Información general

La integración de Adobe Sign con Microsoft SharePoint proporciona una solución completa para la creación, envío, seguimiento y gestión de firmas electrónicas. Esta integración está disponible para instancias locales de Microsoft SharePoint 2013 o 2016. Se ha desarrollado como una solución de granja para Microsoft SharePoint y proporciona:

  • Posibilidad de agregar la página Gestionar Adobe Sign como elemento web de SharePoint que los usuarios pueden utilizar para realizar seguimiento y actualizar los acuerdos.
  • Envío para firmar de cualquier documento de una biblioteca de documentos de SharePoint.
  • Posibilidad de enviar documentos a un único destinatario o a muchos utilizando listas de SharePoint y asignando datos de listas de SharePoint a documentos cuando estos se envían para su firma.
  • Archivado de todos los acuerdos firmados en SharePoint.

Dentro de este documento, el término “Acuerdo” se emplea libremente para describir transacciones o documentos que se han enviado (o se van a enviar) para su firma/aprobación.

“Destinatario” es el término genérico que se emplea para cualquier firmante, aprobador o delegador de un Acuerdo (básicamente, cualquiera a quien envíe el documento para que realice alguna acción).

Para usuarios que actualizan desde una versión previa

Si está actualizando desde una versión previa de eSign (o EchoSign) para SharePoint, tenga en cuenta que deberá recrear cualquier plantilla de acuerdo predeterminada previa, tal y como se describe en la sección Defina sus ajustes personales.


Acceso a las funciones de Adobe Sign

Adobe Sign es un paquete de solución de granja que instala su administrador de SharePoint. Como usuario, puede ver la pestaña Adobe Sign en la parte superior del sitio de SharePoint.

Al hacer clic en esta pestaña se muestra la cinta con todas las funciones de Adobe Sign disponibles.

Imagen de los iconos de Adobe Sign en la cinta

La cinta consta de cinco iconos:

  • Enviar para firmar
  • Estado del acuerdo
  • Plantilla de biblioteca
  • Gestionar acuerdos
  • Configuración

Los cuatro primeros son las acciones que se utilizan de forma habitual para crear y enviar acuerdos.

El último icono, Configuración, le permite definir su plantilla de acuerdo. Una vez definida, no es probable que vuelva a esta página, salvo que quiera ajustar la plantilla. Por tanto, comencemos ahí.


Defina sus ajustes personales

Los ajustes personales le permiten definir un nombre de acuerdo y un mensaje predeterminados para todos los acuerdos que envíe desde SharePoint utilizando la aplicación Adobe Sign.

 

Pagina Adobe Sign Settings

El campo Nombre del acuerdo (255 caracteres como máximo) le permite introducir cualquier cadena que identifique el acuerdo. Con esta cadena se rellena la línea Asunto del correo electrónico del destinatario (resaltado abajo en amarillo) y es también el valor de nombre en la página Gestionar. Proporcionar un nombre de acuerdo exclusivo y significativo ayudará a los destinatarios a identificar su mensaje y puede facilitar la búsqueda del acuerdo en caso de necesidad

El Mensaje del acuerdo es un campo de texto sin formato donde puede introducir cualquier instrucción o comentario necesario (resaltado abajo en verde). El mensaje aparece en el correo electrónico Firme que se envía a todos los destinatarios y no debería utilizarse como las notas personales que puede adjuntar para cada destinatario.

Ejemplo de cómo los valores de los ajustes personales afectan a la plantilla de correo electrónico


Plantillas de documentos de listas personalizadas

Justo debajo de los campos con el nombre de acuerdo y el mensaje predeterminados hay dos ajustes que determinan cómo se adjuntan documentos al enviar un acuerdo desde una lista.

El comportamiento predeterminado es permitir al remitente seleccionar un documento dentro de SharePoint.

