnění aplikace vypsána v okně ověření.

Kliknutím na možnost Povolit přístup udělíte tato oprávnění a navážete spojení mezi službami ServiceNow a Adobe Sign.

POZNÁMKA: Ověření probíhá ve vyskakovacím okně. Pokud prohlížeč blokuje vyskakovací okna, je třeba je odblokovat.

Testování konfigurace

Testování lze provést použitím jedné z příkladových služeb.

Pokud jsou služby propojeny a přihlášený uživatel má vhodné role, pak by se měl příklad provést správně. Aplikace Adobe Sign k fungování potřebuje pouze platné připojení ke službě Adobe Sign.

Pokud potřebujete pomoc, podívejte se do části Podpora a řešení problémů.

Instalace komponentů Case/Task

Několik vlastních komponentů bylo vytvořeno specificky pro aplikaci Adobe Sign pro HR:

• Související seznam Adobe Signers (Adobe podepisující) – Vypisuje všechny podepisující aktuálního HR Case (HR případu)
  • Je možné přidat nové podepisující
  • Je možné změnit pořadí podepisování

POZNÁMKA – Tento související seznam je třeba přidat do zobrazení HR Case (HR případu), které je vysvětleno v části manuální možnosti.

• Akční položka uživatelského rozhraní Send to Adobe Sign (Odeslat do Adobe Sign) – Tlačítko, které odesílá přiložený soubor PDF k podpisu do služby Adobe Sign.

POZNÁMKA – Možnost případu „Adobe Sign: Enable for Case“ aktivuje/deaktivuje toto tlačítko.

Pokud ve funkci HR Service není možnost případu přítomna, tlačítko nebude k dispozici. Podrobněji je to vysvětleno v části Služby.

• Review Adobe Sign details (Zkontrolovat podrobnosti Adobe Sign) – Toto tlačítko umožňuje pracovníkovi HR přidávat nebo měnit pořadí podepisujících dohody.

POZNÁMKA – Toto tlačítko je aktivováno přidáním možnosti případu Adobe Sign: Send with Preview (Adobe Sign: Odeslat s náhledem) do záznamu HR Service Configuration (Konfigurace HR služby).

Po kliknutí je pracovník nasměrován na stránku „Send“ (Odeslat) služby Adobe Sign, kde může provádět změny.

Konfigurace volitelných nastavení

Přidání pole „Signature State“ (Stav podpisu) do zobrazení seznamu funkce HR Case

Standardně zůstává případ funkce HR ve stavu Work In Progress (Rozpracováno)i po obdržení podpisu.

Aby pracovník HR snáze poznal, že je případ připravený k recenzi/uzavřený, je možné do výchozího zobrazení seznamu HR Case (HR případu) přidat stav podpisu dohody.

Toto pole reaguje na stav dohody Adobe Sign a odpovídajícím způsobem zobrazuje stav podpisu ve službě Adobe Sign.

Pokud chcete přidat do výchozího zobrazení, přejděte do zobrazení seznamu HR Case (HR případu) jako správce

Klikněte pravým tlačítkem na záhlaví a vyberte možnost Configure > List Layout (Konfigurovat > Rozložení seznamu)

Přidejte do svého zobrazení seznamu Selected (Vybráno) pole Agreement.Signature state (Stav podpisu dohody)

Uživatelé musí kliknout na ikonu ozubeného kola a poté na možnost Reset columns to default, aby bylo možné aktualizovat zobrazení sloupců a zobrazit (Resetovat sloupce na výchozí hodnoty) nové pole.

Vlastní zobrazení/pravidlo funkce HR Case

Výše uvedené kroky nastavují výchozí zobrazení na zobrazení pole Signature State (Stav podpisu), ale můžete také vytvořit vlastní zobrazení a pravidlo zobrazení, které vytvoří zobrazení, jež si mohou zobrazit pouze uživatelé s rolemi platformy ServiceNow.

