Instalační balíček Adobe Sign pro SharePoint Online je dostupný pro každý účet úrovně Enterprise, který má zájem o instalaci řešení Adobe Sign. Před instalací se obraťte na svého manažera CSM (Client Success Manager) a ověřte, jestli je účet zaveden ve správném kanálu, aby bylo možné povolit požadované funkce rozhraní API.

Přehled

Integrace služby Adobe Sign do služby Microsoft SharePoint představuje integrované řešení vytváření, odesílání, sledování a spravování elektronických podpisů.

Tato dokumentace a instalační balíček, o kterém pojednává, jsou určeny pro instanci online služby Microsoft SharePoint pro několik klientů (v této příručce obecně označované jako „SharePoint“).

Toto řešení je vyvinuto jako doplňková aplikace pro službu SharePoint a nabízí následující funkce:

  • Odeslání dohody z libovolné knihovny nebo seznamu dokumentů služby SharePoint k podpisu
  • Schopnost odeslání dokumentů jedinému příjemci nebo skupině příjemců z knihovny dokumentů nebo z vlastních seznamů služby SharePoint
  • Mapování dat ze seznamů služby SharePoint a z knihovny dokumentů do dokumentů prostřednictvím mapování sloučením při odesílání dokumentů k podpisu
  • Mapování dat z polí formulářů podepsaných dohod do textových sloupců seznamů služby SharePoint nebo knihovny dokumentů prostřednictvím mapování dat poté, co byl dokument podepsán a jeho stav byl buď automaticky, nebo ručně aktualizován na stránce Stav dohody
  • Využití webových formulářů Adobe Sign ke shromažďování dat a automatickému odesílání těchto dat do určených polí v seznamech SharePoint.
  • Archivace všech podepsaných dohod ve službě SharePoint
  • Možnost přidat stránku Správa služby Adobe Sign jako součást webu služby SharePoint; tuto stránku mohou uživatelé služby SharePoint používat ke sledování a aktualizaci dohod


Požadavky

Pro konfiguraci řešení MUSÍTE být zároveň správce stránky SharePoint a správce účtu Adobe Sign. Pokud nejste správcem účtu Adobe Sign, spolupracujte s ním na konfiguraci integrace.

Řešení Adobe Sign může nainstalovat a nakonfigurovat pouze správce webů služby Microsoft SharePoint. Pročtěte si dokumentaci ke službě SharePoint a obraťte se na správce webů služby SharePoint nebo na správce klienta a požádejte jej o další systémová oprávnění, která mohou být vyžadována pro instalaci webových řešení služby SharePoint.

V klientu služby Microsoft Office 365 je nutné nastavit jména, příjmení a pracovní e-mailové adresy všech uživatelů služby SharePoint, kteří chtějí na svých webech služby SharePoint používat doplněk Adobe Sign.

Všichni uživatelé řešení Adobe Sign musí být ve výchozí skupině členů nebo vlastníků webů SharePoint. Všichni uživatelé služby Adobe Sign potřebují mít na webu minimálně oprávnění k úpravě.


Podporované prohlížeče

Podporovány jsou prohlížeče Chrome, Firefox a Safari

Internet Explorer 11 a novější (včetně Edge)

Aby mohly doplňky služby SharePoint fungovat, je nutné provést určitou konfiguraci důvěryhodných serverů v aplikaci Explorer/Edge.  Aplikace Internet Explorer 10 a starší verze nejsou podporovány.

