Información general

La integración de Adobe Sign con Microsoft SharePoint proporciona una solución integrada para la creación, envío, seguimiento y gestión de firmas electrónicas.

Esta documentación se ha desarrollado para la instancia de Microsoft Online de SharePoint (denominada generalmente “SharePoint” en esta guía) y se ha concebido como una guía para el uso del complemento desde la perspectiva del usuario final. Puede encontrar la guía de instalación aquí.

Esta solución se ha desarrollado como una aplicación complemento para SharePoint y proporciona lo siguiente:

  • Envío de acuerdos para su firma desde cualquier biblioteca de documentos o lista de SharePoint.
  • Capacidad de enviar documentos a un solo destinatario o a un grupo desde una biblioteca de documentos o desde listas personalizadas de SharePoint.
  • Al enviar documentos para su firma, puede asignarles mediante combinación de asignaciones datos de listas de SharePoint o de una biblioteca de documentos.
  • Una vez que se ha firmado un documento y su estado ha cambiado automáticamente o se ha actualizado manualmente desde la página Estado del acuerdo, puede asignar datos de los campos de formulario del acuerdo firmado a columnas de texto de listas de SharePoint y a una biblioteca de documentos.
  • Archivado de todos los acuerdos firmados en SharePoint.
  • Posibilidad de agregar la página Gestionar Adobe Sign como elemento web de SharePoint que los usuarios pueden utilizar para realizar seguimiento y actualizar los acuerdos.


Navegadores compatibles

Son compatibles los navegadores Chrome, Firefox y Safari.


Internet Explorer 11 y versiones posteriores (incluido Edge)

Para que los complementos de SharePoint funcionen, es preciso realizar en Internet Explorer/Edge alguna configuración en cuanto a los Sitios de confianza.  Internet Explorer 10 y versiones anteriores no son compatibles.

Además, los usuarios de IE 11/Edge deben editar de forma explícita su configuración de Sitios de confianza para incluir las siguientes direcciones URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Para editar sus Sitios de confianza:

1. Abra IE 11.

► Los usuarios de Edge presionan Windows + S.

2. Haga clic en el icono Herramientas (engranaje) y seleccione Opciones de Internet en el menú desplegable.

► Los usuarios de Edge escriben Opciones de Internet y presionan Entrar.

IE11 Options

3. Se abre el menú Opciones de Internet. Seleccione la ficha Seguridad.

4. Haga clic en el icono Sitios de confianza.

5. Haga clic en el botón Sitios.

6. Introduzca una de las direcciones URL anteriores y haga clic en Agregar.

7. Repita este proceso para cada dirección URL.

8. Cierre el menú Opciones de Internet al terminar.

Trusted Sites


Acceso a las funciones de Adobe Sign

Adobe Sign es una aplicación complemento que instala el administrador de SharePoint. Como usuario, puede ver la ficha Adobe Sign en la parte superior del sitio de SharePoint.

Al hacer clic en la ficha Adobe Sign se muestra la cinta con todas las funciones de Adobe Sign disponibles.

No es posible acceder a los iconos de la cinta hasta que hace clic dentro de un elemento web Documento o Lista, o hasta que selecciona un documento.  Una vez que hace clic dentro del elemento web, los iconos de la cinta se activan.

ribbon

Nota:

En la interfaz de usuario moderna, la cinta se sustituye por una barra de menús. En dicha barra están disponibles las mismas funciones:

MEnu

La cinta/menú consta de cinco iconos:

  • Enviar para firmar
  • Estado del acuerdo
  • Plantilla de biblioteca
  • Gestionar acuerdos
  • Configuración

Los cuatro primeros son las acciones que se utilizan de forma habitual para crear y enviar acuerdos.

El último icono, Configuración, le permite definir su plantilla de acuerdo personal. Una vez definida, no es probable que vuelva a esta página salvo que quiera ajustar la plantilla.  Por tanto, comencemos ahí.


Defina sus ajustes personales

Los ajustes personales le permiten definir un nombre de acuerdo y un mensaje predeterminados para todos los acuerdos que envíe desde SharePoint utilizando la aplicación Adobe Sign.

Nota:

En el lado derecho de la página Configuración personal puede encontrar la sección Más información y soporte, que contiene vínculos directos a los temas de la guía del usuario, así como vínculos a un contenido más amplio de Adobe Sign.