Přejděte do formuláře Customize List Layout (Přizpůsobit rozložení seznamu), jak je uvedeno výše, ale tentokrát v rozevíracím poli View Name (Zobrazit název) vyberte možnost New (Nový).

Zadejte název nového zobrazení a uložte jej. Měli byste se nacházet v novém zobrazení.

Ve výchozím nastavení jsou používaná pole ve výchozím zobrazení již vybrána.

Změňte pole podle potřeby a poté zobrazení uložte.

Nyní byste měli vidět své nové zobrazení jako možnost na výběr v rozevírací nabídce záhlaví zobrazení

Lze vytvořit pravidlo zobrazení, které skryje nové zobrazení před všemi kromě uživatelů služby Adobe Sign

Přejděte do nabídky System UI > View Rules (Systémové UI > Zobrazit pravidla)

Vytvořte nové pravidlo proti tabulce HR Core Case (ujistěte se, že jste v rozsahu Human Resources: Core) a omezte zobrazení podle rolí.

POZNÁMKA – Omezování podle role se provádí pomocí skriptu prostřednictvím možnosti „advanced“. Přehled procesu a ukázku kódu můžete najít zde

Konečný výsledek/skript by měl vypadat jako na obrázku níže.

Přidání souvisejícího seznamu „Adobe Signers“ (Podepisující Adobe) do záznamu funkce HR Case

Klikněte pravým tlačítkem na záhlaví a vyberte možnost Configure > Related Lists (Konfigurovat > Související seznamy

Přesuňte související seznam Adobe Signers (Podepisující Adobe) ze sloupce Available (Dostupní) do sloupce Selected (Vybráno).

Také musíte přidat roli Sender (Odesílající) do jakýchkoli skupin, které si potřebují zobrazit související seznam.

Jakmile je role přidána do HR Case (HR případu), je možné přidat nové podepisující společně se změnami pořadí podepisování.

Služby

Funkce Adobe Sign HR Services byla vytvořena s cílem ukázat, jak tato funkce funguje a jak ji lze použít k vytvoření nových služeb nebo přidat ke stávajícím službám. Tyto funkce nabízejí kompletní příklady způsobu nastavení funkce HR Services pro využití aplikace Adobe Sign pro HR.

Příklady služeb

Byly poskytnuty tři příklady funkce HR Services, které ukazují funkce služby Adobe Sign. Tyto příklady jsou vypsány pod nabídkou funkce Adobe Sign HR Services. Každá služba má svou vlastní šablonu a dokument funkce Case, jak je vysvětleno níže.

• Adobe Sign – Equity Choice Service – Jedná se o příklad služby poskytující dokument PDF pro e-podpis Adobe a vyplnitelná data formuláře.
• Adobe Sign – Parking Permit Service – Jedná se o příklad funkce Document Template obsahující předvyplněné údaje o zaměstnancích ze systému ServiceNow společně s vyplnitelnými datovými poli a podpisy Adobe Sign. Dokument je vytvořen ve formátu HTML a poté platformou ServiceNow převeden do formátu PDF během kroku Generate v náhledu.
• Adobe Sign – Pet Policy with 2 Signers Example – Příkladový formulář Pravidla pro domácí mazlíčky ve formátu PDF pro 2 podepisující. Zahrnuje mapování dat zaměstnanců z platformy ServiceNow společně se zaznamenáním dat podepisujícího ve vyplnitelném formuláři.

Odkazy na dokumentaci platformy ServiceNow ohledně každého komponentu jsou uvedeny níže.

• HR Services – Co uživatel vidí a s čím může pracovat. Dokumentace
• Managed Documents (Spravované dokumenty) – Kam je soubor PDF nahráván a kde je spravován. Dokumentace
• HR Document Templates (Šablony dokumentů HR) – Definice používaného dokumentu, který je třeba podepsat. Dokumentace
• HR Case & Task Templates (Šablony HR případů a úloh) – Definování parametrů HR Case (HR případů) a generovaných úloh. Dokumentace
• Service Activities (Servisní aktivity) – Definování aktivit generovaných a prováděných touto službou. Dokumentace

Přidání funkce Adobe Sign do funkce HR Service

Byly přidány „možnosti případu“ funkce HR Service, které spouštějí komponenty související se službou Adobe Sign zobrazující se během procesu.

