Příručka uživatele Zrušit

Adobe Sign pro SharePoint Online: Příručka pro mapování webových formulářů

Pozor:

Podpora integrace služby Adobe Acrobat Sign pro SharePoint Online skončí v červnu 2024. V důsledku toho již po tomto datu nebudete moci odesílat dohody prostřednictvím této integrace. Dohody budete moci nadále odesílat ze služby SharePoint pomocí jiných integrací, jako je Acrobat Sign pro Power Automate

Doporučujeme odebrat zásuvný modul Acrobat Sign z webu SharePoint a převést pracovní postupy do jiných aplikací

Přehled

Aplikace Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online umožňuje mapovat data mezi seznamy služby SharePoint (online) a poli umístěnými ve webových formulářích. Umožňuje automaticky extrahovat data polí webového formuláře z podepsané dohody a vyplnit seznam SharePoint.

Mapování polí mezi webovými formuláři Adobe Acrobat Sign a seznamy služby SharePoint je k dispozici pouze pro online instalace, nikoli pro místní instalace. K implementaci mapování polí je nutné nainstalovat balíček Adobe Acrobat Sign pro SharePoint Online v2.0 nebo novější.

Předpoklady

Chcete-li úspěšně mapovat pole webových formulářů, musíte ověřit následující předpoklady:

  • Musíte se ujistit, že je připojení Adobe Acrobat Sign pro Microsoft SharePoint Online aktivní.
    Poznámka: Správci musí mít přístup ke stránce Nastavení integrace Adobe Acrobat Sign pro SharePoint Online alespoň jednou za 30 dní, aby se zabránilo deaktivaci spojení.
  • Musíte mít vytvořené webové formuláře s definovanými názvy polí, které mohou logicky souviset s poli seznamu. Formulář, který lze odeslat do služby Acrobat Sign, můžete vytvořit jedním z následujících způsobů:
    • Pomocí prostředí pro vytváření Adobe Acrobat Sign, které má automatizovanou detekci polí. Automaticky umístěná pole mají obecné názvy (Uživatelské pole 1) a je vhodné je přejmenovat tak, aby název označoval způsob používání pole.
    • Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat.  Formuláře aplikace Acrobat dokáží automaticky detekovat umístění polí pomocí názvu pole odvozeného od pokračujícího textu v dokumentu. Tyto názvy jsou často nejasné nebo dlouhé, takže je vhodné je přejmenovat tak, aby označovaly způsob používání pole.
    • Použijte textové značky, pokud vygenerováním dokumentu vznikne upravitelný textový dokument.
  • Musíte mít vytvořené webové formuláře s definovanými názvy polí tak, abyste mohli logicky propojit pole seznamu s polem formuláře služby Adobe Acrobat Sign. Formulář, který lze poté odeslat do služby Adobe Acrobat Sign, můžete vytvořit jedním z následujících způsobů:
  • Pole formuláře musí mít logický a identifikovatelný název, protože mapování polí využívá logické souvislosti názvu pole ve formuláři s názvem sloupce ve službě SharePoint.
  • Mapování polí formuláře podporuje následující typy sloupců služby SharePoint a polí služby Acrobat Sign:
Typ sloupce SharePoint Typ pole ve službě Adobe Sign
Jeden řádek textu Text
Číslo Text
Více řádků textu Víceřádkový text
Ano/Ne (zaškrtávací políčko)

Zaškrtávací políčko

Nastavení mapování webového formuláře

Postupujte podle níže uvedeného příkladu, který ukazuje, jak může správce služby SharePoint získat data z webového formuláře a vyplnit seznam zákazníků ve službě SharePoint.

  1. Vytvořte webový formulář služby Adobe Acrobat Sign nebo vyberte existující webový formulář, který chcete použít. 

    Až webový formulář vytvoříte a uložíte, zkopírujte adresu URL nebo kód pro vložení a publikujte formulář na webu, na stránce SharePoint nebo kdekoli, kde je to možné, abyste mohli začít shromažďovat odpovědi. Pokud používáte existující webový formulář, přeskočte krok 2.

    Webové uživatelské rozhraní Adobe Acrobat Sign umožňuje vytvořit opakovaně použitelný webový formulář s možností vložení. Podívejte se, jak vytvořit webový formulář.

    Vytvoření webového formuláře

  2. Vyplňte webový formulář a nezapomeňte dokončit proces podpisu, aby se konečná dohoda zobrazila v oddílu Dokončeno  na stránce Správa.

    Webový formulář musí být úspěšně podepsán alespoň jednou, aby se pole na formuláři nacházela v kontextu, kde k nim má služba SharePoint přístup.

    Pokud používáte existující formulář, který byl úspěšně podepsán, přejděte na krok 3.

  3. Vytvořte nový seznam ve službě SharePoint, aby po dokončení nového webového formuláře dohody byla k dispozici nová položka řádku s daty přidruženými k této dohodě, která budou vyplněna ve vašem seznamu.

    Musíte přidat sloupec pro každé pole na webovém formuláři, které chcete přenést.

    Vytvoření nového seznamu SharePoint

  4. Chcete-li vytvořit mapování webových formulářů, přejděte do části Adobe Sign > Nastavení a potom vyberte kartu Mapování webových formulářů.