Configuración personal

El campo Nombre del acuerdo (255 caracteres como máximo) le permite introducir cualquier cadena que identifique el acuerdo.  Con esta cadena se rellena la línea Asunto del correo electrónico del destinatario (resaltado abajo en amarillo) y es también el valor de nombre en la página Gestionar. Proporcionar un nombre de acuerdo exclusivo y significativo ayuda a los destinatarios a identificar su mensaje y puede facilitar la búsqueda del acuerdo en caso de necesidad.

El Mensaje del acuerdo es un campo de texto sin formato donde puede introducir cualquier instrucción o comentario necesario (resaltado abajo en verde). El mensaje aparece en el correo electrónico Revisar y firmar que se envía a todos los destinatarios y no debe utilizarse como notas personales que puede adjuntar para cada destinatario.

Correo electrónico de los firmantes


Plantillas de documentos de listas personalizadas

Justo debajo de los campos con el nombre de acuerdo y el mensaje predeterminados hay dos ajustes que determinan cómo se adjuntan documentos al enviar un acuerdo desde una lista.

El comportamiento predeterminado es permitir al remitente seleccionar un documento dentro de SharePoint.

Existen dos opciones que permiten al usuario alterar este comportamiento predeterminado:

► Para listas personalizadas, utilizar una plantilla de documento del exterior de SharePoint: cuando esta opción está activada, el remitente ignora la opción de adjuntar un documento de SharePoint. Se le presentan las opciones de adjuntar archivos tal y como están configuradas dentro del sistema Adobe Sign.  Esto puede incluir una o varias de las siguientes opciones:

o Adjuntar desde el sistema local

Adjuntar desde la biblioteca de plantillas de Adobe Sign

Attach Files in AS

► Para listas personalizadas, utilizar siempre la plantilla de documento designada: cuando se activa esta opción, SharePoint recuerda qué archivo se adjunta y, automáticamente, lo adjunta de nuevo al siguiente acuerdo que se cree desde una lista, ignorando el paso de selección de archivo.  Una opción estupenda cuando utiliza el mismo documento varias veces.


Enviar un acuerdo

Iniciar el acuerdo

El propósito de Adobe Sign es enviar documentos y recabar firmas, y en el entorno de SharePoint existen cuatro métodos para comenzar este proceso:

  • Enviar desde la cinta o el menú
  • Enviar haciendo clic con el botón secundario
  • Enviar desde listas mediante la cinta o el menú
  • Enviar desde listas haciendo clic con el botón secundario

Estas cuatro opciones abren la página de configuración, que permite definir los destinatarios y el orden de firma, en caso de necesitarse más de una firma.

Nota:

Los documentos enviados desde SharePoint no pueden exceder los 5 MB. 

Si necesita enviar un documento que supere los 5 MB, puede cargarlo en la biblioteca de Adobe Sign (fuera de la integración con SharePoint) y adjuntarlo desde ahí.

Enviar desde la cinta o el menú

Enviar desde la cinta es el método a utilizar si necesita adjuntar varios documentos de SharePoint:

1. Seleccione los documentos que va a enviar haciendo clic en las casillas a la izquierda de los nombres.

2. Haga clic en la ficha de la cinta, en la parte superior de la página.

3. Haga clic en el icono Enviar para firmar.

○ Todos los documentos seleccionados se adjuntan automáticamente.

New List - MEnu
Interfaz moderna

SEnd from Ribbon
Interfaz clásica

Enviar haciendo clic con el botón secundario

Enviar haciendo clic con el botón secundario le permite enviar rápidamente cualquier documento de una lista, pero al acuerdo se adjunta únicamente ese documento:

1. Haga clic con el botón secundario en el documento que desea enviar para firmar.

2. En el menú desplegable, seleccione Avanzado.

3. En el submenú, seleccione Enviar para firmar.

New Library - Right Click
Interfaz moderna

 

La estructura de menús clásica es ligeramente diferente:

1. Haga clic con el botón secundario en el registro que desee de la lista.

2. Seleccione Avanzado en el menú y, en el submenú, Enviar para firmar.

Send via rightClick
Interfaz clásica

Enviar desde listas

Se puede enviar desde una lista empleando tanto la cinta como el menú contextual del botón secundario.


