Hallittavan tiedoston perustyönkulku

Saat yksityiskohtaiset tiedot ja ohjeet napsauttamalla alla olevia linkkejä.

Sisällön jakaminen

Adobe InCopy LiveEdit Workflow -lisäosat antavat kirjoittajille ja toimittajille mahdollisuuden kirjoittaa ja muokata tekstiä InCopyssä samaan aikaan kun suunnittelijat valmistelevat asetteluja Adobe InDesignissa.Tähän työnkulkuun sisältyy artikkeleiksi kutsuttuja säilötiedostoja, joiden avulla ryhmitellään toisiinsa liittyviä sisällön osia, sekä tiedostojen lukitus- ja kommentointivälineitä, joilla jaetaan ja päivitetään tiedostoja InCopyssa tai InDesignissa jaetun verkon kautta tai käyttämällä sähköpostitse jaettavia pakkauksia.

Jaetussa verkkotyönkulussa InDesign-käyttäjät vievät tekstiä ja grafiikkaa jaettuun sijaintiin tiedostojärjestelmässä, jossa tiedostot tulevat InCopy-käyttäjien saataville sisällön kirjoittamista ja muokkaamista varten.Valitut tekstikehykset ja kuvakehykset viedään joko tehtävään tai erillisiksi InCopy-tiedostoiksi, joista ne tulevat osaksi hallittua prosessia ja linkittyvät InDesign-asiakirjaan. Näitä jaettuja tiedostoja kutsutaan hallituiksi tiedostoiksi. Kun käyttäjät työskentelevät tehtävätiedostossa tai InDesign-tiedostossa paikallisella palvelimella, asettelun tai sisällön muutokset välitetään kaikille kyseisen asiakirjan työnkulkuun osallistuville käyttäjille.

Useat InCopy- tai InDesign-käyttäjät voivat avata saman sisältötiedoston samanaikaisesti, ja useat InCopy-käyttäjät voivat avata saman tehtävätiedoston samanaikaisesti. Vain yksi käyttäjä kerrallaan voi kuitenkin kirjata ulos InCopy-tiedoston muokkaamista varten.Muut voivat tarkastella tiedostoa vain lukutilassa. Käyttäjä, joka ottaa hallinnoitavan InCopy-tiedoston käyttöön, voi jakaa työnsä muiden käyttäjien kanssa tallentamalla tiedoston jaetulle palvelimelle tai palauttamalla tiedoston InDesign-käyttäjälle. Muut käyttäjät eivät kuitenkaan voi tehdä muutoksia tiedostoon ennen kuin se on palautettu. Tämä järjestelmä antaa useille käyttäjille pääsyn samaan tiedostoon, mutta estää käyttäjiä ylikirjoittamasta toistensa työtä.

Lisätietoja on InCopy LiveEdit -työnkulun oppaassa (PDF) osoitteessa www.adobe.com/go/learn_liveedit_fi.

Tapoja käsitellä sisältöä InCopyssa

Sisältö on joko tekstikokonaisuus, joka virtaa yhden tai useamman kehyksen läpi, tai tuotu grafiikka.InCopyssä on viisi perustapaa työskennellä sisällön kanssa: avaa tehtävätiedosto, avaa tehtäväpaketti, avaa linkitetty InCopy-tiedosto, avaa InDesign-tiedosto, johon on linkitetty InCopy-tiedostoja, tai luo sisältöä kokonaan InCopyssä.

InDesignissa luodut tehtävätiedostojen avaaminen

InDesign-käyttäjät voivat luoda tehtävätiedoston ja määrittää sisältöä jaettavaksi. Tämä menetelmä antaa InDesign-käyttäjälle mahdollisuuden yhdistää toisiinsa liittyviä osia (otsikko, leipäteksti, kuvitusta, kuvatekstejä jne.) ja määrittää ne eri InCopy-käyttäjille kirjoittamista ja muokkausta varten. InCopy-käyttäjät avaavat tehtävätiedoston ja työskentelevät vain heille määritettyjen osien kanssa. Reaaliaikainen asettelunäkymä näyttää, miten muokattu teksti liittyy InDesign-asetteluun koko InDesign-asiakirjaa avaamatta. Jos asettelua kuitenkin muutetaan, InDesign-käyttäjän on päivitettävä tehtävät ilmoittaakseen muutoksista InCopy-käyttäjille. Voit jakaa tehtävätiedostoja palvelimella tai tehtäväpakettien kautta.

