Al crear un documento, puede colocar campos para recopilar datos de destinatarios. Estos datos pueden ir desde la firma omnipresente y los campos iniciales hasta opciones más inusuales, como valores calculados, hipervínculos a páginas web externas y archivos adjuntos externos.

Este artículo proporciona un breve resumen de cada familia de campos y los campos únicos incluidos en esa familia. Hay disponible un vínculo a un artículo más detallado para

Campos de formulario comunes frente a avanzados

Cuando todas las cuentas tienen acceso a los tipos de campos comunes, los niveles superiores de servicio tienen acceso a un conjunto adicional de funciones y campos de formulario avanzados:

Campos de firma:

Firma
Firma digital
Iniciales
Bloque de firma
Sello

Campos de información del firmante:

Cargo
Empresa
Nombre
Correo electrónico
Fecha

Campos de datos:

Entrada de texto
Desplegable
Casilla
Botón de opción

Campos de transacción:

Sello de participación
Número de transacción

Campos de datos:

Imagen

Más campos:

Archivo adjunto
Hipervínculo

Campos de pago:

Pagos (los campos de pago son únicos porque requieren la integración de un servicio de terceros.)

Además de los tipos de campos anteriores, los “campos de formulario avanzados” también permiten la siguiente funcionalidad:

Visibilidad de campo condicional: disponible para todos los tipos de campo, excepto los campos Hipervínculo y Transacción.
Valores de campo calculados: una propiedad del campo Entrada de texto.
Validación de campo: Personalizado - expresión regular: una opción de validación para el campo Entrada de texto que permite el uso de una expresión regular personalizada y codificada.
Validación de campo: Personalizado - Fórmula: una opción de validación para el campo Entrada de texto que permite utilizar un valor calculado.

Selección del tipo de campo con respecto a campo

En las propiedades de la mayoría de los tipos, existe un valor desplegable que le permite modificar el tipo de campo a otro tipo de campo.

Esto acelera de manera significativa la creación de formularios cuando se usa conjuntamente con la detección automática de campos.

Campos de firma

Casilla de verificación necesaria en las propiedades de los campos

De forma predeterminada, los campos de la firma y las iniciales son obligatorios, como indica el asterisco rojo. Puede desactivar la casilla Necesario en las propiedades del campo si desea que estos campos sean opcionales. Cada firmante debe tener asignado un campo de firma obligatorio. Si un firmante no tiene asignado ningún campo de firma obligatorio o solo tiene asignado un campo de firma opcional, Adobe Acrobat Sign añade un bloque de firma en la parte inferior del documento.

El bloque de firma es un grupo de campos. El campo de bloque de firma no puede ser opcional y siempre será obligatorio.

De forma predeterminada, el bloque de firma contiene un campo de firma y un campo de correo electrónico.

Los administradores de cuentas pueden ajustar qué campos se incluirán en el bloque de firma. Pueden incluirse los campos del cargo y el nombre de la empresa, además de los campos de firma y de correo electrónico.

Campo Bloque de firma con todos los campos añadidos

Para añadirlos, vaya a la página Cuenta, Preferencias de firma y marque estas opciones:

Solicitar a los firmantes que proporcionen el cargo al firmar electrónicamente
Solicitar a los firmantes que proporcionen el nombre de su empresa al firmar electrónicamente

Nota:

Si los bloques de firma aparecen al final del documento, significa que el sistema no encontró ningún campo de firma obligatorio para uno o varios firmantes. Todos los firmantes deben tener asignado, como mínimo, un campo de firma obligatorio.

También se añade un bloque de firma cuando Preferencias de firma se ha establecido en “Solicitar a los firmantes que proporcionen el cargo o la empresa al firmar electrónicamente” y no se han añadido campos confidenciales.

En el caso de los formularios web es necesario que haya un campo de firma y un campo de correo electrónico de Acrobat Sign para todos los firmantes.

Los campos del sello pueden realizar una doble función: pueden actuar como firma independiente por sí mismos o complementar a otros campos de firma. Por ejemplo, si necesita añadir una firma personal junto con un sello corporativo o un sello Hanko.

Haga clic aquí para obtener más información sobre los campos de sello.

Campos de información del firmante

Los campos de información del firmante se utilizan para recopilar información específica almacenada en Acrobat Sign. Los usuarios registrados tienen esta información en su perfil.

Por lo general, estos campos se rellenan automáticamente con la información que hay registrada del usuario asignado.

Los campos Cargo y Compañía se rellenan automáticamente con los valores de Cargo y Compañía de la cuenta de Acrobat Sign del firmante, si la tiene. Si el firmante aún no tiene una cuenta de Acrobat Sign, puede hacer clic en estos campos e introducir un valor. Este valor se conservará y se aplicará automáticamente a estos tipos de campo en los documentos que firme en el futuro.

Los campos Cargo y Empresa no pueden ser opcionales y siempre serán obligatorios como indica el asterisco rojo.

Puede cambiar el tamaño de estos campos arrastrando la esquina inferior derecha del campo.

Campos Nombre completo, Correo electrónico y Fecha

Estos son campos de solo lectura que se rellenan automáticamente con los datos del firmante que hay en el archivo. Como consecuencia de ser de “solo lectura”, no están en el formulario cuando el destinatario ve el acuerdo.

El campo Nombre del firmante toma el valor de nombre introducido en el campo de firma o el asociado a la dirección de correo electrónico si el destinatario tiene una cuenta de Acrobat Sign activa.