Uživatelé aplikací IE 11/Edge musejí navíc explicitně upravit nastavení důvěryhodných serverů tak, aby obsahovala následující adresy URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Úprava důvěryhodných serverů:

1. Otevřete aplikaci IE 11

► Uživatelé aplikace Edge stisknou klávesy Windows + S

2. Klikněte na ikonu Nástroje (ozubené kolo) a z rozevírací nabídky vyberte položku Možnosti Internetu

► Uživatelé aplikace Edge zadají text Možnosti Internetu a stisknou klávesu Enter

IE11 Options

3. Otevře se nabídka Možnosti Internetu. Vyberte kartu Zabezpečení

4. Klikněte na ikonu Důvěryhodné servery

5. Klikněte na tlačítko Weby

6. Zadejte jednu z výše uvedených adres URL a klikněte na možnost Přidat

7. Zopakujte tento postup pro všechny výše uvedené adresy URL

8. Po dokončení zavřete nabídku Možnosti Internetu.

Trusted Sites HelpX


Upgrade z verze 1.x

Služba Adobe Sign pro SharePoint verze 2.0 vyžaduje schválení dalších oprávnění prostřednictvím služby OAuth (webhooky a oprávnění webových formulářů).

Zákazníci, kteří upgradují z verze 1.x, musejí aktualizovat své přihlašovací údaje OAuth, aby získali přístup k těmto novým oprávněním:

1. Aktualizace doplňku Adobe Sign na balíček 2.x

2. Aktualizace připojení ke službě Adobe Sign:

Osoba, která je zároveň správcem klienta služby Office a správce účtu služby Adobe Sign musí vyvolat stránku nastavení pro klienta integrace se službou SharePoint. 

  • Vyvolání nastavení integrace
  • Na panelu „Připojit službu Adobe Sign“:
    • Klikněte na tlačítko Aktualizovat (vedle možnosti Aktualizovat klienta služby Office 365)
    • Přihlaste se pomocí stejných údajů jako předtím
      • E-mailová adresa používaná pro původní připojení se zobrazí v prvním odstavci
  • Zavřete nastavení přechodem zpět do služby SharePoint nebo obnovením okna

Všechny stránky v klientu, které využívají připojení klienta, by nyní měly být schopny vyžívat funkce webového formuláře

Poznámka:

Je důležité zavřít nebo obnovit kartu nastavení, pokud chcete začít nastavovat mapování webového formuláře ihned po opětovném ověření u služby Adobe Sign.

Pokud okno nastavení neobnovíte, budou na kartě webových formulářů vznikat chyby, dokud obnovení neprovedete.

Pokud jsou správce služby SharePoint a správce účtu Adobe Sign různé osoby, musejí na konfigurování řešení spolupracovat.

Pro každou stránku využívající integraci musí osoba, která je správcem služby SharePoint a správcem účtu Adobe Sign pro danou stránku aktualizovat připojení této stránky:

  • Vyvolání nastavení integrace
  • Na panelu Připojit službu Adobe Sign:
    • Klikněte na tlačítko Aktualizovat vedle možnosti Aktualizovat připojení stránky SharePoint
    • Přihlaste se pomocí stejných údajů jako předtím
      • E-mailová adresa používaná pro původní připojení se zobrazí v prvním odstavci
  • Zavřete nastavení přechodem zpět do služby SharePoint nebo obnovením okna

Jakmile budete hotovi, měla by být tato konkrétní stránka schopna využívat funkce webového formuláře

Poznámka:

Je důležité zavřít nebo obnovit kartu nastavení, pokud chcete začít nastavovat mapování webového formuláře ihned po opětovném ověření u služby Adobe Sign.

Pokud okno nastavení neobnovíte, budou na kartě webových formulářů vznikat chyby, dokud obnovení neprovedete.

Pokud jsou správce služby SharePoint a správce účtu Adobe Sign různé osoby, musejí na konfigurování řešení spolupracovat.


Instalace

Poznámka:

Nedoporučujeme provádět hromadnou instalaci doplňku Adobe Sign pro SharePoint Online na více stránek pomocí nasazení s vymezením na klienta z důvodu následujících omezení.

Postup instalace online edice balíčku Adobe Sign pro SharePoint:

1. Přihlaste se k webu

2. Přejděte do části: Obsah webu > Nový > Aplikace

Nav to App

 

3. Klikněte na položku SharePoint Store

SharePoint Store

 

4. V poli vyhledávání Najít aplikaci (v pravé horní části stránky) zadejte Adobe Sign

5. Jedním kliknutím na ikonu služby Adobe Sign ji vyberte mezi výsledky hledání.

Adobe Sign v obchodě

 

6. Kliknutím na tlačítko PŘIDAT spusťte automatickou instalaci

Instalace aplikace trvá několik minut.

Poznámka:

Po instalaci balíčku můžete přejít na stránku Nastavení služby Adobe Sign, kde budou přístupné odkazy na tohoto průvodce správou/konfigurací, uživatelskou příručku a další zdroje.

Získání informací a podpora


Konfigurace – vyžadovaná

Po instalaci aplikace musíte před zahájením odesílání dohod učinit pouze dva kroky:

  1. Připojení ke službě Adobe Sign prostřednictvím OAuth
  2. Udělení uživatelských oprávnění ve službě SharePoint


Připojení ke službě Adobe Sign prostřednictvím OAuth

Pro bezproblémové používání aplikace všemi uživateli naváže služba Adobe Sign s prostředím SharePoint připojení OAuth.

Poznámka:

Tento vztah můžete navázat pouze v případě, že máte úroveň správce účtu aplikace Adobe Sign a současně i služby SharePoint. 

Doporučujeme použít funkční e-mailovou adresu (například AdobeSignAdmin@MyDomain.com), je-li to možné, aby se snížilo riziko deaktivace účtu správce z nějakého důvodu.

Navázání připojení OAuth:

1. Přejděte na stránku Nastavení aplikace Adobe Sign 

2. Klikněte na kartu Připojit službu Adobe Sign

3. Vyberte požadovaný rozsah instalace aplikace Adobe Sign.

► Navažte připojení k webu služby SharePoint (Úroveň stránky – pro správce webu služby Sharepoint)

• Tato funkce připojí doplněk k účtu Adobe Sign na současné úrovni stránky SharePoint

Připojit se ke službě Adobe Sign

1. Přihlaste se do služby Adobe Sign pomocí svých přihlašovacích údajů správce

2 Kliknutím na možnost Povolení přístupu schválíte důvěryhodný vztah mezi službami Adobe Sign a SharePoint

○ Po nastolení propojení se krátce zobrazí zpráva o úspěšném provedení

 

Místní ověření
OAuth

Jakmile proběhne úspěšné ověření na úrovni stránky, nad dvěma odkazy uvidíte e-mail a jméno uživatele, který se přihlásil ke službě Adobe Sign.

  • Připojení lze aktualizovat dvěma způsoby: 
    • Přechodem na jiný účet služby Adobe Sign na úrovni stránky (pro správce webu služby SharePoint) 
    • Přepnutím na připojení O365 na úrovni klienta (více informací o správě O365 naleznete níže).
Aktualizace připojení ke službě Adobe Sign

►Připojte klienta služby SharePoint k účtu služby Adobe Sign (Rozsah klienta – pouze pro správce klienta O365)

• V případě doplňků připojených v rozsahu klienta ve službě Adobe Sign není vyžadováno opakované přihlášení OAuth

• Přihlášení OAuth ve službě Adobe Sign u libovolného doplňku v globálním rozsahu nastaví propojení služby Sign se všemi ostatními nainstalovanými doplňky propojenými v rozsahu klienta

                                    ○ Přihlášení OAuth je nutno provést alespoň u jednoho doplňku s rozsahem klienta

• Jakýkoli nově nainstalovaný doplněk se automaticky připojí k účtu služby Adobe Sign dostupným v rozsahu klienta

Připojení klienta ke službě Adobe Sign

Zobrazí se okno s potvrzením, že se chystáte propojit klienta se svým účtem Adobe Sign. To vyžaduje, abyste se přihlásili jako správce služby Microsoft Office 365.

