Migreringsveiledning

Bruksscenario

Generelt har større virksomheter et internt LMS, eller et klassisk leverandørlevert system for læringsadministrasjon. LMS består av virksomhetens opplæringsinnhold og opplæringsdata. Når en virksomhet går til innkjøp av Captivate Prime vil man ofte ønske å flytte eksisterende LMS-innhold og -data til Captivate Prime, slik at man kan utnytte fordelene ved et moderne og intuitivt LMS uten å tape organisasjonens historiske data.

Captivate Prime inneholder nødvendige verktøy og spesifikasjoner slik at organisasjonens integrasjonsadministrator kan konfigurere og utføre migreringsoppgavene. 

Migreringsprosessen

Forutsetninger for migrering, nøkkelsteg i migreringsprosessen, migreringssprinter, spesifikasjoner samt migreringssteg for data og innhold forklares i denne delen som følger:

Forutsetninger

Captivate Prime-teamet forutsetter at følgende oppgaver er gjennomført av organisasjonens integrasjonsadministrator før migreringsprosessen starter:

• Integrasjonsadministratoren henter ut data og innhold fra tidligere LMS, og overfører dataene til de filformatene som er angitt av Captivate Prime. 
• Captivate Prime støtter ikke import av brukere som en del av migreringsprosessen, og forutsetter at organisasjonen importerer brukere med tilkoblinger. Adobe Systems forutsetter at disse tilkoblingene er konfigurert før migreringsprosessen starter. Se Hjelp for Captivate Prime-tilkoblinger for mer informasjon.

Nøkkelsteg i migreringsprosessen

1. Integrasjonsadministratoren eller partneren evaluerer eksisterende LMS-data og -innhold som skal migreres.
2. Integrasjonsadministratoren evaluerer verktøyene og spesifikasjonene oppgitt av Captivate Prime for å overføre data og innhold. 
3. Integrasjonsadministratoren skriver kode eller gjennomfører det manuelle arbeidet som kreves for å eksportere opplæringsdata og -innhold fra det eldre LMS-systemet basert på funksjonaliteten som er tilgjengelig i det eldre LMS-systemet. 
4. Når opplæringsdata og -innhold er tilgjengelig analyserer integrasjonsadministratoren data og innhold, og sørger for at det samsvarer med migreringsspesifikasjonene til Captivate Prime. 
5. Integrasjonsadministratoren benytter verktøyene som er tilgjengelige i Captivate Prime for å migrere i følgende rekkefølge:
   1. Overføre elevene over til Captivate Prime
   2. Overføre opplæringsinnhold til Prime og
   3. Avslutningsvis overføre opplæringsdata til Captivate Prime.

Organisasjonen kan begynne å bruke Captivate Prime LMS sammen med det eldre innholdet. 

Omfang av migrasjonsobjekter

Du kan bare migrere innhold for følgende opplæringsobjekter:

• Modul
• Merker
• Kurs
• Modulversjon
• Kursforekomst
• Kursmodul
• Ferdigheter
• Ferdighetsnivå
• Ferdighetskurs
• Sertifisering
• Sertifiseringskurs
• Sertifiseringsbekreftelse
• Opplæringsprogram
• Opplæringsprogramkurs
• Opplæringsprogramforekomst
• Kursforekomst i opplæringsprogram
• Jobb-hjelp
• Jobb-hjelp-versjon
• Jobb-hjelp-kurs
• Jobb-hjelp-ferdigheter
• Påmelding
• Sertifiseringspåmelding
• Påmelding til opplæringsprogram
• Påmelding til jobb-hjelp
• Karakterer for brukerkurs

Nøkkelkonsepter i migreringen

Noen av nøkkelkonseptene i migreringsprosessen for Captivate Prime forklares kort til din informasjon, som følger:

Migreringsprosjekt

I Captivate Prime består et migreringsprosjekt av én eller flere sprinter. Du kan også ha flere migreringsprosjekter i kontoen. Migreringsprosessen i Captivate Prime starter med å opprette et migreringsprosjekt. 

