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Configuración de formularios web

 

Guía de Adobe Acrobat Sign

Novedades

  1. Notas previas a la versión
  2. Notas de la versión
  3. Notificaciones importantes

Introducción

  1. Guía de inicio rápido para administradores
  2. Guía de inicio rápido para usuarios
  3. Para desarrolladores
  4. Biblioteca de tutoriales de vídeo
  5. Preguntas frecuentes

Administrar

  1. Información general sobre Admin Console
  2. Administración de usuarios
    1. Agregación de usuarios
      1. Agregar un usuario
      2. Añadir usuarios en bloque
      3. Añadir usuarios desde el directorio
      4. Añadir usuarios desde MS Azure Active Directory
    2. Crear usuarios centrados en funciones
      1. Cuentas técnicas - basadas en API
      2. Cuentas de servicio - Manejadas manualmente
    3. Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
    4. Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
    5. Editar los miembros del grupo de un usuario
    6. Editar los miembros del grupo de un usuario a través de la interfaz de grupo
    7. Promover un usuario a una función de administrador
    8. Tipos de identidad de usuario y SSO
    9. Cambiar identidad de usuario
    10. Autenticar usuarios con MS Azure
    11. Autenticar usuarios con la federación de Google
    12. Perfiles de productos
    13. Experiencia de inicio de sesión 
  3. Configuración de cuenta/grupo
    1. Descripción general de configuración
    2. Configuración global
      1. Nivel de cuenta e ID
      2. Nueva experiencia de destinatario
      3. Flujos de trabajo de firma automática
      4. Enviar en bloque
      5. Formulario web
      6. Flujos de trabajo de envío personalizado
      7. Flujos de trabajo de Power Automate
      8. Documentos de la biblioteca
      9. Recopilar los datos de formularios con acuerdos
      10. Visibilidad limitada de los documentos
      11. Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado
      12. Incluir un vínculo en el correo electrónico
      13. Incluir una imagen en el correo electrónico
      14. Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
      15. Adjuntar informe de auditoría a documentos
      16. Combinar varios documentos en uno solo
      17. Descargar documentos individuales
      18. Carga de un documento firmado
      19. Delegación para usuarios de mi cuenta
      20. Permitir delegar a destinatarios externos
      21. Autoridad para firmar
      22. Autoridad para enviar
      23. Potestad para añadir sellos electrónicos
      24. Establecer la zona horaria predeterminada
      25. Establecer un formato de fecha predeterminado
      26. Usuarios en varios grupos (UMG)
        1. Actualizar para usar UMG
      27. Permisos de administrador de grupos
      28. Reemplazar destinatario
      29. Informe de auditoría
        1. Información general
        2. Permitir acceso no autenticado en la página de verificación de la transacción
        3. Incluir recordatorios
        4. Incluir eventos de vista
        5. Incluir recuento de páginas del acuerdo/archivos adjuntos
      30. Pie de página de la transacción
      31. Mensajería en el producto y guías
      32. PDF accesibles
      33. Nueva experiencia de creación
      34. Cliente sanitario
    3. Configuración de cuenta
      1. Añadir logotipo
      2. Personalizar el nombre de host/URL de la empresa    
      3. Agregar el nombre de empresa
      4. Redirección de URL posterior al acuerdo
    4. Preferencias de firma
      1. Firmas con el formato correcto
      2. Permitir a los destinatarios firmar mediante
      3. Los firmantes pueden cambiar su nombre
      4. Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada
      5. Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
      6. Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
      7. Reiniciar flujo de trabajo del acuerdo
      8. Rechazo de la firma
      9. Permitir flujos de trabajo de Stamps
      10. Solicitar a los firmantes que proporcionen su Título o Empresa
      11. Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
      12. Mostrar mensajes al firmar electrónicamente
      13. Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
      14. Solicitar la dirección IP de los firmantes
      15. Excluir el nombre y cargo de la empresa de los sellos de participación
    5. Firmas digitales
      1. Información general
      2. Descargar y firmar con Acrobat
      3. Firmar con firmas en la nube
      4. Incluir metadatos para proveedores de identidad
      5. Proveedores de firma en la nube restringidos
    6. Sellos electrónicos
    7. Identidad digital
      1. Puerta de enlace de identidad digital
      2. Política de comprobación de identidad
    8. Configuración de informes
      1. Nueva experiencia de informes
      2. Configuración de informes clásica