  • Klikněte na Pokračovat.
Výzva k potvrzení klienta

1. Přihlaste se do služby SharePoint pomocí svých přihlašovacích údajů správce

2. Kliknutím na možnost Přijmout schválíte přístup ke zdrojům služby SharePoint

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

3. Přihlaste se do služby Adobe Sign pomocí svých přihlašovacích údajů správce

4 Kliknutím na možnost Povolení přístupu schválíte důvěryhodný vztah mezi službami Adobe Sign a SharePoint

○ Po nastolení propojení se krátce zobrazí zpráva o úspěšném provedení

 

Ověření klienta
Rozsahy ověřování OAuth

Jakmile proběhne úspěšné ověření na úrovni klienta, nad dvěma odkazy uvidíte e-mail a jméno uživatele, který se přihlásil ke službě Adobe Sign. Bude zde také uvedeno, že správce klienta služby Office 365 nakonfiguroval účet pro vašeho klienta služby SharePoint.

  • Připojení lze aktualizovat dvěma způsoby: přechodem na jiný účet služby Adobe Sign na úrovni klienta, nebo přepnutím na připojení na úrovni stránky.
Připojeno ke službě Adobe Sign

Poznámka:

Pokud má nasazení služby SharePoint více stránek, můžete jednu nebo více stránek ověřit na úrovni stránky, ale stále je možné použít ověření na úrovni klienta.

Pokud existují oba typy ověření a stránka, kterou konfigurujete, je ověřena na úrovni stránky, zobrazí se odkaz, který lze použít pro ověření na úrovni klienta.

Použít existujícího klienta


Udělení uživatelských oprávnění ve službě SharePoint

Uživatelé služby SharePoint mohou získat přístup k integraci služby Adobe Sign dvěma způsoby:

  • Uživatelé s oprávněním k úpravám
  • Uživatelé ve výchozích skupinách členů/vlastníků


Uživatelé s oprávněním k úpravám - "Bezproblémový přechod"U

Bezproblémový přechod je nejjednodušší konfigurací pro přidání uživatelů.

Jakýkoli uživatel, který má přiřazenu výchozí úroveň oprávnění k úpravám pro váš web SharePoint má automaticky přístup k integraci služby Adobe Sign a může ji používat.

  • Pokud jste při vytváření webu SharePoint použili programy admin.microsoft.com a přiřadili do skupin Majitele, Členy a Hosty, máte hotovo

Pokud je možnost Uživatelé s oprávněním k úpravám povolena, jakýkoli uživatel, který otevře doplněk Adobe Sign (či použije jakoukoli jeho funkci), spustí kontrolu všech jeho oprávnění na webu SharePoint. Pokud má uživatel sadu oprávnění typickou pro Editory, je mu udělen přístup k doplňku.

V tabulce níže jsou uvedeny všechny typy oprávnění webu SharePoint, výchozí oprávnění přiřazená každé úrovni oprávnění a seznam požadovaných oprávnění pro rozpoznání Uživatele (Maska uživatele) nebo Správce (Maska správce):

 

Oprávnění Čtenář Přispěvatel Maska uživatele Editor Maska správce Architekt Plný přístup
3 list: přidat položky   (plus) (tick) (plus) (tick) (warning) (plus) (plus)
7 list: Schválit položky         (tick) (plus) (plus)
11 list: Vytvořit upozornění (plus) (plus)   (plus)   (plus) (plus)
5 list: vymazat položky   (plus)   (plus) (tick) (plus) (plus)
10 list: Odstranit verze   (plus)   (plus) (tick) (plus) (plus)
4 list: upravit položky   (plus) (tick) (plus) (tick) (warning) (plus) (plus)
1 list: správa seznamů       (plus) (tick) (warning) (plus) (plus)
8 list: otevřít položky (plus) (plus) (tick) (plus) (tick) (warning) (plus) (plus)
2 list: Přepsat chování seznamu         (tick) (plus) (plus)
12 list: zobrazit stránky aplikací (plus) (plus) (tick) (plus) (tick) (warning) (plus) (plus)
6