Existen dos opciones que permiten al usuario alterar este comportamiento predeterminado:

► Para listas personalizadas, utilizar una plantilla de documento del exterior de SharePoint: cuando esta opción está activada, el remitente ignora la opción de adjuntar un documento de SharePoint. Se le presentan las opciones de adjuntar archivos tal y como están configuradas dentro del sistema Adobe Sign.Esto puede incluir una o varias de las siguientes opciones:

o Adjuntar desde el sistema local

Adjuntar desde la biblioteca de plantillas de Adobe Sign

 

Justo debajo de los campos con el nombre de acuerdo y el mensaje predeterminados hay dos ajustes que determinan cómo se adjuntan documentos al enviar un acuerdo desde una lista.

El comportamiento predeterminado es permitir al remitente seleccionar un documento dentro de SharePoint.

Existen dos opciones que permiten al usuario alterar este comportamiento predeterminado:

► Para listas personalizadas, utilizar una plantilla de documento del exterior de SharePoint: cuando esta opción está activada, el remitente ignora la opción de adjuntar un documento de SharePoint. Se le presentan las opciones de adjuntar archivos tal y como están configuradas dentro del sistema Adobe Sign.Esto puede incluir una o varias de las siguientes opciones:

o Adjuntar desde el sistema local

Adjuntar desde la biblioteca de plantillas de Adobe Sign

Cuando la opción no está activada, se le solicitará que seleccione una plantilla de documento en la lista de documentos de SharePoint.

send_from_list

► Para listas personalizadas, utilizar siempre la plantilla de documento designada: cuando se activa esta opción, SharePoint recuerda qué archivo se adjunta y, automáticamente, lo adjunta de nuevo al siguiente acuerdo que se cree desde una lista, ignorando el paso de selección de archivo.Una opción estupenda cuando utiliza el mismo documento varias veces.


Enviar un acuerdo

Iniciar el acuerdo

El propósito de Adobe Sign es enviar documentos y recabar firmas, y en el entorno de SharePoint existen tres métodos para comenzar este proceso:

  • Enviar desde la cinta
  • Enviar haciendo clic con el botón secundario
  • Enviar desde listas

Estas tres opciones abren la página de configuración, que permite definir los destinatarios y el orden de firma, en caso de necesitarse más de una firma.

Nota:

Los documentos enviados desde SharePoint no pueden exceder los 50 MB. 

Enviar desde la cinta

Enviar desde la cinta es el método a utilizar si necesita adjuntar varios documentos de SharePoint:

  1. Seleccione los documentos que va a enviar haciendo clic en las casillas a la izquierda de los nombres.
  2. Haga clic en la pestaña de la cinta, en la parte superior de la página.
    • Todos los documentos seleccionados se adjuntan automáticamente.
  3. Haga clic en el icono Enviar para firmar.
Envío desde el icono Enviar para firmar de la cinta

Enviar haciendo clic con el botón secundario

Enviar haciendo clic con el botón secundario le permite enviar rápidamente cualquier documento de una lista, pero al acuerdo se adjunta únicamente ese documento:

  1. Haga clic con el botón secundario en el documento que desea enviar para firmar.
  2. Seleccione los tres puntos (…) para abrir el menú contextual.
  3. Seleccione Enviar para firmar en el menú.
Envío desde el menú contextual del botón secundario

Enviar desde listas

Enviar desde una lista es un proceso similar a enviar un documento, ya que puede hacerlo desde la cinta o con el método del botón secundario.

Hay dos diferencias importante:

  • No se adjunta automáticamente ningún documento. Dependiendo de sus ajustes personales, debe emplear una de estas opciones:
  • El PDF con la copia firmada devuelta (y posiblemente el seguimiento de auditoría) se adjuntará a la lista, en vez de entregarse en una nueva carpeta,
    • salvo que el administrador de SharePoint haya definido una carpeta de almacenamiento de documentos, en cuyo caso el PDF se entregará en dicha carpeta.

