Guide des configurations de la fonctionnalité de mappage de modèles et de données/de fusion d’Adobe Sign pour Salesforce

Présentation

Adobe Sign vous permet d’utiliser des formulaires interactifs pour recueillir les données de vos signataires, placer la signature et les champs initiaux dans vos documents, recueillir les informations bipartites de l’expéditeur et du signataire, et bien plus encore.

Vous pouvez créer votre propre bibliothèque de modèles Adobe Sign en stockant les formulaires et modèles Adobe Sign dans votre onglet Documents Salesforce.

Les balises de texte Adobe Sign permettent d’effectuer les opérations suivantes :

  • définir des emplacements spécifiques pour les documents initiaux et la signature des clients ;
  • recueillir les données des signataires et les renvoyer vers votre compte Salesforce ultérieurement (voir Mappages de données) ;
  • fusionner les données de Salesforce dans les champs de document avant de les envoyer pour signature (voir Mappages de fusion).

Vous pouvez créer des formulaires Adobe Sign en ajoutant des balises de texte spéciales dans un document que vous envoyez via Adobe Sign (Word, PDF, TXT, etc.). Pour plus d’informations, consultez la documentation sur les balises de texte.

Remarque :

Deux paramètres facultatifs sont disponibles concernant le mappage de données et de fusion. Ils peuvent être configurés pour s’adapter à vos besoins en accédant à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés :

1. Souhaitez-vous recevoir un courrier électronique lorsqu’un mappage de données ou de fusion échoue ?

  • Activer notification d’erreur du mappage (activé par défaut) : activez ce paramètre pour envoyer des notifications de messagerie au propriétaire des mappages de données ou de fusion en cas d’erreur d’exécution des mappages de données ou de fusion.

2. Souhaitez-vous afficher les noms d’API lors de la sélection des champs dans Mappage de données/de fusion ?

  • Afficher le nom des champs API (désactivé par défaut) : activez cette option pour afficher le nom des API pour chaque champ et chaque lien des objets Salesforce lors de la configuration du mappage de données et de fusion.

Guidez-moi

Walk me thru

Vous remarquerez que certaines pages comportent un bouton Guidez-moi.

Ce bouton vous guide tout au long des étapes de la procédure pour laquelle la page a été conçue. Il ne s’agit pas d’une vérification des valeurs que vous insérez, mais d’une aide destinée à vous assurer que vous suivez la procédure dans le bon ordre et n’omettez aucun élément requis.


Remarque :

Le mappage de données/de fusion des noms de champs aux champs d’objet SFDC peut être facilité par le « transfert » des noms de champ dans Salesforce. En effet, cela vous permet de sélectionner les noms de champ dans une liste au lieu de saisir manuellement les noms de champ dans un champ de texte. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Créez votre formulaire avec tous les champs définis.
  2. Envoyez le formulaire pour signature via Salesforce avec un nom d’accord évident, tel que Modèle de champ W4.
    • Cela permet de trouver plus facilement le modèle approprié lors du mappage des champs.
  3. Saisissez un contenu quelconque dans chaque champ que vous souhaitez mapper et signez l’accord pour qu’il s’enregistre comme terminé dans Salesforce.
    • Le processus de remplissage fournit à Salesforce une source dont il pourra extraire les noms de champ.
  4. Le modèle devrait maintenant apparaître lorsque vous utilisez la fonction d’importation du mappage de données/de fusion.

Petit rappel concernant les formulaires/balises de texte

Pour réussir un mappage, vous devez disposer de formulaires préconfigurés avec des noms de champ définis pour pouvoir associer logiquement un champ d’objet SFDC à un champ de formulaire Adobe Sign. 

Un formulaire simple est illustré ci-après.Les champs sont définis par des paires d’accolades de chaque côté (définissant la largeur du champ) et le nom de champ (chaîne de caractères entre les accolades). 

Exemples de balise de texte

Les balises de texte peuvent comprendre d’autres arguments en plus de la valeur du nom, notamment des validations, des calculs et des expressions régulières. Une présentation approfondie de la création des formulaires est disponible ici. Elle peut vous aider à améliorer sensiblement la qualité des données capturées pendant le processus de signature.

Remarque :

La fonctionnalité de raccourcissement des balises de texte peut être très utile pour la conception de formulaires et le mappage de champs en établissant une convention pour les noms de champ qui se répètent sur chaque document (et permet de gagner du temps en n’ayant pas à recréer la balise formelle). Le mappage des données entre plusieurs formulaires est ainsi considérablement amélioré. Un ancrage est également créé pour les prochains formulaires.

Mappages de fusion - Génération de documents avec les données Salesforce

Les mappages de fusion d’Adobe Sign vous permettent de fusionner les données des champs de Salesforce dans les champs de vos documents avant de les envoyer pour signature.

Par exemple, vous pouvez renseigner automatiquement l’adresse et le numéro de téléphone d’une piste issus d’un enregistrement Salesforce dans l’accord avant que ce dernier ne soit envoyé à la piste pour signature. Vous pouvez également modifier l’état d’une opportunité une fois que l’accord est entièrement signé et exécuté. Les champs de données fusionnées peuvent être mis à jour par les signataires si vous choisissez de rétablir les correspondances des mises à jour du signataire dans Salesforce.

Vous pouvez également utiliser les mappages de fusion pour ajouter automatiquement les listes de produits liées à une opportunité. Vous pouvez définir les attributs de produit (par exemple, la quantité et le prix) inclus dans vos accords et spécifier le mode de tri et de filtrage des produits associés. 

À propos des mappages de fusion

Le type de source de données pour un mappage de fusion peut être une valeur constante spécifique ou une valeur issue d’un champ d’objet Salesforce pouvant être référencé à partir de l’accord Adobe Sign. La cible pour chaque élément de mappage de fusion est un champ désigné d’un accord Adobe Sign.

Par exemple, le mappage ci-dessous met à jour les champs de document Adobe Sign pour « Prénom » et « Nom » avec les données du champ Destinataire (Contact) de Salesforce. Il remplit également le champ Société du document avec le nom du compte.

Exemples de champ de fusion

Remarque :

Lorsque vous sélectionnez un objet à mapper, vous partez de l’objet Accord pour aller vers un objet parent/de référence. L’association entre les objets doit déjà être établie au moment de l’exécution.

Création d’un mappage de fusion

Pour créer un nouveau mappage de fusion :

    1. Sélectionnez Adobe Sign dans le Lanceur d’application en haut à gauche de l’écran.

    2. Cliquez sur l’onglet Mappages de fusion.

    3. Dans la page d’accueil des mappages de fusion, cliquez sur Nouveau.

Bouton Nouveau dans la page Mappages de fusion

La page Nouveau mappage de fusion s’affiche.

Page Nouveau mappage de fusion

    4. Dans la section Informations sur le mappage, saisissez un nom pour le mappage et indiquez si vous souhaitez le définir en tant que mappage par défaut. Si vous activez la case à cocher Mappage de fusion par défaut, le mappage s’exécute par défaut lorsque vous envoyez un accord pour signature.

Nommer le mappage

    5. Pour importer et mapper les noms des champs de formulaire à partir d’un document existant, vous pouvez sélectionner un accord qui a été envoyé pour signature et signé. Vous pouvez importer des champs à partir d’autres accords pour ajouter des champs supplémentaires. Les champs avec des noms en double ne seront pas importés deux fois. Pour importer des champs de formulaire, procédez comme suit :

        a. Cliquez sur la bascule afficher pour afficher la section Importer les champs de formulaire du document.

Importer les champs de formulaire du document

        b. Cliquez sur l’icône de recherche située à droite du champ Importer les champs à partir de.

        c. Sélectionnez l’accord dont vous souhaitez importer les champs.

        d. Cliquez sur le bouton Importer les champs de formulaire.

Le nombre de champs importés s’affiche.

Le nombre de champs importés s’affiche.

    6. Dans la section Mapper les champs d’objet Salesforce aux champs de document, vous pouvez créer un mappage à partir des champs pouvant être référencés depuis l’objet Accord Adobe Sign (y compris les champs personnalisés). Vous pouvez également ajouter des règles de mappage pour fusionner des données dans les documents Adobe Sign.