Avaa tehtäväpaketit

Artikkelipakkauksiin perustuva työnkulku on kätevä erityisesti silloin, kun suunnittelijat ja kirjoittajat toimivat samassa projektissa, mutta heillä ei ole yhteyttä paikalliseen palvelimeen. Tässä tilanteessa InDesign-käyttäjä voi luoda yhden tai useita pakkauksia ja lähettää pakatut tiedostot sähköpostitse asianomaisille InCopy-käyttäjille. InCopy-käyttäjät voivat avata artikkelipakkaukset, muokata sisältöä ja palauttaa pakkaukset InDesign-käyttäjälle, joka voi sitten päivittää julkaisun.

Avaa InDesignista viedyt linkitetyt InCopy-tiedostot

Tietyissä työnkuluissa InDesign-käyttäjät saattavat viedä tekstin ja grafiikan erillisinä tiedostoina sen sijaan, että ne kääritään tehtävätiedoston sisään.Erillisten tiedostojen vieminen on hyödyllistä, jos työskentelet toisiinsa liittymättömien grafiikkojen tai tekstikokonaisuuksien parissa.InCopy-käyttäjät eivät kuitenkaan pysty näkemään, miten sisältö sopii InDesign-taittoon.

Avaa InDesign-asiakirjat, joissa on linkitettyjä InCopy-tiedostoja

InCopy-käyttäjät voivat avata ja muokata InDesign-asiakirjaa InCopyssa nähdäkseen kaikki sivukohteet koko taiton kontekstissa.Tämä lähestymistapa voi olla hyödyllinen muokkauksessa ja sivutuksessa, jos koko taiton näkeminen on tärkeää, tai kun halutaan muokata suurinta osaa asiakirjan sisällöstä muutaman sijaan.Kun InCopy-käyttäjä muokkaa tarinoita, InDesign-käyttäjä voi päivittää linkit muokattuihin tiedostoihin.Jos InDesign-käyttäjä muuttaa taittoa, InCopy-käyttäjälle ilmoitetaan, kun InDesign-asiakirja tallennetaan.

Luo sisältöä kokonaan InCopyssa

Voit luoda InCopyssa sisältöä, joka ei liity InDesign-tiedostoon.Näissä itsenäisissä asiakirjoissa voit kirjoittaa tekstiä, määrittää kirjasimia ja tyylejä sekä tuoda grafiikkaa muista sovelluksista (kuten Adobe Illustratorista ja Adobe Photoshopista) tekstin parantamiseksi.Voit myös määrittää tunnisteita tulevaa XML-käyttöä varten.Tämä lähestymistapa on hyvä vaihtoehto toimituksellisessa työnkulussa, jossa sisältö edeltää suunnittelua.Voit myös määrittää ja muokata tekstialuetta, sivukokoa ja suuntausta itsenäisille InCopy-asiakirjoille.Mutta jos tarina myöhemmin linkitetään InDesign-asiakirjaan, InDesignin asetukset ohittavat InCopyssa käytetyt asetukset.

Hallitut tiedostot

Jotta tiedostoa voidaan hallita, se on lisättävä tehtävätiedostoon, vietävä InDesignista InCopy-sisältönä tai sijoitettava InCopy-sisältönä InDesigniin.Hallitut tiedostot välittävät sekä sisällön tilan että omistajuuden.Hallituilla tiedostoilla voit:

• Lukitse ja poista tarinoiden lukitus tiedoston eheyden säilyttämiseksi.

• Ilmoita InCopy-käyttäjille, kun liittyvä InDesign-taitto on vanhentunut.

• Tunnista tiedostossa työskentelevä käyttäjä.

