Instalační balíček Adobe Sign for SharePoint Online je dostupný pro každý účet úrovně Enterprise, který má zájem o instalaci řešení Adobe Sign. Před instalací se obraťte na svého manažera CSM (Client Success Manager) a ověřte, jestli je účet zaveden ve správném kanálu, aby bylo možné povolit požadované funkce rozhraní API.

Přehled

Integrace služby Adobe Sign do služby Microsoft SharePoint představuje integrované řešení vytváření, odesílání, sledování a spravování elektronických podpisů.

Tato dokumentace a instalační balíček, o kterém pojednává, jsou určeny pro instanci online služby Microsoft SharePoint pro několik klientů (v této příručce obecně označované jako „SharePoint“).

Toto řešení je vyvinuto jako doplňková aplikace pro službu SharePoint a nabízí následující funkce:

  • Odeslání smlouvy z libovolné knihovny nebo seznamu dokumentů služby SharePoint k podpisu
  • Schopnost odeslání dokumentů jedinému příjemci nebo skupině příjemců z knihovny dokumentů nebo z vlastních seznamů služby SharePoint
  • Mapování dat ze seznamů služby SharePoint a z knihovny dokumentů do dokumentů prostřednictvím mapování sloučením při odesílání dokumentů k podpisu
  • Mapování dat z polí formulářů podepsaných smluv do textových sloupců seznamů služby SharePoint nebo knihovny dokumentů prostřednictvím mapování dat poté, co byl dokument podepsán a jeho stav byl buď automaticky, nebo ručně aktualizován na stránce Stav smlouvy
  • Archivace všech podepsaných smluv ve službě SharePoint
  • Možnost přidat stránku Správa služby Adobe Sign jako součást webu služby SharePoint; tuto stránku mohou uživatelé služby SharePoint používat ke sledování a aktualizaci smluv

Požadavky

Pro konfiguraci řešení MUSÍTE být zároveň správce stránky SharePoint a správce účtu Adobe Sign. Pokud nejste správcem účtu Adobe Sign, spolupracujte s ním na konfiguraci integrace.

Řešení Adobe Sign může nainstalovat a nakonfigurovat pouze správce webů služby Microsoft SharePoint. Pročtěte si dokumentaci ke službě SharePoint a obraťte se na správce webů služby SharePoint nebo na správce klienta a požádejte jej o další systémová oprávnění, která mohou být vyžadována pro instalaci webových řešení služby SharePoint.

V klientu služby Microsoft Office 365 je nutné nastavit jména, příjmení a pracovní e-mailové adresy všech uživatelů služby SharePoint, kteří chtějí na svých webech služby SharePoint používat doplněk Adobe Sign.

Všichni uživatelé řešení Adobe Sign musí být ve výchozí skupině členů nebo vlastníků webů SharePoint. Všichni uživatelé služby Adobe Sign potřebují mít na webu minimálně oprávnění k úpravě.


Podporované prohlížeče

Podporovány jsou prohlížeče Chrome, Firefox a Safari

Internet Explorer 11 a novější (včetně Edge)

Aby mohly doplňky služby SharePoint fungovat, je nutné provést určitou konfiguraci důvěryhodných serverů v aplikaci Explorer/Edge.  Aplikace Internet Explorer 10 a starší verze nejsou podporovány.

Uživatelé aplikací IE 11/Edge musejí navíc explicitně upravit nastavení důvěryhodných serverů tak, aby obsahovala následující adresy URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Úprava důvěryhodných serverů:

1. Otevřete aplikaci IE 11

► Uživatelé aplikace Edge stisknou klávesy Windows + S

2. Klikněte na ikonu Nástroje (ozubené kolo) a z rozevírací nabídky vyberte položku Možnosti Internetu

► Uživatelé aplikace Edge zadají text Možnosti Internetu a stisknou klávesu Enter

IE11 Options

3. Otevře se nabídka Možnosti Internetu. Vyberte kartu Zabezpečení

4. Klikněte na ikonu Důvěryhodné servery

5. Klikněte na tlačítko Weby

6. Zadejte jednu z výše uvedených adres URL a klikněte na možnost Přidat

7. Zopakujte tento postup pro všechny výše uvedené adresy URL

8. Po dokončení zavřete nabídku Možnosti Internetu.

Trusted Sites HelpX


Instalace

Postup instalace online edice balíčku Adobe Sign for SharePoint:

