Überblick
Manchmal ist es erforderlich, eine „echte“ Unterschrift einzuholen. Dafür kann es juristische Gründe geben oder weil Compliance- oder Richtlinienbestimmungen dies erfordern oder einfach nur, weil eine oder beide Seiten sich wohler fühlen, wenn eine echte, handschriftliche Unterschrift vorliegt.
Der Adobe Acrobat Sign-Workflow für handschriftliche Signaturen unterstützt das Einholen physischer Unterschriften. Gleichzeitig sorgt der Ablauf dafür, dass eine entsprechende Zugriffskontrolle erfolgt, die Qualität und Klarheit des endgültigen Dokuments nicht verloren gehen und die Vorteile genutzt werden können, die die elektronische Verarbeitung und Prüfung bieten.
Eine Vereinbarung zur handschriftlichen Signatur senden
Um eine Vereinbarung zur Erfassung einer physischen handschriftlichen Signatur zu senden, muss der Absender unter Signaturtyp im Bereich Optionen die Option Handschriftlich auswählen.
Beachten Sie, dass diese Option nur sichtbar ist, wenn sowohl die Signaturtypen Elektronisch als auch Handschriftlich für die Gruppe aktiviert sind. Andernfalls wird der aktivierte Signaturtyp verwendet und die Option zur Auswahl eines Signaturtyps ist aus der Ansicht ausgeblendet.
Konto- oder Gruppenadministratoren können den Standardwert auf Handschriftlich setzen, wenn erwartet wird, dass die handschriftliche Signatur der vorherrschende Signaturtyp ist. (Siehe Konfigurationsoptionen)
Bei Vereinbarungen, die mit dem Signaturtyp Handschriftlich versendet werden, müssen alle Empfänger handschriftlich unterzeichnen.
Nach dem Absenden der Vereinbarung kann der Absender den Signatur-Workflow für die Vereinbarung nicht mehr in einen elektronischen Workflow umwandeln. Darüber hinaus gibt es auch für den Empfänger keine Möglichkeit, seine Signatur in einen elektronischen Signaturtyp umzuwandeln.
Für Empfänger entspricht der Workflow für eine handschriftliche Signatur im Wesentlichen dem für eine elektronische Signatur, allerdings müssen sie das Dokument ausdrucken, um es unterschreiben zu können:
- Der Empfänger wird mit einer E-Mail benachrichtigt, die einen Link zum Öffnen und Drucken des Dokuments enthält.
- Sobald der Link ausgewählt wird, wird dem Empfänger zuerst eine Übersicht des Signaturprozesses in drei Schritten angezeigt:
- Der Empfänger kann alle Formularfelder ausfüllen, die in der Vereinbarung im Rahmen des elektronischen Signaturprozesses angefordert werden bzw. erforderlich sind.
- Wenn der Empfänger damit fertig ist, klickt er unten auf der Seite auf die Schaltfläche Weiter, um die Anweisungen zum Herunterladen, Drucken und Unterzeichnen anzuzeigen:
- Der Empfänger klickt auf die Schaltfläche Herunterladen, um das Dokument (komplett mit allen elektronisch eingegebenen Feldinhalten) herunterzuladen.
- Der Empfänger öffnet und druckt die heruntergeladene PDF-Datei aus.
- Der Empfänger unterzeichnet die gedruckte Vereinbarung.
- Die unterzeichnete Vereinbarung muss anschließend wieder eingescannt werden, um sie in ein digitales Format zu bringen.
- Acrobat Sign akzeptiert die Datei in jedem gängigen Format (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
- Acrobat Sign akzeptiert nur eine Datei. Wenn mehrere Bilder vorhanden sind, müssen sie zu einer Datei zusammengefasst werden.
- Der Empfänger erhält eine weitere E-Mail, in der er aufgefordert wird, das unterzeichnete Dokument hochzuladen (E-Mail Betreff: Bitte {Agreement Name} hochladen). Der Link Zum Übermitteln hochladen wird bereitgestellt, mit dem die Oberfläche geöffnet wird.
- Empfänger können auch auf den Link in der ursprünglichen Öffnen und drucken-E-Mail klicken, um die Oberfläche zum Hochladen zu öffnen:
- Nach einem Klick auf die Schaltfläche Zum Übermitteln hochladen wird ein Browser-Fenster geöffnet, in dem der Empfänger die unterzeichnete Vereinbarungsdatei im lokalen System suchen und auswählen kann.
- Sobald die Datei ausgewählt ist, wird sie in Acrobat Sign hochgeladen und der Empfänger ist fertig.
- Wenn es weitere Empfänger gibt, wird die Vereinbarung an den nächsten Empfänger gesendet. Andernfalls ist die Vereinbarung abgeschlossen.
Empfängern die Konvertierung vom elektronischen in den handschriftlichen Signaturtyp erlauben
Kunden, die keinen elektronischen Signaturtyp benötigen, aber Kundenbedenken hinsichtlich des elektronischen Formats überwinden möchten, können es den Empfängern ermöglichen, den Signaturtyp vom elektronischen in den handschriftlichen Signaturtyp zu konvertieren.
Wenn diese Konvertierung aktiviert ist, wird den Empfängern im Menü Optionen auf der E-Signatur-Seite die Option Drucken, signieren und hochladen angezeigt.
Beachten Sie, dass bei Vereinbarungen mit mehreren Empfängern alle Formularfelder der Vereinbarung entfernt werden, sobald ein Empfänger seinen Signaturtyp in das handschriftliche Format konvertiert hat. Nachfolgende Unterzeichner können keine Formularfelder ausfüllen, mit Ausnahme ihrer Unterschriftsfelder, die unten auf der Seite als Signaturblock ausgefüllt werden.
Optimieren von Workflows mit Acrobat Sign
Verwalte und signiere Dokumente schnell und einfach online.
