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Cree un flujo de Power Automate que guarde automáticamente una copia de todos los acuerdos Completados para un usuario en una carpeta designada de OneDrive para la Empresa.

Información general

Esta plantilla automatiza el proceso de guardar acuerdos firmados del servicio Adobe Acrobat Sign en un archivo de OneDrive para la Empresa de su elección. Cada vez que se completa un ciclo de firma de acuerdo en Acrobat Sign, el flujo recupera el documento PDF firmado, crea un nuevo archivo en OneDrive para empresas y lo guarda en la ubicación especificada de OneDrive.

Un acuerdo se considera completado cuando todos los destinatarios definidos por el acuerdo completan sus actividades designadas (firmar, aprobar, rellenar el formulario, etc.) para el acuerdo.

Ejemplos de casos de uso

  • Genere formularios de consentimiento del paciente relativos a la información de la vacuna, procedimientos quirúrgicos, información sobre alergias, autorizaciones de seguros, facturas médicas guardadas, etc.
  • Genere formularios de inscripción de estudiantes, formularios de inscripción de cursos y prórrogas de contratos para trabajos en el campus, club o formularios de inscripción de participantes en la investigación.
  • Genere acuse de recibo de entrega y recepción de envíos, seguimiento de niveles de inventario y acuse de recibo de comprobación de calidad.

Requisitos previos

  • Requiere una cuenta válida de OneDrive para empresas.
  • Antes de ejecutar el flujo, la carpeta de destino de los PDF firmados debería existir en OneDrive.

Habilitar el flujo

  1. Vaya a Flujos de trabajo > Power Automate > Crear flujo de trabajo.

    Pasos de navegación a la página Crear flujo de trabajo de Power Automate.

  2. En la página ¿Qué quiere automatizar hoy? página, escriba one en la barra de búsqueda.

  3. Seleccione Inicio en el flujo de trabajo que desea habilitar.

    La página Crear flujo de trabajo muestra los resultados de la búsqueda y el botón Inicio resaltado

  4. Se carga la página Crear un flujo y muestra lo siguiente:

    • El nombre del flujo editable. Es el mismo nombre que la plantilla original, que se puede editar.
    • Los Conectores que son necesarios para que el flujo se complete. 
      • Un conector es un contenedor alrededor del código de API, que proporciona una interfaz fácil de usar para recopilar la información necesaria para autenticar cada servicio necesario y personalizar el flujo según las necesidades de un usuario específico. Primero debe establecer la conexión autenticada. En el siguiente paso, se le pedirá que proporcione la información necesaria que solicita el conector.
      • Para autenticar un Conector, seleccione los tres puntos situados junto al Conector. Aparecerá un panel de autenticación para el servicio (aplicación) en el que se pueden introducir las credenciales del usuario.
        Una vez autenticado correctamente, se establecerá una conexión persistente entre el servicio y Power Automate.
        Una marca de verificación verde junto a los tres puntos indica que existe una conexión autenticada.

    Autentique cada Conector en la sección Iniciar sesión.

  5. Seleccione Siguiente cuando todos los Conectores estén autenticados.

    Power Automate entre Acrobat Sign y OneDrive con el panel de autenticación al descubierto

  6. La página se actualiza para mostrar los campos obligatorios de los conectores.

    Este flujo requiere lo siguiente:

    • Ruta de la carpeta OneDrive para empresas: la ruta de la carpeta en la que los PDF firmados deben almacenarse en su cuenta de OneDrive.

     

    La página Crear un flujo muestra los campos necesarios para configurar los conectores.

    Al seleccionar Editar en modo avanzado se abre la vista detallada de los conectores y todos los campos disponibles que se pueden utilizar para ajustar el flujo.

    Solo los usuarios con conocimientos avanzados de Power Automate deben intentar la edición avanzada.

    La vista de edición avanzada que muestra todos los conectores

  7. Seleccione Crear flujo cuando se hayan proporcionado todos los valores de campo necesarios.

    La creación del flujo puede tardar unos segundos. Una vez hecho esto, aparecerá la página de administración del flujo. 

    Página de administración de flujos.

    Nota:

    Los flujos se crean con el estado “habilitado”. Si no desea que el flujo esté activo, seleccione la opción Desactivar en la barra superior de acciones.

Uso de la plantilla

Esta plantilla se activa por un evento (cuando el estado de un acuerdo se actualiza a “completado”).

Cuando se configura y se habilita correctamente, el flujo se ejecuta automáticamente cada vez que se produce el evento de activación. No es necesaria ninguna otra interacción del usuario.

El flujo seguirá ejecutándose hasta que se deshabilite, siempre que la cuenta de Power Automate del cliente tenga transacciones disponibles (ya sea a través de los derechos incluidos de la integración o el volumen adquirido directamente de Microsoft).

Probar la plantilla

Después de proporcionar los detalles necesarios en la plantilla de flujo, asegúrese de seleccionar el botón Crear flujo para activar y usar el flujo. Una vez habilitado el flujo, ya puede probarlo.

  1. Compruebe la carpeta de OneDrive para identificar que el acuerdo firmado se haya añadido.

Solución de errores comunes

  • Una vez completado el acuerdo de flujo de trabajo, a veces no se activa.

    En estos casos, busque si hay algún error de activador (con mensajes) que se muestra en la página de detalles y corríjalos.

  • Configuración del conector: en ocasiones, cuando hay más de una cuenta de OneDrive para empresas, la sesión actual se puede iniciar con una cuenta diferente. El resultado es que el archivo no estará disponible en la cuenta real.

    En estos casos, asegúrese de haber iniciado sesión en la cuenta adecuada.

  • Proporcionar una ruta de carpeta incorrecta podría provocar errores de flujo. Por ejemplo, /Apps/TestFiles/ provocaría un error si TestFiles o Apps no existen.

    Siempre es más seguro elegir o navegar por la ruta disponible en el menú desplegable.

  • Permisos: asegúrese de que Adobe Acrobat Sign tenga los permisos correctos para acceder a la carpeta OneDrive para empresas. De lo contrario, el documento no se podría guardar en la ubicación mencionada.

    Por lo general, una marca de verificación verde en el lado derecho de un conector es uno de los buenos indicadores de que está configurado como se espera. Cualquier error se mostrará con un signo de exclamación; haga clic en él para obtener más información.

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