Section Mapper les champs d’objet Salesforce aux champs de document

Pour créer une ligne de mappage des champs de fusion, procédez comme suit :

    1. Cliquez sur Ajouter le mappage des champs pour ajouter une nouvelle ligne vide.

Ajouter le mappage des champs

    2. Définissez les mappages et les règles de mappage à l’aide des options suivantes :

  • Champ du document cible : si vous avez importé des champs de formulaire, vous pouvez sélectionner ces champs. Vous pouvez également saisir un nom de champ spécifique.
    • Cliquez sur l’icône à gauche de Champ du document cible pour basculer entre un champ de saisie de texte et une liste déroulante sélectionnable affichant les valeurs de champ de formulaire disponibles et importées.
  • Type de source : sélectionnez Champ d’objet Salesforce ou Constant.
  • Valeur source : selon le type de source sélectionné, vous devez spécifier les éléments suivants :
    • Si la valeur source est Champ d’objet Salesforce, vous devez sélectionner une valeur. Pour ce faire, cliquez sur le lien Objet sélectionné pour afficher la boîte de dialogue Sélecteur d’objet, qui permet de sélectionner le champ d’objet source Salesforce.
Sélecteur d’objet

        Si la valeur source est Constant, vous devez saisir une valeur dans le champ Valeur source.

  • Désactiver : si cette option est activée, cette ligne de mappage ne s’exécute pas.
  • Actions : cliquez sur cette icône pour supprimer la ligne
    .
Saisir une constante si la valeur est Constant

    3. Répétez les étapes 1 et 2 pour ajouter des lignes de mappage supplémentaires.

 

Dans la section Associer les champs d’articles de gamme de produits Salesforce aux champs du document Adobe, vous pouvez ajouter les listes de produits liées à une opportunité.

Pour créer une ligne de mappage des champs de fusion, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Ajouter le mappage des champs pour ajouter une nouvelle ligne vide.
Map SFDC product line fields

    2. Cliquez sur Objet sélectionné pour afficher la boîte de dialogue Sélecteur d’objet.

Sélecteur d’objet

    3. Dans la boîte de dialogue Sélecteur d’objet, sélectionnez un champ source Salesforce, sélectionnez Opportunité et Produit d’opportunité, puis ajoutez les attributs de produit, tels que la quantité, le prix et la description de ligne, qui sont inclus dans vos accords. Vous pouvez également spécifier le champ de tri et l’ordre de tri.

Object Selector Expanded

    4. Cliquez sur Terminé.

    5. Répétez les étapes 1 à 4 pour ajouter des lignes de mappage supplémentaires.

Une fois le modèle de mappage de fusion terminé, cliquez sur Enregistrer.

 

Utilisation de plusieurs mappages de fusion et du mappage de fusion par défaut

Vous pouvez créer autant de mappages de fusion que nécessaire et définir l’un de ces mappages en tant que mappage par défaut. Celui-ci sera exécuté chaque fois qu’un document est envoyé pour signature. Un seul mappage peut être défini en tant que mappage par défaut.

Vous pouvez également spécifier explicitement le mappage de fusion à utiliser pour un accord en le référençant dans le champ Mappage de fusion (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) de l’accord. Vous pouvez utiliser un flux de tâches ou un déclencheur Salesforce pour exécuter une logique métier personnalisée afin de déterminer le modèle à utiliser. Notez que vous ne devez pas définir ce champ pour renvoyer vers le mappage par défaut ; si ce champ reste vide, le mappage par défaut est exécuté.

Remarque :

Dans le cadre de déploiements complexes ou importants, il est recommandé de n’utiliser le mappage par défaut que lors de l’évaluation/la preuve de concept initiale. Les meilleures pratiques préconisent la référence explicite des modèles.


Pièces jointes

La gestion des pièces jointes est définie par les paramètres de mappage de fusion. Par défaut, le document joint d’origine (par exemple, un modèle d’accord de confidentialité) est supprimé et le document fusionné est joint à l’enregistrement de l’accord une fois l’accord envoyé.

  • Joindre le document fusionné : lorsqu’un mappage de fusion est utilisé pour un accord, cette option joint le document aux données fusionnées dans l’enregistrement de l’accord une fois l’accord envoyé.
  • Supprimer le document d’origine : lorsqu’un mappage de fusion est utilisé pour un accord, cette option supprime le document du modèle d’origine de l’enregistrement de l’accord une fois l’accord envoyé.

Remarque :

Ces paramètres ont une portée globale et s’appliquent à tous les modèles de mappage de fusion.

Pour modifier ces paramètres, procédez comme suit :

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
  2. Cliquez sur le libellé pour les paramètres de mappage de fusion d’Adobe Sign.
  3. Cliquez sur le bouton Gérer.
  4. Cliquez sur le bouton Nouveau.
  5. Modifiez les paramètres selon vos besoins, puis cliquez sur Enregistrer.

 

Dépannage des mappages de fusion

Les champs Salesforce comportent des règles de validation susceptibles de provoquer l’échec d’un mappage. Par exemple, si vous mappez le champ d’adresse électronique Salesforce à un champ de texte Adobe Sign, le mappage peut échouer si le contenu du champ n’est pas une adresse électronique valide.

Si un mappage échoue pour une raison quelconque, le message d’erreur est enregistré dans le champ Erreur de mappage de fusion (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) de l’objet Accord Adobe Sign, et un courrier électronique est envoyé au propriétaire du mappage de fusion pour signaler l’erreur.  

Remarque :

Il est également possible de créer une vue de rapport ou de liste afin d’exposer les champs de mappage qui ont échoué.

La notification par courrier électronique est activée par défaut mais peut être désactivée en modifiant le paramètre comme suit :

1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.

2. Cliquez sur le libellé Paramètres Adobe Sign.

Paramètres Adobe Sign personnalisés

    2. Cliquez sur le bouton Gérer dans la page de définition des paramètres personnalisés.

    3. Cliquez sur Nouveau ou Modifier dans la page Paramètres personnalisés.

    4. Recherchez l’option Activer notification d’erreur du mappage et modifiez selon vos besoins.

Activer notification d’erreur du mappage

Mappages de données - Transfert des données et fichiers des signataires vers les enregistrements Salesforce

Les mappages de données de champs de formulaire d’Adobe Sign vous permettent de définir la façon dont Adobe Sign met à jour les objets Salesforce.com avec les données capturées auprès des signataires. Par exemple, vous pouvez mettre à jour l’enregistrement des coordonnées du signataire dans Salesforce.com avec l’adresse et le numéro de téléphone fournis lors du remplissage et de la signature de votre document. Par ailleurs, vous pouvez également renvoyer l’accord signé Adobe Sign, la piste de vérification et tous les documents d’accompagnement téléchargés émanant des destinataires dans les objets Salesforce, en configurant des mappages de fichiers. 

À propos des mappages de données de champs de formulaire

Les mappages de données Adobe Sign mettent à jour les objets Salesforce lorsqu’un accord Adobe Sign est signé ou à une étape spécifique du flux de tâches de l’accord. Chaque mappage de données est configuré à l’avance et inclut des règles de mappage de données. Chaque règle de mappage de données définit la source des données et le champ Salesforce cible à mettre à jour.

La source des données pour un mappage peut être un champ de formulaire Adobe Sign, une valeur constante spécifique ou une valeur issue d’un champ d’accord Adobe Sign. La cible pour chaque élément de mappage de données peut être n’importe quel champ de n’importe quel objet Salesforce pouvant être référencé à partir de l’accord Adobe Sign.

Par exemple, le mappage ci-dessous met à jour le prénom et le nom du signataire (tel qu’il a été saisi par le signataire) dans l’objet Contact. Il met également à jour l’étape d’opportunité et ajoute l’accord signé et une piste de vérification à l’opportunité une fois l’accord signé. 

