עבודה עם All files ב-Analyzer ב-Acrobat

All files הוא המלאי המלא של הקבצים בחשבון שלכם. הוא כולל קבצים שהועלו ישירות ל-Analyzer וקבצים זמינים דרך אוספים שאליהם יש לכם גישה (קבצים משותפים אינם מיוצגים). קובץ יכול להופיע ב-All files ובמספר אוספים בו־זמנית. 

בניגוד לאוסף, האפשרות All files היא לא גורם מכיל נפרד לארגון. הסרת קובץ מאוסף משאירה את הקובץ זמין ב-All files. מחיקת קובץ שהועלה מ-All files מסירה אותו לצמיתות מ-Analyzer ומכל אוסף שמכיל אותו.

פתחו את All files

בחרו All files בניווט הראשי.

הדף מציג את המספר הכולל של הקבצים הזמינים לכם וטבלה שמכילה את הקבצים ב-All files.

הבנת טבלת הקבצים

הטבלה תמיד מציגה את File name כעמודה הראשונה. לא ניתן להסתיר את העמודה הזו.

כברירת מחדל, הטבלה גם מציגה:

• Date added – התאריך שבו הקובץ נוסף ל-Analyzer.
• Source – מהיכן הקובץ מגיע. קבצים שהועלו ישירות מציגים Desktop.קבצים מקושרים מזהים את המקור החיצוני שלהם, כמו SharePoint.

תוכלו להציג עד שבע עמודות, כולל File name.

כשאתם מרחפים מעל קובץ, Analyzer מציג פקדים לפתיחה או תיוג של הקובץ.

להעלות קבצים ישירות אל All files

בחרו Upload files כדי להוסיף קבצים מבלי ליצור או לפתוח תחילה אוסף.

1. בחרו Upload files.
2. גררו קבצים ללוח ההעלאה, או בחרו Browse files כדי לאתר אותם במערכת המקומית שלכם.
3. הוסיפו את הקבצים.

Analyzer מעבד את הקבצים ומוסיף אותם אל All files. קבצים שהועלו ישירות מציגים Desktop בעמודה Source.

אפשר להוסיף את הקבצים האלה מאוחר יותר לכל אוסף שאתם יכולים לנהל.

חיפוש קבצים לפי שם

בחרו Search כדי למצוא קבצים במלאי הכולל.

בחרו באפשרות לחפש התאמה לפי file names או file content. 

רענון מאפיינים

בחרו Refresh attributes כדי לרענן מאפיינים עבור המסמכים בתוך All files.

הודעת האישור מציינת שייתכן שמאפיינים מסוימים נוספו או עודכנו ושהרענון יכול לארוך זמן בהתאם למספר המסמכים המעורבים.

בחרו:

• Refresh all כדי להתחיל את הרענון.
• Skip for now כדי לסגור את ההודעה ולרענן מאוחר יותר.

הרענון חל על הסט המלא של המאפיינים.

התאמה אישית של טבלת הקבצים

בחרו Adjust attribute view כדי לבחור איזה מטא-נתונים ומאפיינים מחולצים יופיעו כעמודות.

File name תמיד נשאר גלוי. אפשר להוסיף עד שש עמודות נוספות מתוך:

• מקור
• תאריך הוספה
• מאפיינים זמינים לכם

תוכלו גם לגרור ערכים נבחרים כדי לשנות את סדרם. פריטים הגבוהים יותר ברשימה מופיעים יותר משמאל בטבלה.

בחרו Apply כדי לשמור את התצורה או Cancel כדי לבטל את השינויים.

בחירת העמודות והסדר נשמרים כשאתם עוזבים את All files וחוזרים אליהם מאוחר יותר.

סינון מאגר הקבצים

בחרו Filter data כדי לצמצם את הקבצים שמוצגים באמצעות תנאים וערכים של המאפיינים שחולצו.

סינון All files משתמש באותו מודל סינון הזמין בתוך אוספים.

עבודה עם קבצים בודדים

העבירו את העכבר מעל קובץ כדי להציג פעולות עבור:

• Open file – פתחו את המסמך כדי לבדוק את התוכן, הערכים שהופקו והציטוטים שלו.
• Tag document – החילו את תגית הקובץ או הסירו אותה.

תגית שייכת לקובץ עצמו, כך שמצב התיוג שלה עוקב אחר הקובץ כשהוא מופיע באוספים.

עבודה עם קבצים נבחרים

בחרו את תיבת הסימון עבור קובץ אחד או יותר כדי להציג פעולות החלות על הבחירה.

המונה משתנה כדי להציג את המספר שנבחר ואת המספר הכולל של הקבצים הזמינים. לדוגמה, הטקסט ‎3 of 2,000 documents selected מציין שנבחרו שלושה קבצים מתוך מאגר של 2,000.

הפעולות הזמינות הן:

• Add to collection – הוסיפו את הקבצים הנבחרים לאוסף חדש או קיים מבלי להעלות אותם שוב.
• Download – הורידו עותקים של הקבצים הנבחרים למערכת המקומית שלכם.
• Export extracted data – ייצוא ערכי מאפיין נבחרים לקובץ CSV.
• Delete – מחיקה סופית של קבצים מתאימים מ-Analyzer.

הבנת מחיקה מ-All files

מחיקת קובץ מ-All files שונה מהסרתו מאוסף.

מחיקת קובץ שהועלה מ-All files :

• מוחקת את הקובץ לצמיתות מ-Analyzer.
• הסרתו מכל אוסף שמכיל אותו.
• לא ניתן לביטול.

קבצים המקושרים ממקור חיצוני, כגון SharePoint, לא ניתנים למחיקה מ-All files. Analyzer חוסם את המחיקה מכיוון שהמערכת החיצונית נותרת המקור עבור הקובץ.

שיתוף All files

פתחו את תפריט שלוש הנקודות ובחרו Share כדי לתת למשתמש אחר גישה לאוסף All files שלכם.

השיתוף משתמש באותו מודל גישה כמו שיתוף אוסף. הנמען מקבל גישה למלאי החי, כך ששינויים לקבצים הזמינים ב-All files משתקפים באופן אוטומטי.