Poznámka:

Pokud tlačítko Store mezi možnostmi na pásu karet nevidíte, váš správce sady Office nejspíš zakázal individuální přístup do obchodu.

Obraťte se na správce sady Office nebo pracovníka oddělení IT a požádejte o povolení k přístupu nebo instalaci doplňku pro vaši organizaci.

Přehled

Doplněk Adobe Sign uživateli umožňuje otevřít jakýkoli soubor aplikací Word či PowerPoint a využít jej jako základ pro novou smlouvu.

Tento dokument je rozdělen na tři části:

  • Instalace/aktivace doplňku ve vašem účtu Office – Jednorázový proces pro aktivaci doplňku z obchodu 365. Všichni uživatelé by měli být schopni toto provést bez zvýšených systémových oprávnění.
  • Zřizování ověřeného připojení mezi službami Office a Adobe Sign – Po aktivaci doplňku je třeba vytvořit vztah důvěryhodnosti mezi produkty Microsoft a Adobe Sign. To se provede ověřením do obou prostředí a zřízení stačí provést jednou.
  • Použití doplňku – Tato část popisuje funkce doplňku a to, jak pomocí něj využívat Adobe Sign přímo v klientech Word či PowerPoint.

Správci služby 365 mohou centrálně instalovat doplněk na úrovni klienta a v případě potřeby řídit přístup na úrovni uživatelů. To umožňuje přístup aplikace Word i PowerPoint ke všem uživatelům v klientu.

Jednotliví uživatelé, kteří instalují doplněk nezávisle, musí provést instalaci samostatně do aplikace Word nebo do aplikace PowerPoint.

Poznámka: Během ověřování a použití doplňku služba Office 365 při pokusu o otevření nového okna zobrazí panel s výzvou k ověření. Jakmile k tomu dojde, klikněte na možnost Povolit.

4. Allow Window

Předpoklady

Doplněk bude správně fungovat jen v případě, že budou v prohlížeči povoleny soubory cookie.

Podporované platformy:

  • Word nebo PowerPoint 2013 (Windows v15+)
  • Word nebo PowerPoint 2016 (Windows v16+)
  • Word nebo PowerPoint Online (365) s použitím:
    • Chrome v59+
    • Firefox v53+
    • Safari 9+
    • Edge 38+
    • IE 11+
  • Word nebo PowerPoint 2016 (Mac v15.34+)

Také musíte vyhovět základním požadavkům společnosti Microsoft na použití služby Office

Uživatelé aplikace pro stolní počítače musí zajistit, aby byly v prohlížeči Internet Explorer povoleny soubory cookie.


Prohlížeče IE/Edge

Aby doplněk bez problémů fungoval v prohlížečích Internet Explorer a Edge, musíte v nastavení zabezpečení prohlížeče nastavit níže uvedené weby jako důvěryhodné:

  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.office.com
  • https://*.office365.com
  • https://*.live.com (při použití účtu Live)
  • https://*.sharepoint.com
  • Při použití systému správy identit třetí strany je třeba přidat také adresu URL


Mac High Sierra OS

Uživatelé systému High Sierra mohou narazit na problém při pokusu o přístup k doplňku z aplikace Word/PowerPoint pro stolní počítače (verze 16.11 a vyšší), kdy se zobrazuje obecná chybová zpráva z řešení Adobe Sign s hlášením, že soubory cookie nejsou povoleny. 

 

Pokud k tomu dojde:

  • Otevřete u doplňku nabídku Nastavení a vyberte možnost Odhlásit
  • Opakujte ověření ve službě kliknutím na volbu Začít

Pokud opětovné ověření problém nevyřeší, obraťte se na oddělení podpory zákazníků.