• Adobe Sign: Enable for Case – Tato možnost je základní možností, kterou je třeba přidat do funkce HR Service, aby bylo možné používat funkce služby Adobe Sign. Tlačítko Sign with Adobe Sign (Podepsat pomocí Adobe Sign) bude přidáno do toku funkce HR Case a ovládací prvky služby Adobe Sign budou podepisujícímu k dispozici prostřednictvím portálu HR Service Portal (po ručním přidání na stránky).
• Adobe Sign: Send with Preview (Adobe Sign: Odeslat s náhledem) – Tato možnost umožňuje náhled dokumentu služby Adobe Sign a přidání / změnu pořadí podepisujících pracovníkem HR pracujícího s tiketem.

Přidání nových dokumentů/šablon

Nové dokumenty lze přidat prostřednictvím modulů Managed Documents (Spravované dokumenty) (soubory PDF) a HR Document Templates (Šablomy HR dokumentů)(založené na HTML). Oba způsoby umožňují k získání podpisů použít službu Adobe Sign.

Soubory PDF – modul Managed Documents (Spravované dokumenty)

Modul spravovaných dokumentů umožňuje nahrávání nového dokumentu PDF, který lze použít jako základ nové funkce HR Service.

Základní kroky jsou popsány níže a další informace o funkci Managed Documents (Spravované dokumenty) naleznete zde

Vyplňte podrobnosti o dokumentu a nahrajte záznam.

POZNÁMKA – Aby byl dokument viditelný pro HR a mohl být použit ve službě Adobe Sign, musí být pole Department (Oddělení) nastaveno na HR.

Mějte také na paměti, že je toto pole před odesláním třeba vyplnit. Po odeslání záznamu je pole oddělení určeno pouze ke čtení.

Po odeslání lze soubor PDF nahrát pomocí akční položky uživatelského rozhraní Upload/Check In Revision (Nahrát revidovanou verzi) ve spodní části záznamu.

Nahrajte požadovaný soubor PDF a uložte jej prostřednictvím vyskakovacího okna.

POZNÁMKA – Název nahraného dokumentu se změní na název specifikovaný v kroku Upload/Check (Nahrát) níže.

Vytvoří se záznam Document Revision (Revize dokumentu), který zahrnuje přílohu v režimu Draft (Koncept).

Protože je dokument stále v režimu Draft (Koncept), není zatím připravený k použití. Je třeba ho odeslat k revizi a poté jej publikovat.

Otevřete záznam revizí a klikněte na tlačítko Submit Revision (Nahrát revizi)

Tím se dokument posune do fáze Ready for Publishing (Připraveno k publikování).

Znovu otevřete záznam revizí a klikněte na tlačítko Publish Revision (Publikovat revidovanou verzi)

Zobrazí se vyskakovací okno, které umožňuje podle potřeby změnit název nebo číslo revize.

Klikněte na možnost Publish (Publikovat)

Přejděte do nabídky HR Administration > Document Templates (Správa HR > Šablony dokumentů)

Spravovaný dokument by měl být k dispozici pro vytvoření šablony dokumentu k použití v rámci funkce HR Service.

Klikněte na tlačítko New (Nová).

Vyberte možnost PDF Document Template (Šablona dokumentu PDF)

Pole Document revision (Revize dokumentu) lze vyplnit nově vytvořeným dokumentem

Založené na HTML – HR Document Templates (Šablony dokumentů)

Modul HR Document Template (Šablona dokumentu HR) může být také založen na HTML a lze jej použít k podpisům ve službě Adobe Sign stejným způsobem jako modul Managed Document.

