Configurar un nuevo flujo de trabajo de envío

El Diseñador de flujos de trabajo se abre y el panel Información del flujo de trabajo muestra:

En la página Información del flujo de trabajo, introduzca la siguiente información:

• Nombre del flujo de trabajo: escriba un nombre para el flujo de trabajo. Este nombre se muestra en el letrero de Diseñador de flujos de trabajo, en la lista desplegable Utilizar un flujo de trabajo de la página Inicio y en la parte superior de la página Enviar cuando se utiliza el flujo de trabajo para enviar un acuerdo. 
• Instrucción para el remitente: introduzca las instrucciones de uso del flujo de trabajo. Estas instrucciones se muestran en la parte superior de la página Enviar cuando el flujo de trabajo se utiliza para enviar un acuerdo. 

• Quién puede utilizar este flujo de trabajo: permite especificar quién puede utilizar el flujo de trabajo. Estas son las opciones:
  
  • Solo yo: el flujo de trabajo solo está disponible para el creador del flujo de trabajo.
    
    • “Solo yo” solo está disponible cuando se otorga acceso a los flujos de trabajo personalizados a todos los usuarios.
    • Los usuarios que tengan acceso a varios grupos tienen la opción de seleccionar a qué grupo está disponible el flujo de trabajo.
      
  • Grupo seleccionado: un campo desplegable que muestra todos los grupos a los que tiene acceso el creador.
    
    • Cuando Usuarios en varios grupos está habilitado para la cuenta, los usuarios pueden crear flujos de trabajo para cualquier grupo del que sean miembros.
    • Los flujos de trabajo solo se pueden asociar a un grupo. El selector de grupo en la página Enviar se suprime.
      • Si varios grupos requieren acceso al flujo de trabajo, complete la prueba del flujo de trabajo y, a continuación, clone una copia del flujo de trabajo para cada grupo que necesite acceso.
        
    • Cuando solo se selecciona un grupo, cualquier usuario que sea miembro de ese grupo tiene acceso para utilizar el flujo de trabajo.
      
      • Si el acceso al flujo de trabajo personalizado se otorga a todos los usuarios, otros usuarios tendrán la opción de clonar el acuerdo y crear su propia versión del flujo de trabajo.
        
    • Los administradores de nivel de grupo tienen autoridad para editar cualquier flujo de trabajo compartido con un grupo en el que tengan autoridad administrativa. (Los administradores de nivel de cuenta también tienen autoridad para editar flujos de trabajo compartidos por grupos, ya que tienen autoridad sobre todos los grupos).
      
  • Cualquier usuario de mi organización: cualquier usuario en la cuenta de Acrobat Sign puede utilizar el flujo de trabajo.
    • Los flujos de trabajo de nivel de cuenta se pueden enviar desde cualquier grupo del que sea miembro el remitente.
    • Los administradores de nivel de cuenta pueden editar cualquier flujo de trabajo compartido con respecto a la organización.
      

A continuación se muestra un ejemplo de Información del flujo de trabajo: 

Haga clic en Información del acuerdo en el carril de la izquierda.

Defina la información del acuerdo que debe rellenar en la página Enviar:

• Nombre del acuerdo: introduzca el nombre del acuerdo. Este nombre se muestra en la página Enviar cuando se utiliza el flujo de trabajo para enviar un acuerdo y en el encabezado de correo electrónico “Firme/Apruebe”.
  
• Mensaje: escriba un mensaje para los destinatarios. Este mensaje se muestra en la página Enviar cuando se utiliza el flujo de trabajo para enviar un acuerdo.
  