Instalace doplňku

1. Přihlaste se do účtu 365 a vyberte možnost Word nebo PowerPoint

2. Otevřete soubor aplikace Word nebo PowerPoint

3. Přejděte na pásu na kartu Vložit a poté vyberte možnost Doplňky Office v části pásu Doplňky

4. Otevře se stránka Doplňky Office. Vyberte možnost Obchod

5. Do pole pro hledání zadejte Adobe a klikněte na ikonu hledání

6. Jakmile najdete doplněk Adobe Sign pro Word/PowerPoint , klikněte na tlačítko Přidat vpravo vedle seznamu

1. OWA Get From Store

7. Když je doplněk nainstalován, ikony Adobe Sign se přidají na pás na kartě Domů. K dispozici jsou tři možnosti:

  • Vyplnit a podepsat – Pro dokumenty, které musíte vyplnit a podepsat pouze vy.
  • Odeslat k podpisu – Dokumenty, které musí podepsat nejméně jedna další osoba.
  • Stav smlouvy – Seznam deseti nejaktuálněji upravených dokumentů.

 

3_adobe_sign_iconsaddedtotheribbon

Poznámka:

Individuálním uživatelům stačí doplněk nainstalovat pouze do jedné aplikace, Word nebo PowerPoint. Balíček se automaticky nainstaluje do obou.

Pokud nevidíte tlačítka na pásu, povolte doplněk v části Moje doplňky.

Jakmile je doplněk povolen, musíte dále vytvořit vztah mezi účtem Microsoft a účtem Adobe Sign. To zaručí, že budete přes svůj účet Adobe Sign posílat smlouvy pouze vy a nikdo jiný.

Proces konfigurace je rychlý a vyžaduje pouze to, abyste uměli ověřit svoji totožnost ve dvou systémech.

  • Pokud účet Adobe Sign nemáte, je k dispozici bezplatná zkušební verze. (Viz krok 3 níže)

Po vytvoření vztahu již nebudete muset v Adobe Sign ověřovat svoji totožnost. Ověřený vztah přetrvává, dokud není výslovně odstraněn odhlášením se od doplňku.

Poznámka: Služba Office po hodině nečinnosti nebo po uplynutí 24 hodin vyzve uživatele k opětovnému ověření

 

Pokud chcete zřídit důvěryhodnost:

1. Otevřete jakýkoli soubor v aplikacích Word nebo PowerPoint (podle toho, která má povolen doplněk).

2. Najděte na pásu ikonu Adobe Sign a klikněte na Odeslat k podpisu.

  • Tím se na pravé straně okna otevře panel doplňku.

3. Klikněte na tlačítko Začít na panelu doplňku.

  • Odkaz Získat bezplatnou zkušební verzi otevře nové okno na stránce Registrace k bezplatné 30denní zkušební verzi Adobe Sign. Pokud ještě nemáte účet Adobe Sign, pokračujte až po registraci k bezplatné zkušební verzi. Nebudou se shromažďovat žádné fakturační informace a během zkušební verze či po ní není třeba nic platit.
3. Get Started

4. Můžete být vyzváni k ověření totožnosti do prostředí 365. Klikněte na uživatele, kterého chcete použít. (Uživatel, u kterého jste již ověřili totožnost, bude uveden v seznamu nahoře.)

5. Authenticate to 365 pdfd

5. Sada Office vás poté vyzve k udělení přístupu k doplňku. Klikněte na možnost Přijmout.

6 Grant 365 Access PDF

Otevře se nové okno pro provedení ověření totožnosti pro aplikaci Adobe Sign.

6. Ověření pomocí přihlašovacích údajů aplikace Adobe Sign

7. OWA Auth to AdobeSign - Rebranded

7. Po ověření totožnosti pro Adobe Sign budete vyzváni k potvrzení přístupu.  Klikněte na možnost Povolit přístup.

8. Grant Adobe Access - rebranded

Jakmile ověření totožnosti pro aplikaci Adobe Sign proběhne úspěšně, panel doplňku na pravé straně se změní tak, aby zobrazoval úvodní stránku doplňku.  Kliknutím na možnost Rozumím otevřete panel konfigurace.

9. Splash page

Použití doplňku

S povoleným doplňkem můžete otevřít jakýkoli soubor aplikací Word nebo PowerPoint a zahájit proces podpisu, jako byste se přihlásili do aplikace Adobe Sign a nahráli soubor.

V případě dvou funkcí podpisu se automaticky připojí aktuální dokument otevíraný v aplikaci Word či PowerPoint a máte možnost přidat další soubory.

Funkce Stav smlouvy vám nabídne nedávné smlouvy a užitečné odkazy na interakci s nimi na základě jejich stávajícího stavu.