1. Přihlaste se k webu

2. Přejděte do části: Obsah webu > Nový > Aplikace

Nav to App

 

3. Klikněte na položku SharePoint Store

SharePoint Store

 

4. V poli vyhledávání Najít aplikaci (v pravé horní části stránky) zadejte Adobe Sign

5. Jedním kliknutím na ikonu služby Adobe Sign ji vyberte mezi výsledky hledání.

AS in Store-rebranded

 

6. Kliknutím na tlačítko PŘIDAT spusťte automatickou instalaci

Instalace aplikace trvá několik minut.

Konfigurace – vyžadovaná

Po instalaci aplikace musíte před zahájením odesílání smluv učinit pouze dva kroky:

  • Udělit uživatelský přístup k doplňku
  • Připojit se ke službě Adobe Sign


Přidání uživatelů k výchozí skupině členů nebo vlastníků webů

Uživatelé řešení Adobe Sign musí být přidáni do výchozí skupiny Vlastníci nebo Členové webů a musejí mít alespoň oprávnění k úpravě

Viditelnost uživatelského rozhraní Adobe Sign závisí na oprávnění uživatele:

  • Uživatelské rozhraní správce služby Adobe Sign se uživateli zobrazí, pokud:
    • Uživatel se nachází ve skupině AssociatedOwnerGroup
  • Standardní uživatelské rozhraní služby Adobe Sign se zobrazí, pokud:
    • Uživatel se nachází ve skupině AssociatedMemberGroup

Řešení nefunguje pro uživatele zařazené pouze do skupiny Návštěvníci.

Poznámka:

Správce webů musí přidat sám sebe jako normálního uživatele do jedné (či obou) skupin webů s příslušnými oprávněními. Správce webů by měl povolit uživatelům následující oprávnění v závislosti na skupině, do které jsou přidáni:

  • <NÁZEV_KOLEKCE_WEBŮ> Členové → Povolit úpravy
  • <NÁZEV_KOLEKCE_WEBŮ> Vlastníci → Povolit plné řízení

 

Související skupiny mohou mít odlišné názvy. 

Uživatel s plným řízením na daném webu SharePoint Online může kontrolovat výchozí skupiny na stránce https://[název_klientu].sharepoint.com/sites/[název_webu]/_layouts/permsetup.aspx.

[název_webu] může být řetězec znaků pro web nejvyšší úrovně nebo vnořený podřízený web.

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

Pozor:

Po přidání uživatelů do skupin může několik minut trvat, než servery Microsoft provedou odpovídající synchronizaci.  Nemá to žádný vliv na další konfiguraci, ale po tuto dobu je nutné pozastavit testování a využívání uživatelů.


Nastavit důvěryhodný vztah se službou Adobe Sign

Pro bezproblémové používání aplikace všemi uživateli naváže služba Adobe Sign s prostředím SharePoint připojení OAuth.

Tento vztah můžete navázat pouze v případě, že jste správcem účtu aplikace Adobe Sign a současně i služby SharePoint.  Doporučujeme použít funkční e-mailovou adresu (například AdobeSignAdmin@MyDomain.com), je-li to možné, aby se snížilo riziko deaktivace účtu správce z nějakého důvodu.

Navázání připojení OAuth:

1. Přejděte na stránku Nastavení aplikace Adobe Sign 

2. Klikněte na odkaz Přihlášení do služby Adobe Sign

3. Vyberte požadovaný rozsah instalace aplikace Adobe Sign.

► Propojte účet Adobe Sign se současnou stránkou SharePoint (místní rozsah)

• Tato funkce propojí doplněk s účtem Adobe Sign na současné úrovni stránky SharePoint.

a. Klikněte na tlačítko Přihlášení do služby Adobe Sign

enable_oauth_-_currentsite-updated

b. Přihlaste se do služby Adobe Sign pomocí svých přihlašovacích údajů správce

c. Kliknutím na Povolení přístupu schválíte důvěryhodný vztah mezi službami Adobe Sign and SharePoint

○ Po nastolení propojení se krátce zobrazí zpráva o úspěšném provedení

 

local_auth
local_approve_access

 