Enviar desde listas mediante la cinta o el menú

1. Haga clic en el registro que desee de la lista.

2. Haga clic en Adobe Sign en la cinta o el menú.

3. Seleccione Enviar para firmar en el menú desplegable.

Send From list using Ribbon
Interfaz moderna

Classic List - Ribbon
Interfaz clásica

Enviar desde listas mediante el menú contextual del botón secundario

1. Haga clic con el botón secundario en el registro que desee de la lista.

2. Seleccione Enviar para firmar en el menú.

List select
Interfaz moderna

 

La estructura de menús clásica es ligeramente diferente:

1. Haga clic con el botón secundario en el registro que desee de la lista.

2. Seleccione Avanzado en el menú y, en el submenú, Enviar para firmar.

Classic List - Right Click
Interfaz clásica

 

La página se actualiza y muestra la vista de selección de archivos:

Select File Within Sharepoint-rebranded

 

3. Seleccione un archivo.

4. Haga clic en Adjuntar.

 

Si tiene activado Para listas personalizadas, utilizar una plantilla de documento del exterior de SharePoint, se ignora la ventana de archivos adjuntos y se pasa directamente a la página del acuerdo para su configuración.  En este caso, deberá utilizar la sección Archivo para agregar los documentos que va a firmar.

 

Hay dos funciones importantes que conviene recordar:

► Si tiene activado Para listas personalizadas, utilizar siempre la plantilla de documento designada, se adjunta automáticamente el último archivo utilizado para esta lista.

o Si necesita adjuntar un archivo distinto, debe desactivar Para listas personalizadas, utilizar siempre la plantilla de documento designada.

► El PDF con la copia firmada devuelta (y posiblemente el seguimiento de auditoría) se adjunta al elemento de la lista, en vez de entregarse en una nueva carpeta.

o Si el administrador de SharePoint ha definido una carpeta de Almacenamiento de documentos, el PDF se entrega en dicha carpeta.


Configurar el acuerdo

Una vez que se abre un nuevo acuerdo se ve la página de configuración, que se divide en cuatro secciones diferenciadas:

A. Destinatarios: las personas que interactúan con el acuerdo.

B. Mensaje: el nombre y el mensaje global del acuerdo.

C. Opciones: funciones opcionales relacionadas con el acuerdo.

D. Archivos: los documentos/archivos en sí que necesita firmar/aprobar.

o Fíjese en que el documento empleado para iniciar el proceso de envío se adjunta automáticamente al acuerdo.

send page


Sección Destinatarios

Cada destinatario se crea a partir de cinco elementos:

Recipients

A. Índice de firma: este número indica la posición relativa del destinatario en el ciclo de firma cuando se selecciona un flujo de trabajo secuencial.

B. Rol: define el modo en el que el destinatario puede interactuar con el documento. Los roles los activa el administrador de la cuenta, por lo que puede no ver todas las opciones enumeradas:

○ Firmantes (predeterminado): destinatarios que deben aplicar al menos una firma.

○ Aprobadores: destinatarios que revisan y aprueban el documento, pero que legalmente no necesitan firmar.

○ Aceptantes: funcionan como los aprobadores, con la diferencia principal de que, en los informes de auditoría, se indica que aceptan el acuerdo, no que aprueban el documento.

○ Destinatarios certificados: los destinatarios certificados no pueden tener asignado ningún campo de formulario. Durante su proceso de “firma” se les solicita que deleguen o rechacen el acuerdo, o bien que acusen recibo del mismo.

○ Rellenadores de formulario: rol diseñado específicamente para clientes que necesitan rellenar contenido del formulario durante el proceso de firma, pero carecen de los sistemas para crear documentos personalizados mediante programación o para insertar el contenido de un campo del formulario desde una base de datos.

○ Delegadores: el rol de delegador se diseñó para flujos de trabajo en los que se requiere que una persona tome la decisión final acerca de quién debe firmar o aprobar el documento a continuación. Existe una versión del delegador para cada uno de los otros roles.

C. Dirección de correo electrónico: ¿quién es el destinatario? Debe ser una dirección de correo electrónico personal.

○ Agregarme: el remitente puede insertarse en el ciclo de firma haciendo clic en el vínculo Agregarme de la parte superior derecha de la sección Destinatarios.

○ Agregar grupo de destinatarios: en ocasiones, un destinatario del ciclo de firma puede ser una persona entre varias. Por ejemplo, si necesita que firme alguien del equipo legal, pero puede hacerlo cualquiera de sus cinco integrantes. Los grupos de destinatarios permiten al remitente señalar los cinco posibles firmantes, pero basta con la firma de solo uno de ellos. (Véase el destinatario 3 en la imagen anterior).

D. Proceso de verificación: ¿cómo se debe comprobar la identidad de los destinatarios?

○ Correo electrónico (predeterminado): la autenticación se basa en el acceso al buzón de correo electrónico.

○ Contraseña: una contraseña alfanumérica generada por el remitente y que debe comunicarse al destinatario.

○ Social: autenticación mediante una red social de terceros, como Facebook o LinkedIn.

○ KBA (solo EE. UU.): la autenticación basada en conocimientos (KBA, por sus siglas en inglés) requiere que el destinatario introduzca su número de la Seguridad social y, a continuación, genere varias preguntas no triviales basadas en bases de datos públicas.

○ Teléfono: requiere que el remitente proporcione el número de teléfono del destinatario, de forma que se le pueda enviar un código mediante SMS cuando se necesite su firma.

E. Mensaje privado (opcional): el remitente puede proporcionar a cada destinatario instrucciones individuales que aparecen cuando el destinatario mira el acuerdo. Esta opción debe activarla el administrador de cuenta en la IU de Adobe Sign.

 

El vínculo Mostrar Cc justo debajo de la lista de destinatarios abre un campo donde puede poner en copia (Cc) cualquier dirección de correo electrónico que usted desee que vea el acuerdo, pero sin otorgarle acceso interactivo.

Nota:

Para cambiar el orden de los destinatarios, puede hacer clic en ellos y arrastrarlos hasta su posición adecuada en la lista. Los números de índice se ajustan de forma apropiada.

Justo encima de la lista de destinatarios hay un interruptor con el que puede seleccionar el flujo de trabajo básico de ordenación de la firma:

○ Cuando Completar en orden está activado (como es el caso de arriba), los destinatarios se ordenan según un índice y se observa un proceso secuencial en el que una firma sigue a otra.

○ Cuando Completar en cualquier orden está activado, no se numera a los destinatarios y se pueden producir firmas en paralelo.

Complete in any order


Sección Mensaje

La sección Mensaje contiene dos campos con los que puede mejorar significativamente los resultados. Si ya ha configurado la plantilla personal, estos campos se rellenan automáticamente con los valores definidos.

El campo Nombre del acuerdo le permite introducir cualquier cadena que identifique el acuerdo. 

El Mensaje del acuerdo es un campo de texto sin formato donde puede introducir cualquier instrucción o comentario necesario.

Nota:

Es posible editar estos valores hasta el envío del acuerdo.


Sección Opciones

La sección Opciones le permite controlar mejor el documento una vez enviado:

► Proteger con contraseña: establezca que los destinatarios deban introducir una contraseña para poder abrir y visualizar el archivo PDF firmado.  Esta contraseña la define el remitente y se debe comunicar al destinatario. Adobe Sign no guarda esta contraseña, de modo que ¡no la olvide!

PDF password

► Fecha límite de finalización: haga clic en el campo Fecha de finalización para abrir una interfaz de calendario emergente. Seleccione la fecha en la que el acuerdo caduca y ya no puede completarse. Para que esta funcionalidad esté disponible, el administrador de la cuenta debe activar Caducidad de documento.

NEw Complete date- Marked

► Establecer recordatorio: establece la frecuencia (diaria o semanal) de los recordatorios que se van a enviar hasta que se complete el acuerdo. Solo se notifica a los destinatarios actuales.

Set Reminder

► Tipos de firma: esta opción define el proceso de firma esperado:

Electrónica: esta opción intenta recabar una firma electrónica de todos los firmantes del acuerdo.

Escrita: cuando se necesita obtener una firma física, esta opción indica a los firmantes que impriman el documento, lo firmen físicamente y, a continuación, lo carguen de nuevo en el sistema Adobe Sign. (El firmante recibe las instrucciones al abrir el acuerdo). Para poder utilizar el flujo de trabajo de firma escrita, el administrador de la cuenta debe haberlo activado.

Sig Type

► Idioma del destinatario: seleccione el idioma que desee usar en los correos electrónicos que se envíen a los destinatarios y durante la experiencia de firma.

o Este ajuste también define las plantillas de mensaje visibles si su cuenta está configurada para utilizarlas.