Myslete na dvě věci:

  • Při použití aplikace pro stolní počítače (oproti online aplikaci) je třeba soubor alespoň jednou uložit, aby se dal podepsat/odeslat.
  • Uživatel bude požádán o opětovné ověření totožnosti, pokud bude nečinný po dobu jedné hodiny nebo po 24 hodinách nepřetržitého použití.


Vyplnění a podepsání

Vyplnění a podepsání je navrženo tak, aby vám – uživateli – umožnilo vyplnit dokument a aplikovat podpis. Součástí transakce nemohou být žádní další příjemci.

Po přidání podpisu dokument existuje ve vašem účtu Adobe Sign a dá se zobrazit, uložit jako PDF nebo odeslat (pomocí funkce sdílení Adobe Sign) na libovolnou e-mailovou adresu.

Když je Vyplnění a podepsání spuštěno poprvé, máte pouze možnost přidat/odebrat přiložené soubory a poté kliknout na volbu Pokračovat. Další konfigurace není potřeba, protože se nepředpokládá žádný proces odesílání.

fill_and_sign_launchpanel

Po kliknutí na možnost Pokračovat se otevře stránka Vyplnit a podepsat zobrazující přiložené soubory.

Rozhraní umožňuje vložení znaků textu a zobrazuje ikony tří zaškrtávacích políček (křížek, zaškrtnutí a plnou tečku). Nad intuitivní nabídkou změny velikosti je zobrazeno pole pro zadávání, v němž lze upravit zadaný text.

Zadaný text se automaticky nezalamuje, ale respektuje nové řádky v témže poli.

Kromě polí pro zadávání existují dvě pole pro podpis, pole Podpis a pole Iniciály. Je třeba umístit alespoň jedno pole podpisu.

Více podrobností o rozhraní Vyplnění a podepsání najdete zde.

fill_and_sign_interface

Po vyplnění dokumentu a připojení podpisu klikněte na tlačítko Hotovo v pravém horním rohu okna.

Stránka Vyplnění a podepsání se zavře a panel Adobe Sign v rozhraní Word/PowerPoint se změní tak, aby ukazoval, že proces podpisu byl úspěšně dokončen.

Panel úspěchu nabízí tři možnosti:

  • Zobrazit podepsané PDF – Otevře novou kartu zobrazující podepsaný dokument
  • Uložit kopii – Otevře podepsané PDF ve vašem místním systému, kde můžete uložit kopii
  • Nabídka Adobe Sign – Obnoví panel doplňku pro zobrazení tří funkcí 

 

fill_and_sign_completepanel


Funkce Odeslat k podpisu

Funkce Odeslat k podpisu předpokládá (a vyžaduje) odeslání smlouvy nejméně jednomu příjemci (kterým není odesílatel).

Po otevření souboru kliknutím na ikonu funkce Odeslat k podpisu na pásu otevřete panel doplňku na pravé straně okna.

10_send_for_signatureiconintheribbon


Konfigurace smlouvy

Když zahajujete smlouvu z otevřeného souboru, všimněte si, že v horní části panelu je aktuálně „přiložen“ seznam souborů Dokument.

1. Ve výchozím nastavení se automaticky přiloží soubor, který se otevře po kliknutí na tlačítko Odeslat k podpisu. Odstranění výchozího souboru je naprosto v pořádku.

11. RHP Docs

 

Hned vpravo od nadpisu Dokument je odkaz + Přidat soubory, který vám umožňuje přidat do smlouvy více souborů. Přidávání smlouvy funguje stejně jako webová aplikace. Dokumenty se předkládají příjemcům v pořadí, v němž jsou uvedeny v panelu doplňku.

12. Add File

Podporované formáty souborů:

  • Word (.doc, .docx)
  • PowerPoint (.ppt, .pptx)
  • Excel (.xls, xlsx)
  • PDF
  • HTML
  • RTF

 

  • TIF/TIFF
  • JPG/JPEG
  • BMP
  • GIF
  • PNG

2. Hned pod částí Dokumenty je uveden seznam Příjemci.

Klikněte do bílého pole pod nadpisem Příjemci a začněte psát buď jméno, nebo e-mailovou adresu, Doplněk zobrazuje kontakty ze seznamu kontaktů 365, které vyhovují zadanému řetězci, čímž pomáhají najít správného příjemce.