► Propojte účet Adobe Sign s celou úrovní klientu služby SharePoint (pouze pro správce klientu O365)

• To je výchozí rozsah pro nové instalace

• V případě doplňků propojených v globálním rozsahu ve službě Adobe Sign není vyžadováno opakované přihlášení OAuth

• Přihlášení OAuth ve službě Adobe Sign u libovolného doplňku v globálním rozsahu nastaví propojení služby Sign se všemi ostatními nainstalovanými doplňky propojenými v globálním rozsahu

○ Přihlášení OAuth je nutno provést alespoň u jednoho doplňku s globálním rozsahem

• Jakýkoli nově nainstalovaný doplněk se automaticky propojí s účtem Adobe Sign dostupným v globálním rozsahu

a. Klikněte na tlačítko Přihlášení do služby Adobe Sign

select_tenant_install

b. Přihlaste se do služby SharePoint pomocí svých přihlašovacích údajů správce

c. Kliknutím na možnost Přijmout schválíte přístup ke zdrojům služby SharePoint

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

d. Přihlaste se do služby Adobe Sign pomocí svých přihlašovacích údajů správce

e. Kliknutím na možnost Povolení přístupu schválíte důvěryhodný vztah mezi službami Adobe Sign a SharePoint

○ Po nastolení propojení se krátce zobrazí zpráva o úspěšném provedení

 

3_tenant_auth2
4_tenant_approveaccess2

Poznámka:

Pokud je uživatel aktuálně používán k udržování připojení OAuth, bude text tlačítka udávat, že se můžete Přihlásit pomocí jiného účtu a pod tlačítkem bude jasně uveden aktuální uživatel zajišťující ověření vztahu.

logged_in_-_currentsite-updated

Konfigurace – volitelná

Následující volitelné konfigurace sice nejsou povinné, ale mohou výrazně zlepšit funkčnost služby Adobe Sign.

Úložiště podepsaných dokumentů

Jako správce můžete definovat globální cílovou složku pro celý web, do které se budou ukládat všechny vyplněné smlouvy. Tato možnost se konfiguruje na stránce Nastavení účtu Adobe Sign.

Pokud je definována globální složka úložiště, všechny podepsané smlouvy a soubory PDF protokolu auditu se budou automaticky ukládat do této globální složky úložiště. To zahrnuje smlouvy odeslané z knihoven dokumentů a také seznamů.

defined_global_storagefolder

Pokud na stránce Nastavení účtu Adobe Sign globální složka úložiště nastavena není, vytvoří se v knihovně dokumentů, ze které byla vytvořena/odeslána smlouva, automaticky nová složka s názvem Podepsané smlouvy. Vyplněné dokumenty PDF všech dokončených smluv odeslaných ze stejné knihovny se vrátí do stejné složky Podepsané smlouvy.

Default folder

 

Pokud není uveden žádný globální výchozí soubor, připojí se smlouvy odeslané ze seznamů k položkám seznamu (jako přílohy).

List Attachments

Protokoly auditu

Ve výchozím nastavení vrací služba Adobe Sign pouze podepsanou smlouvu ve formátu PDF.  Pokud ale povolíte možnost Uložit společně s podepsanou smlouvou i protokol auditu, vrátí se ještě druhé PDF obsahující protokol auditu pro danou smlouvu.

Document stoprage

Mapování šablon

Služba Adobe Sign podporuje myšlenku propojování dat mezi seznamy služby SharePoint a poli formulářů smlouvy.

Pomocí pracovních postupů a namapování polí seznamu do polí formuláře můžete automaticky předem vyplnit dokumenty ještě před jejich odesláním, zkrátit tak dobu, kterou odesílatelé nebo autoři podpisů potřebují k vyplnění formuláře a navíc omezit pravděpodobnost překlepů při zadávání dat.

Stejně tak můžete vytvořit mapování, které extrahuje data polí formuláře z podepsané smlouvy a vyplní seznam služby SharePoint.

Stručná poznámka k formulářům a „textovým značkám“

Úspěšné mapování vyžaduje mít předem vytvořené formuláře s definovanými názvy polí tak, abyste mohli logicky propojit pole seznamu s polem formuláře služby Adobe Sign. 

Na obrázku níže vidíte jednoduchý formulář.  Pole jsou definována dvojicemi složených závorek na jedné straně (definuje šířku pole) a názvem pole (řetězec znaků mezi složenými závorkami). Tato syntaxe textu se souhrnně označuje jako „textové značky“.