    9. Configuración de seguridad
      1. Configuración de inicio de sesión único
      2. Configuración de recordar usuario
      3. Política de contraseña para inicio de sesión
      4. Seguridad de la contraseña del inicio de sesión
      5. Duración de la sesión web
      6. Tipo de encriptación del PDF
      7. API
      8. Acceso a la información de usuarios y grupos
      9. Rangos de IP permitidos
      10. Uso compartido de cuenta
      11. Permisos de cuenta compartida
      12. Controles de uso compartido de acuerdos
      13. Verificación de la identidad del firmante
      14. Contraseña de firma de acuerdo
      15. Seguridad de la contraseña del documento
      16. Bloqueo de firmantes por geolocalización
      17. Autenticación telefónica
      18. Autenticación basada en conocimientos (KBA)
      19. Permitir la extracción de página
      20. Expiración del vínculo a documentos
      21. Cargar un certificado de cliente para webhooks/devoluciones de llamada
      22. Marca de hora
    10. Configuración de envío
      1. Mostrar página Enviar después de iniciar sesión
      2. Requerir el nombre del destinatario al enviar
      3. Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
      4. Funciones de destinatarios permitidos
      5. Permitir testigos electrónicos
      6. Grupos de destinatarios
      7. CCs
      8. Acceso del destinatario al acuerdo
      9. Campos obligatorios
      10. Adjuntar documentos
      11. Integración de campos
      12. Modificar acuerdos
      13. Nombre del acuerdo
      14. Idiomas
      15. Mensajes privados
      16. Tipos de firma permitidos
      17. Recordatorios
      18. Protección con contraseña de documentos firmados
      19. Enviar notificación de acuerdo a través de
      20. Opciones de identificación del firmante
        1. Información general
        2. Contraseña de firma
        3. Contraseña de un solo uso por correo electrónico
        4. Autenticación de Acrobat Sign
        5. Autenticación telefónica
        6. Firma digital basada en la nube
        7. Autenticación basada en conocimientos
        8. ID gubernamental
        9. Informes de identidad del firmante
      21. Protección de contenidos
      22. Habilitar transacciones de Notarize
      23. Caducidad del documento
      24. Vista previa, colocar firmas y añadir campos
      25. Orden de las firmas
      26. Liquid Mode
      27. Controles de flujo de trabajo personalizado
      28. Opciones de carga para la página de firma electrónica
      29. Redirección de la URL de confirmación tras la firma
    11. Plantillas de mensajes
    12. Configuración biofarmacéutica
      1. Información general
      2. Obligatoriedad de la autenticación de la identidad
      3. Motivos de firma
    13. Integración del flujo de trabajo
    14. Configuración de notarización
    15. Integración de pagos
    16. Mensajería de los firmantes
    17. Configuración de SAML
      1. Configuración de SAML
      2. Instalar el Servicio de federación de Microsoft Active Directory
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar federación de identidades de Oracle
    18. Gobernanza de datos
    19. Configuración de marca de tiempo
    20. Archivo externo
    21. Idiomas de la cuenta
    22. Configuración de correo electrónico
      1. Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
      2. Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
      3. Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
      4. Personalizar los campos “Para” y “CC”
      5. Habilitar notificaciones sin enlaces
      6. Personalice plantillas de correo electrónico
    23. Migración de echosign.com a adobesign.com
    24. Configuración de las opciones para los destinatarios
  4. Orientación para los requisitos reglamentarios
    1. Accesibilidad
      1. Cumplimiento de accesibilidad
      2. Crear formularios accesibles con Acrobat para escritorio
      3. Crear AcroForms accesibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Información general sobre el RGPD
      2. Redactar a un usuario
      3. Redactar los acuerdos de un usuario    
    4. Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
      1. Paquete de validación del Título 21 del CFR, Parte 11
      2. Manual del Título 21 del CFR y EudraLex Anexo 11
      3. Análisis de las responsabilidades compartidas
    5. Clientes del sector sanitario
    6. Compatibilidad con IVES
    7. Acuerdos de "protección"
    8. Consideraciones de la UE y el Reino Unido
      1. Transacciones transfronterizas de la UE y el Reino Unido e IDAS
      2. Requisitos de HMLR para los títulos firmados electrónicamente
      3. El impacto del Brexit en las leyes de firma electrónica en el Reino Unido
  5. Descargar acuerdos en bloque
  6. Reivindicar un dominio 
  7. Vínculos de notificación de abuso