Exemples de mappages de champs

Autres exemples d’utilisation des mappages de données pour mettre à jour Salesforce :

  • mise à jour des coordonnées du destinataire ;
  • ajout d’un numéro de bon de commande à l’opportunité ;
  • mise à jour des informations de paiement dans le compte ;
  • changement de l’étape d’opportunité une fois le contrat signé ;
  • ajout du PDF signé et de la piste de vérification au contact. 

 

Création d’un mappage de données de champs de formulaire

Pour créer un nouveau mappage de données Adobe Sign, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez Adobe Sign dans le Lanceur d’application en haut à gauche de l’écran.
  2. Cliquez sur l’onglet Mappages de données
  3. Dans la page d’accueil des mappages de données, cliquez sur le bouton Nouveau.
  4. Dans la page Nouveau mappage de données, saisissez un nom explicite pour le mappage et indiquez si vous souhaitez le définir en tant que mappage par défaut. Si vous activez la case à cocher Mappage des données par défaut ?, le mappage s’exécute par défaut une fois vos accords signés. Vous ne devez pas nécessairement définir un mappage de données par défaut. Vous pouvez l’affecter à un modèle d’accord qui sera utilisé lorsqu’un accord est créé
Page Nouveau mappage de données

    5. Utilisez la section Mappage des champs pour définir des mappages de données aux champs Salesforce. Vous pouvez ajouter des règles de mappage pour mettre à jour les champs des objets Salesforce connexes. Vous pouvez créer un mappage à n’importe quel champ (y compris les champs personnalisés). Il existe deux façons de créer des lignes de mappage et de spécifier les champs de l’accord dont les données proviennent. Vous pouvez importer les champs à partir d’un document existant à l’aide de l’option Importer les champs à partir d’un accord existant. Vous pouvez également définir chaque ligne de mappage individuellement à l’aide de l’option Ajouter le mappage.

Remarque :

Si le document à partir duquel vous importez les champs ne contient aucun champ Adobe Sign personnalisé, vous ne pourrez pas importer les champs Adobe Sign par défaut standard présents dans chaque accord signé (par exemple, Date de signature (date), Adresse e-mail, Prénom, Nom et Société).

Vous pouvez utiliser l’option Importer les champs à partir d’un accord existant pour importer une liste de noms de champs de formulaire à partir desquels vous pourrez créer des mappages en sélectionnant un accord existant qui a été envoyé pour signature et signé. Vous pouvez importer des champs à partir d’autres accords pour ajouter des champs supplémentaires. Pour importer les champs à partir d’un accord, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez l’accord dont vous souhaitez importer les champs.
Sélectionner le modèle à importer

    2. Cliquez sur le bouton Importer les champs de formulaire. Le nombre de champs importés s’affiche.

Cliquer sur le bouton Importer les champs de formulaire

Vous pouvez utiliser l’option Ajouter le mappage pour ajouter des lignes de mappage individuellement, comme illustré ci-dessous :

Lien Ajouter le mappage

Pour chaque ligne de mappage des champs, spécifiez les éléments suivants :

    1a.Quel objet Salesforce mettre à jour ? : sélectionnez l’objet Salesforce cible dans lequel les données seront copiées.

    1b.Quel champ Salesforce mettre à jour ? : sélectionnez le champ Salesforce cible dans lequel les données seront copiées.

    2a.D’où proviennent les données ? Sélectionner le type : sélectionnez l’une des options suivantes : Champ de formulaire EchoSign, Constant ou Champ de l’accord.

    2b. Quelle est la valeur des données ?: selon l’option Données provenant de sélectionnée, vous devez spécifier les éléments suivants :

  • Données provenant du champ de formulaire EchoSign : sélectionnez un champ de formulaire EchoSign ou saisissez un nom de champ spécifique. Cliquez sur l’icône à gauche du champ pour basculer entre un champ de saisie de texte et une liste déroulante sélectionnable affichant les valeurs de champ de formulaire disponibles et importées.
  • Données provenant de Constant : saisissez une valeur spécifique. Par exemple, vous pouvez indiquer une valeur de champ que vous souhaitez remplacer par une liste déroulante Salesforce. Vous pouvez également saisir un contenu numérique ou textuel que vous souhaitez mettre à jour sous la forme d’un champ Salesforce.
  • Données provenant du champ de l’accord : sélectionnez un champ de l’accord dans la liste déroulante.

    3. Quand exécuter le mappage ? Sélectionner le statut de l’accord : le mappage de données sera exécuté lorsque l’état de l’accord passera à l’état spécifié.

  • Signé/approuvé/Accepté/Formulaire-rempli/Livré
  • En attente de contre-signature/Approbation/Acceptation/Remplissage-formulaire/Livré
  • Envoyé pour signature/Approbation/Acceptation/Remplissage-formulaire/Livré
  • Annulés/refusés
  • Expirés
Exemples d’enregistrement de mappages des données

Vous pouvez également modifier les paramètres pour une ligne de mappage.

  1. Sous Actions, cliquez sur l’icône Paramètres (engrenage).
  2. Dans la boîte de dialogue Paramètres des valeurs de mappage des champs, vous pouvez sélectionner les options suivantes :
    • Ne pas écraser les éléments existants : lorsque cette case est cochée, si une valeur existe déjà dans le champ Salesforce cible, ne remplacez pas la valeur en suivant de cette règle de mappage.
    • Ne pas écrire d’éléments vides : si la valeur source de l’accord Adobe Sign est vide, n’inscrivez pas la valeur vide dans le champ Salesforce cible en suivant cette règle de mappage.

Vous pouvez également désactiver une ligne de mappage pour qu’elle ne s’exécute pas en cochant l’option Désactiver.

 

Création d’un mappage de fichiers

Vous pouvez mapper l’accord signé Adobe Sign ou la piste de vérification à l’objet Salesforce cible sélectionné, en procédant comme suit :

    1. Cliquez sur Ajouter le mappage dans le tableau des mappages de fichiers.

Mappage de fichiers - Lien Ajouter le mappage

    2. Pour chaque ligne de mappage de fichiers, sélectionnez les éléments suivants :

1. Quel objet Salesforce mettre à jour ? : sélectionnez l’objet Salesforce cible dans lequel les données seront copiées.

2a. Comment souhaitez-vous ajouter le fichier ? : les options disponibles sont les suivantes :

• Ajouter un lien de référence au fichier : fournit l’URL permettant d’accéder au fichier PDF de l’accord signé.

• Joindre directement le fichier à l’objet : permet de joindre le document PDF directement à l’objet sélectionné si une liste de pièces jointes est disponible pour cet objet.

Remarque :

Tous les objets ne prennent pas en charge les pièces jointes (par exemple, les objets Utilisateur) ; ne mappez pas de fichiers à ces objets.

 

2b. A quel champ ajouter L’URL du fichier ? : requis uniquement si vous sélectionnez l’option Ajouter un lien de référence au fichier. Vous devez sélectionner le champ cible dans lequel l’URL sera copiée.

Remarque :

L’ajout d’un lien de référence pour la piste de vérification, les documents d’accompagnement ou les fichiers PDF signés fractionnés n’est pas pris en charge. Vous pouvez joindre ces fichiers PDF à l’enregistrement de l’objet Salesforce.

En outre, le lien de référence peut uniquement être mappé dans un champ de texte (par exemple, une chaîne ou une liste déroulante).

 

3. Quel fichier ajouter ? : les options disponibles sont les suivantes :

• Accord signé – PDF fusionné : sélectionnez cette option si vous envoyez plusieurs documents pour signature en une seule transaction. Cette option renvoie les documents signés vers l’enregistrement de l’objet Salesforce sous la forme d’un seul document PDF fusionné.

• Accord signé – PDF distincts : sélectionnez cette option si vous envoyez plusieurs documents pour signature en une seule transaction. Cette option renvoie les documents signés vers l’enregistrement de l’objet Salesforce sous la forme de documents PDF distincts.

• Piste de vérification : sélectionnez cette option pour renvoyer la piste de vérification au format PDF vers l’enregistrement de l’objet Salesforce.

