Weitere Informationen zum Signieren einer Vereinbarung findest du hier.
Zuletzt aktualisiert am
20. Juli 2023
Willkommen bei Adobe Acrobat Sign!
Bevor du mit Adobe Acrobat Sign arbeitest, sollten wir uns mit einigen Grundlagen befassen. Der Zweck dieses Handbuchs ist, dass du sich mit Acrobat Sign sowie den Funktionen vertraut machst, die dir als Benutzer zur Verfügung stehen.
Dieses Handbuch behandelt alle wichtigen Prozesse in Acrobat Sign und macht dich mit der Benutzeroberfläche vertraut. In der
Hilfe zu Acrobat Sign findest du bei Bedarf detailliertere Informationen. Wenn du mit dem Internet verbunden bist, kannst du auf die Links in den grauen Feldern klicken, die mit dem Text „Weitere Informationen …“ beginnen, um die zugehörigen Hilfethemen anzuzeigen.
Anmerkung
Gegebenenfalls werden die Eigenschaften und Funktionen, die für die Business- und/oder Enterprise-Dienste spezifisch sind, entsprechend gekennzeichnet. In diesem Handbuch werden die Eigenschaften und Funktionen behandelt, die auf der höchsten Lizenzvereinbarungsstufe (Acrobat Sign – Enterprise) verfügbar sind. Um den zu deinen Anforderungen passenden Lizenztyp zu finden, klicke auf Mein Profil. Wenn du Fragen zu den im Rahmen deiner Lizenz verfügbaren Funktionen hast, wende dic bitte an deinen Client Success Manager oder den Adobe Acrobat Sign-Support.
Acrobat Sign ist eine überaus flexible Anwendung mit einer Vielzahl an Funktionen für die verschiedensten Einsatzbereiche. Unter Umständen wurden einige der Optionen durch deinen Konto- oder Gruppenadministrator deaktiviert. Wenn du eine Funktion benötigst, die für dich nicht verfügbar ist, wende dich an deinen Gruppen- oder Kontoadministrator. Unser Dienst unterstützt verschiedene Konfigurationen für verschiedene Gruppen. Daher ist es jederzeit möglich, Funktionen, die für eine Gruppe deaktiviert sind, für eine andere Gruppe zu aktivieren.
Lies dieses Handbuch, um dich mit den Standardabläufen zum Senden von Dokumenten mit Acrobat Sign vertraut zu machen. Du erfährst außerdem, wie du deine Verträge verwalten und Berichte erzeugen kannst, damit du stets weißt, was bereits erledigt und was noch offen ist.
Dein Konto personalisieren
Wenn du dich zum ersten Mal in Acrobat Sign anmeldest, solltest du deine persönlichen Angaben überprüfen. Diese Informationen werden in einigen Vorlagen verwendet und sollten daher unbedingt korrekt sein.
- Bewege den Mauszeiger über deinen Namen oben rechts, um das Menü zu öffnen, und klicke auf Mein Profil.
Bestimmte Angaben auf der Profilseite werden von Acrobat Sign zur Personalisierung deiner Transaktionen verwendet. Besonders wichtig sind:
- Dein vollständiger Name: wird in E-Mails und für deine Standardsignatur verwendet
- Deine Stellenbezeichnung: wird automatisch eingesetzt, wenn ein entsprechendes Feld vorhanden ist
- Dein Firmenname: wird in E-Mails angegeben; sollte die vollständige juristische Bezeichnung deiner Firma sein
- Zeitzone: Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden Berichte mit einem Zeit-/Datumsstempel basierend auf deiner Zeitzone versehen.
- Maßeinheit – Zoll oder Zentimeter.Es ist wichtig, ob du Stempelfelder in deinen Formularen platzierst.
Klicke zum Ändern von Inhalten auf die Schaltfläche Bearbeiten, nimm die erforderlichen Änderungen vor und speichere deine Änderungen.
Wirf nach der Konfiguration deiner persönlichen Angaben einen kurzen Blick auf die weiteren persönlichen Einstellungen links am Bildschirm. Diese Optionen beziehen sich speziell auf dich als Benutzer und können unter Umständen von Nutzen sein:
- Mein Profil: deine persönlichen Daten.
- Zugriffstoken: Hier sind die API-Token von Entwicklern definiert und aufgeführt.