Recip Language


Sección Archivos

Si su cuenta de SharePoint está configurada para permitir documentos externos, la sección Archivo es donde adjunta estos documentos a la transacción. Si inició el proceso con un documento de SharePoint, dicho archivo ya debería estar adjunto.

Para el proceso de firma, Adobe Sign combina todos los documentos en un solo PDF creado en función del orden en el que se listan los documentos. Los documentos se pueden reordenar haciendo clic en ellos y arrastrándolos a una nueva ubicación de la lista.

Los archivos se pueden adjuntar desde la biblioteca de Adobe Sign o cargarse desde el sistema local, ya sea empleando la búsqueda de archivos o mediante una operación de arrastrar y soltar.

Los tipos de archivo permitidos son: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Attach Files in AS - Copy


Campos Vista previa y Agregar firma

Justo debajo de la lista de archivos verá la casilla de verificación Campos Vista previa y Agregar firma.  Esta opción le permite abrir los documentos que ha cargado y colocar en el documento los campos de formulario necesarios. 

Si no está usando plantillas diseñadas, debe colocar al menos los campos de firma. Si lo desea, puede emplear muchos otros campos para crear formas complejas.

Nota:

Si no se coloca ningún campo de firma, Adobe Sign agrega automáticamente una página al acuerdo y coloca en ella un bloque de firma para todos los firmantes.


Seguimiento de acuerdos

Nota:

  • Si el acuerdo se ha rellenado (se ha firmado o aprobado), su nombre se convierte en un vínculo que muestra el documento rellenado al hacer clic en él.
  • Si el acuerdo se encuentra en un estado terminal (firmado, cancelado/rechazado, caducado), queda desactivada la acción de actualización.
  • Si el acuerdo no se encuentra en un estado terminal, el icono Eliminar está desactivado.


Estado del acuerdo

Una vez que se envía un acuerdo, el mejor modo de realizar el seguimiento de su progreso es la página Estado del acuerdo, a la que puede acceder mediante el icono Estado del acuerdo en la cinta de Adobe Sign..

Ribbon - Agreement Status

 

Puede buscar fácilmente todos los acuerdos enviados mediante un documento o lista de SharePoint del siguiente modo:

1. Busque y seleccione el documento/elemento de lista en el que quiere buscar.

○ Es posible seleccionar varios documentos.

2. Haga clic en la opción Estado del acuerdo (en la cinta o el menú contextual del botón secundario).

Agreement Status List-rebranded

Si no selecciona documentos o elementos de lista específicos donde buscar, SharePoint devuelve todos los acuerdos de todos los documentos/elementos iniciados por el usuario dentro de la biblioteca o lista.

Si el usuario hace clic en el icono Estado del acuerdo en la cinta de la página de Inicio, SharePoint devuelve todos los documentos iniciados por ese usuario dentro de la colección de sitios completa.

Nota:

La página Estado del acuerdo tiene un límite de 5000 registros que se pueden devolver. Si los resultados de la búsqueda superan los 5000 registros, use la opción Gestionar acuerdos.


Filtrado

Para filtrar los acuerdos en su visualización, puede usar el campo de búsqueda en la esquina superior derecha de la página.  Este campo busca cualquier cadena en cualquiera de los campos y devuelve todas las coincidencias:

Status one line


Actualización del estado del acuerdo

La columna más a la derecha en la tabla Estado del acuerdo ofrece la acción “Actualizar”, que solicita activamente a Adobe Sign que actualice el estado del acuerdo.  

Nota:

SharePoint actualiza automáticamente todos los acuerdos de forma regular. La acción Actualizar permite poner al día un acuerdo concreto fuera de este ciclo.


Eliminación del registro del acuerdo

El último icono a la derecha de la página Estado del acuerdo es Eliminar.  Esta acción borra el registro del acuerdo en SharePoint, pero no cancela ni elimina el acuerdo en Adobe Sign.  Esta acción debe utilizarse con precaución, ya que no se puede deshacer.


Documentos firmados

Dependiendo del modo en que el administrador de SharePoint haya configurado el almacenamiento de acuerdos firmados, los documentos firmados (y posiblemente el seguimiento de auditoría) se devuelven en:

► Una carpeta Global: todos los documentos completados están en esta carpeta si se configura de este modo.