Sprint

En Sprint, i migreringsprosessen for Captivate Prime, definerer et sett migreringselementer du har valgt å migrere fra det eksisterende LMS-systemet. Et migreringselement kan være en kursmodul, elevoppføringer eller et sett med kurs. Du kan ha flere elementer med opplæringsdata i en sprint. Du kan utføre migreringsjobber i hver sprint. 

Sprintkjøringer

En sprintkjøring er prosessen med å starte en sprint-migreringsjobb. Du kan når som helst stoppe sprintkjøringen under en kjøring. 

Gjenkjøringer av sprint

Du kan når som helst kjøre en migreringssprint på nytt etter at den er fullført. Denne situasjonen med en gjenkjøring av en sprint oppstår når du ønsker å utfylle data i et sprintelement og migrere dem til applikasjonen på nytt, eller rette feil i CSV-filene. 

CSV-spesifikasjon

Captivate Prime gir deg et sett med standardspesifikasjoner for CSV-filer. Beste praksis er å gjennomgå disse CSV-spesifikasjonene før du starter migreringsprosessen. Integrasjonsadministratoren i organisasjonen kan analysere eksisterende dataformater og sammenkoble dem med malelementene for CSV-filene, som er oppgitt av Captivate Prime.

Tagger for migreringsprosjekter

Adobe Systems anbefaler at du bruker et sett med nøkkelord som tagger for å enkelt kunne identifisere migreringsprosjektene i Captivate Prime-applikasjonen. Disse taggene gjør at du når som helst enkelt kan identifisere prosjektene internt i Captivate Prime-applikasjonen. 

Innholdsløs modul

Captivate Prime tillater opplasting av en modul uten innhold. Adobe Systems kaller dette en innholdsløs modul i Captivate Prime. I en situasjon der du ønsker å migrere eldre data fra et eksisterende LMS-system uten at det er behov for innhold, kan du laste opp module_versjon.csv-filen uten en URL-referanse. 

CSV-spesifikasjoner og eksempler på CSV-filer

Under finner du standardspesifikasjoner for CSV-filer, som du kan bruke til å koble sammen med migreringsdata fra ditt eksisterende LMS-system. Klikk csv -spesifikasjoner og eksempler på csv-filer for å laste ned zip-filer. Den nedlastede csv -specifications.zip innholder syv Excel-filer. Disse excel-filene er spesifikasjoner med beskrivelser for å hjelpe deg å forstå hvordan .csv-filene skal fylles ut. De tilhørende .csv-filene skal inneholde data for hvert enkelt felt i det oppgitte formatet, som beskrevet i disse .xlsx-filene. 

Migreringsprosedyre

Før du starter migreringsprosedyren er det viktig å merke seg følgende punkter:

• Det kan kun være ett aktivt migreringsprosjekt i en konto av gangen. Innenfor et prosjekt kan det bare være én aktiv sprint av gangen.
• Du kan ikke angre en kjøring som allerede er i migreringsprosessen. Du kan imidlertid bruke den eksisterende slettefunksjonen i hver av funksjonene i Captivate Prime for å angre migrering av data eller innhold. 
• Så snart migreringsprosjektet starter flyttes det til statusen «Under migrering». Under migrering kan ingen andre roller enn integrasjonsadministratoren logge inn på Captivate Prime. 

Opprette FTP- og Box-kontoer

Det er svært viktig å planlegge migreringsprosjektet godt. Det anbefales at du bryter ned prosjektene i flere sprinter, og at du identifiserer nøye hva du ønsker å migrere i hver enkelt sprint. Det kan også være en god idé å gjennomføre validering etter hver sprint for å være trygg på hvilke data som er migrert i den aktuelle sprinten, i stedet for én stor valideringsfase ved slutten av prosjektet. Før du starter sprinten som del av migreringsprosjektet ditt må du laste opp CSV-filer med data og innhold til henholdsvis FTP- og Box-serverne. Hvis du ikke har kontoer til Exavault FTP og Box kan du opprette disse. 

Opprett FTP-konto

Klikk Be om CSV-FTP-mappe. Det vises et pop-up-vindu som ber deg angi din e-post-id. Følg instruksjonene på nett og opprett en Exavault FTP-konto. Når kontoen din er opprettet kan du se migreringsprosjektet og prosjektmappene for sprinter i Exavault FTP.

