Přehled

Tento dokument poskytuje zákazníkům Workday požadované kroky pro integraci služby Adobe Sign do vašeho klienta Workday. Dokument slouží jako instalační příručka a nejde o ucelenou školicí příručku k systému Workday.

Pro používání služby Adobe Sign v rámci systému Workday je nutné, abyste rozuměli či porozuměli tomu, jak vytvářet a měnit položky Workday, jako jsou: rámec firemního procesu, nastavení klienta a konfigurace, výkaznictví a integrace Studio Workday.

Důležitými kroky k dokončení integrace jsou:

  • Aktivace vašeho správcovského účtu u služby Adobe Sign (pouze noví zákazníci)
  • Jak nastavit skupinu ve službě Adobe Sign, abyste získali oprávnění uživatele v systému Workday
  • Nastavte komunikaci přes certifikát OAuth mezi systémem Workday a službou Adobe Sign


Aktivace vašeho účtu služby Adobe Sign

Stávající zákazníci se zavedenými účty mohou přejít přímo ke kroku Konfigurovat Adobe Sign pro Workday

Zákazníkům, kteří využívají službu Adobe Sign nově a nemají ještě přihlašovací údaje, zajistí náborový specialista účet (u Adobe Sign) pro Workday. Po jeho vytvoření obdržíte potvrzovací e-mail:

Obrázek uvítacího e-mailu služby Adobe Sign

Podle pokynů v e-mailu inicializujte svůj účet a dostanete se na domovskou stránku služby Adobe Sign.

Domovská stránka služby Adobe Sign


Konfigurace služby Adobe Sign pro Workday

Konfigurace služby Adobe Sign pro Workday vyžaduje vygenerovat v systému Adobe Sign dva vyhrazené objekty:

  • „Skupina Workday“
    Workday vyžaduje vyhrazenou „skupinu“ v rámci účtu Adobe Sign, aby byla povolena funkce integrace. Skupina Adobe Sign slouží pouze ke kontrole využívání služby Adobe Sign systémem Workday. Žádné další potenciální použití (Salesforce.com, Arriba atd.) nebude ovlivněno.
    např.: Skupina Workday bude mít omezena e-mailová upozornění tak, aby uživatelé systému Workday obdrželi pouze upozornění v rámci svých e-mailových schránek Workday.

  • Ověřující uživatel, který nastaví komunikaci přes certifikát OAuth
    Součástí skupiny by měl být jeden správce na úrovni skupiny.  Jedná se o oprávněného uživatele, který spravuje komunikaci přes certifikát OAuth mezi systémem Workday a službou Adobe Sign. Doporučujeme použít funkční (a reálnou) e-mailovou adresu, jako je HR@MyDomain.com. Pokud použijete funkční namísto soukromé e-mailové adresy, snižujete riziko, že bude v budoucnu uživatel zakázán, a současně tím bude zakázána integrace.


Vytvoření uživatele a skupiny ve službě Adobe Sign

Chcete-li vytvořit uživatele ve službě Adobe Sign:

  • Přihlaste se jako správce účtu do služby Adobe Sign
  • Přejděte na Account (Účet) > Users (Uživatelé)
  • Klikněte na ikonu plus v kruhu a vytvořte nového uživatele
Obrázek navigační cesty pro vytvoření nového uživatele

Objeví se vyskakovací okno požadující informace o novém uživateli:

  • Zadejte funkční e-mail, k němuž máte přístup
    • Uživatel nastaví a bude spravovat komunikaci přes certifikát OAuth
    • E-mailová adresa musí být skutečnou adresou pro ověření
  • Zadejte příslušnou hodnotu křestního jména a příjmení
  • Vyberte ze seznamu User Group (Uživatelská skupina) možnost [Create a new group for this user] [Vytvořit novou skupinu pro tohoto uživatele]
  • Zadejte do pole New Group Name (Nový název skupiny) intuitivní název jako „Workday
  • Klikněte na Save (Uložit)
Panel Create a User (Vytvořit uživatele)

Vyskakovací okno zmizí a vy se vrátíte zpět na stránku Users (Uživatelé).  Nového uživatele uvidíte v seznamu se stavem CREATED (VYTVOŘEN).

Zobrazení nově vytvořeného uživatele

Status „Vytvořen“ ukazuje, že uživatel dosud neověřil svoji e-mailovou adresu.

  • Přihlaste se do e-mailové schránky nového uživatele
  • Vyhledejte e-mail „Vítejte ve službě Adobe Sign“
  • Klikněte, kde je uvedeno Klikněte sem pro nastavení hesla
  • Nastavte si heslo
    • Tato akce změní stav uživatele v systému na ACTIVE (AKTIVNÍ)
Obrázek nového Activated User (Aktivovaného uživatele)


Definujte Authenticating User (Ověřujícího uživatele)

Pro přidání nového uživatele do skupiny Workday:

  • Přejděte na stránku Users (Uživatelé) (pokud na ní již nejste)
  • Dvakrát klikněte na uživatele ve skupině Workday
    • Otevře se stránka Edit (Upravovat) pro uživatelská oprávnění
  • Zaškrtněte pole User is a group administrator (Uživatel je správce skupiny)
  • Klikněte na Save (Uložit)
Obrázek panelu s vlastnostmi ukazuje, jak definovat správce skupiny.