► Una nueva carpeta “Acuerdos firmados” en la biblioteca de código: si no se ha identificado ninguna carpeta Global, se crea la carpeta “Acuerdos firmados” en la biblioteca de documentos desde la que se creó/envió el acuerdo. Todos los acuerdos completados enviados desde la misma biblioteca reciben de vuelta los PDF terminados en la misma carpeta Acuerdos firmados.

► Adjuntos al elemento de la lista: si envió un acuerdo desde un elemento de lista, los adjuntos quedan contenidos dentro de la lista.


Administración de acuerdos

El icono Gestionar acuerdos abre una visualización distinta y más completa de los acuerdos relativos a su usuario.  Mientras que la página Estado del acuerdo muestra una vista sencilla de todos los acuerdos, con la opción de actualizar su estado, Gestionar acuerdos ofrece una imagen más profunda y opciones adicionales para modificar las propiedades de los acuerdos.

Ribbon - Manage Agreements


Estructura de la página Gestionar

La página Gestionar dispone de muchas funciones integradas que explorar. Lo más sencillo es dividirla en tres áreas funcionales:

A. Contenido y filtros

B. Lista de acuerdos

C. Herramientas de acuerdos

La página Administrar: A fondo

Filtros de contenido

La página Administrar tiene cuatro opciones de contenido/filtro:

Sus acuerdos es el conjunto de datos por defecto para el contenido en su página Administrar

  • Cuando se seleccionan Sus acuerdos, el contenido de la página tiene solo los acuerdos en los que está expresamente (como remitente, firmante, CC o a través de una parte expresa del acuerdo)
  • Las cuentas que configuren el uso compartido de contenido entre los usuarios verán una flecha desplegable junto a Sus acuerdos que abre un menú que muestra todos los usuarios y grupos que se hayan compartido con la cuenta del usuario.  
    • Seleccionar un usuario o grupo rellena la página Administrar con el conjunto de datos relacionados con el que está asociado de forma expresa el usuario o grupo

Solo un conjunto de datos del usuario/grupo se puede cargar en la página Administrar en cualquier momento.

Administrar filtros del contenido de la página

A lo largo del carril izquierdo se encuentra una lista de los estados del acuerdo, así como tres tipos de plantillas. 

Todo el contenido de su cuenta se puede clasificar en una de estas categorías:

  • En curso: Los acuerdos con los que está conectado que aún están en el proceso de firma
  • Esperándole a usted: Los acuerdos que están esperando que realice una acción
  • Finalizado: Los acuerdos que han completado correctamente el ciclo de firma
  • Cancelado: Los acuerdos abandonados. Los acuerdos abandonados provienen de cuatro fuentes:
    • El remitente cancela el acuerdo
    • El destinatario rechaza la acción
    • El destinatario no realiza la autenticación de forma correcta
    • El sistema no puede procesar el acuerdo por algún motivo
  • Caducado: Los acuerdos que no se completan antes de que el temporizador de caducidad se complete
  • Borrador: Los acuerdos que estén configurados parcialmente pero que no se han enviado todavía

Los tipos de plantillas son:

  • Plantillas: Son las plantillas de la biblioteca del documento
  • Formulario web: Los formularios web son los formularios en línea que se pueden enviar como vínculos URL o incrustarse en páginas web. Cuando los firmantes acceden al formulario, se genera un acuerdo secundario para capturar solo su firma en su propio contrato único. (Por ejemplo: Un formulario de registro en una página web)
  • Mega Sign: Las plantillas de Mega Sign permiten que el remitente combine un documento con una lista de destinatarios. Cada destinatario recibe su propia copia única del acuerdo para que ellos (y solo ellos) la firmen. (Por ejemplo: Formación anual de gastos)

Nota:

Cuando se realiza una búsqueda, una nueva opción aparece en la parte superior de la columna de estado: Todo

Si se selecciona Todo, se muestra todo el contenido de una tabla, ignorando el estado del acuerdo.

Administrar filtros de estado de la página

Usar texto o un intervalo de tiempo para reducir el conjunto de datos en la página Administrar. 