Enviar, firmar y administrar acuerdos

  1. Opciones de destinatario
    1. Cancelar un recordatorio por correo electrónico
    2. Opciones de la página de firma electrónica
      1. Información general de la página de firma electrónica
      2. Abrir para leer el acuerdo sin campos
      3. Rechazar la firma de un acuerdo
      4. Delegar autorización de firma
      5. Reiniciar el acuerdo
      6. Descargar un PDF del acuerdo
      7. Ver el historial del acuerdo
      8. Ver los mensajes del acuerdo
      9. Conversión de una firma electrónica a una escrita
      10. Conversión de una firma escrita a una electrónica 
      11. Navegar por los campos de formulario
      12. Borrar los datos de los campos de formulario
      13. Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
      14. Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
      15. Revisar los avisos legales
      16. Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
  2. Enviar acuerdos  
    1. Información general de la página Enviar
    2. Envía un acuerdo solo a ti
    3. Enviar un acuerdo a otros usuarios
    4. Firmas escritas
    5. Orden de firma de los destinatarios
    6. Enviar en bloque
      1. Descripción general de la función Enviar en bloque
      2. Enviar en lote: configurar una plantilla principal
      3. Enviar en lote: configurar con el archivo CSV
      4. Cancelación de una transacción Enviar en lote
      5. Añadir recordatorios a Enviar en lote
      6. Creación de informes para Enviar en lote
  3. Creación de campos en documentos
    1. Entorno de creación en la aplicación
      1. Detección automática de campos
      2. Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
      3. Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
      4. La función Rellenar previamente
      5. Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
      6. Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
      7. Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
    2. Creación de formularios y etiquetas de texto
    3. Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
      1. Creación de AcroForm
      2. Crear documentos PDF accesibles
    4. Campos
      1. Tipos de campo
        1. Tipos de campo comunes
        2. Imágenes en línea
        3. Imágenes de sello
      2. Aspecto del contenido del campo
      3. Validaciones de campo
      4. Valores de campos enmascarados
      5. Configuración de condiciones de mostrar/ocultar
      6. Campos calculados 
    5. Preguntas frecuentes sobre creación
  4. Firmar acuerdos
    1. Firmar los acuerdos que te envíen
    2. Rellenar y firmar
    3. Firma automática
  5. Gestionar acuerdos
    1. Información general de la página Administrar
    2. Acuerdos delegados
    3. Reemplazar destinatarios
    4. Limitar la visibilidad del documento 
    5. Cancelar un acuerdo 
    6. Crear nuevos recordatorios
    7. Revisar recordatorios
    8. Cancelación de un recordatorio
    9. Acceder a flujos de Power Automate
    10. Más acciones…
      1. Cómo funciona la búsqueda
      2. Ver un acuerdo
      3. Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
      4. Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
      5. Cargar un documento firmado
      6. Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
      7. Editar el método de autenticación de un destinatario
      8. Añadir o modificar una fecha de caducidad
      9. Añadir una nota al acuerdo
      10. Uso compartido de un acuerdo individual
      11. Anular uso compartido de un acuerdo
      12. Descargar un acuerdo individual
      13. Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
      14. Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
      15. Descargar el contenido del campo de un acuerdo
  6. Informe de auditoría
  7. Exportaciones de creación de informes y datos
    1. Información general
    2. Conceder a los usuarios acceso a la creación de informes
    3. Gráficos de informes
      1. Crear un informe nuevo
      2. Informes del acuerdo
      3. Informes de transacciones
      4. Informe de actividad de la configuración
      5. Editar un informe
    4. Exportaciones de datos 
      1. Para crear una nueva exportación de datos
      2. Exportación de datos de formularios web
      3. Edición de una exportación de datos
      4. Actualizar el contenido de exportación de datos
      5. Descargar la exportación de datos
    5. Cambio de nombre de un gráfico/exportación
    6. Duplicar un informe/exportación
    7. Programar un informe/exportación
    8. Eliminar un informe/exportación
    9. Comprobar uso de transacciones

Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados

  1. Formularios web 
    1. Crear un formulario web
    2. Editar un formulario web
    3. Deshabilitación/habilitación de un formulario web
    4. Ocultación/descubrimiento de un formulario web
    5. Buscar la dirección URL o el código de script 
    6. Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
    7. Guardar un formulario web para completarlo más tarde
    8. Cambiar el tamaño de un formulario web
  2. Plantillas reutilizables (plantillas de la biblioteca) 
    1. Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
    2. Crear una plantilla de biblioteca
    3. Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
    4. Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
    5. Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
    6. Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
    7. Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
  3. Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
  4. Flujos de trabajo de Power Automate 
    1. Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
    2. Habilitar la integración de Power Automate
    3. Acciones en contexto de la página Administrar
    4. Seguimiento del uso de Power Automate
    5. Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
    6. Desencadenadores utilizados para flujos
    7. Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
    8. Administrar flujos
    9. Editar flujos
    10. Compartir flujos
    11. Deshabilitar o habilitar flujos
    12. Eliminar flujos
    13. Plantillas útiles
      1. Solo administrador
        1. Guardar todos los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar todos los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar todos los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar todos los documentos completados en Box
      2. Archivo de acuerdos
        1. Guarde los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar los documentos completados en Box
      3. Archivo de acuerdos del formulario web
        1. Guardar documentos de formulario web completados en la biblioteca de SharePoint
        2. Guardar documentos de formularios web completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar los documentos de formularios web completados en Box
      4. Extracción de datos del acuerdo
        1. Extraer datos de campos de formulario del documento firmado y actualizar la hoja de Excel
      5. Notificaciones del acuerdo
        1. Enviar notificaciones por correo electrónico personalizadas con el contenido del acuerdo y el acuerdo firmado
        2. Obtener notificaciones de Adobe Acrobat Sign en un canal de Teams
        3. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Slack
        4. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Webex
      6. Generación de acuerdos
        1. Generar el documento a partir del formulario de Power App y la plantilla de Word; enviar para firmar
        2. Generar un acuerdo a partir de una plantilla de Word en OneDrive y obtener la firma
        3. Generar un acuerdo para la fila de Excel seleccionada, enviar para revisión y firmar
  5. Flujos de trabajo de envío personalizado
    1. Información general del flujo de trabajo de envío personalizado
    2. Creación de un nuevo flujo de trabajo de envío
    3. Edición de un flujo de trabajo de envío
    4. Activar o desactivar un flujo de trabajo de envío
    5. Enviar un acuerdo con un flujo de trabajo de envío
  6. Compartir usuarios y acuerdos
    1. Compartir un usuario
    2. Compartir acuerdos

Integrar con otros productos

  1.  Introducción a las integraciones de Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Otras integraciones
    1. Acrobat Sign para ServiceNow
    2. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign para Workday
    5. Acrobat Sign para NetSuite
    6. Acrobat Sign para VeevaVault
    7. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
  5. Integraciones gestionadas por socios
  6. Cómo se crea una clave de integración

