Forstå en grunnleggende arbeidsflyt for administrerte filer

For detaljert informasjon og instruksjoner, klikk på koblingene nedenfor.

Deling av innhold

Med plug‑in‑modulene for Adobe InCopy LiveEdit Workflow kan forfattere og redigerere skrive tekst i InCopy samtidig som designere klargjør layout i Adobe InDesign. Denne arbeidsflyten inneholder beholderfiler, kalt oppdrag, til gruppering av relaterte innholdsdeler samt verktøy for fillåsing og varsling for deling og oppdatering av filer i InCopy eller InDesign over et delt nettverk eller i komprimerte pakker som kan distribueres via e-post.

I den delte nettverksarbeidsflyten eksporterer InDesign-brukere tekst og grafikk til en delt plassering på et filsystem, der filene blir tilgjengelige for InCopy-brukere som skal skrive og redigere innholdet.Valgte tekstrammer og grafikkrammer blir enten eksportert til oppdraget eller eksportert som separate InCopy-filer, der de blir en del av den administrerte prosessen og kobles til InDesign-dokumentet.Disse delte filene henvises til som administrerte filer. Når brukere arbeider i oppdragsfilen eller i InDesign-filen på en lokal server, blir endringer i den tilknyttede utformingen eller innholdet kommunisert til alle brukere som er involvert i arbeidsflyten for det dokumentet.

Flere InCopy- eller InDesign-brukere kan åpne samme innholdsfil samtidig, og flere InCopy-brukere kan åpne samme oppdragsfil samtidig.Imidlertid kan bare én bruker om gangen sjekke ut InCopy-filen for redigering.Andre kan vise filen som skrivebeskyttet.Brukeren som sjekker ut en administrert InCopy-fil kan dele arbeidet sitt med andre brukere ved å lagre filen på den delte serveren eller ved å returnere filen til InDesign-brukeren; andre brukere kan imidlertid ikke gjøre endringer i filen før den er sjekket inn igjen.Dette systemet lar flere brukere få tilgang til samme fil, men hindrer brukere i å overskrive hverandres arbeid.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se InCopy LiveEdit arbeidsflythåndbok (i PDF-format) på www.adobe.com/go/learn_liveedit_no.

Måter å arbeide med innhold på i InCopy

Innhold er enten en samling tekst som flyter gjennom én eller flere rammer, eller en importert grafikk.Det er fem grunnleggende måter å arbeide med innhold i InCopy: åpne en oppdragsfil, åpne en oppdragspakke, åpne en koblet InCopy-fil, åpne en InDesign-fil som har koblede InCopy-filer, eller komponere innhold helt i InCopy.

Åpne oppdragsfiler opprettet i InDesign

InDesign-brukere kan opprette en oppdragsfil og angi innhold for deling. Denne metoden lar InDesign-brukeren knytte sammen relaterte komponenter (overskrift, brødtekst, grafikk, bildetekster og så videre), og deretter tildele dem til forskjellige InCopy-brukere for skriving og redigering.InCopy-brukere åpner oppdragsfilen og arbeider bare med komponentene som er tildelt dem.Live-layoutvisningen viser hvordan deres redigerte kopi forholder seg til InDesign-layouten, uten å åpne hele InDesign-dokumentet.Hvis utformingen endres, må imidlertid InDesign-brukeren oppdatere oppdrag for å varsle InCopy-brukere om endringene.Du kan dele oppdragsfiler på en server eller gjennom oppdragspakker.

Åpne oppdragspakker

Arbeidsflyten for oppdragspakker er spesielt nyttig når designere og forfattere arbeider på samme prosjekt, men ikke har tilgang til en lokal server. I slike tilfeller kan InDesign-brukeren opprette én eller flere pakker og sende de komprimerte filene til de tilordnede InCopy-brukerne via e-post. InCopy-brukerne kan åpne oppdragspakkene, redigere innholdet og returnere pakkene til InDesign-brukeren, som deretter kan oppdatere dokumentet.