• Cc: si es necesario, introduzca las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en copia. Las direcciones de correo electrónico se deben separar con coma o punto y coma
  • Mínima: especifique el número mínimo de direcciones de correo electrónico que se pueden incluir en copia Cc.
  • Máxima: especifique el número máximo de direcciones de correo electrónico que se pueden incluir en copia Cc.
  • Editable: habilite esta opción para permitir a los remitentes editar las dirección en copia del flujo de trabajo en la página Enviar.
• Idioma del destinatario: el remitente puede utilizar esta opción para especificar el idioma para el destinatario.  Esta configuración define si se muestra o no el selector de idioma en la página Enviar y, en este caso, qué idioma predeterminado se debe mostrar.
  • Si se selecciona No mostrar selector de idioma se utiliza el idioma predeterminado del destinatario definido en el nivel de cuenta o grupo.
• Opciones de envío
  • Establecer contraseña para abrir un PDF descargado: active esta opción para permitir que el remitente especifique una contraseña para un PDF descargado.
    
    • Necesario: active esta opción para exigir siempre una contraseña para el PDF descargado. Si se establece esta opción, los remitentes no la pueden desactivar en la página Enviar y deben proporcionar una contraseña.
  • Fecha límite de finalización: active esta opción para permitir el establecimiento de una fecha límite de finalización en la página Enviar.
    • días para completar el acuerdo: seleccione el número predeterminado de días que los destinatarios tienen para completar el proceso de firma. El número de días especificado siempre se puede modificar en la página Enviar.
  • Permitir la creación de documentos antes de enviar: active esta opción para permitir que los remitentes modifiquen los campos de formulario del documento en el entorno de edición usando la opción Previsualizar y agregar campos de firma de la página Enviar.
    • Habilitar creación de forma predeterminada: active esta opción para habilitar automáticamente la opción Previsualizar y agregar campos de firma en la página Enviar.

A continuación se muestra un ejemplo de Información del acuerdo:

Haga clic en Destinatarios en el carril de la izquierda para obtener acceso a la sección Distribución de los destinatarios

En la sección Distribución de los destinatarios puede especificar los destinatarios y su orden de participación, según las necesidades. Puede crear flujos de trabajo muy complejos con distribución en serie, en paralelo, híbrida o híbrida anidada.  Las instrucciones siguientes destacan la funcionalidad disponible para Distribución de los destinatarios.

• Para agregar otro destinatario antes o después de uno existente:
  • Haga clic en el icono de agregar.
  • Seleccione el rol que desea utilizar (todos los roles habilitados para la cuenta estarán disponibles).

• Para especificar una rama paralela, haga clic en el icono agregar sobre un destinatario y seleccione Ramas paralelas. 

• Para eliminar un destinatario, pase el cursor sobre su burbuja y haga clic en el icono eliminar.

• Para personalizar un destinatario, pase el cursor sobre la burbuja y seleccione el icono de edición .

Al editar un destinatario puede configurar lo siguiente:

• Etiqueta del destinatario: personalice la etiqueta para el destinatario. Por ejemplo, puede cambiar la etiqueta predeterminada a Buyer. 
  • Dentro de un flujo de trabajo, las etiquetas de los destinatarios deben ser únicas.
• Correo electrónico: escribe la dirección de correo electrónico predeterminada del destinatario.
• Añadir grupo de destinatarios: selecciona este botón para añadir un grupo de destinatarios reutilizable de la lista de grupos de destinatarios disponible.
• Marcar como grupo de destinatarios: cuando se selecciona, se crea un grupo de destinatarios a partir de las direcciones de correo electrónico incluidas en el campo Destinatario en lugar de un registro de correo electrónico de destinatario estándar. El grupo de destinatarios puede dejarse vacío o rellenarse con una o varias direcciones de correo electrónico del campo Correo electrónico (delimitado por comas).
• Este destinatario es el remitente. Cuando se selecciona, el remitente se inserta como destinatario.
• Necesario: active esta opción si precisa la firma del destinatario.
  
• Editable: active esta opción para permitir que el remitente actualice la dirección de correo electrónico de este destinatario en la página Enviar.
• Añadir mensaje privado: selecciona esta opción para proporcionar un mensaje privado al destinatario. Los mensajes privados se insertan en el correo electrónico del destinatario (además del mensaje global) y en la página de firma electrónica.
• Función: permite actualizar la función del destinatario (firmante, aprobador, rellenador del formulario, etc.).
• Autenticación: selecciona qué tipo de verificación de la identidad se requiere para el firmante.  Solo estarán visibles las opciones que se hayan activado.
  