Acrobat Sign Desarrolladores

  1. API REST 
    1. Documentación de métodos
    2. Guía de desarrollo/SDK
    3. Preguntas frecuentes sobre API    
  2. Webhooks 
    1. Introducción a Webhook
    2. Configurar un webhook nuevo
    3. Ver o editar un webhook
    4. Desactivar o reactivar un webhook
    5. Eliminar un webhook
    6. Certificados SSL bidireccionales
    7. Webhooks en la API

Soporte y solución de problemas

  1. Recursos de asistencia al cliente 
  2. Recursos de éxito de los clientes de empresa 

Información general

Se puede crear un formulario web que se pueda firmar para incrustarlo en el sitio web (o enviarlo como vínculo web), lo cual permite que varias personas accedan fácilmente al formulario o documento y creen un acuerdo.

Un formulario web se puede configurar para que tenga uno o más participantes, varios contrafirmantes y varias partes en CC. El flujo de firma de un formulario web es:

  • Cuando el primer participante completa y verifica su firma/acción, se crea un acuerdo
    • Si el formulario web permite que haya varios participantes, todos ellos completarán sus acciones en el orden secuencial en el que aparecen en la lista.
  • Una vez que los participantes han completado sus acciones, se notifica a los contrafirmantes en el orden en que aparecen en la lista.
  • Una vez completado el acuerdo, se notifica a todas las partes (incluidas las añadidas como CC) el acuerdo completado.
En las cuentas que tienen activada la opción Usuarios en varios grupos se pueden definir uno o varios grupos dedicados para controlar las opciones de firma y correo electrónico del formulario web, al tiempo que se mantienen diferentes opciones para los acuerdos enviados directamente.
 
Disponibilidad:

Los Formularios web están disponibles para los planes de licencia de equipo y empresa.

Ámbito de configuración:

Las cuentas empresariales pueden habilitar el acceso a formularios web y las opciones relacionadas en los niveles de cuenta y grupo.

Las cuentas de equipo tienen la capacidad de crear formularios web habilitada de forma predeterminada, pero no pueden configurar las opciones individuales. Las opciones están configuradas como:

  • Permitir CC: Habilitado
  • Permitir previsualización de PDF: Deshabilitado
  • Dirección de correo electrónico requerida: Habilitado
  • Exigir a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico: Habilitado
  • Permitir participantes adicionales: Deshabilitado
  • Permitir a los destinatarios guardar su progreso: Deshabilitado

Configuración

Los formularios web están sujetos a varias configuraciones generales que abarcan todos los acuerdos de un grupo específico. Sin embargo, el uso práctico de un formulario web a menudo es diferente del de un acuerdo enviado directamente a un destinatario conocido, y la configuración relacionada con la autenticación y las opciones de correo electrónico pueden entrar en conflicto.

Los clientes que hayan habilitado Usuarios en varios grupos pueden encontrar útil crear un nuevo grupo con una configuración personalizada para la experiencia de formularios web (p. ej., en los formularios web internos que requieran una autenticación menos estricta).

Para evaluar los controles de esta función, vaya a Configuración global > Formularios web

Menú de administración Configuración global con los controles de Formulario web resaltados

En cuanto a los controles que influyen directamente en los formularios web, hay varias opciones de configuración:

Al marcar esta opción, se muestra la opción Publicar un formulario web en la página Inicio, lo que permite a los usuarios crear formularios según sea necesario.

Permitir el uso del efecto de formularios web en la página principal

Las partes en CC se pueden añadir al formulario web cuando está habilitado. De lo contrario, la opción para añadir un destinatario en CC desaparecerá del proceso de creación.

Permitir CC en un formulario web

Cuando está activado, aparece un vínculo de Descargar PDF en las Opciones del formulario web para que el destinatario pueda descargarlo en blanco como un PDF.

Permitir la previsualización en PDF del formulario web

Los formularios web requieren que cada participante proporcione su dirección de correo electrónico para que la acción de firma se pueda asignar y validar explícitamente.

La configuración Exigir una dirección de correo electrónico en el bloque de firma dicta cuándo se recopila el correo electrónico, dentro de los campos del propio formulario web o en una superposición después del proceso de firma.