Konfigurace klienta Workday

K dokončení nastavení propojení klienta Workday a služby Adobe Sign je potřeba mezi službami navázat důvěryhodný vztah.

Jakmile se tak stane, lze k jakémukoli firemnímu procesu v systému Workday přidat krok Zkontrolovat dokument, který umožňuje podpis ve službě Adobe Sign.

Poznámka:

Služba Adobe Sign je v rámci celého prostředí systému Workday označena jako Adobe Document Cloud.

Postup k navázání důvěryhodného vztahu:

  • Přihlaste se jako správce účtu do systému Workday
  • Hledejte Upravit nastavení klienta – firemní procesy

Načte se stránka Upravit nastavení klienta – firemní procesy. 

  • Přejděte do části Nastavení elektronického podpisu:
Nastavení elektronického podpisu
  • Klikněte na tlačítko Ověřit přes Adobe
    • Tímto se spustí postup ověřování přes OAuth 2.0, v rámci nějž budete vyzváni k tomu, abyste:
      • uvedli přihlašovací údaje správce skupiny Adobe Sign, který byl vytvořen v rámci kroku „Definujte ověřujícího uživatele“;
      • povolili přístup ke službě Adobe Sign, který vyžaduje klient Workday.

Poznámka:

Než budete pokračovat, ujistěte se, že jste se odhlásili ze všech ostatních instancí ve službě Adobe Sign.

Po připojení dojde k zaškrtnutí políčka konfigurace Adobe povolena a nic nebrání tomu, abyste mohli se službou Adobe Sign v prostředí systému Workday začít pracovat.


Konfigurace kroku Zkontrolovat dokument

Dokument pro krok Zkontrolovat dokument může být statický dokument, dokument generovaný krokem Generovat dokument v rámci stejného firemního procesu, anebo formátovaná zpráva vytvořená pomocí Tvůrce zpráv Workday. Ke všem těmto případům lze přidat Adobe Text Tags (Textové tagy Adobe) pro regulaci vzhledu a polohy konkrétních komponentů podepisování Adobe. V definici firemního procesu musí být uveden zdroj dokumentu. Při průběhu firemního procesu nelze nahrát ad-hoc dokument.

Díky kroku Zkontrolovat dokument dává používání služby Adobe Sign možnost řadit podpisové skupiny. Můžete tak specifikovat skupiny vycházející z rolí, které se podepíší po řadě. Paralelní podepisování skupinami není podporováno.

Potřebujete-li pomoci s konfigurací kroku Zkontrolovat dokument, přečtěte si Stručný návod zde:
https://helpx.adobe.com/cz/sign/help/Workday_Quick_Start.html


Podpora

Podpora Workday

Společnost Workday je majitelem integrace a je prvním kontaktním místem pro případ otázek týkajících se rozsahu integrace, nároků na funkce nebo problémů v každodenním fungování integrace.

Komunita Workday má několik dobrých článků zabývajících se řešením integrace a generováním dokumentů:

Řešení problémů s integrací e-podpisů

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Krok Zkontrolovat dokumenty
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Generování dynamických dokumentů

https://community.workday.com/node/176443

Nabídka tipů pro konfiguraci generování dokumentů

https://community.workday.com/node/183242


Podpora aplikace Adobe Sign

Adobe Sign je integračním partnerem, kterého je třeba kontaktovat, pokud se při integraci nedaří získat podpisy nebo pokud selže upozornění na chybějící podpisy.

Zákazníci služby Adobe Sign kontaktují pro podporu svého manažera pro úspěch zákazníků (CSM). Případně je také možné se obrátit na technickou podporu Adobe na telefonním čísle: 1-866-318-4100. Vyčkejte na seznam produktů a zadejte: 4, a dále 2 (na vyzvání).


Časté dotazy

Problém může spočívat v tom, že kandidát po podepsání ve službě AdobeSign v systému Workday neklikl na tlačítko Odeslat.

Podle úlohy Kontrola stavu podepsání elektronickým podpisem ve Workday: "Proces se zahájí odevzdáním přidruženého úkolu v Doručené poště."

Podle vývoje Workday: Původní podepsání dokončí proces pouze pokud uživatel po podepsání dokumentu úkol odevzdá v Doručené poště. Podepisující vždy musí po podepsání ve službě Adobe Sign odevzdat úkol v Doručené poště v systému Workday. Po podepsání se prvek iframe zavře a uživatel je přesměrován na stejný úkol, kde kliknutím na tlačítko Odeslat proces dokončí.