• Documents d’accompagnement : sélectionnez cette option pour renvoyer tous les documents d’accompagnement téléchargés par les signataires vers l’enregistrement de l’objet Salesforce.

Remarque :

Si vous disposez d’une URL personnalisée avec un sous-domaine personnalisé dans Adobe Sign (par exemple : https://sociétéxyz.echosign.com), vous devez effectuer une opération supplémentaire pour renvoyer le fichier PDF de l’accord signé vers Salesforce. 

 

  1. Accédez à Configuration > Paramètres > Sécurité > Paramètres du site distant.
  2. Cliquez sur le bouton Nouveau site distant.
  3. Ajoutez votre URL Adobe Sign en tant que nouvelle URL du site distant. Cette opération est uniquement nécessaire lors du mappage de l’accord signé.
Page Modification du site distant

4. Quand exécuter le mappage ? Sélectionner le statut de l’accord : le mappage de données sera exécuté lorsque l’état de l’accord passera à l’état spécifié. Les options disponibles sont les suivantes :

• Signé/approuvé/Accepté/Formulaire-rempli/Livré

• En attente de contre-signature/Approbation/Acceptation/Remplissage-formulaire/Livré

• Envoyé pour signature/Approbation/Acceptation/Remplissage-formulaire/Livré

• Annulés/refusés

• Expiré

Une fois le mappage de données terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer.

 

Utilisation de plusieurs mappages de données et du mappage de données par défaut

Vous pouvez créer autant de mappages de données que nécessaire et définir l’un de ces mappages en tant que mappage par défaut. Celui-ci sera exécuté chaque fois que l’état d’un accord change. Un seul mappage peut être défini en tant que mappage par défaut.

Vous pouvez spécifier explicitement le mappage à utiliser pour un accord en le référençant dans le champ Mappage de données (echosign_dev1__Process_Template__c) de l’accord. Vous pouvez utiliser un flux de tâches ou un déclencheur Salesforce pour exécuter une logique métier personnalisée afin de déterminer le mappage de données à utiliser. Notez que vous ne devez pas nécessairement définir ce champ pour renvoyer vers le mappage par défaut ; si ce champ reste vide, le mappage par défaut est exécuté.

Vous pouvez également exécuter un mappage avant ou après la modification de l’état de l’accord en « Signé » (par exemple, après que le premier signataire a signé l’accord) en activant la case à cocher Déclencher le mappage des données (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c). Vous pouvez utiliser un flux de tâches ou un déclencheur Salesforce pour exécuter une logique métier personnalisée afin de déterminer le mappage de données à exécuter.

En outre, vous pouvez associer un mappage de données à un modèle d’accord. Pour plus d’informations, voir Modèles d’accord.

Dépannage des mappages de données

Les champs Salesforce comportent des règles de validation susceptibles de provoquer l’échec d’un mappage. Par exemple, si vous mappez un champ de texte Adobe Sign à un champ d’adresse électronique Salesforce, la validation peut échouer si le contenu du champ n’est pas une adresse électronique valide.

Lorsque cela est possible, veillez à utiliser des règles de validation des champs de formulaire Adobe Sign pour vous assurer que les données saisies par les signataires peuvent être placées dans Salesforce. Adobe Sign applique les règles de validation des champs de formulaire PDF standard dans les documents PDF et vous permet de créer des règles de validation lors de l’utilisation des balises de texte Adobe Sign. Pour plus d’informations, consultez la documentation sur les balises de texte.

Si un mappage échoue pour une raison quelconque, le message d’erreur est enregistré dans le champ Erreur de mappage de données (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) de l’objet Accord Adobe Sign, et un courrier électronique est envoyé au propriétaire du mappage de données pour signaler l’erreur.  

Remarque :

Il est également possible de créer une vue de rapport ou de liste afin d’exposer les champs de mappage qui ont échoué.

La notification par courrier électronique est activée par défaut mais peut être désactivée en modifiant le paramètre comme suit :

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
  2. Cliquez sur le libellé Paramètres Adobe Sign.
  3. Cliquez sur Gérer.
  4. Cliquez sur Nouveau (ou Modifier).
  5. Recherchez (Ctrl/Cmd + f) le paramètre Activer notification d’erreur du mappage.
  6. Modifiez le paramètre selon vos besoins.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Modèles d’accord et bouton Envoyer pour signature

Les modèles d’accord Adobe Sign permettent de configurer facilement plusieurs valeurs et paramètres par défaut de vos accords à l’avance. Vous pouvez également lier un modèle d’accord à un bouton Envoyer pour signature.

À propos des modèles d’accord

Vous pouvez prédéfinir les champs de l’accord, notamment le nom, le message, la langue, le type de signature, les dates d’expiration et les options de sécurité. Vous pouvez également associer un mappage de données, un mappage de fusion ou un objet spécifique (par exemple, Opportunité, Compte, Contact, Piste, Contrat) au modèle d’accord. En outre, vous pouvez prédéfinir des définitions de destinataire, mapper des champs aux champs de l’accord et prédéfinir des pièces jointes.

Vous pouvez également configurer un bouton Envoyer pour signature qui s’affiche sur l’enregistrement d’un objet connexe (par ex. Opportunité) afin qu’il soit associé à un modèle d’accord par défaut. Un clic sur le bouton génère alors un accord basé sur ce modèle d’accord.

Création d’un modèle d’accord

Pour créer un nouveau modèle d’accord, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez Adobe Sign dans le Lanceur d’application en haut à gauche de l’écran.
  2. Cliquez sur l’onglet Modèles d’accord.
  3. Dans la page d’accueil des modèles d’accord, cliquez sur le bouton Nouveau.
Accédez à Nouveaux modèles d’accord.

La page Nouveau modèle d’accord s’affiche :

Page Modèle de l’accord

4. Dans la section Informations, saisissez ou activez les éléments suivants :

Section Informations

• Nom du modèle d’accord : saisissez un nom pour le modèle d’accord.

• Type d’objet principal : saisissez le nom d’API (pas le libellé) de l’objet Salesforce à utiliser comme référence principale pour certaines des définitions facultatives du modèle d’accord. Par exemple, vous pouvez définir Destinataires, Mappages de champs ou Pièces jointes pour l’accord afin d’associer les champs et le mappage de l’objet principal ou les données des objets de référence. L’objet principal peut par exemple être un objet Opportunité, Compte, Contactez, Piste ou Contrat.Si vous avez défini un objet principal dans le modèle d’accord, vous devez initier l’accord à partir d’un bouton Envoyer pour signature situé sur l’objet principal. Pour plus d’informations sur l’activation d’un bouton par défaut ou la création de nouveaux boutons Envoyer pour signature, voir Activation du bouton Envoyer pour signature.

Type d’accord : la définition des types d’accord vous permet de générer des rapports sur les catégories d’accord

• Actif : activez cette option pour rendre le modèle disponible. Lorsque cette option est désactivée, le modèle est indisponible.

• Par défaut : activez cette option si vous souhaitez définir ce modèle en tant que modèle d’accord par défaut pour les nouveaux accords. Vous pouvez également définir un modèle d’accord spécifique à associer à d’autres accords, qui peut remplacer le modèle d’accord par défaut. Par exemple, vous pouvez créer un bouton Envoyer pour signature personnalisé pour l’objet Compte associé à un modèle d’accord spécifique. Pour plus d’informations sur les boutons personnalisés, voir Activation du bouton Envoyer pour signature.

• Envoi automatique : activez cette option si vous souhaitez utiliser des flux de tâches automatisés pour déclencher l’envoi des accords ou si vous souhaitez envoyer un accord automatiquement lorsqu’un utilisateur clique sur le bouton Envoyer pour signature à partir d’un enregistrement Salesforce. Pour que l’option Envoi automatique fonctionne, vous devez définir au moins un destinataire et une pièce jointe dans le modèle d’accord.

