Novedades
Introducción
- Guía de inicio rápido para administradores
- Guía de inicio rápido para usuarios
- Biblioteca de tutoriales de vídeo
- Preguntas frecuentes
Administrar
- Información general sobre Admin Console
-
Administración de usuarios
- Agregación de usuarios
- Crear usuarios centrados en funciones
- Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
- Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
- Editar los miembros del grupo de un usuario
- Promover un usuario a una función de administrador
- Tipos de identidad de usuario y SSO
- Cambiar identidad de usuario
- Autenticar usuarios con MS Azure
- Autenticar usuarios con la federación de Google
- Perfiles de productos
- Experiencia de inicio de sesión
-
Configuración de cuenta/grupo
- Descripción general de configuración
-
Configuración global
- Nueva experiencia de destinatario
- Flujos de trabajo de firma automática
- Enviar en bloque
- Formulario web
- Flujos de trabajo de Power Automate
- Documentos de la biblioteca
- Recopilar los datos de formularios con acuerdos
- Visibilidad limitada de los documentos
- Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado
- Incluir un vínculo en el correo electrónico
- Incluir una imagen en el correo electrónico
- Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
- Adjuntar informe de auditoría a documentos
- Combinar varios documentos en uno solo
- Descargar documentos individuales
- Carga de un documento firmado
- Establecer la zona horaria predeterminada
- Usuarios en varios grupos (UMG)
- Permisos de administrador de grupos
- Reemplazar destinatario
- Informe de auditoría
- Pie de página de la transacción
- Cliente sanitario
- Configuración de cuenta
-
Preferencias de firma
- Firmas con el formato correcto
- Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
- Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
- Reiniciar flujo de trabajo del acuerdo
- Rechazo de la firma
- Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
- Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
- Solicitar la dirección IP de los firmantes
- Firmas digitales
- Sellos electrónicos
- Identidad digital
-
Configuración de informes
- Configuración de seguridad
-
Configuración de envío
- Requerir el nombre del destinatario al enviar
- Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
- Funciones de destinatarios permitidos
- Permitir testigos electrónicos
- Grupos de destinatarios
- CCs
- Acceso del destinatario al acuerdo
- Integración de campos
- Modificar acuerdos
- Mensajes privados
- Tipos de firma permitidos
- Recordatorios
- Enviar notificación de acuerdo a través de
- Opciones de identificación del firmante
- Protección de contenidos
- Orden de las firmas
- Liquid Mode
- Configuración biofarmacéutica
- Configuración de notarización
- Integración de pagos
- Configuración de SAML
- Gobernanza de datos
- Configuración de marca de tiempo
- Archivo externo
- Idiomas de la cuenta
-
Configuración de correo electrónico
- Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
- Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
- Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
- Personalizar los campos “Para” y “CC”
- Habilitar notificaciones sin enlaces
- Personalice plantillas de correo electrónico
- Migración de echosign.com a adobesign.com
- Configuración de las opciones para los destinatarios
-
Orientación para los requisitos reglamentarios
- Accesibilidad
- HIPAA
- RGPD
- Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
- Clientes del sector sanitario
- Compatibilidad con IVES
- Acuerdos de "protección"
- Consideraciones de la UE y el Reino Unido
- Reivindicar un dominio
- Vínculos de notificación de abuso
Enviar, firmar y administrar acuerdos
-
Opciones de destinatario
- Cancelar un recordatorio por correo electrónico
-
Opciones de la página de firma electrónica
- Información general de la página de firma electrónica
- Abrir para leer el acuerdo sin campos
- Rechazar la firma de un acuerdo
- Delegar autorización de firma
- Descargar un PDF del acuerdo
- Ver el historial del acuerdo
- Ver los mensajes del acuerdo
- Conversión de una firma electrónica a una escrita
- Conversión de una firma escrita a una electrónica
- Navegar por los campos de formulario
- Borrar los datos de los campos de formulario
- Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
- Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
- Revisar los avisos legales
- Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
-
Creación de campos en documentos
-
Entorno de creación en la aplicación
- Detección automática de campos
- Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
- Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
- La función Rellenar previamente
- Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
- Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
- Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
- Creación de formularios y etiquetas de texto
- Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
- Campos
- Preguntas frecuentes sobre creación
-
Entorno de creación en la aplicación
- Firmar acuerdos
-
Gestionar acuerdos
- Información general de la página Administrar
- Acuerdos delegados
- Reemplazar destinatarios
- Limitar la visibilidad del documento
- Cancelar un acuerdo
- Crear nuevos recordatorios
- Revisar recordatorios
- Cancelación de un recordatorio
- Acceder a flujos de Power Automate
-
Más acciones…
- Cómo funciona la búsqueda
- Ver un acuerdo
- Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
- Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
- Cargar un documento firmado
- Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
- Editar el método de autenticación de un destinatario
- Añadir o modificar una fecha de caducidad
- Añadir una nota al acuerdo
- Uso compartido de un acuerdo individual