Cuando está activada, se requiere un campo Dirección de correo electrónico para cada firmante. Este campo puede ser un campo Correo electrónico colocado individualmente o el campo de correo electrónico integrado que se incluye con un Bloque de firma.

Correo electrónico obligatorio en el bloque de firma activado con un campo de correo electrónico colocado discretamente

El sistema coloca automáticamente un campo de Bloque de firma en la parte inferior de la última página para cada destinatario que no tenga un campo de Correo electrónico en el documento.

Correo electrónico obligatorio en el bloque de firma habilitado, pero no se coloca el campo de correo electrónico

Cuando la configuración está deshabilitada, el formulario web no requiere que un campo de correo electrónico esté presente dentro de los límites del formulario. Después de confirmar su firma, se solicita al destinatario que proporcione una dirección de correo electrónico mediante una interfaz de superposición.

Correo electrónico obligatorio en el bloque de firma desactivado

Nota:

En todos los casos, debe recopilarse una dirección de correo electrónico para cada participante.

Cuando la opción Solicitar a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico está activada, el destinatario debe verificar su firma antes de que la firma del participante se considere completada.

Se informa al participante del requisito de verificar su firma mediante un vínculo enviado por correo electrónico:

Página posterior a la firma de verificación por correo electrónico y vínculo al correo electrónico

El informe de auditoría indica con claridad que el correo electrónico se ha verificado:

Informe de auditoría de verificación de correo electrónico habilitado

Cuando Exigir a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico está desactivado, el participante no necesita verificar su correo electrónico para completar el proceso de firma. El acuerdo asume el estado completado o avanza al siguiente participante.

Página posterior a la firma cuando la configuración está desactivada

El informe de auditoría para las direcciones de correo electrónico no verificadas indica que se ha renunciado a la verificación:

Informe de auditoría de verificación de correo electrónico deshabilitado

Precaución:

Las firmas no verificadas están sujetas al rechazo.

Si desactiva la verificación del correo electrónico del participante y necesita una firma legalmente vinculante, asegúrese de que está utilizando alguna forma de autenticación que identifique a un usuario único (por ejemplo, KBA).

Alerta:

Si el primer firmante incluye a participantes adicionales, la verificación por correo electrónico deberá completarse antes de notificárselo al segundo participante (independientemente de esta configuración).

Cuando Permitir participantes adicionales está activado, la interfaz del formulario web muestra un vínculo Añadir participante que inserta un registro de participante adicional por clic (hasta un máximo de 25).

Cuando Permitir participantes adicionales está desactivado, la interfaz no permite añadirlos y los formularios web solo admiten un firmante externo.

Interfaz de Permitir participantes adicionales

Cuando está activada, se pide al destinatario que valide su correo electrónico al abrir el formulario.

El firmante debe facilitar su dirección de correo electrónico, lo que crea una instancia del formulario web personalizada para él. En tiempo real, se envía al firmante un correo electrónico con un vínculo a la copia personalizada.

Una vez utilizado el vínculo de correo electrónico, la dirección de correo electrónico se valida, el formulario web se convierte en un acuerdo y el formulario se abre para que el firmante lo revise y firme.

Activar esta opción tiene varias ventajas:

  • Exigir la validación del correo electrónico antes de crear el acuerdo filtra a los spambots o a las personas malintencionadas que puedan intentar dirigir el volumen de forma anónima contra el formulario web.
  • Si tus formularios web son largos o complejos, el progreso del firmante se guarda automáticamente en tu versión del acuerdo a medida que introduces contenido.
  • Permite configurar recordatorios una vez verificado el correo electrónico para avisar a los firmantes que se hayan distraído.
El panel de desafío se presenta cuando un firmante de formulario web accede por primera vez al formulario web.

Al activar Permitir a los destinatarios guardar el progreso y continuar más tarde, se muestra una opción para que los destinatarios guarden el formulario web con todos los campos de entrada como si se tratara de un acuerdo que les envió el creador del formulario web. El destinatario puede guardar explícitamente su progreso mediante el menú Opciones. Además, el formulario web solicita automáticamente al usuario que guarde su progreso si intenta salir del formulario.