list: zobrazit položky

(plus) (plus) (tick) (plus) (tick) (warning) (plus) (plus)
9 list: Zobrazit verze (plus) (plus)   (plus) (tick) (plus) (plus)
32 personal: Přidat/odebrat osobní části stránek   (plus)   (plus) (tick) (plus) (plus)
31 personal: Správa osobního zobrazení   (plus)   (plus) (tick) (plus) (plus)
33 personal: Aktualizace osobních částí stránek   (plus)   (plus) (tick) (plus) (plus)
17 site: přidat a přizpůsobit stránky           (plus) (plus)
19 site: Použít listiny stylů           (plus) (plus)
18 site: Použít téma a rámečky           (plus) (plus)
21 site: Prohlížet složky   (plus)   (plus) (tick) (warning) (plus) (plus)
25 site: prohlížet údaje uživatelů (plus) (plus) (tick) (plus) (tick) (warning) (plus) (plus)
20 site: vytvořit skupiny             (plus)
15 site: vytvořit podřízené weby             (plus)
30 site: upravit osobní údaje uživatele   (plus)   (plus)   (plus) (plus)
24 site: uvést seznam oprávnění             (plus)
26 site: spravovat upozornění             (plus)
13 site: spravovat oprávnění             (plus)
16 site: spravovat webovou stránku             (plus)
29 site: otevřít (plus) (plus) (tick) (plus) (tick) (warning) (plus) (plus)
28 site: Použít funkce integrace klienta (plus) (plus)   (plus)   (plus) (plus)
27 site: použít vzdálená rozhraní (plus) (plus) (tick) (plus) (tick) (warning) (plus) (plus)
22 site: použít samoobslužnou tvorbu stránek (plus) (plus)   (plus)   (plus) (plus)
23 site: zobrazit stránky (plus) (plus) (tick) (plus) (tick) (warning) (plus) (plus)
14 site: Zobrazit analytická data o webu             (plus)

Číslo zcela vlevo znázorňuje v jakém pořadí se tato oprávnění zobrazují v uživatelském rozhraní služby SharePoint.

Řádky s označením (plus) obsahují oprávnění udělená výchozím úrovním rolí.

Řádky s označením (tick) obsahují oprávnění potřebná pro rozpoznání Uživatele či Správce integrací služby Adobe Sign.

Řádky s označením (warning) obsahují oprávnění potřebné pro správné fungování funkcí Správce pro integraci služby Adobe Sign.


Uživatelé ve výchozích skupinách členů/vlastníků (s oprávněním k úpravám)Uživatelé

Pokud požadujete více kontroly nad tím, komu je povoleno používat integraci Adobe Sign pro SharePoint, tato možnost uděluje přístup pouze těm uživatelům, kteří jsou přímými členy <site name> skupiny členů SharePoint.

  • Pokud svou stránku SharePoint nastavíte pomocí moderního rozhraní, vytvoří se v rámci prostředí skupina Office365, pomocí které lze spravovat oprávnění na stránce
    • Skupina Office365 je do skupiny SharePoint přidána jako člen pod stejným názvem, čímž umožní ovládání přístupu z centrálního místa. 
    • Přidáním uživatelů na stránku SharePoint prostřednictvím moderního rozhraní jsou uživatelé přidáni do skupiny Office365, ne do skupiny SharePoint.

Členy na stránku SharePoint pomocí moderního rozhraní přidáte následovně:

  • Přejděte do panelu nastavení v nabídce ozubeného kolečka v horním panelu
  • Vyberte Oprávnění stránky
    • Vpravo se otevře panel Oprávnění
  • Klikněte na odkaz Pokročilá oprávnění

Poznámka:

Tlačítkem Pozvat osoby pozvete uživatele na stránku SharePoint, avšak nebude jim umožněn přístup k integrace služby Adobe Sign.

Panel oprávnění

 

  • Kliknutím na odkaz na <site name>
    Skupinu členů zobrazíte členy Skupiny členů stránky SharePoint.
Klikněte na odkaz s názvem skupiny členů

 

  • Kliknutím na tlačítko Noví otevřete dialogové okno pro přidání nových členů do skupiny SharePoint
Klikněte na odkaz s názvem skupiny členů

 

Po dokončení se noví členové skupiny SharePoint zobrazí v seznamu členů.