Configurar el acuerdo

Una vez que se abre un nuevo acuerdo verá la página de configuración, que se divide en cuatro secciones diferenciadas:

A. Destinatarios: las personas que firman o aprueban el acuerdo.

B. Detalles del mensaje: el nombre y el mensaje global del acuerdo.

C. Opciones: funciones opcionales relacionadas con el acuerdo.

D. Archivos: los documentos/archivos en sí que necesita firmar/aprobar.

○ Tenga en cuenta que el documento utilizado para abrir el acuerdo se adjuntará al este automáticamente.

Definición de sección de la página Enviar

Sección Destinatarios

En la sección Destinatarios, el selector superior le pide que seleccione el flujo de trabajo básico de orden de firma:

• Cuando Completar en orden está activado (como es el caso de abajo), se numera a los destinatarios por el orden de participación y se observa un proceso secuencial en el que una firma sigue a otra.

○ Dentro de esta secuencia, es posible definir pasos “contenedores” que permiten:

► Que un subconjunto de firmantes firme en paralelo (flujo de trabajo híbrido).

► Que en un grupo de personas baste con que firme una de ellas por las demás (grupo de destinatarios).

• Cuando Completar en cualquier orden está activado, no se numera a los destinatarios y se pueden producir firmas en paralelo.

Ejemplo de sección Destinatarios

A la derecha del selector de orden de firma verá dos vínculos:

  • Agregarme: haga clic en este vínculo para insertarse como el firmante siguiente en el orden de firma.
  • Agregar grupo de destinatarios: haga clic en este vínculo para crear un paso “contenedor” donde puede definir un grupo de firmantes en el que basta con que uno firme por todos los demás. P. ej., puede crear un grupo para todo el equipo de Recursos Humanos, pero en el que basta con que firme uno de sus integrantes.

Cada destinatario se crea a partir de cinco elementos:

Identificación de cada sección del destinatario

A. Paso de firma: define en qué momento del proceso el destinatario tiene acceso al acuerdo (cuando la opción Completar en orden está activada).

B. Rol: define el modo en el que el destinatario puede interactuar con el documento.

○ Firmantes (predeterminado): destinatarios que deben aplicar al menos una firma.

○ Aprobadores: destinatarios que revisan y aprueban el documento, pero que legalmente no necesitan firmar.

○ Delegadores: destinatarios que ni firman ni aprueban. Delegan la capacidad de firmar o aprobar en un tercero.

C. Dirección de correo electrónico: ¿quién es el destinatario? Debe ser una dirección de correo electrónico personal.

D. Proceso de verificación: ¿cómo se debe comprobar la identidad de los destinatarios?

○ Correo electrónico (predeterminado): la autenticación se basa en el acceso al buzón de correo electrónico.

○ Contraseña: una contraseña alfanumérica generada por el remitente y que debe comunicarse al destinatario de algún modo.

○ Social: autenticación mediante una red social de terceros, como Facebook o LinkedIn.

KBA (solo EE. UU.): la autenticación basada en conocimientos (KBA, por sus siglas en inglés) requiere que el destinatario introduzca su número de la Seguridad social y, a continuación, genera varias preguntas no triviales basadas en bases de datos públicas

○ Teléfono: requiere que el remitente proporcione el número de teléfono del destinatario, de forma que se le pueda enviar un código mediante SMS cuando se necesite su firma.

E. Nota privada (opcional): el remitente puede proporcionar a cada destinatario instrucciones individuales que aparecen cuando el destinatario mira el acuerdo.

El vínculo Mostrar Cc bajo la lista de destinatarios abre un campo donde puede poner en copia (Cc) cualquier dirección de correo electrónico que usted desee que vea el acuerdo, pero sin otorgarle acceso de firma/aprobación.