• Disponible pour les actions Editeur : si vous avez activé les actions d’éditeur Chatter dans votre organisation, vous pouvez cocher cette case pour activer ce modèle d’accord. Les actions d’éditeur Chatter permettent aux utilisateurs d’envoyer des accords à partir de Chatter. Cochez cette case pour activer ce modèle d’accord pour les actions Chatter associées aux objets principaux suivants : Contact, Compte ou Opportunité. Par exemple, si l’objet principal est Opportunité et que cette case est cochée, les utilisateurs peuvent envoyer ce modèle d’accord à partir d’un flux d’opportunité Chatter. Si vous laissez l’objet principal vide, vous pouvez activer le modèle d’accord dans le flux de page d’accueil Chatter. En savoir plus sur l’activation de l’action d’éditeur Chatter Adobe Sign.

 

5. Dans la section Informations sur l’accord, saisissez ou sélectionnez l’un des éléments suivants :

Ajouter le nom de l’accord

• Nom de l’accord : saisissez un nom personnalisé ou acceptez le nom proposé par défaut.

• Message (facultatif) : saisissez un message personnalisé.

• Type de signature : sélectionnez un type de signature et la langue du destinataire. Les options disponibles sont les suivantes :Aucun(e), E-signature ou Signature par écrit.

• Langue : sélectionnez la langue souhaitée pour le courrier électronique d’envoi. 

Remarque :

Dans les champs de texte d’un modèle d’accord, tels que Nom de l’accord et Message, vous pouvez utiliser des variables Salesforce en tant qu’éléments de la définition pour générer ces données de façon dynamique dans l’accord. Par exemple, cela peut être utile si vous souhaitez personnaliser le nom de l’accord et le message en fonction des destinataires chaque fois que l’accord est généré. Consultez les exemples ci-dessous.  

Exemple 1 :

Objet principal : Opportunité

Nom de l’accord : Accord Entreprise Acme - {!Name}

Message :

Voici le devis pour :

Compte : {!Account.Name}

Quantité : {!Amount}

Veuillez signer l’accord ci-joint.

Merci, {!Owner.Name}

 

Voici le résultat obtenu une fois l’accord généré à partir d’une opportunité spécifique :

L’accord est généré à partir d’une opportunité spécifique

Exemple 2 : Objet personnalisé en tant qu’objet principal

Champ de référence personnalisé dans l’opportunité : Student__c

Définition du modèle d’accord : AgreementTemplateProcess

Objet principal : Student__c

Nom de l’accord :Contrat d’étudiant - {!Name}

Message :

Bonjour {!Student__r.Student_Name__c}

Veuillez signer la candidature ci-jointe.

Merci, {!Account.Owner.Name}

 

    6. Dans la section Options de l’accord, saisissez, sélectionnez ou activez les éléments suivants :

Panneau Options de l’accord

Remarque :

Dans les champs de texte, vous pouvez utiliser des variables Salesforce, telles que {!Id} ou {!Account.Name}, qui référencent un objet principal défini dans le modèle d’accord. Par exemple, vous pouvez saisir {!Owner.Email} pour le champ Envoyer la copie par e-mail à ou {!OwnerId} pour le champ Envoyer au nom de. Si l’objet principal est Opportunité, la variable {!OwnerId} représente le propriétaire de l’opportunité et la variable {!Owner.Email} représente l’adresse électronique du propriétaire de l’opportunité. 

• Envoyer la copie par e-mail à : saisissez les adresses électroniques auxquelles l’accord doit être envoyé, séparées par des virgules.

• Rappels automatiques : sélectionnez une option pour les rappels automatiques. Les options disponibles sont les suivantes : Jamais, Tous les jours, jusqu’à la signature ou Toutes les semaines, jusqu’à la signature.

• Flux de signature : sélectionnez une option pour l’ordre de signature. Les options disponibles sont les suivantes : Aucun(e), Les destinataires signent dans l’ordre ou Les destinataires signent dans n’importe quel ordre.

• Ordre de signature de l’expéditeur : sélectionnez une option pour le moment où l’expéditeur doit signer l’accord. Les options disponibles sont les suivantes : Aucun(e), Les destinataires signent, puis l’expéditeur ou L’expéditeur signe, puis les destinataires.

• Envoyer au nom de : l’accord sera envoyé au nom de l’ID d’enregistrement d’utilisateur spécifié par ce champ.

Remarque : Si vous utilisez la fonctionnalité Envoyer au nom de, veillez à l’activer d’abord en suivant ces instructions.

• URL de redirection post-signature : pour rediriger automatiquement les signataires d’un accord vers une URL spécifiée une fois qu’ils ont signé l’accord, saisissez une URL. Le paramètre Activer les options de post-signature doit être activé pour pouvoir utiliser cette option.

• Activer la signature hébergée : activez cette option pour faciliter la signature en personne hébergée si le signataire est disponible.

• Signatures expéditeur uniquement : activez cette option pour ajouter la fonctionnalité Je suis le seul à signer au modèle. Le paramètre Activer signatures expéditeur uniquement doit être activé pour pouvoir utiliser cette option. Le cas échéant, cette option peut être définie en lecture seule à l’aide du paramètre Signatures expéditeur en lecture seule.

• Autoris. aperçu et positionnement champs : activez cette option pour pouvoir prévisualiser l’accord et glisser-déposer des champs de formulaire avant de l’envoyer pour signature.

• Utiliser un numéro de fax : activez cette option pour envoyer un accord au numéro de fax d’un contact, d’une piste ou d’un utilisateur lorsqu’une signature écrite est préférable.

• Jours avant expiration : saisissez le nombre de jours avant l’expiration de l’accord.

Remarque : Pour calculer la date d’expiration de façon dynamique, le nombre de jours saisi est ajouté à la date en cours lors de la génération de l’enregistrement de l’accord à partir du modèle d’accord.

• Délai de redirection post-signature (secondes) : si le paramètre Activer les options de post-signature est activé et qu’une URL de redirection post-signature est spécifiée (voir ci-dessous), saisissez le nombre de secondes qui doivent s’écouler avant l’exécution de la redirection.

 

    7. Dans la section Options de sécurité de l’accord, saisissez, sélectionnez ou activez les éléments suivants :

Panneau Options de sécurité de l’accord

• Méthode de vérification des signataires internes et externes (facultative) : sélectionnez une méthode de vérification pour les signataires internes (toutes les adresses électroniques répertoriées dans votre compte Adobe Sign) et les signataires externes (toutes les adresses électroniques non répertoriées dans votre compte Adobe Sign). Les options disponibles sont les suivantes : Aucun(e), Mot de passe de signature de l’accord, Authentification fondée sur les connaissances ou Authentification de l’identité Web.

Remarque : Pour affecter une méthode de vérification de l’identité des signataires à un destinataire individuel, vous devez la spécifier dans la section Destinataires, décrite ci-dessous.

Protéger document signé par mot de passe (facultative) : activez cette option pour chiffrer le document PDF signé envoyé aux signataires.

• Mot de passe externe de signature : définissez le mot de passe permettant aux destinataires externes de signer l’accord lorsque l’option Méthode de vérification des signataires externes est définie sur Mot de passe.

• Mot de passe interne de signature : définissez le mot de passe permettant aux destinataires internes de signer l’accord lorsque l’option Méthode de vérification des signataires internes est définie sur Mot de passe.

• Afficher et confirmer le mot de passe : saisissez le mot de passe qui sera requis pour ouvrir le document PDF de l’accord signé.

 

    8. Dans la section Paramètres de mappage, vous avez la possibilité de spécifier le mappage de données, mappage de fusion ou les deux à exécuter automatiquement lors de l’envoi d’accords basés sur ce modèle d’accord.

Section Paramètres de mappage

• Mappage de données : sélectionnez un mappage de données à utiliser pour rétablir la correspondance des entrées d’un accord signé dans Salesforce.

• Mappage de fusion : sélectionnez un mappage de données pour fusionner des champs Salesforce dans un accord avant de l’envoyer pour signature.

 

    9. Dans la section Objets référencés, vous pouvez associer un compte, une opportunité ou un contrat à ce modèle d’accord en saisissant l’ID spécifique ou une variable Salesforce telle que {!Id}. La liste des accords présente dans l’objet référencé contient alors les accords envoyés avec ce modèle d’accord.