Búsqueda por texto filtra los acuerdos que no coinciden con la cadena que busca con relación a la mayor parte de los campos de metadatos. Entre los campos que se incluyen en los parámetros de la búsqueda se encuentran:

  • Nombre del participante
  • Dirección de correo electrónico
  • Título del participante
  • Empresa del participante
  • Nombre del acuerdo
  • Notas del acuerdo
  • Mensaje del acuerdo
  • Mensaje personal del destinatario

El icono de filtro abre la opción para filtrar el conjunto de datos al seleccionar un intervalo de fechas:

  • Todas las fechas
  • Últimas 24 horas
  • Últimos 7 días
  • Últimos 30 días
  • Últimos 12 meses
  • Intervalo de fecha personalizado

Nota:

Cuando se selecciona un filtro, la etiqueta se muestra junto al icono del filtro.  Puede hacer clic en un filtro para quitarlo después de que el conjunto de datos haya cambiado.

Administrar filtros de búsqueda

Nota breve sobre cómo funciona la búsqueda de texto:

Si buscaba la cadena: “A simple fish”

  • Las comillas no especifican un valor literal de cadena
  • La búsqueda de Adobe Sign transforma la secuencia en tokens, utilizando los espacios como delimitadores. La cadena de ejemplo se divide en tres tokens: Asimplefish
  • La distinción de mayúsculas y minúsculas se elimina de los tokens
  • A continuación, la búsqueda se centra en una coincidencia de texto completo para cualquier token de los campos solicitables
  • El conjunto de datos devuelto se ordena por la fecha de la última modificación, con la más reciente al principio

Existe una opción adicional para Buscar contenido oculto si hace clic en el icono de filtro.

  • Cuando Buscar contenido oculto está seleccionado, solo se incluye en el conjunto de datos devuelto
Administrar filtros de página ocultos

Lista de acuerdos

La lista de acuerdos muestra los acuerdos individuales que se ajustan al contenido que haya seleccionado, reducido por los filtros que ha activado.

Cada acuerdo muestra:

Destinatario: El destinatario actual (si el acuerdo está en curso), o bien el primer destinatario (cuando se complete el contrato, se cancele o caduque).

  • Se muestra el nombre del destinatario cuando se conoce. El correo electrónico del destinatario se muestra cuando el nombre no se conoce

Remitente: El remitente del acuerdo.

Título: Especifique el nombre del acuerdo.

Estado: El estado actual como el acuerdo tal y como está relacionado con el ciclo de firma. (El ejemplo que se muestra a continuación utiliza la opción Todo, por lo que se muestran varios estados)

Modificado: La fecha de la última modificación para el acuerdo.

Página Administrar: Lista de acuerdos

El orden predeterminado del contenido es la fecha de la última modificación de los acuerdos.

Sin embargo, puede hacer clic en cualquier encabezado de columna para clasificar el conjunto de datos por ese valor.

Herramientas del acuerdo

Las herramientas del acuerdo aparecen al hacer clic una vez en un acuerdo o una plantilla:

Página Administrar: Herramientas del acuerdo

El carril derecho se abre para mostrar las herramientas para acceder y manipular el acuerdo (o el documento de la biblioteca, el formulario web o Mega Sign):

Ver y firmar: Solo estaba disponibles para los acuerdos con el estado Esperándole a usted

Abrir acuerdo/plantilla/formulario web/Mega Sign: Abre el objeto para la vista completa del documento.

  • Los acuerdos muestran el estado actual del acuerdo donde sea que se encuentre en el ciclo de firma.
  • Las plantillas muestran los documentos de base que se utilizan para crear la plantilla    

Plantilla de uso: Solo plantillas (documentos de la biblioteca).  Esta opción inicia un nuevo acuerdo basado en la plantilla adjunta

Obtener código: Solo formulario web. Esta opción abre una página donde el usuario puede copiar el código HTML o el código de script para formularios web

Editar formulario web o plantilla: Permite que el usuario edite la plantilla

Recordatorio: Permite que el usuario defina un recordatorio para el destinatario actual

Cancelar: Anula el acuerdo

Descargar archivo PDF: Descarga una copia en PDF del acuerdo en su estado actual.

  • Las plantillas principales descargarán una copia en PDF de los documentos originales utilizados para realizar la plantilla

Descargar informe de auditoría: Descarga el informe de auditoría para el acuerdo.

Descargar datos del campo de formulario: Descarga un archivo CSV del contenido del campo para un acuerdo completado

  • Los objetos de la plantilla principal descargan un archivo CSV con el contenido a nivel de campo para todos los acuerdos secundarios que se hayan completado

Modificar el acuerdo: Permite que los usuarios editen los documentos en un acuerdo o los campos situados en el documento.