    Na kartě Mapování webových formulářů můžete procházet seznam vytvořených webových formulářů a zvolit, který webový formulář chcete použít k mapování dat.

    Každý webový formulář poskytuje základní informace prostřednictvím záhlaví sloupců:

    • Webový formulář – název webového formuláře importovaného ze služby Adobe Sign
    • Seznam – Název seznamu SharePoint, do kterého je webový formulář namapován. Pokud je pole prázdné, žádný vztah neexistuje.
    • Počet namapovaných polí – Počet namapovaných vztahů v polích.
      Znak plus označuje, že nebyla namapována žádná pole. Rozhraní mapování můžete otevřít pomocí ikony plus.
      Číslo udává počet namapovaných vztahů polí. Mapování pole můžete upravit výběrem ikony tužky.
    • Kopírovat podepsaný webový formulář do služby Share Point – Určuje, zda bude kopie vyplněného webového formuláře dohody uložena do služby SharePoint. Když je vybrána možnost Neukládat , není do služby SharePoint uložena žádná kopie a kopii ve službě Adobe Sign zůstává. Když je vybrána možnost Uložit, kopie podepsané dohody se uloží ve službách SharePointAdobe Sign.
    Poznámka:

    Pokud uživatel nemá k dispozici žádný webový formulář (což znamená, že jste přeskočili krok 1 výše), zobrazí se odkaz Ještě nemáte žádný webový formulář. Přejděte do aplikace Adobe Sign a vytvořte jej.

    Kliknutím na odkaz otevřete domovskou stránku Adobe Sign, kde můžete vytvořit webový formulář.

    Přejděte do nastavení Adobe Sign

    Vyberte webový formulář

  5. Ve sloupci Počet namapovaných polí vyberte ikonu plus u webového formuláře, pro který chcete nakonfigurovat mapování dat.

    Kliknutím na znaménko plus spusťte konfiguraci mapování

  6. Na stránce Vytvořit mapování, která se načte:

    1. Ověřte, zda je webový formulář již vybrán.
    2. Vyberte seznam, který chcete použít k přijetí obsahu pole z webového formuláře. Zobrazuje pravidla mapování.
    3. Pokud chcete zobrazit nový vztah pole, vyberte možnost Přidat pravidlo.
    4. Vyberte název pole ze sloupce Pole webového formuláře a odpovídající název sloupce služby SharePoint
    5. Chcete-li přidat další mapování prázdného pole, vyberte možnost Přidat pravidlo.
    6. Nakonfigurujte všechna pole webového formuláře, která chcete odeslat do seznamu služby SharePoint.

    Když jsou pole ve webovém formuláři mapována na pole služby SharePoint, nelze je vybrat, což znemožňuje mapování stejného pole webového formuláře do jiného cílového pole ve službě SharePoint.

    Konfigurované mapování webového formuláře

    Poznámka:

    Pokud má webový formulář více než jednoho příjemce (např. jednoho nebo více dalších podepisujících), obsahují pole webového formuláře číslo indexu, pomocí kterého určíte, kterému příjemci je pole přiřazeno.

    • Každé pole s označením [1] je přiřazeno prvnímu příjemci (původnímu podepisujícímu)
    • Druhému příjemci (prvnímu z podepisujících druhé strany) je přiřazeno pole s číslem [2]
    • Třetímu příjemci (druhému podepisujících druhé strany) je přiřazeno pole s číslem [3]
    Více příjemců

    Více příjemců v rozhraní Vytvořit webový formulář

  7. Po mapování všech polí vyberte možnost Uložit.

    Otevírá stránku Mapování webových formulářů . Nakonfigurovaný webový formulář zobrazuje počet namapovaných polí.

    Chcete-li upravit existující mapování, vyberte ikonu tužky vedle počtu namapovaných polí a poté přepnutím tlačítka Uložit zkopírujte podepsaný webový formulář do služby SharePoint.

    Namapovaný webový formulář v části mapování webových formulářů

    Uložení podepsaných dokumentů do služby SharePoint

  8. Ověřte, zda mapování webového formuláře funguje.

    Když podepisující vyplňují webové formuláře, které jste namapovali, data formuláře se automaticky doplňují správnými informacemi na základě informací ze seznamu SharePoint. Můžete ověřit, jestli jednotlivá namapovaná pole importují správné hodnoty.

    Ověřte, zda se seznam vyplňuje

  9. Volitelně můžete vybrat možnost Nastavení souborů Sign pro webové formuláře.

    Webové formuláře dohody mají vyhrazenou složku, do které se přeposílají. Pokud nevyberete složku, služba Acrobat Sign pro SharePoint automaticky vytvoří složku „Podepsané webové formuláře“ na uložení webových formulářů dohod v aplikaci. Dohody můžete také uložit do vlastní složky na základě výběru na kartě Nastavení souborů Sign.

  10. Volitelně můžete ověřit webové formuláře dohod uložené ve službě SharePoint.

    Chcete-li zobrazit hotové webové formuláře dohod, můžete nyní přejít do vybrané složky (nebo do složky „Podepsané webové formuláře“, pokud jste žádnou nevybrali). Pokud se rozhodnete povolit protokol auditu, soubor PDF protokolu auditu pro každou dohodu se zkopíruje zpět do stejné složky i ve službě SharePoint.

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?