Et eksempelbilde med prosjektfiler og mapper i ExaVault vises under til din informasjon. 

Opprett en Box-konto

Opprett en opplastingsmappe for innhold i en liknende prosess som ved opprettelse av FTP-mapper. Klikk Migrering på venstre side, og klikk Be om en opplastingsmappe for innhold nederst på siden som vises.

Du vil motta en e-post fra Box med en kobling til den delte mappen. Hvis du ikke har en Box-konto, klikker du Registrer og oppretter en konto. Instruksjoner for pålogging sendes til integrasjonsadministratorens e-post-id.

Laste opp data (.csv-filer) til FTP-mapper eller Box-mapper

Det er en forutsetning at FTP- eller Box-konto er opprettet før du oppretter et migreringsprosjekt. Så, på dette tidspunktet kan du opprette et migreringsprosjekt og en sprint i Captivate Prime-applikasjonen.Se seksjonen Migreringsprosedyre for data og innhold på denne siden for å opprette et migreringsprosjekt.

Klikk prosjektmappenavnet i FTP- eller Box-kontoen, og klikk på sprintens navn. Inne i sprintmappen kan du laste opp .csv-datafilene du ønsker å migrere. For å laste opp klikker du Last opp filer-knappen øverst i Exavault FTP- eller Box-serveren og drar .csv-filene dit. Et eksempelbilde etter å ha lastet opp til ExaVault vises under til din informasjon. 

Du kan gå tilbake til migreringsprosjektet i Captivate Prime, trykke på Last inn på nytt og vise alle .csv-datatypene som er oppført i migreringssprinten.

Last opp opplæringsinnhold til innholdsmapper

Last opp opplæringsinnholdet fra det eksisterende LMS-systemet til Box-kontoen. Hvis du allerede har opprettet migrasjonsprosjektet og en sprint, vil Box-kontoen fylle ut navnet på migreringsprosjektet og sprinten. Du kan laste opp innhold i samme bane. Se seksjonen Migreringsprosedyre for data og innhold på denne siden for å opprette et migreringsprosjekt.

Du kan dra og slippe innholdsfilene eller klikke Last opp og velge filene fra skrivebordet. Hvis filstørrelsen på innholdet er svært stor, kan det ta noe tid å laste opp filene. Hvor lang tid det tar å laste opp filene til Box-kontoen varierer basert på hvor store filene er.

Et eksempelbilde av en Box-konto etter opplasting av innhold vises under til din informasjon:

Når filene er lastet opp til Box-kontoen må du sørge for at du oppgir den relative banen til denne Box-innholdsfilen i module_version.csv-filen. Dette er et obligatorisk steg slik at du oppgir banen til modulinnholdet. 

Når du logger inn på FTP- og Box-serverne og laster opp innholdet, vil CSV-plasserene vises som vist i eksempelbildet under i Captivate Prime. 

Migreringsprosedyre for data og innhold

Prosedyren for å migrere virksomhetens LMS-data og -innhold til Captivate Prime er forklart som følger:

Migreringsbekreftelse

Etter å ha migrert opplæringsdata og -innhold fra virksomhetens eldre LMS-system kan du bekrefte importerte data og innhold med ulike funksjoner for opplæringsobjekter. Du kan for eksempel logge inn i Captivate Prime-applikasjonen som administrator og bekrefte at importerte moduler og kursdata og -innhold er tilgjengelig. 

Etterplassering i migrering

Denne integrasjonsfunksjonen lar deg etterplassere historiske data i et opplæringsobjekt fra et eldre læringsadministrasjonssystem til et aktivt kurs som er opprettet i Captivate Prime.

Under finner du standardspesifikasjoner for CSV-filer, som du kan bruke til å koble sammen med migreringsdata fra ditt eksisterende LMS-system. Klikk på csv-specifications og sample-csvs for å laste ned zip-filer. Den nedlastede csv-specifications.zip inneholder fire Excel-filer. Disse excel-filene er spesifikasjoner med beskrivelser for å hjelpe deg å forstå hvordan .csv-filene skal fylles ut. De tilhørende .csv-filene skal inneholde data for hvert enkelt felt i det oppgitte formatet, som beskrevet i disse .xlsx-filene.