Data Mapping Example Form

Textové značky mohou kromě hodnoty názvu obsahovat i další argumenty, například ověřování, výpočty regulární výrazy. Podrobné vysvětlení postupu vytváření formulářů naleznete zde a jeho správné používání může významně zvýšit kvalitu dat zachycených v průběhu procesu podepisování.

Formuláře PDF můžete rovněž vytvářet pomocí aplikace Acrobat.

Pokud chcete povolit uživatelům připojovat dokumenty uložené v knihovně Adobe Sign, můžete k vytváření formulářů použít také prostředí pro vytváření služby Adobe Sign.

 

Pole mapování

Po nadefinování seznamu a formuláře je propojování názvů polí seznamu a formuláře rychlé a snadné.  

Poznámka:

Podporovány jsou následující typy sloupců SharePoint: Jeden řádek textu, Číslo, Volba („Přepínače“), Více řádků textu, Ano/Ne (zaškrtávací políčko). 

Typ sloupce SharePoint Textová značka aplikace Sign Ukázkové značky v dokumentu
Jeden řádek textu Text {{text}}
Číslo Text {{number:num}}
Volba („Přepínače“) Přepínací tlačítka {{(Red)Color_es_:signer1}}
Více řádků textu Víceřádkový text {{largeField2_es_:signer1:multiline(5)}}
Ano/Ne (zaškrtávací políčko) Zaškrtávací políčko {{ck_es_:checkbox:label("Souhlasím.")}}

Vytváření seznamu mapování:

1. Přejděte na stránku Nastavení aplikace Adobe Sign

2. Klikněte na kartu Mapování šablon

3. Vyberte, které mapování chcete definovat:

► Mapování ze služby SharePoint do smlouvy – Vyplnění polí ze seznamu

► Mapování ze smlouvy do služby SharePoint – Shromažďování informací z polí dokončených smluv

Poznámka: Každé mapování je diskrétní. Pokud chcete vytvořit proces, při kterém odešlete formulář s informacemi ze seznamu, a chcete umožnit zpětné odesílání aktualizovaného obsahu do seznamu po dokončení smlouvy, musíte vytvořit obě šablony.

4. Vyberte seznam, který chcete použít pro mapování

Mapping - Select Tempalate

 

Stránka se aktualizuje a zobrazí se vybraný seznam v rozevíracím poli, ikona Plus pro vložení nových řádků párování a dvě nová záhlaví polí:

○ Pole SharePoint – Pole seznamu

○ Pole smlouvy – Název pole formuláře

Template Mapping fields

 

5. Kliknutím na ikonu Plus ve spodní části dvojic polí otevřete nové párování polí

Po kliknutí se zobrazí dvě nová pole. Jeden rozevírací seznam obsahující všechna pole seznamu služby SharePoint a jedno textové pole pro zadání názvu pole formuláře smlouvy.

6. Z rozevíracího seznamu vyberte název pole služby SharePoint

7. Zadejte název pole formuláře smlouvy, se kterým chcete vytvořit vztah mapování.

8. Zopakujte kroky 6 a 7 pro všechna pole, která potřebujete spárovat

Každé spárování názvů polí musí být explicitně nakonfigurováno.  Pokud chcete nějakou dvojici odstranit, klikněte na ikonu koše na pravé straně řádku.

9. Po nadefinování párování všech polí klikněte na tlačítko Uložit

Šablony mapování jsou trvalé a vztahují se na všechny smlouvy odeslané pomocí dokumentu nebo seznamu, na který se mapování vztahuje. Po vytvoření šablony se může správce kdykoli vrátit do funkce Mapování šablon a vybráním dokumentu nebo seznamu si zobrazit existující namapované vztahy. Správce může také podle potřeby jednotlivé dvojice vztahů upravit, přidat nebo odstranit.

Pokud chce správce jediným kliknutím vymazat všechny řádky šablony mapování definované pro dokument knihovny nebo seznam služby SharePoint, stačí vybrat požadovaný dokument nebo seznam a kliknout na tlačítko Vymazat předchozí mapování.  Odstraněné řádky mapování nelze obnovit a je nutné je vytvořit znovu.

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online