 

Flujos de trabajo híbridos

Un flujo de trabajo “híbrido” es una instancia de orden de firma secuencial en la que, en uno o varios de los pasos de firma, dos o más destinatarios pueden acceder al documento al mismo tiempo. Todos los firmantes del paso “paralelo” deben realizar su función antes de que el proceso secuencial avance hasta el paso siguiente de la firma.

Ejemplo de lista de destinatarios

Por ejemplo, en la imagen superior se tiene un ciclo de firma que consta de tres pasos:

El paso 1 es fclarke@gmail.com. Cuando el acuerdo se envíe para su firma, únicamente se notificará a fclarke. Una vez que fclarke firma el documento, se continúa con el proceso.

El paso 2 es el paso híbrido. Puede ver que los tres destinatarios comparten el mismo número (2), lo que significa que Adobe Sign notificará a todos ellos al mismo tiempo. Pueden firmar en cualquier orden, pero los tres deben completar su función antes de que el ciclo de firma avance hasta el paso siguiente.

El paso 3 es otro destinatario individual, aunque esta vez definido como aprobador (tiene un icono de verificación, en vez de la punta de una pluma). Una vez que el destinatario del “paso 3” aplique su aprobación, el acuerdo se completa, el documento queda ejecutado y se notifica a todas las partes con una copia del mismo en formato PDF.

Para crear un grupo híbrido, introduzca la dirección de correo electrónico de cada miembro como haría con los destinatarios individuales y, a continuación, haga clic en el campo de uno de los destinatarios y arrástrelo hasta otro miembro del grupo híbrido. Verá en pantalla el mensaje de que se va a crear un grupo paralelo.

Ilustración que muestra cómo se arrastran y sueltan campos para crear un grupo híbrido.

Grupos de destinatarios

Los grupos de destinatarios son útiles cuando necesita la firma de una organización, pero no de una persona concreta de la misma.  

Ejemplo de grupo de destinatarios

Por ejemplo, en la imagen anterior se puede ver un ciclo de firma que consta de tres pasos:

El paso 1 (JohnDoe) es un firmante al que, en cuanto se envía el acuerdo, se le notifica que se necesita su firma. Una vez que JohnDoe aplica su firma, el acuerdo avanza al paso 2.

El paso 2 es un grupo de destinatarios aprobador denominado “HR Group”. Se han especificado cuatro firmantes en este grupo, cada uno de ellos (a modo de ejemplo) con un proceso de verificación distinto. Una vez que cualquiera de los destinatarios identificados aplique su aprobación, el acuerdo avanza al tercer paso.

El paso 3 es un firmante individual. Completada esta última firma, el documento queda plenamente ejecutado y se notifica a todas las partes con una copia del mismo en formato PDF.

Para crear un grupo de destinatarios, haga clic en el vínculo Agregar grupo de destinatarios en la parte superior derecha del campo de destinatario. De este modo se crea el contenedor, donde se le pedirá que introduzca el nombre del grupo y los destinatarios potenciales.

Nota:

Todos los miembros del grupo de destinatarios recibirán la copia final en PDF del documento firmado, aunque no lo hayan firmado específicamente.


Sección Mensaje

La sección Mensaje contiene dos campos con los que puede mejorar significativamente los resultados. Si ya ha configurado su plantilla personal, estos campos se rellenarán automáticamente con los valores definidos.

El campo Nombre del acuerdo le permite introducir cualquier cadena que identifique el acuerdo. 

Nota: Este valor se puede editar hasta el envío del acuerdo.

El Mensaje del acuerdo es un campo de texto sin formato donde puede introducir cualquier instrucción o comentario necesario.

  • Si su cuenta está configurada para utilizar plantillas de mensaje, el vínculo para acceder a las plantillas se muestra en la parte superior derecha de la sección de mensajes.