Guardar mensajes del formulario web

Después de guardar el acuerdo, se envía un correo electrónico al destinatario y se muestran instrucciones para que el firmante reanude la tarea de cumplimentar el formulario a través del vínculo del correo electrónico:

Notificación por correo electrónico del formulario web guardado

Tres controles subordinados permiten ajustar la experiencia del destinatario si el caso de uso lo permite:

  • Deshabilitar reautenticación del firmante al acceder al formulario web desde el vínculo enviado por correo electrónico: cuando esta opción está activada, no es preciso que el destinatario se autentique al acceder al acuerdo guardado a través del vínculo enviado por correo electrónico. Contempla la posibilidad de activar esta opción si el proceso no requiere la autenticación cada vez que se accede al formulario autenticado.
  • Permitir la edición del nombre del acuerdo: cuando esta opción está activada, el destinatario puede editar el nombre del acuerdo (tal y como se muestra en la página Administrar) y las referencias posteriores (creación de informes, informes de auditoría, etc.). Por lo general, se recomienda no permitir que el destinatario edite libremente el nombre del acuerdo, a menos que exista una necesidad empresarial imperiosa de hacerlo.

Puede encontrar más información sobre la opción para guardar formularios web aquí >

Configuración relacionada

Cuando se habilita la Verificación de la identidad del firmante en el caso de los formularios web, cualquier firmante interno (definido en la dirección de correo electrónico) de tu cuenta de Adobe Acrobat Sign debe autenticarse en Acrobat Sign. Esto debe hacerse antes de aplicar la firma a un formulario web que se haya creado en la misma cuenta de Acrobat Sign en la que se encuentra el usuario. El usuario debe responder al confirmar la dirección de correo electrónico o al acceder al documento una vez guardado.

El proceso de Verificación de la identidad del firmante se aplica además de cualquier método de autenticación configurado en el acuerdo o formulario web.

Ir a los controles Verificación de la identidad del firmante

La funcionalidad Obligatoriedad de la autenticación de la identidad define los eventos desencadenantes que solicitan a un destinatario que vuelva a autenticarse al interactuar con un acuerdo, normalmente por motivos de cumplimiento, y que registre cada reautenticación en el informe de auditoría.

Cuando están habilitadas las reglas de Obligatoriedad de la autenticación de la identidad , se aplican a los formularios web creados en el mismo grupo, lo que permite que los formularios web se alineen con el cumplimiento de la firma, tal y como se diseñaron para los acuerdos del grupo.

Si este nivel de registro de informes de auditoría no es deseable, puede que se requiera un nuevo grupo para alojar los formularios web.

Vaya a los controles de Autenticación obligatoria de identidad en la pestaña Biofarmacéutica.

Este ajuste es el mismo que el anterior (Exigir a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico), pero se coloca en la página Preferencias de firma para los tipos de cuenta que no tienen acceso a la página Configuración global en su menú de administración.

Para activar esta opción, haz lo siguiente:

  1. Ve a Configuración de la cuenta > Preferencias de firma > Verificación de correo electrónico de formulario web.
  2. Selecciona la casilla de verificación Verificar la dirección de correo electrónico del firmante.
  3. Guarda la configuración de la página.
Menú Preferencias de firma con los controles de verificación web desde correo electrónico resaltados

Cuando está habilitada la opción Verificar dirección de correo electrónico del firmante, el destinatario debe verificar su firma antes de que la firma del participante se considere completada.

Se informa al participante del requisito de verificar su firma mediante un vínculo enviado por correo electrónico:

Página posterior a la firma de verificación por correo electrónico y vínculo al correo electrónico

El informe de auditoría indica con claridad que el correo electrónico se ha verificado:

Informe de auditoría de verificación de correo electrónico habilitado

Cuando está deshabilitada la opción Verificar dirección de correo electrónico del firmante, el participante no necesita verificar su correo electrónico para completar el proceso de firma. El acuerdo asume el estado completado o avanza al siguiente participante.