Pořadí, v němž jsou příjemci zadáváni, určuje pořadí podpisů smlouvy (v procesu postupného podepisování).

Poznámka: Pokud jste zvyklí na nastavení rolí příjemců, pamatujte na to, že všichni příjemci jsou považováni za Podepisující osoby, když jsou konfigurováni v doplňku. Pokud jsou požadovány další role, klikněte na odkaz Více voleb pod tlačítkem Odeslat/Pokračovat.

Dále platí, že veškeré ověřování funguje výhradně přes e-mail. Pokud požadujete ověřování druhé úrovně, klikněte na možnost Více voleb.

 

3. V seznamu Příjemci je uvedena část Zpráva skládající se ze dvou polí.

Horní pole je Název smlouvy. Ve výchozím nastavení toto pole přijímá hodnotu názvu souboru otevřeného dokumentu. Ta se dá ručně změnit na jakoukoli požadovanou hodnotu.

Druhým polem je Text zprávy, který se zobrazuje v textu e-mailu, když je příjemce požádán o podepsání smlouvy. Vloží se obecná hodnota, kterou lze libovolně upravovat.

Toto pole Zpráva má limit 1 000 znaků.

13. Exploded panel

V pravém horním rohu části Zpráva je odkaz Vymazat zprávu, který odstraní veškerý obsah z okna Zpráva.

Šablony zprávy nebo Soukromé zprávy lze zahrnout kliknutím na odkaz Více voleb.

 

4. Hned pod polem Zpráva je volitelné zaškrtávací políčko Náhled a odeslání. Po zaškrtnutí tohoto políčka se otevře okno stránky pro vytváření se všemi standardními poli a nástroji pro tvorbu formulářů.

Stránka pro vytváření se neotevře, dokud nekliknete na tlačítko Pokračovat.

 

5. Tlačítko Odeslat/Pokračovat odesílá smlouvu s aktuální konfigurací.  Pokud je zaškrtnuto políčko Náhled a odeslání, otevře se stránka pro vytváření, kde se do dokumentu dají umístit pole.  Po umístění všech polí klikněte na tlačítko Odeslat v pravém horním rohu stránky pro vytváření.

 

6. Pod tlačítkem Odeslat/pokračovat je odkaz Více voleb. Po kliknutí na tento odkaz se otevře okno stránky Odeslat ve webové aplikaci, kde jsou uvedeny všechny standardní možnosti, které uvidíte v aplikaci. Veškerá konfigurace provedená v panelu doplňku se naplní do okna Odeslat a dá se libovolně upravovat.

Všechna pole a volby jsou k dispozici přesně jako na stránce Odeslat ve webové aplikaci a jakékoli změny příjemců nebo seznamu souborů se vloží do smlouvy.

Přejděte do spodní části okna a kliknutím na tlačítko Další přejděte k vytváření, případně zrušte zaškrtnutí políčka Náhled a přidání polí podpisu a klikněte na Odeslat.

 

Smlouva se odešle a na panelu doplňku se zobrazí oznámení o úspěchu.

V panelu po odeslání jsou k dispozici dvě volby:

  • Zobrazit smlouvu – Otevře okno smlouvy, která byla právě odeslána
  • Nabídka Adobe Sign – Tato volba změní panel tak, aby zobrazoval možnosti funkce doplňku (Odeslat k podpisu).


Stav smlouvy

Volba Stav smlouvy zobrazuje posledních deset smluv (podle data poslední aktualizace), které jsou stále otevřené a čekají na nějakou akci. To zahrnuje koncepty čekající na vytvoření, smlouvy čekající na váš podpis a smlouvy čekající na nějaké další příjemce.

Každou uvedenou smlouvu lze rozšířit tak, aby zobrazovala nejaktuálnější publikované události pro danou smlouvu a tím udávala, kde v procesu podpisu se smlouva nachází.