Sección Opciones

La sección Opciones le permite controlar mejor el documento una vez enviado:

  • Proteger con contraseña: establezca que los destinatarios deban introducir una contraseña para poder abrir y visualizar el archivo PDF firmado. Esta contraseña la define el remitente y se debe comunicar al destinatario. Adobe Sign no guarda esta contraseña, de modo que ¡no la olvide!
  • Fecha límite de finalización: especifique el número de días tras los que caducará el acuerdo y ya no se podrá completar.
    • La fecha límite de finalización solo es visible si así lo ha configurado el administrador.
  • Establecer recordatorio: especifique la frecuencia con la que se enviarán los recordatorios hasta que el acuerdo se complete. Solo se notificará a los destinatarios actuales.
  • Idioma de los destinatarios: seleccione el idioma que desee usar en los correos electrónicos que se envíen a los destinatarios y durante la experiencia de firma.
Ilustración de la sección Opciones

Sección Archivos

En la sección Archivos es donde ajunta los documentos a la transacción. El documento original empleado para iniciar el acuerdo ya debería estar adjunto.

Para el proceso de firma, Adobe Sign combina todos los documentos en un solo PDF creado según el orden de enumeración de los documentos. Los documentos se pueden reordenar haciendo clic en ellos y arrastrándolos a una nueva ubicación de la lista.

Los archivos se pueden adjuntar desde la biblioteca de Adobe Sign, Google Docs, Box.net o Dropbox, o cargarse desde el sistema local, ya sea empleando la búsqueda de archivos o mediante una operación de arrastrar y soltar.

Los tipos de archivo permitidos son: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Imagen del panel Seleccionar archivos

Campos Vista previa y Agregar firma

Justo debajo de la lista de archivos verá la casilla de verificación Campos Vista previa y Agregar firma. Esta opción le permite abrir los documentos que ha cargado y colocar en el documento los campos de formulario necesarios. 

Debe colocar al menos los campos de firma, aunque puede utilizar muchos otros campos y crear formularios complejos si así lo desea.

Nota:

Si no se colocan campos de firma, Adobe Sign incluirá automáticamente un bloque de firma en la parte inferior del documento. En caso de no haber espacio para ello, se añadirá una nueva página para acomodar las firmas.

Seguimiento de acuerdos

Estado del acuerdo

Una vez que se envía un acuerdo, el mejor modo de realizar el seguimiento de su progreso es la página Estado del acuerdo, a la que puede acceder mediante el icono Estado del acuerdo en la cinta de Adobe Sign.

El icono Estado del acuerdo en la cinta

La página Estado del acuerdo muestra todos los acuerdos que está autorizado a ver y que se enviaron desde dentro del entorno de SharePoint.

El orden de enumeración predeterminado es la fecha de envío, con los elementos más recientes en la parte superior de la lista: 

La página Estado del acuerdo

Para filtrar los acuerdos en su visualización, puede usar el campo de búsqueda en la esquina superior derecha de la página. Este campo busca cualquier cadena en cualquiera de los campos y devuelve todas las coincidencias:

Ejemplo de búsqueda de cadenas

Búsqueda de estado del acuerdo por documento o lista

Puede buscar fácilmente todos los acuerdos enviados mediante un documento o lista de SharePoint del siguiente modo:

  1. Busque y seleccione el documento/elemento de lista en el que quiere buscar.
  2. Haga clic en la opción Estado del acuerdo (en la cinta o en el menú contextual del botón secundario).
Resultados de búsqueda por documento

Actualización del estado del acuerdo

La columna más a la derecha en la tabla Estado del acuerdo ofrece la acción “Actualizar”, que solicita activamente a Adobe Sign que actualice el estado del acuerdo. SharePoint actualizará automáticamente y de forma regular todos los acuerdos que sigan esperando la acción de algún destinatario. La acción Actualizar le permite actualizar el acuerdo al margen de este ciclo, en caso de que necesite conocer su estado en tiempo real.