- Anular uso compartido de un acuerdo
- Descargar un acuerdo individual
- Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
- Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
- Descargar el contenido del campo de un acuerdo
- Informe de auditoría
- Exportaciones de creación de informes y datos
Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados
-
Formularios web
- Crear un formulario web
- Editar un formulario web
- Deshabilitación/habilitación de un formulario web
- Ocultación/descubrimiento de un formulario web
- Buscar la dirección URL o el código de script
- Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
- Guardar un formulario web para completarlo más tarde
- Cambiar el tamaño de un formulario web
-
Plantillas reutilizables
- Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
- Crear una plantilla de biblioteca
- Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
- Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
- Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
- Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
- Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
- Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
-
Flujos de trabajo de Power Automate
- Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
- Habilitar la integración de Power Automate
- Acciones en contexto de la página Administrar
- Seguimiento del uso de Power Automate
- Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
- Desencadenadores utilizados para flujos
- Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
- Administrar flujos
- Editar flujos
- Compartir flujos
- Deshabilitar o habilitar flujos
- Eliminar flujos
-
Plantillas útiles
- Solo administrador
- Archivo de acuerdos
- Archivo de acuerdos del formulario web
- Extracción de datos del acuerdo
- Notificaciones del acuerdo
- Generación de acuerdos
- Flujos de trabajo de envío personalizado
- Compartir usuarios y acuerdos
Integrar con otros productos
- Acrobat Sign para Salesforce
- Acrobat Sign para Microsoft
- Otras integraciones
- Integraciones gestionadas por socios
- Cómo se crea una clave de integración
Acrobat Sign Desarrolladores
- API REST
- Webhooks
Soporte y solución de problemas
Información general de Enviar en lote
La función Enviar en bloque permite a los usuarios crear una plantilla “principal” de un solo uso de un acuerdo y proporcionar una lista de destinatarios. Se genera un acuerdo “secundario” para cada registro de destinatario cuando se envía la transacción Enviar en bloque. Se pueden realizar hasta 1000 transacciones secundarias, y todos los acuerdos secundarios son acuerdos discretos y autónomos en la medida en que se generen los demás acuerdos.
Sin embargo, como todos los acuerdos secundarios se crean a partir de la misma plantilla principal, los usuarios pueden revisar la transacción principal Enviar en bloque en la página Administrar y revisar el estado general de los acuerdos secundarios.
Existen dos métodos para añadir la lista de registros de destinatarios a la plantilla:
- Manualmente: en este caso de uso, el remitente escribe (o pega) manualmente las direcciones de correo electrónico de los usuarios.
- Esta opción limita el número de destinatarios a un destinatario externo.
- El remitente se puede incluir como destinatario opcional una vez que el destinatario externo firme.
- Carga de archivos con valores separados por comas (CSV): el CSV es una hoja de cálculo en la que cada fila es un registro de destinatario y las distintas columnas definen las propiedades del acuerdo, cada una de las cuales se puede personalizar para los destinatarios del acuerdo. Esto da al remitente un control mucho más amplio sobre cómo personalizar el acuerdo para los destinatarios. Las ventajas del método del archivo CSV son:
- Puede tener varios destinatarios. (Hasta 100 por acuerdo.)
- Personalización por destinatario:
- Nombre de destinatario
- Función
- Método de autenticación
- Mensaje privado del destinatario
- Personalizaciones a nivel de acuerdo:
- Nombre del acuerdo
- Localización
- Mensaje de acuerdo global
- Fecha límite de vencimiento
- Flujo de firma
- Campos de fusión personalizados en los que el CSV inserta un valor en un campo del acuerdo, lo que permite añadir al acuerdo detalles específicos del destinatario, como una dirección, una lista de bienes o servicios, precios y descuentos.
Disponibilidad:
Enviar en lote está disponible para los planes de licencia de Acrobat Pro y Acrobat Sign Solutions.
Ámbito de configuración:
Los controles para Enviar en bloque pueden habilitarse a nivel de cuenta y de grupo.
Creación de informes para Enviar en lote
Hay varias opciones para generar datos de informes para los acuerdos incluidos en un Enviar en bloque. La opción utilizada dependerá del tipo de información que quieras recopilar.
Se puede acceder a todos los informes vinculados explícitamente al objeto principal Enviar en bloque en la página Administrar seleccionando el filtro Envíos en bloque y, a continuación, abriendo la plantilla principal Enviar en bloque que desea revisar.
Si solo quieres revisar la tasa de finalización base o explorar en profundidad para encontrar un acuerdo individual, la tabla Resumen de acuerdos está disponible en la lista Acciones.
Se puede generar una tabla imprimible de todos los acuerdos secundarios utilizando la acción Ver informe de actividad.
Hay disponible una definición del acuerdo basada en CSV, junto con una entrada completa en el nivel de campo por destinatario, mediante la acción Descargar datos del campo de formulario.
El entorno estándar de creación de informes puede producir cuadros y gráficos imprimibles y proporcionar datos a nivel de campo en formato CSV.
La plantilla principal incluye una tabla de resumen en la lista Acciones para todos los acuerdos secundarios. La tabla identifica el número de acuerdos en cada estado.