1-enrollment-xlsx innholder beskrivelser av nødvendige metadata for retrofit_enrollment.csv-filen.

2-certification_enrollment.xlsx inneholder beskrivelser av nødvendige metadata for retrofit_certification_enrollment.csv-filen.

3-learning_program_enrollment.xlsx inneholder beskrivelser av nødvendige metadata for retrofit_learning_program_enrollment.csv-filen.

4-user_course_grades.xlsx inneholder beskrivelser av nødvendige metadata for retrofit_user_course_grades.csv-filen.

Feilsøking av migreringsproblemer

Klikk her for å finne ut mer om løsninger på problemer integrasjonsadministratorer har opplevd ved migrering av data og innhold fra sitt eksisterende LMS-system til Captivate Prime-applikasjonen.

Tips for brukeradministrasjon

I dette emnet kan du finne tips for å hjelpe deg å forstå hvordan brukere vurderes og administreres i Captivate Prime. Disse konseptene vil hjelpe deg med brukeradministrasjon ved bruk av CSV-import, tilkoblinger og migreringsfunksjoner i Captivate Prime. 

Captivate Prime-ID-er

Captivate Prime gir to typer unike ID-er for brukere:

• E-post-ID
• UUID (Universell unik ID)

Captivate Prime støtter UUID for å gi organisasjoner fleksibilitet ved kontroll av brukerkontoer. Som administrator, dersom du har UUID-en til brukere i en konto, kan du endre e-post-ID-ene til brukere i denne kontoen.  

Bruksscenario for UUID i en organisasjon

Se for deg et scenario der en ansatt A starter i et selskap ved navn Prime, som konsulent. I kontraktsperioden vil ikke nødvendigvis selskapet Prime gi personen en selskapsbasert e-post-id, som A@prime.com, men i stedet bruke den ansattes personlige e-postkonto, for eksempel A@gmail.com. Etter å ha gjennomført seks måneder av kontraktsperioden. dersom den samme ansatt A starter hos Prime som fulltidsansatt, ønsker Prime kanskje å endre e-post-ID til hans selskapsbaserte e-post: A@prime.com. 

Ved å ha UUID-tilgang til brukerkontoen vil selskapet Prime ha en fordel i det ovennevnte scenariet. Selskapet Prime kan enkelt bytte ut den personlige e-post-ID-en til ansatt A med en offisiell selskapsbasert e-post-ID. Den ansattes oppføringer tilknyttet denne kontoen blir ikke påvirket av denne endringen. 

Enkeltbrukeridentifikasjon

Captivate Prime identifiserer og husker hvordan en enkeltbruker er lagt til, for eksempel med selvregistrering, CSV-opplasting, eller en enkeltbruker som er lagt til gjennom brukergrensesnittet eller via API-et. 

• Dersom en enkeltbruker legges til med brukergrensesnitt (UI) eller API, kan du slette slike enkeltbrukere gjennom UI eller API. 
• Du kan oppdatere enkeltbrukere med en CSV-opplastingsprosess, men du må huske at disse enkeltbrukerne behandles som CSV-brukere og at CSV-arbeidsflytene gjelder for slike brukere. 

Tilordne lederroller

Du kan ikke tilordne en lederrolle direkte til noen bruker i Captivate Prime. En bruker X kan bare bli en leder i Captivate Prime ved at du angir lederegenskapen for en bruker (for eksempel Y) i denne kontoen som X.

I et scenario der X er leder for brukere A, B og C, må du sørge for at lederegenskapen til A, B og C angis til den nye lederen dersom X forlater organisasjonen. Alternativt kan du midlertidig angi lederegenskapen til disse brukerne som ROOT, og tilordne den nye lederen senere. 

For mer informasjon om dette emnet kan du se følgende hjelpeinnhold:

• Vanlige spørsmål om opplasting av CSV-filer
• Funksjonshjelp om å legge til brukere