Si el acuerdo incluye un valor de nombre proporcionado por el remitente durante la composición (p. ej., Nombres de destinatarios requeridos), el valor proporcionado por el remitente se rellena automáticamente en el campo Nombre y no puede ser alterado por el destinatario.
Si el destinatario tiene una cuenta de Acrobat Sign activa, el valor Nombre se rellena desde el perfil del usuario cuando se abre el acuerdo. El valor Nombre se puede cambiar si un nuevo valor de Nombre se escribe en el campo Firma y ninguna otra configuración bloquea su valor.
Si el destinatario no tiene una cuenta de Acrobat Sign, y el remitente no proporciona ningún valor de nombre, ese campo queda en blanco hasta que se firme. Una vez que el firmante complete el campo de firma, todos los campos de Nombre se componen automáticamente con el valor introducido en el campo de firma.

El campo Correo electrónico se rellena automáticamente con la dirección de correo electrónico a la que se envió el acuerdo. La dirección de correo electrónico es un valor conocido cuando el acuerdo se envía al destinatario, por lo que este valor se añade automáticamente antes de que el destinatario abra el acuerdo.

El campo Fecha se rellena automáticamente con la fecha en la que se accedió al acuerdo.

Nota:

Si desea introducir un valor de fecha personalizado o indicar una dirección de correo electrónico manualmente, utilice el campo Texto y configúrelo para que tenga una validación personalizada.

Campos de datos

Los campos de datos permiten recopilar información adicional del firmante. También incluyen objetos que el firmante puede utilizar para hacer selecciones o elegir opciones.

El campo de texto es el tipo de campo más versátil. Es un campo de texto que se puede rellenar y que, de forma predeterminada, admite cualquier tipo de datos, como por ejemplo, una dirección o una frase corta.

Puede cambiar el tamaño del campo de formulario arrastrando la esquina inferior derecha del campo.

Nota:

De forma predeterminada, los campos de texto admiten una sola línea de texto. Si desea crear un campo que pueda contener varias líneas de texto, abra la ventana de opciones del campo de formulario. A continuación, seleccione Entrada de datos de varias líneas. Ajuste el campo a un tamaño adecuado para incluir varias líneas de datos.

El campo Desplegable es una lista de opciones, de las que solo se puede seleccionar una opción. Un ejemplo sería una lista desplegable de provincias, en la que el firmante solo puede seleccionar una provincia.

Puede cambiar el tamaño de este campo arrastrando la esquina inferior derecha del campo.

Propiedades de la casilla de verificación

Las casillas son objetos de alternancia que se pueden activar o desactivar en cualquier momento. Esta opción resulta útil en los casos de “marque todas las casillas que corresponda”, o como alternancia para una sola selección, como por ejemplo, cuando el usuario acepta que se le contacte en un futuro.

Los botones de opción se muestran agrupados. El grupo requiere un mínimo de dos botones y solo permite que se seleccione un único botón de opción del grupo a la vez. Si se selecciona otro botón de opción del grupo, entonces se anula la selección de los demás. Es idóneo para opciones de tipo “una u otra”, como por ejemplo, Sí o No.

En el campo de imagen, un destinatario puede adjuntar una imagen y tenerla a su disposición para exportarla y utilizarla posteriormente. Se pueden adjuntar imágenes de los carnets de estudiantes o imágenes escaneadas de otros documentos, por ejemplo, de una tarjeta de la seguridad social.

Haga clic aquí para obtener más información sobre los campos de imagen.

Más campos

El campo Archivo adjunto se puede utilizar para adjuntar documentos o imágenes a la transacción.

Estos campos se pueden utilizar para recopilar imágenes o documentos auxiliares de los firmantes durante el proceso de firma. Los documentos cargados se incluyen dentro del documento firmado y se adjuntan al final del acuerdo firmado, una vez que se ha completado el proceso de firma.

Puede cambiar el tamaño de este campo arrastrando la esquina inferior derecha del campo.

Nota:

Los archivos adjuntos tienen un límite de 25 páginas y 5 MB.

Formatos compatibles: PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP, PDF, DOC, DOCX, WP, TXT, RTF, HTM o HTML.

El campo Hipervínculo está disponible para los planes de servicio empresarial y de negocios.
Puede cambiar el tamaño del campo Hipervínculo arrastrando la esquina inferior derecha del campo.
Si un campo de hipervínculo se define como Necesario, el campo debe asignarse a un participante.
- Los hipervínculos se pueden asignar mediante la función de participación Todos, lo que significa que todos los destinatarios pueden hacer clic en el vínculo.
Los hipervínculos se pueden configurar para navegar al usuario a una ubicación dentro del documento o a una dirección URL externa.
- Cuando se configura un hipervínculo con un destino externo, se advierte al destinatario de que el vínculo le dirige a un sitio externo.

Advertencia de hipervínculo a los destinatarios

Campos de transacción

Los sellos de participación se aplican después de que el destinatario asignado firme el acuerdo. Por lo tanto, el destinatario no puede acceder a ellos ni editarlos.

El sello incluye los datos del participante de forma predeterminada:

Nombre
Hora de firma
Dirección de correo electrónico
Cargo*
Empresa*

* Los valores de cargo y empresa se importan desde los campos Cargo y Empresa asignados al participante en el acuerdo.

Si el campo Cargo o Compañía no está presente en el acuerdo, los valores se importan desde el perfil de Acrobat Sign del participante (si existe).
De lo contrario, los valores se dejan vacíos

Opcionalmente, los valores de Cargo y Empresa del participante se pueden excluir seleccionando la función Excluir el nombre de la empresa y el cargo en el sello de participación que se encuentra en el menú de administrador en Preferencias de firma > Configuración adicional:

La marca Número de transacción se rellenará automáticamente con un número de identificación exclusivo que indica el acuerdo en el sistema de Acrobat Sign. Los destinatarios no pueden interactuar directamente con el campo.

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