Eliminación del registro del acuerdo

El último icono a la derecha de la página Estado del acuerdo es Eliminar. Esta acción borra el registro del acuerdo en SharePoint, pero no cancela ni elimina el acuerdo en Adobe Sign. Esta acción debe utilizarse con precaución, ya que no se puede deshacer.

Nota:

  • Si el acuerdo se ha rellenado (se ha firmado o aprobado), su nombre se convierte en un vínculo que muestra el documento rellenado al hacer clic en él.
  • Si el acuerdo se encuentra en un estado terminal (firmado, cancelado/rechazado, caducado), la acción de actualización queda desactivada.
  • Si el acuerdo no se encuentra en un estado terminal, el icono Eliminar está desactivado.


Documentos firmados

Dependiendo de cómo haya configurado el administrador de SharePoint el paquete de Adobe Sign, los documentos firmados se enviarán a una de estas ubicaciones:

  • Una carpeta Global: todos los documentos completados estarán en esta carpeta si se configura de este modo.
  • Una nueva carpeta en la biblioteca de código: si no se ha identificado ninguna carpeta Global, se crea una carpeta “Acuerdos firmados” en la biblioteca de documentos desde la que se creó/envió el acuerdo. Todos los acuerdos completados enviados desde la misma biblioteca recibirán de vuelta los PDF terminados en la misma carpeta Acuerdos firmados.
  • Adjuntos al elemento de la lista: si envió un acuerdo desde un elemento de lista, los datos adjuntos quedarán contenidos dentro de la lista.
Ejemplo de documentos completados adjuntos a una lista

Administración de acuerdos

El icono Gestionar acuerdos abre una visualización distinta y más completa de los acuerdos relativos a su usuario. Mientras que la página Estado del acuerdo muestra una vista sencilla de todos los acuerdos, con la opción de actualizar su estado, Gestionar acuerdos ofrece una imagen más profunda y opciones adicionales para modificar las propiedades de los acuerdos.

El icono Gestionar acuerdos en la cinta

Estructura de la página de gestión

La página Gestionar dispone de muchas funciones integradas a explorar. Lo más sencillo es dividirla en cuatro áreas funcionales:

A. Filtros de acuerdos

B. Lista de acuerdos

C. Metadatos de los acuerdos

D. Herramientas de acuerdos

Vista por sectores de la página Gestionar

Filtros de acuerdos

En la parte superior de la página tenemos cuatro herramientas que ayudan a encontrar acuerdos concretos filtrando las listas de abajo. Las listas desplegables se rellenan de forma dinámica con los acuerdos cargados en las listas. Son:

  • Filtrar por nombre o empresa: es una lista de todos los nombres y nombres de empresa introducidos en el campo Firmante de sus acuerdos. Al elegir cualquier elemento de la lista de selección, se dejan fuera todos los demás acuerdos.
  • Filtrar por estado de documento: esta lista contrae todas las secciones de lista excepto aquella que seleccione.
  • Filtrar por propietario: esta opción, útil si ve los acuerdos de otros usuarios de Adobe Sign, limita las listas para que solo muestren los acuerdos del propietario (remitente) que seleccione.

El campo de texto de la derecha le permite buscar cualquier cadena que sea un nombre de destinatario, nombre de empresa, correo electrónico de destinatario o nombre de documento.

 

Listas de acuerdos

El cuerpo de texto de la página contiene las listas de acuerdos a los que está conectado. Todo acuerdo en el que usted participe (que incluya la dirección de correo electrónico con la que inicia sesión en Adobe Sign) quedará reflejado en alguna parte de la lista. Esto incluye no solo los acuerdos que usted ha enviado, sino también los que ha recibido para su firma/aprobación y aquellos que recibe por estar en copia Cc.

La lista se divide en secciones que se contraen y que indican el estado del acuerdo. Desde la parte superior:

  • Esperando a que apruebe/firme: estos acuerdos están en lo alto de la lista porque están a la espera de una acción suya.
  • Borrador: estos acuerdos se crearon hasta el punto en que se enviaron al Entorno de creación, pero no se han enviado para su firma.

