Bio-Pharma-Einstellungen konfigurieren

Die Seite Bio-Pharma-Einstellungen zeigt wichtige Signaturselemente an, die für Unternehmen zur Einhaltung der Vorschrift „Title 21 CFR Part 11“ erforderlich sind:

• Authentifizierung der Identität verlangen: Fordert die Unterzeichner bei jeder Anwendung ihrer Signatur auf, sich erneut zu identifizieren.

• Gründe für die Signatur: Ermöglicht Unterzeichnern, einen Grund für die Signatur anzugeben. 

Und so funktioniert's

Die Seite „Bio-Pharma Einstellungen“ kann auf Konto- oder Gruppenebene konfiguriert werden.

Sobald die Einstellungen konfiguriert sind, werden die definierten Signatursanforderungen bei allen nachfolgenden Vereinbarungen durchgesetzt.

Absender müssen ihre Vorgehensweise nicht ändern, da die Einstellungen während des Signatursvorgangs wirksam werden.

Authentifizierung der Identität verlangen

Die Einstellungen für die Option Authentifizierung der Identität verlangen regeln, wann der Empfänger aufgefordert wird, seine Authentifizierung einzugeben.

Diese Seite enthält drei Optionen:

• Sicherheitsabfrage beim Öffnen der Vereinbarung – Beim Öffnen der Vereinbarung wird der Empfänger aufgefordert, sich zu authentifizieren (bevor der Inhalt angezeigt wird)
• Sicherheitsabfrage für jede Unterzeichnung – Wenn der Empfänger auf ein Signaturfeld klickt, wird er aufgefordert, sich zu authentifizieren
• Sicherheitsabfrage beim Abschließen der Vereinbarung – Wenn der Empfänger auf die Schaltfläche Hier signieren klickt, wird er aufgefordert, sich zu authentifizieren

Bei der Option „Authentifizierung der Identität verlangen“ ist eine der folgenden zwei Authentifizierungsmethoden erforderlich:

• Telefonauthentifizierung – Ein SMS-basierter Text mit einem Code aus fünf Ziffern, den die Unterzeichner eingeben müssen, bevor sie das Dokument signieren
• Acrobat Sign-Authentifizierung: Unterzeichner werden aufgefordert, ihr Acrobat Sign-Kennwort anzugeben
  • Die Acrobat Sign-Authentifizierung muss durch das Support-Team oder Ihren CSM aktiviert werden

Gründe für die Signatur

Wenn die Funktion Gründe für die Signatur aktiviert ist, werden Unterzeichner direkt nach dem Signieren per Tastatureingabe, von Hand oder durch Hochladen des Signaturbilds aufgefordert, einen Grund für die Signatur anzugeben.

Die Signatur wird in einem neuen Fenster angezeigt, das eine der folgenden Möglichkeiten bietet:

• Ein Freitextfeld, in das die Unterzeichner einen eigenen Grund eingeben können
• Eine Dropdownliste der zulässigen Gründe (wie in Acrobat Sign definiert)

Konfigurationsoptionen

Die einzelnen Konfigurationsoptionen für die beiden Funktionsgruppen werden im Detail auf den jeweiligen Seiten erläutert:

• Authentifizierung der Identität verlangen

• Gründe für die Signatur

Es gibt jedoch einige allgemeine Empfehlungen für Kunden, die die Vorschrift „Title 21 CFR Part 11“ einhalten möchten:

Voraussetzungen

Damit die Funktion Authentifizierung der Identität verlangen verwendet werden kann, müssen Unterzeichner ihre Identität durch eine der folgenden Möglichkeiten bestätigen:

• Telefonauthentifizierung (SMS)  
• Acrobat Sign-Authentifizierung

Die Authentifizierungsmethode wird auf der Seite Sendeeinstellungen im Abschnitt Identitätsauthentifizierungsmethoden verwenden definiert.

Allgemeine Empfehlungen

Unter Berücksichtigung der oben genannten Voraussetzungen werden die folgenden allgemeinen Methoden zur Authentifizierung der Identität empfohlen.

Die Einstellungen stellen sicher, dass Authentifizierung der Identität verlangen auf alle Transaktionen angewendet wird und Absender die Funktion nicht unbeabsichtigt deaktivieren können.

Methoden zur Authentifizierung der Identität

• Sender auffordern, eine der aktivierten Methoden zur Authentifizierung für Empfänger zu wählen: Aktivieren
  
  • Sie möchten, dass eine Empfängerauthentifizierung erforderlich ist.

• Aktivieren Sie folgende Methoden zur Authentifizierung der Identität von Empfängern: Telefonauthentifizierung
  • Die meisten externen Empfänger haben erwartungsgemäß ein Telefon, das die SMS-Authentifizierung unterstützt.
  • Im Allgemeinen ist nicht bekannt, ob der Empfänger über ein Acrobat Sign-Konto zur Authentifizierung verfügt.

• Verwenden Sie standardmäßig die folgende Authentifizierungsmethode: Telefonauthentifizierung
  • Aus den oben stehenden Gründen

• Absendern das Ändern der Standardmethode zur Authentifizierung erlauben: Deaktivieren
  • Hierdurch wird ein einheitliches Erlebnis für Ihre Unterzeichner sichergestellt.

Authentifizierung der Identität von internen Empfängern

• Verschiedene Methoden zur Authentifizierung der Identität von internen Empfängern aktivieren: Aktivieren (wahrscheinlich)
  • Aktivieren Sie dies, wenn Ihre internen Unterzeichner über Acrobat Sign-Konten verfügen

• Aktivieren Sie die folgenden Methoden zur Authentifizierung der Identität für Empfänger: Acrobat Sign-Authentifizierung
  • Die Authentifizierung über die Acrobat Sign-Anmeldung lässt sich reibungsloser umsetzen als die SMS-Lösung

• Verwenden Sie standardmäßig die folgende Methode: Acrobat Sign-Authentifizierung

• Absendern das Ändern der Standardmethode zur Authentifizierung erlauben: Deaktivieren

Aktivierung oder Deaktivierung

Der Zugriff auf die Seite Bio-Pharma-Einstellungen ist für alle Enterprise- und Business-Level-Konten aktiviert.

Alle Einstellungen auf der Bio-Pharma-Seite können von Acrobat Sign-Kontoadministrator auf Kontoebene aktiviert werden.

Einstellungen auf Gruppenebene sind zulässig und überschreiben die Werte auf Kontoebene.

Um auf die Optionen zuzugreifen, navigieren Sie zu: Konto > Kontoeinstellungen > Bio-Pharma-Einstellungen

Support kontaktieren

Wenn Sie noch Fragen haben, können Sie sich an den Support wenden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Melden Sie sich mit Ihrer Kontoadministrator-E-Mail-Adresse bei Ihrem Acrobat Sign-Konto an
• Öffnen Sie die Support-Seite, indem Sie auf das (?) klicken in der oberen rechten Ecke von Acrobat Sign klicken
• Wählen Sie Support kontaktieren aus.