  • Uvedeny jsou tři poslední události zaznamenané u smlouvy (Vytvořeno, Zobrazeno, Podepsáno atd.), přičemž ta nejnovější je uvedena nejvýše.
  • Po kliknutí na odkaz Zobrazit smlouvu v informacích o smlouvě se otevře nové okno zobrazující dokument v jeho aktuálním stavu.
  • Dokumenty čekající na váš podpis zobrazují odkaz Podepsat smlouvu, který otevře nové okno obsahující dokument připravený k podpisu.

Ve spodní části seznamu událostí je odkaz Sledovat všechny smlouvy, který otevře instanci okna stránky Spravovat z aplikace. Na stránce Spravovat je k dispozici celá historie účtu.

36_agreement_status

Nastavení doplňku

Úplně dole na panelu doplňku, napravo od položky Adobe Document Cloud, je šedá ikona otevírající nastavení doplňku:

15Settings Panel

Upgrade – Pouze účty zkušební verze

Tento odkaz otevře nové okno procesu Upgrade pro Adobe Sign, kde si můžete zakoupit přístup do aplikace Adobe Sign na základě měsíčního předplatného.

Odhlášení – Přerušení ověřeného vztahu

Vztah mezi uživatelskými účty aplikací Outlook a Adobe Sign si doplněk „zapamatuje“, proto nemusíte ověřovat svoji totožnost při každém použití doplňku.

Je však celkem běžné, že někteří uživatelé odesílají smlouvy z více účtů aplikace Adobe Sign.  V takovém případě je nezbytné, aby uživatel pomocí funkce Odhlášení přerušil existující důvěryhodný vztah a poté navázal nový vztah pomocí nového uživatelského účtu aplikace Adobe Sign.

K přerušení vztahu klikněte na ikonu ozubeného kola v pravé spodní části panelu doplňku. Zobrazí se vyskakovací nabídka a v horní části této nabídky je umístěna možnost Odhlášení.

Nápověda

Odkaz na tohoto průvodce a jakýkoli dodatečně vytvářený obsah týkající se doplňku

O aplikaci

Zobrazí se malé vyskakovací okno s informacemi o používaném doplňku.

Zásady zachování soukromí

Správce – Umožňuje uživatelům udělovat povolení aplikacím

Správce služby Office 365 musí uživatelům udělit souhlas s použitím aplikací.

Postupujte takto:

    1. Přihlaste se jako správce služby Office 365

    2. Klikněte na Portál pro správce

    3. Klikněte na Centra pro správce > Azure AD

        ○ Tím se otevře Centrum pro správce Azure Active Directory

nave_to_azure_ad

 

    4. Přejděte do části: Uživatelé a skupiny > Nastavení uživatele

    5. Ujistěte se, že je položka Uživatelé mohou svým jménem udělovat souhlas aplikacím přistupujícím k datům společnosti nastavena na hodnotu Ano

azure_ad_admin

Správce – Instalace na úrovni klienta

Instalace na úrovni klienta umožňuje ve výchozím nastavení správci zobrazit doplněk, čímž uživateli ušetří kroky instalace a zajistí, aby všichni uživatelé měli bezproblémový přístup.

Toto zpřístupnění je rychlé a snadné, zabere zhruba 5 minut:

1. Přihlaste se jako správce klienta a přejděte na panel Správce

2. Klikněte na volbu Služby a doplňkyv levé nabídce

3. Klikněte na volbu + Nahrát doplněk 

  • Tím se otevře panel Nový doplněk

4. Klikněte na položku Další

  • Panel Nový doplněk se aktualizuje a poskytne vám možnosti pro nahrávání souboru doplňku.

5. Vyberte volbu Chci přidat doplněk z obchodu Office Store

6. Vyhledejte položku Adobe Sign a vyberte ji

7. Na panelu doplňku Adobe Sign klikněte na možnost Další

8. Panel Adobe Sign se obnoví a zobrazí možnosti pro přístup k doplňku:

  • Všichni – Povolí doplněk pro každého ve vaší organizaci.
  • Konkrétní uživatelé/skupiny – Můžete vybrat, pro které skupiny ve vaší organizaci má být doplněk povolen.
  • Pouze já – Povolí doplněk pouze pro vašeho uživatele.
Word Tenant panel

 

9. Po výběru volby zpřístupnění klikněte na možnost Uložit

10. Na posledním panelu klikněte na možnost Zavřít

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online