• Ilmoita käyttäjille, kun InCopy-sisältötiedosto on vanhentunut, jonkun käytössä tai muokattavissa.Ilmoitusmenetelmät sisältävät hälytysviestit, kehyskuvakkeet, tilakuvakkeet Linkit-paneelissa ja tilakuvakkeet Tehtävät-paneelissa.

Vain luku -tiedostot

Kun sisältötiedosto otetaan hallintaan, se on vain luku -tilassa kaikille työnkulun käyttäjille aina, paitsi henkilölle, joka on varannut sen.Ohjelmisto luo lukitustiedoston (*.idlk), kun käyttäjä ottaa sisältötiedoston käyttöön, mikä antaa kyseiselle käyttäjälle yksinomaisen muokkausoikeuden.Vain luku -tiedostoilla on seuraavat ominaisuudet:

• InCopy-käyttäjä ei voi muotoilla tekstiä manuaalisesti.Jos tekstiin on kuitenkin määritetty merkki- tai kappaletyylejä, InDesign-käyttäjä voi muuttaa näiden tyylien määrittelyjä ja muuttaa siten tekstin muotoilua, vaikka tiedosto olisi jonkun toisen käytössä.Nämä tyylimäärittelyn muutokset näkyvät tekstissä, kun InDesign-käyttäjä päivittää tiedoston.

• Yleensä InCopy- tai InDesign-käyttäjä ei voi muuttaa objekteja, kuten tekstiä ja käytettyjä tyylejä, lukitussa InCopy-sisällössä.Joitakin objekteja, kuten merkki- ja kappaletyylejä, käyttää vain sisältö.Et voi esimerkiksi muuttaa merkityylin käyttöä lukitun sisällön objekteissa, mutta voit muuttaa itse merkkityyliä ja muuttaa siten tekstin ulkoasua.

• InDesign-käyttäjä voi muuttaa tekstisisällön marginaaleja ja sarakkeita sekä tekstikehysten muotoa, sijaintia ja määrää, joita tarina käyttää.

• InDesign-käyttäjä voi muuttaa grafiikkakehyksen geometriaa ja muotoilua ottamatta grafiikkaa ulos.InCopy-käyttäjä ei voi muuttaa grafiikkakehystä tai kehyksen muotoilua.InDesign- ja InCopy-käyttäjien on kuitenkin otettava grafiikkakehys ulos, jotta he voivat muokata itse grafiikkaa (esimerkiksi kiertää tai skaalata sitä).

Parhaat käytännöt hallittujen tiedostojen käyttöön

Käytä seuraavia käytäntöjä varmistaaksesi, että työskentelet ajantasaisimman sisällön kanssa etkä korvaa jonkun toisen työtä:

• Tallenna tehtävätiedostot palvelimelle, johon kaikilla työryhmän jäsenillä on pääsy.Jos työryhmän jäsenillä ei ole pääsyä palvelimelle, voit luoda ja jakaa tehtäväpaketteja.

• Kun luot tehtävän, luodaan erityinen kansio tehtävätiedoston ja sisällön säilyttämiseen.Käytä näitä tehtäväkansioita tehtävä- ja sisältötiedostojen ylläpitoon.Ne yksinkertaistavat jaettujen tiedostojen hallintaa työryhmässä ja auttavat varmistamaan, että käyttäjät avaavat oikeat tiedostot.

• Avaa InCopyssa tehtävätiedosto yksittäisen InCopy-tarinan sijaan.Näin voit nähdä tekstinsovituksen ja ulkoasun tiedot rivikatselu- ja taitto-näkymissä. Jos viet sisältöä käyttämättä tehtävätiedostoja, näet tekstinsovituksen ja ulkoasun tiedot vain avaamalla InDesign-tiedoston.

• Heti kun avaat tehtävätiedoston, avaat InDesign-dokumentin tai otat sisältöä käyttöön joko InDesignissa tai InCopyssa, varmista, että kehysten reunat näkyvät (Näytä > Lisäasetukset > Näytä kehysten reunat), jotta näet kehysten kuvakkeet niiden ilmestyessä.

