Definiere mit dem Custom Workflow Designer selbstdefinierte Erstellen-Seiten, mit denen deine Dokumente, Richtlinien und Compliance-Anforderungen unterstützt werden.
Der Custom Workflow Designer bietet Benutzenden eine Umgebung zum Erstellen von Workflow-Vorlagen, durch die bei Aktivierung eine selbstdefinierte Erstellen-Seite erzeugt wird. Durch den Entwurfsprozess wird die selbstdefinierte „Erstellen“-Seite auf die geschäftlichen Anforderungen zugeschnitten, wodurch die Erstellung von Vereinbarungen und konsistente Signaturprozesse optimiert werden. Über die intuitive Oberfläche können Details von Teilnehmenden (E-Mail-Adressen, Namen, Rollen und Routings) definiert, bestimmte Dokumente eingebunden, vorausgefüllte Formularfelder festgelegt, die E-Mail-Verteilung verwaltet und Optionen wie Ablaufdaten oder Kennwörter konfiguriert werden.
Vorteile von Workflow-Vorlagen
Workflow-Vorlagen fördern die Konsistenz. Fehler werden reduziert und die Erstellung von Vereinbarungen durch selbstdefinierte Anweisungen und vordefinierte Felder werden erleichtert.
Bei Vereinbarungen, die die Einhaltung von Vorschriften erfordern, werden komplexe Konfigurationen für Signaturen und Benachrichtigungen durch Workflows optimiert. Dadurch wird Konsistenz gewährleistet, indem steuerbare Elemente vordefiniert und Vorgaben für vom Absender hinzugefügte Werte durchgesetzt werden. Dieser Ansatz spart Zeit und gewährleistet die Einhaltung geltender Vorschriften.
Wähle nach deiner Anmeldung im oberen Menü des Startbildschirms die Option „Workflows“ aus.
Zugriff und Aktionen
- Alle Benutzenden: Erstellen von Workflows zur persönlichen Nutzung. Der Zugriff kann einer Gruppe oder der gesamten Organisation zugewiesen werden (sofern entsprechend konfiguriert).
- Gruppenadministrierende können Workflows für die von ihnen verwalteten Gruppen erstellen und Zugriff darauf gewähren.
- Gruppenadministrierende können jeden Workflow bearbeiten und neu konfigurieren, der für eine Gruppe freigegeben wird, für die sie über Administrationsrechte verfügen.
- Kontoadministrierende können für alle Benutzenden oder Gruppen in der Organisation einen Workflow erstellen und Zugriff darauf gewähren.
- Kontoadministrierende können jeden Workflow bearbeiten und neu konfigurieren, der für eine Gruppe oder die Organisation freigegeben wird.
Jede Vereinbarung, die aus einer Workflow-Vorlage generiert wird, wird als eigenständige Vereinbarung behandelt, deren Verlauf und Audit-Bericht über die Seite Verwalten zugänglich sind.
Alle normalen Interaktionen mit den einzelnen Vereinbarungen, z. B. das Ändern des Ablaufdatums oder das Erstellen von Erinnerungen, sind zulässig.
Berichte und Datenexporte
Erstelle Vereinbarungsberichte und Datenexporte, indem du Workflow-Filter anwendest, um angegebene Workflows in deinen Berichtsdatensatz aufzunehmen.
Konfiguration
Verfügbarkeit:
- Acrobat Standard und Acrobat Pro: Nicht unterstützt
- Acrobat Sign Solutions: Unterstützt
- Acrobat Sign für Behörden: Unterstützt
Konfigurationsumfang:
Die Steuerelemente, die sich auf Selbstdefinierte Arbeitsabläufe zum Senden auswirken, sind auf Konto- und Gruppenebene zugänglich.
Diese Anleitung geht davon aus, dass die folgenden Einstellungen für Ihr Unternehmen aktiviert sind:
- Neues Sendeerlebnis mit selbstdefinierten Workflows aktivieren
- Vorgabendefinierte Signaturplatzierung aktivieren
Wenn diese Einstellungen nicht aktiviert sind, wende dich an den Support oder deinen Success Manager, damit du deine Konfiguration aktualisieren kannst.
Ohne diese Einstellungen funktionieren einige Funktionen möglicherweise nicht wie erwartet. Die modernen Funktionen basieren auf aktualisierten Funktionen und sind nicht vollständig kompatibel mit älteren Konfigurationen.
Durch die Aktivierung des neuesten Workflow-Erlebnisses werden Workflows enger an den Funktionen des manuellen Sendevorgangs ausgerichtet.
Hinzugefügte Funktionen:
- Mitfließendes Seitenlayout: Verbessert die Flexibilität des Layouts und die Bedienfreundlichkeit.
- Moderne Authoring-Umgebung: Bietet Zugriff auf die moderne Authoring-Umgebung.
- Digitale Signaturen: Ermöglicht es einer oder mehreren empfangenden Personen, digitale Signaturen zu verwenden.
- Premium-Identitätsprüfung: Konfiguriere die erweiterte Identitätsprüfung für Empfangende.
- Empfangsgruppen: Du kannst Empfangsgruppen während des Sendevorgangs oder mit wiederverwendbaren Empfangsgruppen einrichten.
- Optionen für Dokumentenanhänge: Hänge mehrere Dokumentvorlagen an, unter denen die sendende Person beim Senden der Vereinbarung auswählen kann.
Aktivierung:
Gehen Sie zu „Globale Einstellungen“ > „Neue benutzerdefinierte Workflow-Erfahrung“, und legen Sie die neue Workflow-Erfahrung als Standard fest.
Modernes Authoring
Die moderne Authoring-Umgebung ist in die neueste Version der Seite Erstellen von Workflow Designer integriert. Durch diese Implementierung können Sendende nahtlos zwischen den Ansichten Erstellen und Authoring wechseln, was in älteren Versionen nicht möglich war.
Wenn die neuen Workflow Designer-Funktionen deaktiviert sind, wird standardmäßig die klassische Authoring-Umgebung verwendet und die Links zum Wechseln werden ausgeblendet. Die modernen Authoring-Funktionen sind nur kompatibel mit modernen Seiten für Erstellen und kann nicht mit klassischen Ansichten für Erstellen verbunden werden.
Premium-Identitätsauthentifizierung
Im Workflow Designer werden alle aktivierten Authentifizierungsmethoden im Empfangsobjekt angezeigt.
- Optionen für Kontrollkästchen: Authentifizierungsmethoden werden als Kontrollkästchen angezeigt, sodass im Workflow Designer festgelegt werden kann, welche Optionen verfügbar sind. Es werden nur Methoden angezeigt, die in den Gruppeneinstellungen aktiviert sind.
- Flexibilität für Sendende: Wenn im Designer mehrere Authentifizierungsoptionen ausgewählt sind, hat die sendende Person während des Sendevorgangs Zugriff auf dieselben Optionen (wenn die empfangende Person als Bearbeitbar gekennzeichnet ist).
Diese Konfiguration gewährleistet Flexibilität und gleichzeitig die Kontrolle über die Authentifizierungsmethoden der empfangenden Person.
Gruppen empfangender Personen
Im Workflow Designer können Empfangsobjekte als Empfangsgruppen zugewiesen werden, wodurch Signatur-Workflows flexibler werden.
- Wiederverwendbare oder Ad-hoc-Gruppen: Absendende können eine Empfangsgruppe aus ihrem Adressbuch auswählen oder eine Ad-hoc-Gruppe erstellen, indem sie mehrere E-Mail-Adressen angeben.
- Gemeinsame Verantwortung: In einer Empfangsgruppe können mehrere Personen einen einzelnen Signaturschritt übernehmen.
Anwendungsbeispiel:
Wenn eine von drei Führungskräften eine Vereinbarung gegenzeichnen soll:
- Füge eine Empfangsgruppe hinzu, die die E-Mail-Adressen aller drei Führungskräfte enthält.
- Wenn die Gruppe signieren soll, werden alle drei Führungskräfte benachrichtigt.
- Es muss nur eine Führungskraft signieren, damit fortgefahren werden kann.
Durch Empfangsgruppen werden Workflows optimiert, indem sie Flexibilität gewährleisten und unerwünschte Verzögerungen im Signiervorgang vermeiden.
- Empfangsgruppen müssen separat aktiviert werden.
- Wiederverwendbare Empfangsgruppen müssen konfiguriert werden, bevor sie in ein Workflow-Design aufgenommen werden können.
Wenn eine wiederverwendbare Empfangsgruppe in einem Workflow verwendet wird, muss gewährleistet werden, dass die Gruppe zuerst erstellt wird und im Umfang des Workflows zugänglich ist. Steht ein Workflow beispielsweise einer gesamten Organisation zur Verfügung, muss die Empfangsgruppe ebenfalls unternehmensweit verfügbar sein.
Wenn du eine wiederverwendbare Empfangsgruppe hinzufügen möchtest, klicke auf Empfangsgruppe hinzufügen, um die Gruppenauswahl zu öffnen.
Die Kompatibilität der Empfangsgruppe hängt von den Workflow-Berechtigungen ab:
- In Workflows, die für ein gesamtes Konto zugänglich sind, können nur von einem Konto verwaltete Gruppen verwendet werden.
- In Workflows, die für eine bestimmte Gruppe verfügbar sind, können sowohl von Gruppen verwaltete als auch von Konten verwaltete Gruppen verwendet werden.
- Bei Workflows für einzelne Benutzende können benutzenden-, gruppen- und vom Konten verwaltete Gruppen verwendet werden.
Zusätzliche Hinweise:
- Der Name der wiederverwendbaren Gruppe wird automatisch als Gruppenname verwendet, wenn eine Vereinbarung mit der Vorlage gesendet wird.
- Empfangende in einer Gruppe können nicht bearbeitet, hinzugefügt oder entfernt werden.
- Eine Empfangsgruppe kann nicht aus dem Signaturablauf entfernt werden, selbst wenn die empfangende Person nicht als erforderlich markiert ist.
- Wenn die empfangende Person als Empfangsgruppe konfiguriert ist, kann sie beim Senden von Vereinbarungen mit der Vorlage nicht mehr bearbeitet werden.
Ad-hoc-Empfangsgruppen werden direkt innerhalb eines selbstdefinierten Workflows erstellt und sind für diesen Workflow spezifisch. Sie können nicht in anderen Prozessen gespeichert oder wiederverwendet werden.
So konfigurierst du eine Ad-hoc-Empfangsgruppe:
- Gib die E-Mail-Adressen der Gruppenmitglieder durch Kommas getrennt in das Feld Empfangende Partei ein.
- Aktiviere das Kontrollkästchen Als Empfangsgruppe markieren.
Wenn die sendende Person eine Vereinbarung mithilfe des Workflows startet, wird automatisch ein Gruppenname generiert. Dieser Name enthält ein Präfix, das ihn als automatisch generiert identifiziert, gefolgt von „Empfangsgruppe X“, wobei X eine fortlaufende Nummer ist, die auf der Gesamtzahl der hinzugefügten Empfangsgruppen basiert.
Wenn die empfangende Person als Bearbeitbar festgelegt ist, hat die sendende Person folgende Berechtigungen:
- Gruppenname bearbeiten
- Alle vorab ausgefüllten Mitglieder entfernen
- Bei Bedarf neue Mitglieder hinzufügen
Mitfließendes Design, bei dem eine selbstdefinierte Erstellen-Seite im Stil der Senden-Seite erstellt wird.
Das Benutzendenerlebnis unter der „neuen“ Einstellung wurde auf ein modernes, mitfließendes Design ähnlich der Senden-Seite aktualisiert.
Die im alten Erlebnis auf der rechten Seite der Liste der empfangenden Parteien angezeigten Anweisungen wurden an den oberen Rand der Seite in ein reduzierbares Fenster verschoben.
Durch Vorlagen definierte Feldzuweisung
Bei durch Vorlagen definierten Feldzuweisungen besteht eine starke Verknüpfung zwischen der im Custom Workflow Designer definierten Empfangsliste und den entsprechenden Feldern in deinen Formularen.
Anwendungsbeispiel:
- Eine Unterzeichnerin bzw. ein Unterzeichner (Kundin bzw. Kunde) signiert zuerst.
- Danach kann auch eine zweite Unterzeichnerin bzw. ein zweiter Unterzeichner signieren.
- Vertriebsmitarbeitende, die als zweite oder dritte Empfangspartei fungieren, setzen eine interne Gegensignatur.
Traditionell würden aufgrund der Empfangsindizierung zwei separate Formulare benötigt:
- eines für das Szenario mit nur einer Unterzeichnerin bzw. einem Unterzeichner, wobei die interne Gegenzeichnung als zweiter Unterzeichnendenindex ausgelegt ist.
- eines für das Szenario mit einer zweiten Unterzeichnerin bzw. einem zweiten Unterzeichner, wobei die bzw. der zweite Unterzeichnende Unterzeichnendenindex 2 ist, und die Gegenzeichnung als Unterzeichnendenindex 3 ausgelegt ist.
Mit vorlagendefinierten Regeln kannst du ein einzelnes Formular erstellen, das alle potenziellen Empfangsfelder enthält.
Und so funktioniert‘s:
- Der Unterzeichnendenindex (wie im Custom Workflow Designer definiert) wird strikt durchgesetzt.
- Wenn die Vereinbarung gesendet wird, werden Felder, die weggelassenen (optionalen) Empfangenden zugewiesen sind, zwar im Hinblick auf ihre Indexnummern erfasst, doch während des Signaturzyklus ignoriert.
Im obigen Beispiel:
- Die zweite Unterzeichnerin bzw. der zweite Unterzeichner wird immer dem Unterzeichnendenindex 2 zugewiesen.
- Wenn die bzw. der zweite Unterzeichnende weggelassen wird, werden die Signer2-Felder ignoriert.
- Die gegenzeichnende Person (Unterzeichnendenindex 3) ist ausschließlich Signer3-Feldern zugewiesen und interagiert nur mit diesen Feldern, unabhängig davon, ob die als Zweite signierende Person (Unterzeichnendenindex 2) vorhanden ist.
Vorgabendefinierte Signaturplatzierung aktivieren:
- Navigiere zu Sendeeinstellungen > Optionen für selbstdefinierte Workflows > Vorgabendefinierte Signaturplatzierung aktivieren.
Durch diese Funktion werden komplexe Empfangsszenarien vereinfacht und genaue Feldzuweisungen gewährleistet, und die Notwendigkeit für mehrere Formulare wird verringert.
Erläuterung der Beziehung zwischen empfangenden Parteien und Feldern
Allen Empfangenden einer Vereinbarung wird eine „Unterzeichnendenindexnummer“ zugewiesen, durch die bestimmt wird, welche Felder sie ausfüllen oder signieren können. Jedes Feld verfügt außerdem über einen entsprechenden Index, durch den es mit einer bestimmten Unterzeichnerin bzw. einem bestimmten Unterzeichner verknüpft wird. Beispiel: Unterzeichnerin bzw. Unterzeichner 1 kann auf alle Felder zugreifen, die für Unterzeichnerin bzw. Unterzeichner 1 gekennzeichnet sind.
Diese Indexnummern basieren auf der Position der einzelnen Empfangenden auf der Seite Senden (die erste Empfangspartei ist Index 1, die zweite ist Index 2 usw.). Wenn Signierreihenfolge muss eingehalten werden aktiviert ist, können diese Indizes zur besseren Übersicht einfach angezeigt werden.
Wenn du diese Beziehung verstehst, kannst du gewährleisten, dass die Empfangenden nur mit den für sie vorgesehenen Feldern interagieren, wodurch der Signiervorgang reibungsloser und besser organisiert abläuft.
Jedes Feld ohne Unterzeichnendenindex steht allen Empfangenden zur Verfügung, die es ausfüllen möchten (bis es ausgefüllt ist; dann wird es wie die anderen ausgefüllten Felder gesperrt).
Wenn du im Custom Workflow Designer eine Abfolge der Empfangenden erstellst, werden Unterzeichnendenindizes von oben nach unten und von links nach rechts zugewiesen.
Wenn also oben sowohl die Unterzeichnerin oder der Unterzeichner als auch die die zweite Unterzeichnerin oder der zweite Unterzeichner angezeigt werden:
- Die unterzeichnende Person, die sich am linken Rand befindet, wird Unterzeichnerin bzw. Unterzeichner 1.
- Die als Zweites unterzeichnende Person auf der rechten Seite wird Unterzeichnerin bzw. Unterzeichner 2.
Sie können zwar parallel signieren, doch durch diese Indizes interagiert jede empfangende Partei nur mit den für sie vorgesehenen Feldern (Signer1-Felder für die unterzeichnende Person, Signer2-Felder für die als Zweites unterzeichnende Person).
Die Vertriebsmitarbeiterin bzw. der Vertriebsmitarbeiter („Sales Rep“) signiert als Drittes, nachdem die Unterzeichnerin bzw. der Unterzeichner und die zweite Unterzeichnerin bzw. der zweite Unterzeichner fertig sind.
Die Genehmigung einer Führungskraft („Exec Approval“) wird als Viertes angefordert, nachdem die Person aus dem Vertrieb die Vereinbarung signiert hat.
Die Bezeichnungen der empfangenden Parteien („Signer“, „Co Signer“, „Sales Rep“ usw.) wirken sich nicht darauf aus, welche Felder zugewiesen werden. Dies sind von den Admins definierte Namen, die Benutzenden dabei helfen, die Workflow-Vorlage schnell zu verstehen.
Mit dem oben entworfenen Empfangs-Workflow wird eine selbstdefinierte Erstellen-Seite mit einem Empfangsabschnitt erstellt, der wie unten gezeigt aussieht.
(Auf der selbstdefinierten Erstellen-Seite ist die Reihenfolge deutlicher, obwohl die Indexnummern nicht angezeigt werden.)
Beim Erstellen eines Formulars wird jedes Feld einem bestimmten Signaturindex zugewiesen, indem zuerst eine teilnehmende Person ausgewählt und dann die Felder für diese teilnehmende Person platziert werden.
Jede teilnehmende Person ist zur besseren Übersichtlichkeit farbcodiert, sodass leicht zu erkennen ist, welche Felder zu wem gehören.
Um auch nur die Möglichkeit zu haben, Arbeitsabläufe zu konfigurieren, muss die Funktion aktiviert sein.
Navigiere zu Globale Einstellungen > Selbstdefinierte Sende-Workflows und aktiviere Workflow Designer für Admins aktivieren.
Nach der Aktivierung haben alle Admins auf Konto- und Gruppenebene in ihrem Administrationsmenü Zugriff auf den Workflow Designer.
- Gruppenadmins können Workflows für Gruppen erstellen, für die sie Adminrechte haben.
- Admins auf Kontoebene können einen Workflow für jede Gruppe sowie Workflows für das gesamte Unternehmen erstellen.
Es steht eine Option zur Erstellung von Workflows auf Benutzendenebene zur Verfügung. Damit können Benutzende ohne Administrationsrechte ihre eigenen selbstdefinierten Workflows erstellen.
- Wenn die Einstellung aktiviert ist, ist die Option Selbstdefinierte Workflows verfügbar, nachdem du die Registerkarte Workflows ausgewählt hast.
- Wenn die Einstellung deaktiviert ist, steht die Option Selbstdefinierte Workflows nicht zur Verfügung.
Standardmäßig können Benutzende ohne Adminrechte Workflows nur für sich selbst erstellen und nicht für ihre Gruppe freigeben. Du kannst jedoch die Freigabe von Workflows auf Konto- oder Gruppenebene aktivieren, indem du zu Globale Einstellungen > Selbstdefinierte Sende-Workflows > Für alle Gruppen von Benutzenden dürfen durch sie erstellte Workflows freigegeben werden navigierst.
- Wenn die Einstellung aktiviert ist, wird Benutzenden im Dropdown-Feld für die Gruppenauswahl eine Option angezeigt, mit der sie festlegen können, wer den Workflow verwenden darf.
- Wenn die Einstellung deaktiviert ist, wird die Option im Dropdown-Feld für die Gruppenauswahl nicht auf der Bedienoberfläche angezeigt.
Für Konten, bei denen konsistente Prozesse durchgesetzt und Benutzendeneingaben minimiert werden sollen, können vordefinierte Workflows für alle Dokumente erstellt werden. Dadurch werden Ad-hoc-Sendungen verhindert. Wenn in deinem Konto Nutzende in mehreren Gruppen verwendet wird, kannst du die Workflow-Einstellungen auf Gruppenebene konfigurieren, um zu gewährleisten, dass immer die richtigen Signaturoptionen und Benachrichtigungen angewendet werden.
Um die Benutzung so einzuschränken, dass Vereinbarungen nur mit genehmigten Workflows gesendet werden dürfen, navigiere zu Globale Einstellungen > Selbstdefinierte Sende-Workflows und aktiviere „Vereinbarungen dürfen nur über Workflows gesendet werden“.
Fehlerberichterstattung für häufige Probleme in den Umgebungen der Vorgängerversionen
Aufgrund der verbesserten Steuerung und Sicherheit der neuen Bedienoberfläche können einige Workflow-Elemente aus Vorgängerversionen Fehler verursachen. Um diese Probleme besser zu erklären, wurden zusätzliche Fehlerprüfungen hinzugefügt.
Wenn dein Konto zur Verwendung des modernen Senden-Erlebnisses konfiguriert ist und ein problematischer Workflow gestartet wird, wird Benutzenden ein rotes Banner mit Fehlermeldung angezeigt:
Wenn das Konto noch für die Verwendung des klassischen Erlebnisses konfiguriert ist, funktioniert der Workflow möglicherweise weiterhin unter diesen Regeln.
Das moderne Erlebnis zeigt Fehler wie erkannt an.
Wenn mehr als ein Problem erkannt wurde, werden alle erkannten Fehler aufgeführt.
Um unter den Regeln der neuen Oberfläche die Gültigkeit des Workflows zu gewährleisten, müssen Administratoren den Workflow bearbeiten und die erkannten Probleme beheben:
Unter dem klassischen Regelsatz werden E-Mail-Zeichenfolgen möglicherweise falsch formatiert oder falsch getrennt (z. B. mit Leerzeichen statt Kommas).
Wenn ein solcher Fehler auftritt, müssen Admins Folgendes überprüfen:
- Die ordnungsgemäße Trennung der CC-E-Mail-Adressen
- Jede definierte Empfänger-E-Mail-Zeichenfolge, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß formatiert sind
- (z. B. name@domain.tld)
-
- Im modernen Erlebnis sind Kommas und Semikolons zulässig.
Das moderne Erlebnis erfordert eindeutige Werte für alle Dokumententitel auf der Seite Dokumente im Workflow Designer.
Ausführliche Informationen zu diesem Fehler findest du hier.
Beim Erstellen eines Workflows können Administratoren eine Dokumentvorlage anhängen, die über einen beschränkten Zugriffsumfang verfügt.
Wenn Nutzende außerhalb dieses Umfangs versuchen, den Arbeitsablauf zu laden, kann das Dokument nicht angehängt werden und es wird ein Sicherheitsverstoß ausgelöst.
Administrierende können beispielsweise eine neue Dokumentvorlage mit Eigenschaften erstellen, die den Zugriff auf die Partei beschränken, die die Vorlage besitzt. Administrierende können das Dokument an den Arbeitsablauf anhängen, da sie die besitzende Partei sind.
Alle anderen Benutzer des Systems, die nicht Besitzer der Vorlage sind, befinden sich außerhalb des Zugriffsumfangs des Dokuments.
Wenn dieser Fehler angezeigt wird, muss der Administrator die Eigenschaften der angehängten Dokumentvorlage anpassen.
Schritte zur Überprüfung und Anpassung von Vorlageneigenschaften findest du hier.
Zusätzliche Inhalte, die für selbstdefinierte Sende-Workflows relevant sind:
- Übersicht und Konfigurationsoptionen für selbstdefinierte Sende-Workflows
- So erstellen Sie eine neue Workflow-Vorlage für Vereinbarungen
- So bearbeiten Sie eine vorhandene Workflow-Vorlage für Vereinbarungen
- So aktivieren oder deaktivieren Sie eine Workflow-Vorlage für Vereinbarungen
- So senden Sie Vereinbarungen mithilfe einer selbstdefinierten Workflow-Vorlage für Vereinbarungen
Optimieren von Workflows mit Acrobat Sign
Verwalte und signiere Dokumente schnell und einfach online.