Objets référencés

    10. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le modèle et afficher la page Modèle de l’accord.

 

Ajout de destinataires, de pièces jointes et de modèles de champs de formulaire aux modèles d’accord

Dans chaque page Modèle de l’accord, vous pouvez personnaliser davantage votre modèle d’accord en spécifiant des destinataires, des pièces jointes et des modèles de champs de formulaire.  Ouvrez un modèle existant, puis cliquez sur l’onglet Connexes en haut de la page pour afficher les options.

Page Modèle de l’accord

Ajout de destinataires

Pour ajouter des destinataires à un modèle d’accord, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le nom du modèle afin de l’ouvrir pour modification.

2. Cliquez sur l’onglet Connexes pour afficher les options.

3. Dans la section Ajouter un destinataire, cliquez sur le bouton Nouveau.

La page Ajouter un nouveau destinataire s’affiche.

Page Ajouter un nouveau destinataire

4. Dans la section Etape 1 : Sélectionnez un type de destinataire et un rôle, définissez les éléments suivants :

• Source du destinataire : dans la liste déroulante, sélectionnez l’une des options suivantes pour spécifier le destinataire :

○ Prédéfinir le destinataire

○ Association sur la base du champ d’objet principal

○ Variable d’exécution

Si l’objet principal sélectionné est Compte ou Opportunité, vous pouvez également sélectionner les options suivantes :

○ Rôle du contact principal <du compte ou de l’opportunité>

Rôle du contact <du compte ou de l’opportunité>

○ Tous les rôles de contact <du compte ou de l’opportunité>

Remarque : Si vous sélectionnez Rôle du contact principal de l’opportunité ou Rôle du contact principal du compte, le destinataire sera recherché lors de la génération de l’accord en fonction de l’objet principal configuré dans ce modèle d’accord. (Pour plus d’informations, voir Création d’un modèle d’accord.) L’étape 2, Indiquer le destinataire (voir ci-dessous), n’est pas obligatoire si l’option Rôle du contact principal est sélectionnée.

• Type de destinataire : dans la liste déroulante, sélectionnez l’une des options suivantes :Contact, Piste, Utilisateur ou E-mail

Rôle du destinataire : depuis la liste déroulante, sélectionnez l’une des options suivantes : Signataire, Approbateur, Accepteur, Remplisseur de formulaire ou Destinataire certifié

• Méthode de vérification du signataire : dans la liste déroulante, sélectionnez l’une des options suivantes : Aucun(e), E-mail, Mot de passe, Identité sociale, KBA ou Téléphone

Remarque : Assurez-vous que ces méthodes de vérification du signataire sont activées dans votre compte Adobe Sign pour pouvoir les utiliser dans Salesforce.

• Message du destinataire : saisissez un message privé pour ce destinataire, le cas échéant.

• Index : ce chiffre indique la position de la signature pour le destinataire.  Cet index est essentiel dans le cas des formulaires avec plusieurs signataires, des flux de tâches hybrides/parallèles ou des champs spécifiquement désignés

• Ne pas créer de ligne de destinataire vide : cochez cette case si vous ne souhaitez pas qu’un espace réservé de destinataire vide soit ajouté lorsque les critères sélectionnés ne renvoient pas d’enregistrement correspondant.

5. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante

6. Dans la section Etape 2 : Spécifiez le destinataire, procédez comme suit :

• Si vous avez sélectionné Prédéfinir le destinataire à l’étape 4, choisissez un destinataire dans le champ Destinataire – <Type de destinataire>.

Ajouter un nouveau destinataire - Contact

• Si vous avez sélectionné Association sur la base du champ d’objet principal (étape 4 ci-dessus), le destinataire sera recherché lors de la génération de l’accord en fonction de l’objet principal configuré dans ce modèle d’accord. Par exemple, l’objet principal peut être Opportunité. Dans cet écran, sélectionnez le champ source à partir de l’objet principal (par ex. Opportunité) qui sera utilisé pour rechercher le destinataire. Par exemple, vous pouvez renseigner le champ Destinataire avec l’utilisateur qui a créé l’opportunité ou qui a effectué la dernière mise à jour de l’opportunité.

Spécifier le destinataire

• Si vous avez sélectionné Rôle du contact de l’opportunité ou Rôle du contact du compte, le destinataire sera recherché lors de la génération de l’accord en fonction de l’objet principal configuré dans ce modèle d’accord. Dans ce cas, Opportunité ou Compte doit être défini en tant qu’objet principal. Dans cet écran, sélectionnez le rôle du contact de l’opportunité/du compte qui sera utilisé pour sélectionner le contact en tant que destinataire de l’accord. Par exemple, vous pouvez renseigner le champ Destinataire avec le contact qui possède le rôle Décideur pour l’opportunité ou le compte.

 

• Si vous avez sélectionné Variable d’exécution à l’étape 4, vous pouvez spécifier un ID de destinataire dans l’URL de SFDC lorsque vous spécifiez un destinataire pour le modèle d’accord. Pour ce faire, vous devez définir la variable ici (par exemple, myRecipient).

Spécifier le destinataire - Variable

Dans le bouton personnalisé Envoyer pour signature, ajoutez les paramètres de la variable d’exécution de la façon suivante :

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=00b500000018J7e&myAttachment=00b500000018J7e

L’ID du destinataire est un ID d’enregistrement d’utilisateur contact, de piste ou de contact.

Pour un destinataire de courrier électronique qui n’existe pas sous forme d’enregistrement dans Salesforce, la variable contiendra l’adresse électronique réelle, par exemple :

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=amy@globalcorp.com

Vous trouverez des informations complémentaires sur la création des boutons Envoyer pour signature dans la section suivante.

Vous pouvez également configurer des espaces réservés de destinataire qui ont un type de destinataire spécifique mais ne sont pas définis spécifiquement jusqu’à ce que l’expéditeur définisse le destinataire spécifique une fois l’accord généré. Il suffit pour cela de laisser le nom de variable vide.

7. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre destinataire, puis répétez les étapes précédentes pour ajouter des destinataires supplémentaires.

La capture d’écran suivante illustre trois destinataires prédéfinis (un contact, un utilisateur et une piste) ajoutés au modèle d’accord.

Liste des destinataires

Ajout de pièces jointes

Pour ajouter des pièces jointes au modèle d’accord, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le nom du modèle afin de l’ouvrir pour modification, puis cliquez sur l’onglet Connexes.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau fichier en pièce jointe.

• La page Ajouter un nouveau fichier en pièce jointe s’affiche.

3. Dans la section Etape 1 : Sélectionnez le type de fichier en pièce jointe, sélectionnez un type de pièce jointe dans la liste déroulante.

Sélectionner un type de pièce jointe dans la liste déroulante

Les options disponibles sont les suivantes :

• Document à partir du contenu

• Document de la bibliothèque EchoSign

• Document à partir de la bibliothèque (bibliothèque Salesforce)

• Document à partir de l’objet principal

• Variable d’exécution

Si l’objet principal sélectionné à l’étape 3 est Opportunité ou Devis, vous pouvez également sélectionner les options suivantes :

• Document de devis à partir du devis d’opportunité ou Document de devis à partir du devis principal (si l’objet principal est Devis)

 

4. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’Etape 2 : Indiquer le fichier en pièce jointe.

• Si vous avez sélectionné Document de la bibliothèque EchoSign Cloud à l’étape 3, il vous suffit de sélectionner un modèle de document Adobe Sign à l’étape suivante.

Sélectionner un modèle de document Adobe Sign

• Si vous avez sélectionné Document à partir de la bibliothèque à l’étape 3, sélectionnez un document Salesforce à l’étape suivante.

Sélectionner un document Salesforce

• Si vous avez sélectionné Document à partir du contenu à l’étape 3, sélectionnez un contenu ou fichier Salesforce à l’étape suivante. 

Sélectionner un contenu ou fichier Salesforce

• Si vous avez sélectionné Document à partir de l’objet principal à l’étape 3, le document sera recherché lors de la génération de l’accord en fonction de l’objet principal configuré dans ce modèle d’accord.