Åpne koblede InCopy-filer eksportert fra InDesign

I visse arbeidsflyter kan InDesign-brukere eksportere tekst og grafikk som separate filer i stedet for å pakke dem inn i en oppdragsfil.Det er nyttig å eksportere separate filer hvis du jobber med urelatert\ngrafikk eller tekster.InCopy-brukere kan imidlertid ikke\nse hvordan innholdet passer inn i InDesign-oppsettet.

Åpne InDesign-dokumenter som har tilkoblede InCopy-filer

For å se alle sideelementer i sammenheng med et helt\noppsett kan InCopy-brukere åpne og redigere et InDesign-dokument i InCopy.\nDenne fremgangsmåten kan være nyttig for redigering og tilpasning hvis det er viktig å se\ndet overordnede oppsettet, eller for å redigere de fleste historiene\ni et dokument i stedet for bare noen få.Etter at InCopy-brukeren har redigert\nhistoriene, kan InDesign-brukeren oppdatere tilkoblingene til de endrede\nfilene.Hvis InDesign-brukeren endrer oppsettet, får InCopy-brukeren\nbeskjed når InDesign-dokumentet lagres.

Opprett innhold helt og holdent i InCopy

Du\nkan opprette innhold i InCopy som ikke er knyttet til en InDesign-fil.I disse frittstående dokumentene kan du skrive tekst, tilordne\nskrifter og stiler, og importere grafikk fra andre applikasjoner (som\nAdobe Illustrator og Adobe Photoshop) for å forbedre teksten.Du kan også tilordne\nkoder for fremtidig XML-bruk.Denne fremgangsmåten er et godt alternativ i en redaksjonell\narbeidsflyt der innholdet kommer før designet.Du kan også konfigurere\nog endre tekstområdet, sidestørrelsen og orienteringen for frittstående\nInCopy-dokumenter.Men hvis historien senere kobles til et InDesign-dokument, overstyrer InDesign-innstillingene innstillingene som ble brukt i InCopy.

Administrerte filer

For\nat en fil skal administreres, må den legges til i en oppdragsfil, eksporteres\nfra InDesign som InCopy-innhold, eller plasseres som InCopy-innhold i\nInDesign.Både innholdsstatus og eierforhold vises for administrerte filer. Med administrerte filer kan du:

• Lås og lås opp historier\nfor å bidra til å bevare filintegritet.

• Gi beskjed til InCopy-brukere når det tilknyttede InDesign-oppsettet er utdatert.

• Identifiser brukeren som jobber med en fil.

• Gi beskjed til brukere når en InCopy-innholdsfil er utdatert, blir\nbrukt av noen, eller er tilgjengelig for redigering.Varslingsmetoder inkluderer varslingsmeldinger, rammeikoner, statusikoner i Koblinger-panelet og statusikoner i Oppdrag-panelet.

Skrivebeskyttede filer

Når en innholdsfil blir administrert, er den skrivebeskyttet for alle brukere i arbeidsflyten til enhver tid, bortsett fra personen som har sjekket den ut.Programvaren oppretter en låsefil (*.idlk) når en bruker sjekker ut en innholdsfil, noe som gir den brukeren eksklusiv redigeringskontroll.Skrivebeskyttede filer har følgende egenskaper:

• En InCopy-bruker kan ikke manuelt formatere teksten i den.Hvis tekst har fått tildelt tegn- eller avsnittstiler, kan imidlertid en InDesign-bruker endre definisjonen av disse stilene og dermed endre formateringen av teksten selv når filen er sjekket ut til noen andre.Disse stildefinisjonendringene gjenspeiles i teksten når InDesign-brukeren oppdaterer filen.

• Generelt kan verken en InCopy- eller InDesign-bruker endre objekter, som tekst og anvendte stiler, i låst InCopy-innhold.Noen objekter, som tegn- og avsnittstiler, brukes bare av innholdet.Du kan for eksempel ikke endre hvordan en tegnstil brukes på objekter i låst innhold, men du kan endre selve tegnstilen og dermed endre utseendet på teksten.

• En InDesign-bruker kan endre margene og kolonnene til tekstinnholdet samt formen, plasseringen og antallet tekstrammer som historien opptar.