○ Haga clic en el vínculo editar para abrir el documento en el Entorno de creación y complete el proceso de envío.

  • Enviados para firmar: estos acuerdos están en proceso de firma y a la espera de que otras personas los firmen/aprueben.
  • Firmados: acuerdos totalmente ejecutados/completados.
  • Cancelados/Rechazados: cualquier acuerdo cancelado por usted o rechazado por un destinatario por cualquier motivo.
  • Archivados: archivos que se han cargado al sistema Adobe Sign. Estos documentos no son parte de un proceso de firma legal administrado mediante Adobe Sign.
  • Plantillas de biblioteca: cualquier plantilla creada por usted o compartida con usted por otra persona en su grupo/cuenta.

○ La capacidad de editar la plantilla está reservada al propietario (creador) de la plantilla.

○ Al hacer clic en el vínculo enviar, se inicia un nuevo acuerdo con la plantilla ya adjunta.

  • Widget: una lista de todos los widgets que ha creado.
  • Utilice el vínculo obtener código para mostrar la dirección URL o el código HTML o JavaScript.

Los encabezados en la parte superior de las listas ordenan el contenido de cada sección si hace clic en ellos. Vuelva a hacer clic en un mismo elemento para invertir el orden.

Cada registro individual contiene la siguiente información:

Ejemplo de registro en la página Gestionar
  • Nombre: este valor refleja el nombre o la dirección de correo electrónico del primer destinatario que no es el remitente.

○ Se utiliza una dirección de correo electrónico si el destinatario nunca ha firmado un documento mediante el sistema Adobe Sign.

○ Una vez introducido un valor de nombre durante el proceso de firma, el correo electrónico se sustituye por el nombre.

  • Empresa: si el primer destinatario ha introducido un nombre de empresa, ya sea mediante un campo de firma o iniciando sesión y actualizando su perfil, aquí se refleja ese valor de nombre.

○ Si no incluye campos Nombre de empresa en sus acuerdos, esta columna permanece prácticamente vacía.

  • Título de documento: este es el nombre del acuerdo.
  • Indicadores de icono: cuatro iconos señalan la existencia de controles adicionales.

○ Notas: un icono en forma de globo de texto indica que el acuerdo tiene notas adjuntas que pueden verse haciendo clic en la pestaña Notas de la sección de herramientas.

○ Recordatorios: el icono de campana indica que el acuerdo tiene establecido, al menos, un recordatorio que puede revisarse haciendo clic en la pestaña Recordatorios de la sección de herramientas.

○ Protección con contraseña: un icono de candado cerrado indica que el documento está protegido contra visualización mediante contraseña.

○ Contenido de campos: este icono, que solo se encuentra en acuerdos firmados, abre un archivo CSV que muestra todos los datos de campo recabados del documento.

  • Fecha: muestra la fecha de la última modificación, es decir, la última vez que el documento se actualizó, por ejemplo, mediante un evento de envío o de firma/aprobación.

 

Metadatos del acuerdo

Cuando se selecciona cualquier acuerdo de las listas, sus metadatos se muestran en este pequeño panel. Los datos incluidos son:

El panel Metadatos del acuerdo
  • Nombre del acuerdo: el nombre que se dio al acuerdo al crearlo.

○ Modificar acuerdo: si el acuerdo puede modificarse, Modificar acuerdo aparece junto a su nombre.

  • De: el remitente del acuerdo (y el nombre de su empresa, si se conoce).
  • Para: el primer firmante del acuerdo (y el nombre de su empresa, si se conoce).
  • Fecha: la marca de Fecha/Hora de la última modificación del acuerdo.
  • Estado: el estado funcional actual del acuerdo.