Uživatelé ve skupině

Pozor:

Po přidání uživatelů do skupin může několik minut trvat, než servery Microsoft provedou odpovídající synchronizaci.  Nemá to žádný vliv na další konfiguraci, ale po tuto dobu je nutné pozastavit testování a využívání uživatelů.


Konfigurace – volitelná

Následující volitelné konfigurace sice nejsou povinné, ale mohou výrazně zlepšit funkčnost služby Adobe Sign.


Výběr úložiště podepsaných dohod

Jako správce můžete definovat globální cílovou složku pro celý web, do které se budou ukládat všechny vyplněné dohody. Tato možnost se konfiguruje na stránce Nastavení podepsaných souborů služby .

Pokud je definována globální složka úložiště, všechny podepsané dohody a soubory PDF protokolu auditu se budou automaticky ukládat do této globální složky úložiště. To zahrnuje dohody odeslané z knihoven dokumentů a také seznamů.

Nastavení podepsaných souborů

Pokud na stránce Nastavení podepsaných souborů služby Adobe Sign globální složka úložiště nastavena není, vytvoří se v knihovně dokumentů, ze které byla vytvořena/odeslána dohoda, automaticky nová složka s názvem Podepsané dohody. Vyplněné dokumenty PDF všech dokončených dohod odeslaných ze stejné knihovny se vrátí do stejné složky Podepsané dohody.

Default folder

 

Pokud není uveden žádný globální výchozí soubor, přiloží se dohody odeslané ze seznamů k položkám seznamu (jako přílohy).

List Attachments

Úložiště dohod pro webové formuláře

Pokud webové formuláře používáte ke shromažďování dat, lze podobný proces ukládání použít pro podepsané dohody webových formulářů.

Správce může pro veškeré podepsané webové formuláře definovat složku globálního úložiště.

Pokud globální úložiště není definováno, webové formuláře se uloží v automaticky vytvořené složce s názvem Podepsané webové formuláře.

Ukládání dohod webových formulářů


Povolení protokolů auditu

Ve výchozím nastavení vrací služba Adobe Sign pouze podepsanou dohodu ve formátu PDF.  Pokud ale povolíte možnost Uložit společně s podepsanou dohodou i protokol auditu, vrátí se ještě druhé PDF obsahující protokol auditu pro danou dohodu.

Uložit protokoly auditu s dohodami


Mapování šablon

Služba Adobe Sign podporuje myšlenku propojování dat mezi seznamy služby SharePoint a poli formulářů dohody.

Pomocí pracovních postupů a namapování polí seznamu do polí formuláře můžete automaticky předem vyplnit dokumenty ještě před jejich odesláním, zkrátit tak dobu, kterou odesílatelé nebo podepisující potřebují k vyplnění formuláře a navíc omezit pravděpodobnost překlepů při zadávání dat.

Stejně tak můžete vytvořit mapování, které extrahuje data polí formuláře z podepsané dohody a vyplní seznam služby SharePoint.

Úplného průvodce konfigurací mapování šablon naleznete zde.


Mapování webového formuláře

Služba Adobe Sign podporuje myšlenku propojování dat mezi dohodami webových formulářů Adobe Sign a seznamy služby SharePoint, které se podobá mapování šablon.

Namapováním polí webového formuláře na sloupce seznamu služby SharePoint můžete automaticky směrovat data do služby SharePoint, což zkracuje potřebnou dobu a eliminuje chyby při zadávání dat.

Úplného průvodce konfigurací mapování webových formulářů naleznete zde.

Poznámka:

Mapování webových formulářů je k dispozici pouze pro instalace služby Adobe Sign pro SharePoint Online v2.0+.

Dřívější verze je třeba upgradovat, aby získaly přístup k této funkci.