  • Esta opción solo está disponible hasta que el primer destinatario realice su acción.

Eliminar: Solo las plantillas (documentos de la biblioteca). Elimina la plantilla del sistema. Esta es una acción irrevocable

Ocultar acuerdo/formulario web/Mega Sign: Oculta el objeto de la vista del usuario.  Esta acción solo quita el objeto de la vista. No se realiza ninguna otra acción

Compartir: Permite que el usuario comparta el objeto de forma expresa a otro usuario.  No se puede deshacer esta acción

Notas: Permite que el usuario aplique notas personales al objeto

Descargar archivos individuales: Permite al usuario descargar archivos individuales si se usaron varios archivos que se utilizaron para crear el acuerdo/plantilla

Ver informe de actividad: Solo Mega Sign. Esta opción produce un resumen del progreso de Mega Sign, lo que divide la lista de destinatarios en las categorías que coinciden con el estado de la firma del acuerdo

Reemplazar al destinatario actual: Solo está disponible para los acuerdos que el usuario ha enviado. Permite que el usuario reemplace el destinatario actual para un acuerdo

Actividad: Una lista continuada de eventos que se han producido en relación con el acuerdo. Comienza con un evento de creación, registra cada actividad de destino y termina con un estado completado/cancelado/caducado


Vínculos rápidos a tareas comunes

A continuación se ofrece una referencia rápida para las tareas más comunes que puede realizar, seguida por un repaso de alto nivel de la propia página Gestionar y sus principales elementos.


Plantillas de biblioteca (documento)

El icono Plantillas de biblioteca de la cinta de Adobe Sign le permite enviar un documento de SharePoint al Entorno de creación de Adobe Sign, donde puede colocar campos de formulario y, a continuación, guardar este formulario mejorado en su biblioteca de Adobe Sign.

Nota:

El documento original en SharePoint no se modifica.  La nueva plantilla de documento solo existe en el lado de Adobe Sign y debe adjuntarse mediante la opción Biblioteca de documentos de la sección Archivos del acuerdo.

Para crear una plantilla de documento:

1. Haga clic en el documento que desea convertir en plantilla.

2. Haga clic en el icono Plantilla de biblioteca de la cinta (o haga clic con el botón secundario y seleccione una opción del menú).

○ Se abre el Entorno de creación de Adobe Sign, que muestra el documento completo.

3. Coloque los campos necesarios en el documento.

○ Si está creando una plantilla que precisa la aportación/firma de dos personas, coloque todos los campos para el primer destinatario.  A continuación, cambie el campo Destinatarios a Participante 2 y, después, coloque los campos para el segundo firmante/aprobador.

Nota: al crear una plantilla mediante el Entorno de creación, puede generar un documento para hasta 99 destinatarios. Para insertar el Participante 3 o posterior, haga clic en la opción Agregar nuevo participante en la parte superior de la lista de participantes.

Select Recipient

4. Una vez que haya completado la plantilla, haga clic en el botón Guardar, en la esquina inferior derecha.

○ De este modo se guarda la plantilla en la biblioteca de Adobe Sign.  


El complemento Adobe Sign incluye dos funciones de automatización que el administrador de SharePoint puede configurar. Si las funciones siguientes son valiosas para sus procesos, póngase en contacto con el administrador de SharePoint para tratar el mejor modo de utilizarlas.


Almacenamiento de documentos de acuerdos firmados en todo el sitio

Los administradores pueden configurar una carpeta centralizada donde almacenar todos los acuerdos firmados (y, opcionalmente, los seguimientos de auditoría correspondientes). Esto incluye los documentos de bibliotecas, así como los de listas.

Si no se define una carpeta centralizada para documentos firmados, cada acuerdo firmado se devolverá a la biblioteca de documentos desde la que se envió. 

Se creará en la biblioteca una nueva carpeta llamada “Acuerdos firmados”.

Para los acuerdos enviados desde listas, los archivos PDF de los acuerdos firmados (y los seguimientos de auditoría, si procede) se adjuntarán al elemento de la lista.


Combinación de plantillas de campo

Adobe Sign permite crear documentos con campos que es posible rellenar mediante listas de SharePoint. 

Además, se pueden crear plantillas que actualicen el contenido de listas a partir del contenido de los campos de un acuerdo firmado.

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