○ Vínculo Reemplazar firmante: si el acuerdo permite al remitente reemplazar al firmante actual, bajo el Estado aparece un vínculo para ello. Resulta útil si envía el acuerdo a una dirección de correo electrónico equivocada, o si el firmante actual no está disponible.

○ Cargar una copia firmada: si la configuración de la cuenta lo permite, bajo el Estado aparece un vínculo para cargar el documento firmado. Resulta útil en los casos excepcionales en los que alguien imprime el documento, lo firma y luego se lo devuelve por correo.

  • Mensaje: el mensaje original introducido en el campo Mensaje.
  • Fecha de caducidad: este campo muestra la fecha en que el acuerdo se cancela automáticamente.

○ Agregar/Editar: si su cuenta está configurada para permitir fechas de caducidad, se muestra un vínculo para agregar o editar esta fecha. 

 

Herramientas del acuerdo

El panel Herramientas del acuerdo le da acceso a algunos controles que permiten gestionar o comprender mejor los acuerdos.

El panel Herramientas del acuerdo
  • Ver: se muestra una miniatura del acuerdo en su estado actual.
  • Compartir: al compartir un documento mediante esta función, se le pide que introduzca una dirección de correo electrónico y un mensaje. A continuación, se envía a dicha dirección una copia del acuerdo en su estado actual y se añade el documento a la pestaña Gestionar de la dirección de correo electrónico designada.
  • Proteger: esta pestaña, que solo está disponible si el documento no está aún completado, le permite proteger el documento contra visualización una vez enviado el acuerdo.
  • Recordar: mediante este panel se pueden crear o eliminar recordatorios una vez enviado el acuerdo. Además, puede enviar un recordatorio en el momento o en una fecha específica.
  • Historial: esta pestaña es una lista inclusiva de todos los eventos registrados del acuerdo, comenzando con el evento de envío y terminando con el último evento de firma.

○ Informe de auditoría: este vínculo genera un informe PDF extendido del historial del acuerdo que incluye parámetros más profundos, como la dirección IP de cada evento.

  • Notas: puede agregar una nota personal a cualquier acuerdo. Esta nota es solo para usted y no se comparte con ningún otro usuario ni con los firmantes.

Vínculos rápidos a tareas comunes

A continuación se ofrece una referencia rápida para las tareas más comunes que puede realizar, seguida por un repaso de alto nivel de la propia página Gestionar y sus principales elementos.

Plantillas de biblioteca (documento)

El icono Plantillas de biblioteca de la cinta de Adobe Sign le permite enviar un documento de SharePoint al Entorno de creación de Adobe Sign, donde puede colocar campos de formulario y, a continuación, guardar este formulario mejorado en su biblioteca de Adobe Sign.

Nota:

El documento original en SharePoint no se modifica. La nueva plantilla de documento solo existe en el sitio de Adobe Sign y debe adjuntarse mediante la opción Biblioteca de documentos de la sección Archivos del acuerdo.

Para crear una plantilla de documento:

  1. Haga clic en el documento que desea convertir en plantilla.
  2. Haga clic en el icono Plantilla de biblioteca de la cinta (o haga clic con el botón secundario y seleccione una opción del menú).
    • Se abre el Entorno de creación de Adobe Sign, que muestra el documento completo.
  3. Coloque los campos necesarios en el documento.
    • Si está creando una plantilla que precisa la aportación/firma de dos personas, coloque todos los campos para el primer destinatario. A continuación, cambie el campo Destinatarios a Participante 2 y, después, coloque los campos para el segundo firmante/aprobador.

Nota:

Al crear una plantilla mediante el Entorno de creación, puede generar un documento para un máximo de dos destinatarios. Si se requieren más, el documento deberá crearse con Acrobat o empleando etiquetas de texto.

Ejemplo de la lista de destinatarios

4. Una vez que haya completado la plantilla, haga clic en el botón Guardar, en la esquina inferior derecha.

• De este modo se guarda la plantilla en la biblioteca de Adobe Sign.  

 


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