Al hacer clic en la tabla de resumen, se abre una vista ordenable de los acuerdos secundarios individuales. Los registros de la tabla de resumen son vínculos activos a los acuerdos, lo que permite manipular fácilmente los acuerdos individuales según sea necesario.
Descarga de todos los acuerdos secundarios completados desde la página Administrar
Después de que se haya enviado una transacción Enviar en lote y los destinatarios hayan comenzado a completar los acuerdos secundarios, el remitente puede descargar los acuerdos completados relacionados con la transacción principal desde la página Administrar.
Cuando se activa la descarga, solo se descargan los acuerdos con el estado Completado. Los acuerdos cancelados, rechazados, caducados y en curso no están disponibles.
Se pueden descargar hasta 1,5 GB de datos por solicitud.
La descarga enviará un archivo ZIP al sistema local del usuario que lo solicite. El nombre del archivo se basa en el nombre de la transacción Enviar en lote, con un número de transacción añadido al final.
Los acuerdos completados se encuentran dentro del archivo ZIP. Cada archivo tiene un nombre basado en el ID de transacción del acuerdo secundario individual. Los informes de auditoría no se adjuntan cuando se descargan desde la página Administrar , pero se pueden solicitar si se inicia la descarga a través de la API.
- No te alejes de la pantalla ni realices otras acciones durante el proceso de descarga, ya que esto cancelará la descarga.
- Las descargas que tardan más de seis minutos se cancelan automáticamente. Intenta volver a iniciar la descarga al menos una vez y, si el error persiste, la solución es descargar cada elemento individualmente.
- Actualmente, no hay informes para los acuerdos descargados. Si descubres que algunos acuerdos no se han descargado, intenta de nuevo el proceso de descarga.
Prácticas recomendadas
Utiliza plantillas bien probadas para tus documentos base. Esto es especialmente importante si tienes varios destinatarios. Unas cuantas series de pruebas a nivel de campo para garantizar que los campos se asignen correctamente y que se capture el contenido correcto con validaciones útiles lleva mucho menos tiempo que cancelar cientos de acuerdos individuales.
Cuando crees tus plantillas, utiliza nombres de campo significativos para que tus informes devuelvan encabezados de columna significativos.
Consideraciones de configuración relativas a Gobernanza de datos
Enviar en bloque tiene una propiedad denominada "acumulación" que dicta cuántas notificaciones recibe el remitente con respecto al número de acuerdos secundarios creados por la plantilla SiB. El valor predeterminado es tres, lo que significa que el remitente solo recibe una notificación cuando se generan tres o menos acuerdos secundarios. La configuración de acumulación no está expuesta a los clientes y solo puede modificarla el equipo de soporte de Acrobat Sign.
Gobernanza de datos indica el momento en el que se elimina un acuerdo del sistema de Acrobat Sign después de que alcance un estado de finalización (completado, cancelado o caducado).
Los clientes que necesitan interactuar con acuerdos completados enviados mediante un proceso Enviar en bloque pueden querer ampliar el número acumulativo (posiblemente a un valor "ilimitado") para asegurarse de que reciben las notificaciones "Completado" de acuerdos secundarios antes de que la Gobernanza de datos las eliminen automáticamente del sistema.
Puede que merezca la pena investigar la integración de Power Automate para automatizar cualquier actividad posterior a la finalización con el fin de reducir tanto el trabajo manual de los usuarios como de protegerse frente a las lagunas en las que un acuerdo podría perderse debido a las reglas de gobernanza de datos.
Cosas que debes saber
- La nueva interfaz Enviar en lote aún está en desarrollo, y se prevén más opciones en futuras versiones (por ejemplo, métodos de autenticación adicionales, partes CC definidas por acuerdo, recordatorios definidos por acuerdo).
- La opción para Remitente firma primero que se encuentra en la versión clásica de Enviar en lote no está actualmente en la nueva versión, pero se espera en una futura versión para el proceso manual. Los clientes que utilicen el método de carga de CSV deben añadir el remitente al CSV como destinatario en cada registro en el que el remitente deba firmar.
- El cambio del selector de grupo no modifica el logotipo de la página del remitente. Los correos electrónicos posteriores y la experiencia de firma sí utilizan el logotipo correcto para el grupo desde el que se envía el acuerdo.
- La cancelación de todos los acuerdos secundarios de una transacción Enviar en lote en el nivel de plantilla (principal) solo es posible si no se ha firmado ningún acuerdo secundario. Si se firma algún acuerdo secundario, la actividad Cancelar se elimina de la interfaz de la plantilla, y los acuerdos existentes deben cancelarse a nivel de acuerdo.
- La opción de archivo CSV tiene muchos campos opcionales, pero solo se requiere un correo electrónico. Familiarizarse con el proceso de CSV hará que las opciones de campo más avanzadas (como los campos de fusión) sean menos complicadas y abrirá las posibilidades más valiosas que ofrece el CSV.