Empfangsgruppen aktivieren

Erstelle eine Gruppe von Empfangenden, die alle Zugriff auf die Vereinbarung haben, bei der aber nur eine Person die Vereinbarung signieren muss (bzw. darf).

Empfangsgruppen bieten eine Möglichkeit für ein Mitglied einer für sendende Parteien definierten Gruppe, im Namen der gesamten Gruppe auf eine Vereinbarung zu reagieren. So kann der Signaturzyklus die Team-Genehmigungen durchlaufen, ohne dass eine Person zum Engpass für den Prozess wird.

Angenommen, du hast eine Rechtsabteilung mit fünf Mitgliedern, die eine Vereinbarung signieren müssen, und sie kann von jedem Mitglied dieser Gruppe signiert werden.

• Es kann eine Empfangsgruppe erstellt werden, die alle fünf Mitglieder enthält. 
• Alle fünf Mitglieder werden benachrichtigt, wenn die Vereinbarung für das Team bereit ist.
• Das erste Mitglied, das die Vereinbarung signiert, erfüllt die Verpflichtung des Teams in Bezug auf diese Vereinbarung.
• Alle Gruppenmitglieder erhalten die endgültige E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Vereinbarung abgeschlossen ist.

In Acrobat Sign gibt es zwei Arten von Empfangsgruppen:

Wiederverwendbare Empfangsgruppen sind:

• Vordefiniert. Die Gruppe muss erstellt sein, bevor eine nutzende Partei versucht, sie einer Vereinbarung oder einem Workflow hinzuzufügen.
• Von nutzenden Parteien in ihrem Benutzendenprofil konfiguriert (in der Registerkarte „Adressbuch“).
• Ausgelegt für den Zugriff auf Einzel-, Gruppen- oder Organisationsebene.
• Für sendende Parteien über das Menü zur automatischen Vervollständigung des Adressbuchs verfügbar. 
• Statisch wenn geladen. Sendende Parteien können die Namen oder E-Mail-Werte der Gruppe nicht bearbeiten.

Ad-hoc-Empfangsgruppen sind:

• Zum Zeitpunkt der Konfiguration vollständig durch sendende Parteien konfiguriert.
• Nützlich zum Definieren von Empfangsgruppen mit externen Unterzeichnenden, die nicht vordefiniert wurden.
• Nur für die einmalige Verwendung bestimmt. Du kannst nicht für die Verwendung in einer anderen Anwendung gespeichert oder freigegeben werden.

Verfügbarkeit:

Empfangsgruppen sind für das Acrobat Sign Solutions-Lizenz-Abo verfügbar.

Konfigurationsumfang

Diese Funktion kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.

Verwendung

Es gibt zwei Arten von Empfangsgruppen:

• Ad-hoc-Empfangsgruppen sind manuell von der sendenden Partei eingegebene Gruppen, die nur für die Vereinbarung verwendet werden, in der sie definiert wurden. Ad-hoc-Empfangsgruppen:
  • müssen von Admins aktiviert werden, bevor sie der nutzenden Partei zur Verfügung stehen.
  • Ermöglichen der sendenden Partei, so viele Empfangende in der Gruppe zu definieren, wie erforderlich sind.
  • Ermöglichen der sendenden Partei, der Gruppe einen Namen zu geben.
  • Sie kann nicht für die Wiederverwendung gespeichert werden.

• Wiederverwendbare Empfangsgruppen können von Benutzenden erstellt und als persönliche Gruppen gespeichert oder für ihre Gruppe oder ihr Konto freigegeben werden. Wiederverwendbare Empfangsgruppen:
  • Sind für alle Benutzenden in ihrem Benutzendenprofil im Adressbuch aktiviert.
  • Müssen definiert sein, bevor sie verwendet werden können.
  • Die nutzende Partei muss über ein entsprechendes Betätigungsfeld verfügen, damit sie darauf zugreifen kann.
  • Namens- oder E-Mail-Werte können nicht über die Oberfläche Signatur anfordern bearbeitet werden.

Konfiguration

Du kannst auf die Steuerelemente für diese Funktion zugreifen, indem du zu Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Empfangsgruppen
navigierst.

Wenn die Funktion aktiviert ist, wird oberhalb der Empfangsliste der Link Empfangsgruppe hinzufügen eingefügt.
Der Datensatz der empfangenden Partei wird in ein Empfangsfeld konvertiert, über das die nutzende Partei alle empfangenden Mitglieder hinzufügen kann, die in die Gruppe aufgenommen werden sollen.