• InDesignissa voit irrottaa tiedostot linkityksestä tai peruuttaa tehtävä­paketin, jos sinun on poistettava tiedostot työnkulusta (esimerkiksi tuotantoaikataulun vuoksi).

Hallitun tiedostotyönkulun esimerkit

Kun määrität työnkulun hallinnan InCopyn ja InDesignin välille, kirjoittajat ja toimittajat voivat laatia, kirjoittaa uudelleen, laajentaa ja muokata dokumentteja samaan aikaan kun suunnittelijat valmistelevat taittoa.Tavallisiin työnkulkuihin sisältyy tiedostojen hallinta paikallisella palvelimella, tiedostojen jakaminen sähköpostipakkausten kautta tai näiden menetelmien yhdistelmä.

Nämä työnkulut edellyttävät, että sinulla on InDesignin perusmalli, jossa on taitto­geometriat, tyylit ja paikkamerkki­teksti. Taitto­geometriat sisältävät sivun mitat sekä teksti- ja grafiikka­kehykset. InCopy käyttää näitä kohteita oikeiden tekstin­sovitus­tietojen näyttämiseen.

Paikallisen palvelimen työnkulku

1.Luo InDesignissa tehtävät ja lisää niihin sisältöä.

Tämä vaihe liittää viedyt teksti- ja grafiikka­kehykset hallittuun prosessiin, jossa ne tulevat InCopy-käyttäjien saataville kirjoittamista ja muokkaamista varten.

2.Aseta tehtävä­tiedostot InCopy-käyttäjien saataville.

Tallenna tiedostot palvelimelle, jolla kaikilla työnkulun käyttäjillä on käyttö­oikeus.

3.Avaa InCopyssa tehtävä­tiedosto ja ota tarina tai grafiikka käyttöön ja muokkaa sitä.

InCopyssa sinulle määritetyt sisältötiedostot näkyvät Tehtävät-paneelissa.Aina kun tallennat tiedoston paikalliselle palvelimelle, muutokset tallennetaan tiedosto­järjestelmään ja kaikki kyseisen dokumentin parissa työskentelevät (InDesign-taiton tai toisen hallitun sisältö­tiedoston parissa dokumentissa) saavat ilmoituksen muutoksista. Kyseiset käyttäjät voivat päivittää sisältöä nähdäkseen viimeisimmät muutokset. Sisältö pysyy sinulle otettuna kunnes palautat sen.

4.Työskentele InDesignissa taiton parissa.

Riippumatta siitä, muokataanko sisältötiedostoja InCopyssa, InDesign-käyttäjät voivat työskennellä dokumentin taiton parissa; heidän ei tarvitse ottaa dokumenttia käyttöön.Aina kun InCopy-käyttäjä tallentaa käyttöönotetun sisällön, InDesign-käyttäjä voi päivittää kyseisen sisällön taitossa nähdäkseen viimeisimmät muutokset.

5.Jatka työskentelyä InCopyssa.

Kun muokkaukset on tehty, palauta sisältö. Muut käyttäjät voivat sen jälkeen ottaa sisällön käyttöön ja työskennellä sen parissa. Jos käyttäjä muokkaa asettelua InDesignissa samanaikaisesti, voit päivittää ja tarkastella asettelun geometriaa työtäsi tehdessäsi.

6.Varmista InDesignissa, että kaikki sisältö on kirjattu sisään.

Hallitun työnkulun avulla on mahdollista tietää kuka on kirjannut tiedostot ulos.Kun sisältötiedostot on kirjattu sisään, InDesign-käyttäjät voivat kirjata tiedostot ulos ja viimeistellä asettelua tarpeen mukaan.

Sähköpostipakkauksen työnkulku

1.Luo ja lähetä tehtäväpaketteja InDesignissa.

Luo tehtäväpaketteja ja määritä sisältö sopiville InCopy-käyttäjille ja lähetä paketit sitten InCopy-käyttäjille.Paketoidut tiedostot kirjataan automaattisesti ulos muokkausristiriitojen välttämiseksi.