• En InDesign-bruker kan endre geometrien og formateringen til en grafikkramme uten å sjekke ut grafikken.En InCopy-bruker kan ikke endre en grafikkramme eller formatering på rammen.Både InDesign- og InCopy-brukere må imidlertid sjekke ut grafikkrammen for å endre selve grafikken (for eksempel for å rotere eller skalere den).

Beste praksis for arbeid med administrerte filer

Bruk følgende metoder for å sørge for at du arbeider med det mest oppdaterte innholdet og ikke overskriver andres arbeid:

• Lagre oppdragsfiler på en server der alle teammedlemmer har tilgang.Hvis teammedlemmer ikke har tilgang til en server, kan du opprette og distribuere oppdragspakker.

• Når du oppretter et oppdrag, opprettes en spesiell mappe som inneholder oppdragsfilen og innholdet.Bruk disse oppgavemappene til å vedlikeholde oppgave- og innholdsfiler.De forenkler administreringen av delte filer på tvers av en arbeidsgruppe og bidrar til å sikre at brukere åpner de riktige filene.

• I InCopy åpner du oppdragsfilen i stedet for en individuell InCopy-historie.På den måten kan du se informasjon om kopitilpasning og layout i Galley- og Layout-visningene.Hvis du eksporterer innhold uten å bruke oppdragsfiler, kan du se informasjon om kopitilpasning og layout bare ved å åpne InDesign-filen.

• Så snart du åpner en oppdragsfil, åpner et InDesign-dokument eller sjekker ut innhold i enten InDesign eller InCopy, må du sørge for at rammekanter vises (Vis > Tillegg > Vis rammekanter) slik at du kan se rammeikonene når de vises.

• I InDesign, hvis du må fjerne filer fra arbeidsflyten (på grunn av en produksjonsfrist, for eksempel), kan du koble dem fra eller avbryte en oppdragspakke.

Eksempler på arbeidsflyt for administrerte filer

Når du etablerer arbeidsflytadministrasjon mellom InCopy og InDesign, kan skribenter og redaktører komponere, omskrive, utvide og redigere dokumenter samtidig som designere forbereder oppsettet. Vanlige arbeidsflyter omfatter administrasjon av filer på en lokal server, deling av filer via e-postpakker eller en kombinasjon av de to metodene.

Disse arbeidsflytene forutsetter at du har en grunnleggende InDesign-mal med oppsettsgeometrier, stiler og plassholdertekst. Oppsettsgeometrier inkluderer sidedimensjoner samt tekst- og grafikkrammer. InCopy bruker disse elementene til å vise riktig kopitilpassingsinformasjon.

Lokal serverarbeidsflyt

1.I InDesign oppretter du oppdrag og legger til innhold i dem.

Dette trinnet inkorporerer eksporterte tekst- og grafikkrammer i den administrerte prosessen, hvor de blir tilgjengelige for InCopy-brukere for skriving og redigering.

2.Gjør oppdragsfilene tilgjengelige for InCopy-brukere.

Lagre filene på en server som alle arbeidsflytbrukere har tilgang til.

3.I InCopy åpner du oppdragsfilen og sjekker ut og redigerer en historie eller grafikk.

I InCopy vises filene som inneholder innhold tildelt deg i Oppdrags-panelet.Hver gang du lagrer filen på en lokal server, lagres endringene på filsystemet og alle som arbeider på det dokumentet (InDesign-oppsettet eller en annen administrert innholdsfil i dokumentet) mottar varsling om endringene. Disse brukerne kan oppdatere innholdet for å se de siste endringene. Innholdet forblir sjekket ut til deg til du sjekker det inn.

4.I InDesign arbeider du med oppsettet.

Uavhengig av om innholdsfilene blir redigert i InCopy, kan InDesign-brukere arbeide med dokumentoppsettet; de trenger ikke å sjekke ut dokumentet. Hver gang InCopy-brukeren lagrer det utsjekkede innholdet, kan InDesign-brukeren oppdatere det innholdet i oppsettet for å se de siste revisjonene.

5.I InCopy fortsetter du å arbeide.

Når du er ferdig med redigeringen, sjekk inn innholdet.Andre brukere kan da sjekke ut innholdet og arbeide med det. Hvis en bruker endrer oppsettet i InDesign samtidig, kan du oppdatere og se oppsettsgeometrien mens du arbeider.