Rechercher un document à partir de l’objet principal

Vous devez spécifier les critères à appliquer pour déterminer la pièce jointe utilisée :

○ Sélection fichier depuis objet principal (par ex., Opportunité)

► Document le plus récent

► Document le plus ancien

► Tous les documents

○ Sélection déterminée par

► Date de dernière modification

► Date de création

• Si vous avez sélectionné Document de devis à partir du devis principal ou Document de devis à partir du devis d’opportunité, le document sera recherché lors de la génération de l’accord en fonction de l’objet principal configuré dans ce modèle d’accord. Dans ce cas, vous devez définir Devis en tant qu’objet principal pour ce modèle d’accord. Les documents PDF de devis générés à partir de l’opportunité seront alors utilisés comme pièces jointes. Dans l’écran suivant, sélectionnez les critères qui détermineront votre pièce jointe :

○ Sélection fichier depuis objet principal (par ex., Opportunité ou Devis)

► Document le plus récent

► Document le plus ancien

► Tous les documents

○ Sélection déterminée par :

► Date de dernière modification

► Date de création

• Si vous avez sélectionné Variable d’exécution à l’étape 3, vous pouvez spécifier un ID de pièce jointe dans l’objet principal et un ID de destinataire dans l’URL de SFDC lorsque vous spécifiez une pièce jointe pour le modèle d’accord. Vous devez spécifier la variable ici (par exemple, myRecipient ou myAttachment). 

Spécifier le nom de variable pour la pièce jointe

Dans le bouton personnalisé Envoyer pour signature, ajoutez les paramètres de la variable d’exécution de la façon suivante :

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=00b500000018J7e&myAttachment=00b500000018J7e

Pour l’ID de pièce jointe, il s’agit de l’ID d’une pièce jointe sur l’objet principal.

Vous trouverez des informations complémentaires sur la création des boutons Envoyer pour signature dans la section suivante.

Si vous avez défini un objet Devis en tant qu’objet principal, vous devez configurer un bouton Envoyer pour signature personnalisé sur l’objet Devis pour que les documents spécifiés pour le modèle d’accord soient joints en conséquence.

5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre pièce jointe, puis répétez les étapes précédentes pour ajouter des destinataires supplémentaires.

Ajout de modèles de champs de formulaire

Remarque :

Vous pouvez créer des modèles de champs de formulaire dans Adobe Sign afin de spécifier les emplacements et les attributs de champ. Par ailleurs, vous pouvez spécifier les modèles de champs de formulaire à utiliser dans votre modèle d’accord à partir de Salesforce. Ces modèles peuvent être appliqués maintes et maintes fois aux documents d’entreprise courants pour spécifier les champs. 

Pour ajouter un modèle de champs de formulaire à votre modèle d’accord, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le nom du modèle afin de l’ouvrir pour modification, puis sélectionnez l’onglet Connexes.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau modèle de champs de formulaire.

• La page Ajouter un nouveau fichier en pièce jointe s’affiche.

Page Ajouter un nouveau fichier en pièce jointe

• Dans la page Ajouter un nouveau modèle de champs, sélectionnez le modèle à utiliser.

Remarque : Pour l’instant, un seul modèle de champs de formulaire peut être sélectionné par transaction, mais il peut être appliqué à plusieurs documents d’un même transaction. Par exemple, si votre modèle de champs de formulaire contient 10 pages, vous pouvez l’appliquer à 2 documents qui totalisent au moins 10 pages.

• Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre sélection du modèle de champs de formulaire.


Mappage des données dans les champs de l’accord

Pour mapper les données dans les champs du modèle d’accord, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le nom du modèle afin de l’ouvrir pour modification, puis sélectionnez l’onglet Connexes.

2. Cliquez sur le bouton Mapper les données dans les champs de l’accord.

• La page Ajouter un nouveau mappage de champs s’affiche.

Page Ajouter un nouveau mappage de champs

3. Dans la section Etape 1. Sélectionnez la méthode de mappage des champs de la page Ajouter un nouveau mappage de champs, sélectionnez l’une des méthodes de mappage suivantes :

• Saisir une valeur spécifique

• Sélectionner le champ de l’objet principal

4. Cliquez sur Suivant pour continuer.

5. Dans la section Etape 2. Spécifiez la valeur du champ et le champ cible de la page Ajouter un nouveau mappage de champs, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Si vous avez sélectionné Saisir une valeur spécifique comme méthode de mappage à l’étape 3, saisissez une Valeur du champ cible et sélectionnez un Champ d’accord cible dans lequel les données seront mappées une fois l’accord généré.

Mappage à l’aide de la valeur du champ

• Si vous avez sélectionné Sélectionner le champ de l’objet principal à l’étape 3, la valeur du champ sera recherchée lors de la génération de l’accord en fonction de l’objet principal configuré dans ce modèle d’accord. Par exemple, l’objet principal peut être Opportunité. Dans l’écran suivant, sélectionnez le champ source à partir de l’objet principal (par ex., Opportunité) et sélectionnez également le champ d’objet d’accord cible dans laquelle les données seront mappées.

Mappage de champs à partir de l’objet principal

6. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre mappage de champs.


Activation du bouton Envoyer pour signature

Le bouton Envoyer pour signature est associé au modèle d’accord par défaut ou à tout modèle d’accord spécifique que vous configurez. Par défaut, l’intégration Adobe Sign pour Salesforce inclut un bouton Envoyer pour signature que vous pouvez ajouter à vos mises en page d’opportunité, de compte, de contact, de piste ou de contrat. Vous pouvez également créer plusieurs boutons Envoyer pour signature personnalisés, qui peuvent être ajoutés à d’autres objets et être associés à différents modèles d’accord.

Voici un exemple d’activation du bouton Envoyer pour signature pour l’objet Opportunité :

    1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Objets et champs > Gestionnaire d’objets
.

    2. Sélectionnez l’objet à modifier (Opportunité dans cet exemple) dans la liste des objets de gauche.

    3. Cliquez sur l’option Mises en page dans le rail de gauche.

    4. Sélectionnez la mise en page à modifier.

    5. Lorsque la mise en page s’ouvre, sélectionnez Boutons dans la liste de gauche
.

    6. Faites glisser le bouton Envoyer pour signature de la partie supérieure vers la zone Boutons personnalisés de la section Détail de l’opportunité.

Faire glisser le bouton Envoyer pour signature de la partie supérieure vers la zone Boutons personnalisés

Création de boutons Envoyer pour signature personnalisés

Vous pouvez créer des boutons Envoyer pour signature personnalisés pour d’autres objets. Vous pouvez libeller le bouton en fonction de vos besoins.

Voici un exemple de création d’un bouton Envoyer pour signature pour l’objet Opportunité :

    1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.

    2. Sélectionnez l’objet à modifier (Opportunité dans cet exemple) dans la liste des objets de gauche.

    3. Une fois la page d’objet chargée, sélectionnez la section Boutons, liens et actions dans le rail de gauche.

    4. Cliquez sur le bouton Nouveau bouton ou lien dans le coin supérieur droit.

• La page Bouton personnalisé ou modification de lien s’affiche

Page Bouton personnalisé ou modification de lien

5. Vous pouvez copier la configuration du bouton Opportunité par défaut (voir la capture d’écran ci-dessous) mais vous devrez remplacer la variable ID de l’objet située à la fin du chemin par la variable ID de l’objet que vous souhaitez ajouter : /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}

52_managed_send_button

 

• (Facultatif) Associez un modèle d’accord spécifique au bouton :

Si vous souhaitez associer un modèle d’accord à un bouton Envoyer pour signature spécifique, le chemin du bouton doit être le suivant :

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Object.Id}&templateId=a011I000006tTeXQAU

templateId doit être défini sur l’ID spécifique du modèle d’accord à utiliser. Si cette valeur n’est pas définie, le modèle d’accord par défaut est utilisé. Vous pouvez obtenir templateId à partir de l’URL de la page du modèle d’accord :

ID du modèle d’accord dans l’URL

• (Facultatif) Après avoir cliqué sur le bouton et une fois l’accord généré, l’utilisateur peut être envoyé vers une autre page que la page de l’accord à l’aide du paramètre retURL.