Součástí modulu HR je několik integrovaných příkladů, například šablona “Sample Education Agreement“ (Ukázková dohoda o vzdělání), která ukazuje základní myšlenku dokumentu ve formátu HTML.

Přejděte do nabídky HR Administration > Document Templates (Správa HR > Šablony dokumentů)

Vyberte možnost HTML based document.

POZNÁMKA – Ujistěte se, že je vybraná šablona typu HR Document Template (Šablona dokumentu HR), aby se zobrazilo HTML.

Typ šablony HR PDF Template (Šablona dokumentu PDF HR) je generován ze souboru PDF, jak je popsáno v předchozí části, a není s ním spojeno HTML.

Jakékoli pole spojené s vybranou tabulkou lze přidat do dokumentu jako proměnnou.

V našem jednoduchém vzorovém dokumentu níže je subject_person přidán jako proměnná tabulky funkce HR Case.

Při použití této šablony je proměnná vyplněna jménem v poli subject_person případu.

Další informace o uživateli lze vytáhnout z profilu HR User (Uživatel HR).

Přidání možnosti podpisu ve službě Adobe Sign do modulu HTML HR Document Template (Šablona dokumentu HR)

Pokud chcete přidat podpis ve službě Adobe Sign do šablony dokumentu založené na HTML, je třeba přidat značky Adobe Sign.

Proces je popsán níže na stejném příkladu dokumentu uvedeném výše.

Povšimněte si zvýrazněného řádku na obrázku výše.

Po odeslání do služby Adobe Sign se tento řádek stane podpisovým polem a umístí se do dokumentu přesně na toto místo.

Existují různé typy značek, které vytvářejí různé druhy polí s širokou škálou možností konfigurace.

Další informace o textových značkách naleznete zde.

Reports (Hlášení)

Jakmile je dohoda podepsána, stáhne se ve formátu PDF a připojí se k nadřazenému záznamu HR Case (HR případu).

Kromě souboru PDF byla data formuláře transakce zahrnuta do záznamu dohody a umístěna do tabulky Adobe Sign Form Data (Data formuláře Adobe Sign).

Tuto tabulku může správce využít k vytváření podrobných hlášení o datech v podepsaných záznamech.

Pro podrobnější vykazování lze sestavit a vykazovat tabulky rozšiřující základní tabulku (např. proti konkrétní šabloně dokumentu).

Přejděte do nabídky System Definition > Tables & Columns (Definice systému > Tabulky a sloupce)

Klikněte na možnost Create Table (Vytvořit tabulku)

Vytvořte novou tabulku rozšiřující tabulku Adobe Sign Form Data (Data formuláře Adobe Sign) a zrušte zaškrtnutí možnosti Create Module (Vytvořit modul)

POZNÁMKA – Tento krok je volitelný. Pokud chcete, aby správci mohli na tuto tabulku přecházet prostřednictvím levé nabídky, vytvořte modul a umístěte jej do nabídky aplikace Adobe Sign pro HR.

Po vytvoření tabulky přidejte sloupce, které odpovídají názvům polí dokumentu.

POZNÁMKA – Názvy sloupců se musí přesně shodovat s názvy polí dokumentu a musí být typu „string“, protože data vrácená pro dané pole budou do sloupce umístěna jako řetězec. Pokud data nejsou ve sloupcích, jak očekáváte, ujistěte se, že se názvy přesně shodují a že jsou typu „string“.

Poté můžete přejít na modul HR Document Template (Šablona dokumentu HR), který chcete vykazovat, a přidat tabulku do pole Form Data Table (Tabulka dat formuláře), které je viditelné, když je zaškrtnuto políčko Authored for Adobe Sign (Vytvořeno pro Adobe Sign).

Nyní bude jakákoli služba HR, která používá tuto šablonu, odesílat data do tabulky uvedené v poli Form Data Table (Tabulka dat formuláře) a vykazovaný a/nebo přidaný případ do řídícího panelu.