Página posterior a la firma cuando la configuración está desactivada

El informe de auditoría para las direcciones de correo electrónico no verificadas indica que se ha renunciado a la verificación:

Informe de auditoría de verificación de correo electrónico deshabilitado

Precaución:

Las firmas no verificadas están sujetas al rechazo.

Si desactiva la verificación del correo electrónico del participante y necesita una firma legalmente vinculante, asegúrese de que está utilizando alguna forma de autenticación que identifique a un usuario único (por ejemplo, KBA).

Preguntas frecuentes y problemas conocidos

Solo cuando el formulario web se encuentra en el estado Borrador.

Después de crear un formulario web, el nombre del formulario web no se puede modificar.

El creador del formulario web siempre recibe el acuerdo completado (a menos que se habilite una opción para eliminar las notificaciones).

Si se requiere que otra parte reciba una notificación cuando se firme el acuerdo de formulario web, el campo CC se puede utilizar para garantizar que dicha parte se incluya automáticamente.

Campo CC

Después de publicar el formulario web, los contrafirmantes solo se pueden editar en la página Administrar.

Solo se pueden editar las direcciones de correo electrónico. El número de contrafirmantes no puede modificarse.

Nota:

Si el creador del formulario web se ha añadido a los contrafirmantes del formulario web, ese participante no se podrá editar

Sí.

Después de crear un formulario web, puede editar las partes en CC en la página Administrar.

Sí.

Las plantillas de la biblioteca de Acrobat Sign se pueden utilizar como base para un formulario web adjuntándolas mediante el vínculo Agregar archivos.

Los campos de Firma digital no se admiten actualmente en los formularios web.

Al intentar guardar un formulario web con una firma digital, se activará un mensaje de error que identifica los tipos de campo no compatibles.

No se admiten las firmas digitales

Sí.

Las instrucciones para deshabilitar el proceso de verificación por correo electrónico se encuentran en la sección Configuración.

Al deshabilitar la verificación por correo electrónico no se elimina el requisito de que el firmante proporcione una dirección de correo electrónico.

Precaución:

Si deshabilitas la autenticación por correo electrónico de la firma y necesitas una firma legalmente vinculante, asegúrate de que estás utilizando alguna forma de autenticación que identifique a un usuario único (por ejemplo, KBA, contraseña, teléfono).

Autenticación de segundo factor para un formulario web

Sí. 

La URL de un formulario web es simplemente una URL como cualquier otra.

La adición de la URL a un formulario web como hipervínculo no vincula de forma lógica ningún acuerdo generado por el formulario web al acuerdo de origen.

Los datos recopilados en un formulario web se incluyen en el ID de transacción del acuerdo. Los datos no se rellenan en ningún otro lugar del sistema de Acrobat Sign y, si el acuerdo se elimina por completo, también se eliminan.

La creación de informes de los formularios web extrae el contenido de los acuerdos para rellenar los informes, pero no guardan los datos en ninguna ubicación nueva.

Los formularios web que permanecen a la espera de una verificación por correo electrónico (haciendo clic en el vínculo enviado por correo electrónico Confirmar mi dirección de correo electrónico o Revisar y firmar) no se muestran en la página Administrar. Esto ocurre tanto para la lista de acuerdos En curso como para el informe de resumen:

Vista de formulario web en la página Administrar

Los formularios web que se han guardado, pero a cuyo vínculo Revisar y firmar no se ha accedido, se pueden observar exportando los datos del formulario para el formulario web.

CSV de datos de campo

Nota:

Si la opción para Solicitar a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico está desactivada, se acepta cualquier intento de firma y el acuerdo se muestra en la página Administrar correspondiente.

La sección Actividad de la plantilla de formulario web principal registra los eventos principales como la creación, la habilitación o desactivación y la sustitución de participantes

Actividad de formulario web

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