Exemple : vous pouvez définir un bouton Envoyer pour signature de sorte que lorsque l’utilisateur clique dessus, celui-ci soit redirigé vers une URL spécifique ou vers l’enregistrement au lieu d’accéder à la page de l’accord. Pour définir ce bouton, utilisez cette chaîne comme exemple :

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

 

• (Facultatif) Après un clic sur le bouton, déclenchez une action onLoadAction pour « Envoyer ».

Exemple : vous pouvez définir un bouton Envoyer pour signature de sorte que lorsque l’utilisateur clique dessus, celui-ci soit redirigé vers la page de l’accord et qu’une fois la page chargée, l’accord soit envoyé sans autre intervention de l’utilisateur. Pour définir ce bouton, utilisez cette chaîne comme exemple :

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

Pour en savoir plus sur les actions onLoadActions, voir onLoadActions. Vous pouvez également mapper la valeur Envoyer au champ Lors d’une action de chargement (liste déroulante) sur l’enregistrement de l’accord. Pour plus d’informations sur la façon de définir ce mappage, voir Mappage des données dans les champs de l’accord.

3. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Après avoir créé le bouton personnalisé, accédez à la mise en page de cet objet et ajoutez-le à la page en suivant les étapes mentionnées ci-dessus pour l’exemple concernant l’objet Opportunité. (Pour plus d’informations, voir Activation du bouton Envoyer pour signature.)

Activer les options de post-signature

Activez cette option pour rediriger les signataires vers une autre page. Les options URL de redirection post-signature et Délai de redirection post-signature sont alors disponibles dans la page d’envoi. Les signataires d’un accord sont redirigés vers l’URL spécifiée après la signature. Par exemple, vous pouvez les rediriger vers le site Web de votre entreprise ou vers une page d’enquête. Cette option peut être définie en lecture seule pour les expéditeurs à l’aide du paramètre Options de post-signature en lecture sle.

Pour activer les options de post-signature, procédez comme suit :

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
  2. Cliquez sur le libellé Paramètres Adobe Sign.
  3. Cliquez sur Gérer.
  4. Cliquez sur Nouveau (ou Modifier).
  5. Recherchez le paramètre Activer les options de post-signature.
    1. (Facultatif) Recherchez le paramètre Options de post-signature en lecture sle.
  6. Modifiez selon vos besoins, puis cliquez sur Enregistrer.

Activer la fonctionnalité Envoyer au nom de

Remarque :

L’option permettant d’envoyer un accord au nom d’un autre utilisateur est uniquement disponible dans Adobe Sign pour Salesforce v11.7 ou version ultérieure.

Il peut être intéressant d’activer la fonctionnalité Envoyer au nom de s’il existe des cas où une personne de votre organisation Salesforce doit envoyer des accords au nom d’une autre personne. Cette fonctionnalité est disponible pour tout type d’envoi d’accord, y compris l’envoi en arrière-plan, qui est déclenché par une mise à jour des actions en arrière-plan du champ de l’accord ou via l’option Envoi automatique des modèles d’accord. Vous pouvez également définir une référence à un utilisateur au nom duquel envoyer l’accord dans un modèle d’accord, afin que cet utilisateur soit automatiquement renseigné une fois l’accord généré.  

Pour activer la fonctionnalité Envoyer au nom de :

1. Activez le paramètre Autoriser envoi au nom d’autres utilis. en procédant comme suit :

a. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.

b. Cliquez sur le libellé Paramètres Adobe Sign.

c. Cliquez sur le bouton Gérer.

d. Cliquez sur le bouton Nouveau (ou Modifier).

e. Recherchez (Ctrl/Cmd + f) le paramètre Autoriser envoi au nom d’autres utilis. et modifiez selon vos besoins.

Paramètre Autoriser envoi au nom d’autres utilis.

f. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

 

2. Ajoutez le champ Adobe Sign–Envoi permis comme autre util. à la mise en page des enregistrements d’utilisateur en procédant comme suit :

a. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.

b. Sélectionnez Utilisateur dans le gestionnaire d’objets.

c. Sélectionnez Mises en page Utilisateur dans le rail gauche de la page d’objet Utilisateur.

d. Cliquez sur le lien Mise en page utilisateur.

e. Sélectionnez Champs, puis cliquez sur Adobe Sign–Envoi permis cmme autre util. et faites-le glisser vers la section Informations supplémentaires (en-tête visible uniquement lors de la modification) de la mise en page.

Cliquez sur Adobe Sign–Envoi permis cmme autre util. et faites-le glisser vers la section Informations supplémentaires.

f. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

 

3. Pour l’utilisateur spécifique au nom duquel vous souhaitez envoyer les accords, vous devez activer l’option Adobe Sign–Envoi permis cmme autre util. comme suit :

a. Accédez à Configuration > Administration > Utilisateurs > Utilisateurs.

b. Cliquez sur l’action Modifier pour l’utilisateur spécifique.

c. Dans la section Informations supplémentaires de la page Modification de l’utilisateur, activez l’option Adobe Sign–Envoi permis cmme autre util.

d. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Activer l’option Adobe Sign–Envoi permis cmme autre util.

4. Ajoutez le champ Envoi au nom de à la mise en page Accord en procédant comme suit :

a. Accédez à Configurer > Concevoir > Créer > Objets.

b. Cliquez sur le lien Accord.

Lien Objet Accord

c. Cliquez sur Ensembles de champs en haut de la page pour accéder à cette section.

Lien Ensembles de champs

d. Cliquez sur l’action Modifier.

Modification des ensembles de champs

e. Sélectionnez Accord, recherchez le champ Envoyer au nom de, puis cliquez dessus et faites-le glisser vers la section Dans l’ensemble de champs.

Faire glisser l’objet Envoyer au nom de dans la mise en page

f. Lors de la configuration de l’accord à envoyer, le champ Envoyer au nom de doit être renseigné avec l’utilisateur qui a autorisé d’autres utilisateurs à envoyer l’accord en son nom. 

 

Activer signatures expéditeur uniquement

Activez ce paramètre pour afficher et activer l’option Signatures expéditeur uniquement dans la section Destinataires de la page d’envoi. Lorsque l’option Signatures expéditeur uniquement est utilisée, l’accord ou le document est présenté pour signature à l’expéditeur. Cette fonctionnalité est similaire à l’option Remplir et signer des services Adobe. Cette option peut être définie en lecture seule à l’aide du paramètre Signatures expéditeur en lecture seule.

Pour activer la fonction Signatures expéditeur uniquement, procédez comme suit :

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
  2. Cliquez sur le libellé Paramètres Adobe Sign.
  3. Cliquez sur Gérer.
  4. Cliquez sur Nouveau (ou Modifier).
  5. Recherchez le paramètre Activer signatures expéditeur uniquement.
    1. (Facultatif) Recherchez le paramètre Signatures expéditeur en lecture seule.
  6. Modifiez selon vos besoins, puis cliquez sur Enregistrer.

onLoadActions

Salesforce peut déclencher des actions automatiquement via le paramètre d’URL onLoadAction pris en charge par Adobe Sign pour les actions de bouton d’accord : Envoyer, Rappeler, Supprimer, Annuler, Mettre à jour et Afficher. Le paramètre d’URL respecte les paramètres de barre d’outils (voir le Guide de personnalisation avancée) définis par l’administrateur de sorte que seuls les paramètres activés soient disponibles.

Exemple d’URL avec le paramètre onLoadAction :

  • Envoyer : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Version préliminaire.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • Rappeler : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • Supprimer : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • Annuler : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • Mettre à jour : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • Afficher : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Version préliminaire, Émis pour signature, Signé ou Annulé.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

Telechargement

Ce produit est distribué sous licence Creative Commons Attribution - Pas d’utilisation commerciale - Partage à l’identique 3.0 non transposé  Les publications Twitter™ et Facebook ne sont pas couvertes par les dispositions Creative Commons.

Mentions légales   |   Politique de confidentialité en ligne