2. Avaa tehtäväpaketti InCopyssa ja kirjaa tarina tai kuva ulos muokattavaksi.

Jos saat artikkelipaketin sähköpostitse, voit avata pakkauksen InCopyssa kaksoisnapsauttamalla sitä. Tiedostoon tekemäsi muutokset tallennetaan vain paikallisesti.Muut käyttäjät eivät saa ilmoitusta tekemistäsi muutoksista.

3.Työskentele asettelun parissa InDesignissa.

Riippumatta siitä onko sisältötiedostot pakettu, InDesign-käyttäjät voivat työskennellä asiakirjan asettelun parissa; heidän ei tarvitse kirjata asiakirjaa ulos.Jos haluat päivittää asettelua tai tehtäviä, voit lähettää päivitetyn paketin InCopy-käyttäjille.

4.Palauta muokattu paketti InCopyssa.

Kun olet valmis muokkaustesi kanssa, kirjaa sisältö sisään ja palauta muokattu paketti.Muut käyttäjät voivat sitten kirjata sisällön ulos, tarkastella uusimpia versioita ja työskennellä tiedoston parissa.

5.Varmista InDesignissa, että kaikki sisältö on kirjattu sisään.

Hallitun työnkulun avulla on mahdollista tietää kuka on kirjannut tiedostot ulos.Kun tehtäväpaketit on palautettu, tehtäväpakettien tarinat on kirjattu sisään.InDesign-käyttäjät voivat kirjata tiedostot ulos ja viimeistellä asettelua tarpeen mukaan.

Syötä käyttäjätunniste

Kaikilla työnkulun käyttäjillä on oltava käyttäjänimi.Tämä tunniste paljastaa kuka on kirjannut tietyn tiedoston ulos ja antaa tämän tiedon muiden käyttäjien saataville.Se on myös välttämätön tiedoston kirjaamiseksi ulos muokkausta varten.

Jos olet jo määrittänyt käyttäjänimen ja haluat muuttaa sitä, sinun on kirjattava sisään kaikki sisältö jonka olet kirjannut ulos.Muussa tapauksessa käyttäjätunnuksen vaihtaminen muokkausistunnon aikana johtaisi siihen, että menettäisit mahdollisuuden muokata sisältöä, jonka olet varannut – se olisi varattu sinulle eri nimellä.

Käyttäjätunnus on sovelluskohtainen; yksittäisellä käyttäjällä ei voi olla useita käyttäjätunnuksia sovellusta kohden.

Jos unohdat määrittää käyttäjänimen tällä menetelmällä, saat kehotteen syöttää nimi, kun yrität ensimmäistä työnkulku -toimintoa.

Työnkulun kuvakkeet

Kuvakkeita voi näkyä teksti- ja grafiikkakehyksissä, Tehtävät-paneelissa ja tarinapalkissa (vain InCopy). Muokkaustilan kuvakkeet näkyvät hallitun tiedoston vieressä Liitokset- ja Tehtävät-paneelissa ja kertovat sisällön tilasta. Kuvakkeet näkyvät kehyksissä, jotka sisältävät linkitetyn InCopy-tarinan (sekä InDesignin että InCopyn Asettelu-näkymässä).Nämä kuvakkeet kertovat myös sisällön tilasta ja niillä voi erottaa hallitun ja hallitsemattoman sisällön toisistaan. Vastaava työkaluvihje ilmaisee muokkaustilan ja omistajuuden. Kehyskuvakkeiden näyttämiseksi varmista, että kehysten reunat näkyvät InDesignissa ja InCopyssa (Näytä > Lisäasetukset > Näytä kehysten reunat).

Lisää samankaltaisia

• Vie sisältö erillisinä InCopy-tiedostoina (InDesign)
• Erillisten julkaisujen käsitteleminen
• Sisältötiedostojen linkityksen poistaminen (InDesign)
• Muutosten seuranta ja tarkistus
• Muokkaushuomautusten käyttäminen