  • Autenticaciones de un solo factor: ninguna (correo electrónico), Acrobat Sign, OTP de correo electrónico.
  • Autenticación de doble factor: teléfono, KBA, contraseña e identificación oficial.

Asegúrese de hacer clic en Guardar para guardar cualquier configuración establecida para el destinatario.

A continuación se muestra un ejemplo de la información de Destinatarios y una distribución en la que se han personalizado las etiquetas de ambos firmantes (Comprador y Director comercial) y la del aprobador (ventas VP). 

Haga clic en Correos electrónicos en el lado de la izquierda para ir a la sección Correos electrónicos.

• En la sección Correos electrónicos, puede controlar qué correos se envían durante el proceso de firma y aprobación, en función de distintos eventos. 
• Por ejemplo, puede especificar que se envíen correos electrónicos de notificación a los destinatarios y a los CC cuando se cancele un acuerdo. 

Marque las casillas de los eventos cuya notificación por correo electrónico desea activar y haga clic en Guardar para guardar la configuración.

Haga clic en Documentos en el carril de la izquierda para desplazarse a la sección Documentos.

En la sección Documentos puede configurar lo siguiente

• Título de documento: introduzca un título para el documento. Este título se muestra en el área Documentos de la página Enviar.
  
• Archivos: haz clic en el icono Añadir archivo para adjuntar un documento de la biblioteca de plantillas de Acrobat Sign. Este documento se adjunta automáticamente cuando realiza un envío mediante este flujo de trabajo
  • Si no se selecciona ningún archivo, el flujo de trabajo permite al remitente proporcionar uno al enviar el acuerdo
  • Si un documento está marcado como Necesario, se adjunta automáticamente al acuerdo cuando se inicia el flujo de trabajo
  • Eliminar archivo: si adjunta un archivo incorrecto, puede hacer clic en el icono eliminar (X) junto al nombre del archivo para eliminarlo
• Nombre del documento: introduzca un nombre descriptivo que identifique el documento para el remitente. El nombre del documento cargado de la biblioteca adopta el valor predeterminado, pero se puede sobrescribir
• Necesario: especifica si el documento es necesario
• Agregar documento: haga clic en el botón Agregar documento para agregar filas donde añadir documentos adicionales
  •  Los títulos de los documentos deben ser valores exclusivos
• Eliminar fila: haga clic en el icono eliminar fila (X) para eliminar toda la fila

A continuación se muestra un ejemplo de una sección Documentos configurada:

Haga clic en Campos de entrada del remitente en la barra de la izquierda para obtener acceso a esta sección.

Estos campos de entrada se asignan a los campos de formulario definidos en los documentos adjuntos (como parte del diseño del flujo de trabajo o como un archivo cargado por el remitente).

El remitente puede utilizar estos campos para rellenar el contenido antes de enviar el acuerdo al destinatario.

En el panel Campos de entrada del remitente, haga clic en Añadir campo

A continuación, puede configurar lo siguiente por cada fila añadida:

• Título del campo: introduzca un título para el campo. Este valor se mostrará en la página Enviar como referencia para el remitente
• Nombre de campo de documento: introduzca el nombre de un campo en el documento adjunto de la biblioteca
  • El nombre del campo introducido debe coincidir con el nombre de campo de formulario en el documento
• Valor predeterminado: introduzca un valor predeterminado, de haberlo.
• Necesario: active esta opción si se debe introducir un valor para este campo antes de enviar el acuerdo
• Editable: active esta opción para permitir al remitente del acuerdo modificar el valor predeterminado
• Haga clic en el icono de eliminar fila (X) para eliminar toda la fila

A continuación se muestra un ejemplo de Campos de entrada del remitente: