Aktiviere einen oder mehrere Signaturstile, die du akzeptieren möchtest: Eingeben, Zeichnen und Bild.
Bei elektronischen Signatur-Workflows ist die Art und Weise, wie eine Signatur erfolgt, im Allgemeinen weniger wichtig als die Absicht der unterzeichnenden Partei, einer Vereinbarung zuzustimmen. Das Audit-Protokoll erfasst und unterstützt diese Absicht und bietet die Rechtsgrundlage für die Durchsetzung.
Empfangende können beispielsweise ihren Namen eingeben oder ein Symbol oder eine Markierung wie „X“ eingeben, um ihre Zustimmung zu signalisieren. Diese Praxis wird seit langem sowohl im physischen als auch im digitalen Format akzeptiert. Es ist wichtig, dass sich die unterzeichnende Partei bewusst dafür entschieden hat, eine Signatur anzuwenden, und dass die Aktion auf eine auditierbare, nachverfolgbare Weise aufgezeichnet wird.
Daher können Signaturen, die durch getippte Namen, Bild-Uploads, Unterschriftenstempel oder kopierte Bilder aufgebracht werden, dennoch rechtsgültig sein, auch wenn sie nicht wie herkömmliche handschriftliche Unterschriften aussehen.
Hinweis: Einige Compliance-Verordnungen können eine bestimmte Art von Signatur erfordern, z. B. eine digitale Signatur. Diese Anforderungen liegen außerhalb des Anwendungsbereichs dieser Einstellungsgruppe.
Eingabeoptionen für Signaturen
Acrobat Sign unterstützt die drei Möglichkeiten, auf die Empfangende signieren oder Initialen eingeben können, die in der Einstellung Empfangende können signieren und Initialen eingeben definiert sind:
- Eingeben: Die empfangende Person gibt ihren Namen ein und verwendet eine von vier verfügbaren Schriftarten, um die Signatur anzuzeigen.
- Zeichnen: Die empfangende Person zeichnet ihre Signatur mithilfe einer Maus, eines Stifts oder eines Touchscreens.
- Bild: Die empfangende Person lädt ein Bild ihrer handschriftlichen Signatur hoch.
Es gibt eine vierte Signaturoption, wenn das Konto Stempel-Workflows unterstützt. Ein Stempel kann als Signatur verwendet werden, wenn dies explizit aktiviert ist.
Verwendung
Beim Erstellen einer Vereinbarung können Absendende festlegen, welche Signaturtypen für jede empfangende Person zulässig sind. Alle aktivierten Signaturtypen sind standardmäßig verfügbar. Um die Optionen einzuschränken, kann die sendende Partei alle Signaturtypen deaktivieren, die die empfangende Person nicht verwenden darf.
Konfiguration
Verfügbarkeit:
- Acrobat Standard und Acrobat Pro: Unterstützt
- Acrobat Sign Solutions: Unterstützt
- Acrobat Sign für Behörden: Unterstützt
Konfigurationsumfang:
Admins können diese Funktion auf Konto- und Gruppenebene aktivieren.
Diese Funktion kann über das Admin-Konfigurationsmenü unter Signaturvorgaben > Empfangende können signieren und Initialen eingeben aufgerufen werden.
Wenn diese Option aktiviert ist, wird im Signaturbereich die Option Eingeben angezeigt, mit der die empfangende Person signieren kann.
Bei der Signatur-Option „Eingeben“ kann die empfangende Person einfach ihren Namen eingeben. Die Anwendung fügt diese Namenszeichenfolge mit einer dem der vier Fonts für Signaturen hinzu.
Die Schriftart beginnt immer mit dem ersten Font und wendet nachfolgende Signaturen der empfangenden Person in derselben Reihenfolge an (sofern die Option Signierschrift dynamisch auswählen nicht aktiviert ist).
Wähle die Signierschrift dynamisch aus.
Acrobat Sign wendet Signaturschriften in einer festgelegten Reihenfolge an, ähnlich einer angeordneten Liste – von Font1 bis Font4. Die Reihenfolge ist immer gleich: Font2 folgt Font1, Font3 folgt Font2 usw.
Wenn die Option Signierschrift dynamisch auswählen aktiviert ist, wird die Schriftart nicht zufällig für jede empfangende Person ausgewählt. Stattdessen wird zufällig der Anfangspunkt in der Schriftfolge ausgewählt. Nach Auswahl des ersten Fonts durchläuft das System die Fonts nacheinander.
Wenn die dynamische Einstellung beispielsweise mit Font3 beginnt, wird für die nachfolgende Signatur Font4, dann Font1 usw. verwendet.
In der folgenden Abbildung wird ein nicht-dynamisches Beispiel mit acht Signaturen angezeigt. Die Sequenz durchläuft zweimal den gesamten Font-Satz.
Im folgenden Beispiel wird gezeigt, wie Schriftarten angewendet werden, wenn die Option Signaturschrift dynamisch auswählen aktiviert ist. In diesem Fall ist der zufällige Ausgangspunkt „Font4“, aber die Sequenz hätte mit jedem der verfügbaren Fonts beginnen können, auch „Font1“. Sobald die Anfangsschrift ausgewählt wurde, folgen die verbleibenden Signaturen der Standardsequenz. In diesem Fall ist Font4 der Anfangsfont und Font1 der Font für die zweite empfangende Person.
Wenn du die Option Zeichnung einer handschriftlichen Signatur und Initialen auf den Bildschirm aktivierst, wird das Symbol Zeichnen zum Signaturbereich hinzugefügt.
Dadurch können Empfangende ihre Signatur mit einer Maus, einem Stift oder dem Finger zeichnen. Das liefert eine der genauesten Darstellungen ihrer tatsächlichen Handschrift, insbesondere auf Geräten mit Touchscreen.
Da das Zeichnen mit einer Maus oder einem Trackpad schwierig sein kann, empfiehlt es sich, einen zusätzlichen Signaturtyp zu aktivieren, um sicherzustellen, dass alle Empfangenden den Signaturprozess reibungslos abschließen können.
Da eine gezeichnete Signatur als Bild behandelt wird, wird der Name nicht automatisch erfasst. Die empfangende Partei muss ihren Namen manuell in das Feld unten links im Signaturbereich eingeben. Dieser Name wird im Audit-Bericht verwendet, um die Unterzeichnenden zu repräsentieren.
Wenn der Name der empfangenden Person während des Erstellens angegeben wird, wird dieser Name standardmäßig im Namensfeld im Signaturbereich angezeigt.
Wenn die Option Ein Bild von ihrer Signatur und ihren Initialen hochladen aktiviert ist, wird im Signaturbereich das Symbol Bild angezeigt.
Diese Option ist ideal für Empfangende, die häufig Dokumente signieren und eine gescannte Version ihrer Signatur nutzen möchten, die in einem Standardbildformat wie JPG oder PNG gespeichert ist.
Wie bei gezeichneten Signaturen bietet das Hochladen von Bildern eine hochwertige Darstellung der Signatur der empfangenden Person. Beim Signieren können Empfangende das Bildsymbol auswählen und die Datei direkt von ihrem Gerät hochladen.
- Bildsignaturen enthalten keine blaue Linie unter der Signatur, die eine „gut formatierte Signatur“ normalerweise hat.
- Da ein Bild einer Signatur keinen Namenstext enthält, der automatisch erfasst wird, muss die empfangende Partei ihren Namen manuell im Feld unten links im Signaturbereich eingeben. Dieser Name wird im Audit-Bericht verwendet, um die Unterzeichnenden zu repräsentieren.
- Wenn der Name der empfangenden Person während des Erstellens angegeben wird, wird dieser Name standardmäßig im Namensfeld im Signaturbereich angezeigt.
Wenn diese Option aktiviert ist und eine neue Vereinbarung gesendet wird, wird in den Einstellungen für Empfangende für jede empfangende Person eine Einstellung angezeigt, mit der die sendende Partei festlegen kann, welche Signaturtypen zulässig bzw. nicht zulässig sind.
Durch Aktivieren der Signaturtypen Bild und Zeichen wird die Option zum Verwenden eines mobilen Geräts zum Erfassen der Signatur zum Signaturbereich hinzugefügt. Mithilfe dieser Optionen kann eine empfangende Person einen Link an ihr Touchscreen- oder Stiftgerät zum Signaturbereich senden, wo die Signatur erfasst und an die Vereinbarung zurückgesendet wird.
(Diese Option ist für Acrobat Sign für Government-Konten nicht verfügbar.)
Verwandte Einstellungen
Es gibt mehrere Einstellungen, die mit den zulässigen Signaturtypen zusammenhängen oder parallel dazu vorhanden sind:
Wenn der Stempel-Workflow und die Option zum Einfügen eines Stempels als Signatur aktiviert sind, kannst du ein Stempelfeld anstelle eines Signaturfelds einfügen.
Diese Option ist für Kunden nützlich, die Dokumente mithilfe von Hanko oder anderen klassischen Stempelmethoden signieren.
Die Verwendung von Stempeln als Signaturoption wird derzeit nur im klassischen Workflow Signatur anfordern unterstützt.
Passe die Linie und das erfasste Bild einer gezeichneten Signatur automatisch an, um sicherzustellen, dass sie groß genug ist, um gelesen werden zu können, ohne die Breite der Seite zu überschreiten.
Wenn es für deinen Prozess wichtig ist, eine Signatur zu erfassen, die der tatsächlichen Handschrift der empfangenden Person sehr nahe kommt, kannst du festlegen, dass der Signaturvorgang auf dem Mobilgerät der empfangenden Person abgeschlossen werden muss. Dadurch wird sichergestellt, dass sie eine handschriftliche oder bildbasierte Signatur über einen Touchscreen bereitstellen können.
Wenn dein Unternehmen die Compliance-Anforderungen für Zeitstempel erfüllen muss, aber keine Zertifikate für digitale Signaturen erfordert, ist die Aktivierung des autonomen Zeitstempels möglicherweise die richtige Lösung.
Mit dieser Option kannst du einen kryptografischen Zeitstempel mit dem Zertifizierungssiegel verknüpfen, das auf alle Acrobat Sign-Vereinbarungen angewendet wird. Diese Option unterstützt die Einhaltung bestimmter gesetzlicher und branchenüblicher Standards, wie z. B. den japanischen Electronic Books Maintenance Act.
Optimieren von Workflows mit Acrobat Sign
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