6.I InDesign sørger du for at alt innholdet er sjekket inn.

Den administrerte arbeidsflyten gjør det mulig å vite hvem som har sjekket ut filer. Etter at innholdsfiler er sjekket inn, kan InDesign-brukere sjekke ut filene for å fullføre oppsettet etter behov.

Arbeidsflyt for sending av pakker via e-post

1.I InDesign oppretter og sender du oppdragspakker.

```json { "trancreatedText": [ "Opprett tildelingsplakker\nog tildel innhold til de riktige InCopy-brukerne, og send deretter\npakkene til InCopy-brukerne.De pakkede filene sjekkes automatisk\nut for å unngå redigeringskonflikter.

2.I InCopy åpner du tildelingspakken og sjekker ut og redigerer en historie eller grafikk.

Hvis du mottar en oppdragspakke i en e-post, dobbeltklikker du på pakken for å åpne den i InCopy. Endringer du gjør i filen lagres bare lokalt.Andre brukere får ikke beskjed når du gjør endringer.

3.I InDesign arbeider du med oppsettet.

Uavhengig av om innholdsfilene er pakket,\nkan InDesign-brukere arbeide med dokumentoppsettet uten å måtte\nsjekke ut dokumentet.Hvis du trenger å oppdatere oppsettet eller tildelingene,\nkan du sende en oppdatert pakke til InCopy-brukerne.

4.I InCopy returnerer du den redigerte pakken.

Når du er ferdig med redigeringene, sjekker du inn\ninnholdet og returnerer den endrede pakken.Andre brukere kan deretter\nsjekke ut innholdet, se de siste revisjonene og arbeide med\nfilen.

5.I InDesign sørger du for at alt innholdet er sjekket inn.

Den administrerte arbeidsflyten\ngjør det mulig å vite hvem som har sjekket ut filer.Etter at tildelingspakker\ner returnert, sjekkes historier i tildelingspakker\ninn.InDesign-brukere kan sjekke ut filene for å ferdigstille oppsettet\netter behov.

Skriv inn brukeridentifikasjon

Alle brukere i arbeidsflyten må ha et brukernavn.Denne identifikasjonen avslører hvem som har sjekket ut en bestemt\nfil og gjør denne informasjonen tilgjengelig for andre brukere.Det kreves også\nfor å sjekke ut en fil for redigering.

Hvis du\nallerede har angitt et brukernavn og vil endre det, må du sjekke\ninn alt innhold du har sjekket ut.Ellers vil endring av brukeridentifikasjon\nunder en redigeringsøkt føre til at du mister muligheten til å redigere innhold\ndu har sjekket ut—det vil være sjekket ut til deg under et\nannet navn.

Brukeridentifikasjon er applikasjonsbestemt;\nenkeltbrukere kan ikke ha flere brukeridentifikasjoner per applikasjon.

Hvis du glemmer å spesifisere et brukernavn med denne metoden, blir du bedt om å skrive inn et når du prøver din første arbeidsflythandling.

Arbeidsflyt-ikoner

Ikoner\nkan vises på tekst- og grafikk-rammer, Oppdrag-panelet, og\ni historie-linjen (kun InCopy).Redigeringsstatusikoner vises ved siden av\nden administrerte filen i Lenker-panelet og Oppdrag-panelet, og kommuniserer\ninnholdsstatus.Ikoner vises på rammer som inneholder en lenket InCopy-historie (i layoutvisningen i både InDesign og InCopy).Disse ikonene kommuniserer også\ninnholdsstatus og kan brukes til å skille mellom administrert\nog uadministrert innhold.Det tilhørende verktøytipset indikerer redigeringsstatus\nog eierskap.For å vise rammeikonene, sørg for at rammekanter vises i InDesign og InCopy (Vis > Ekstra > Vis rammekanter).

Beslektede emner

• Eksporter innhold som separate InCopy-filer (InDesign)
• Arbeide med enkeltstående dokumenter
• Koble fra innholdsfiler (InDesign)
• Sporing og gjennomgang av endringer
• Bruke redigeringsmerknader