Podpora a řešení problémů

Informace o podpoře

Dokumentace s nápovědou je zahrnuta v nabídce správce. Kontaktní informace podpory naleznete také na následující stránce

• Způsob kontaktování: Webové stránky, telefon nebo e-mail (všechny způsoby jsou uvedeny na webové stránce)
• Podrobnosti o kontaktu: https://echosign.zendesk.com/hc/en-us

Odstraňování potíží

V následující části naleznete několik běžných problémů, se kterými se můžete setkat během nastavování a používání aplikace Adobe Sign pro HR:

Specifická tlačítka a komponenty služby Adobe Sign nejsou viditelné nebo nefungují

Ujistěte se, že byly do funkce HR Service přidány nové možnosti Adobe Sign HR Service Case. Slouží jako spouštěč k zapnutí funkcí služby Adobe Sign pro jakoukoli konkrétní funkci HR Service.

Chyba připojení při navštívení odkazu „Connect to Adobe Sign“ (Připojit k Adobe Sign)

Okno služby Adobe Sign se nikdy nezobrazuje při připojení k účtu Adobe Sign

Okno připojení je vyskakovací okno, které může být blokováno některými prohlížeči. Zkontrolujte, zda nejsou blokována vyskakovací okna.

Vyskakovací okno připojení se neobnovuje

V prohlížeči Apple Safari je známá chyba, která způsobuje zamrznutí/neobnovení tohoto okna. Pokud používáte prohlížeč Safari, zavřete vyskakovací okno a poté jej manuálně obnovte. Jakmile jej obnovíte, měli byste vidět stav připojení.

Funkce Tasks / Participant records (Záznamy úloh/účastníků) se nenastavují na možnosti „Ready“ (Připraveno) nebo „Out For Signature“ (Odesláno k podpisu)

Ujistěte se, že je připojen účet Adobe Sign. Změny stavu záznamů jsou závislé na přijímání dat zpět ze služby Adobe Sign. Pokud připojení není k dispozici, neobdržíte spouštěč pro změnu stavů.

Možnosti nabídky jsou/nejsou viditelné pro uživatele

Ujistěte se, že všichni uživatelé, kteří potřebují přistupovat k aplikaci, mají přiřazené správné role. Používáte-li skupiny, ověřte, jestli i ony mají přiřazeny potřebné role.

POZNÁMKA – Moduly HR a Managed document (Spravovaný dokument) mají své vlastní role, které jsou s nimi spojeny. K provádění určitých funkcí může uživatel Adobe potřebovat také další role z těchto modulů.

Většinu akcí může provést uživatel s rolí „HR Admin“.

Když pracovník použije tlačítko „Send to Adobe Sign“ (Odeslat do Adobe Sign), zobrazí se u e-mailové adresy chyba

Ujistěte se, že má uživatel, který je nastavený jako podepisující, platnou e-mailovou adresu. Po odeslání se zkontroluje uživatelské jméno a e-mailová adresa.

Úlohy funkce HR Tasks (Úlohy HR) jsou v režimu konceptu / Nikdy se nezobrazuje tlačítko „Send to Adobe Sign“ (Odeslat do Adobe Sign)

Ujistěte se, že jste si zobrazili náhled dokumentu a vygenerovali si jej ve formátu PDF. Pokud ano, připojí se k nadřazenému Case (případu). Tento dokument je spouštěčem pro zobrazení tlačítka.

Jakmile je dokument odeslán společnosti Adobe, stav úlohy by se měl změnit na připravený a úloha bude dostupná v portálu HR, aby s ní mohl podepisující pracovat.

V záznamu HR Case (HR případu) není související seznam „Adobe Signers“ (Odesílající Adobe)

Ujistěte se, že má uživatel/skupina, která související seznam nevidí, roli „sender“ (odesílající). Tento související seznam je viditelný pouze pokud je přítomna daná role.