- Twitter: Sende bei jedem Vereinbarungsabschluss einen Tweet!
- Meine E-Mail-Fußzeile – Füge eine benutzerdefinierte Textfußzeile am Ende deiner E-Mail-Vorlagen hinzu, wenn du neue Vereinbarungen versendest.
- Automatische Delegierung: Delegiere automatisch alle an dich gesendeten Acrobat Sign-Verträge zur Signatur an den benannten Teilnehmer. Diese Option ist sozusagen eine Weiterleitung bei Abwesenheit für Acrobat Sign-Vereinbarungen.
- Meine Benachrichtigungen: Lege fest, über welche Events/Benachrichtigungen du von Acrobat Sign informiert werden möchtest und auf welche Weise das geschehen soll. Du kannst dich in Echtzeit per E-Mail benachrichtigen lassen oder das Event protokollieren und dich für einen täglichen oder wöchentlichen Benachrichtigungszyklus entscheiden. (Events sind Auslöser für den Fall, dass etwas Bedeutendes stattfindet. Warnhinweise werden ausgelöst, wenn ein Zeitintervall vergeht und etwas nicht passiert).
- Freigegebene Benachrichtigungen: Wenn das Konto eines anderen Benutzers für dich freigegeben ist, kannst du festlegen, über welche Events und Benachrichtigungen des anderen Benutzers du informiert werden möchtest.
- Meine Signatur: Lade ein Bild einer Signatur und deiner Initialen hoch. PNG-Dateien funktionieren am besten.
- Spracheinstellungen: Unter diesem Punkt sind zwei Einstellungen zu beachten:
- Meine Sprachvorgaben: Mit dieser Einstellung wird die Sprache festgelegt, die du in der
Web-Anwendung von Acrobat Sign verwenden möchtest. - Signiersprache: Mit dieser Einstellung wird die Standardsprache festgelegt, die für E-Mails und das Signieren durch den Empfänger verwendet wird.
- Meine Sprachvorgaben: Mit dieser Einstellung wird die Sprache festgelegt, die du in der
- Andere Konten anzeigen: Hier kannst du Verträge unter dem Konto eines anderen Benutzers anzeigen. Eine Liste der verfügbaren Konten wird angezeigt. Diese Ansicht ist schreibgeschützt.
- Mein Konto freigeben: Wenn du dein Konto für andere Personen freigeben musst, kannst du hier festlegen, wer Einblick in deine Vereinbarungen erhält. Du gibst dabei nur eine Ansicht frei. Der Betrachter kann nicht unterschreiben, abbrechen oder delegieren.
Seitenweise Übersicht
Die Startseite ist die erste Seite, über die sich die meisten Benutzer anmelden. (Abhängig von der Konfiguration durch deinen Kontoadministrator kann auch die Seite „Senden“ angezeigt werden.)
Die Startseite setzt sich aus den folgenden Bereichen zusammen, die dir einen schnellen Überblick über und Zugriff auf die meisten Funktionen von Acrobat Sign ermöglicht:
- In Bearbeitung: Ein Zähler der Vereinbarungen, die du erstellt hast und die noch in Bearbeitung sind.
- Wenn du auf den Zähler klickst, wird die Seite Verwalten mit den Vereinbarungen angezeigt, die gerade bearbeitet werden.
- Der Zähler In Bearbeitung schließt keine Vereinbarungen ein, für die der Filter Warten auf dich festgelegt wurde.
- Warten auf dich: Ein Zähler, der alle Vereinbarungen angibt, die derzeit auf deine Aktion warten.
- Wenn du auf den Zähler klickst, wird die Seite Verwalten mit den Vereinbarungen angezeigt, die gerade auf eine Aktion von dir warten.
- Events und Benachrichtigungen: Durch Klicken auf den Zähler wird die Seite Benachrichtigungen mit der geöffneten Registerkarte „Events“ angezeigt.
- Signaturen anfordern: Ein Quick-Link zur Seite „Senden“ mit der zusätzlichen Option, durch Anhängen eines Bibliotheksdokuments den Sendevorgang zu starten. Ein benutzerdefinierter Arbeitsablauf kann ebenfalls gestartet werden (sofern dies für dein Konto aktiviert ist).
- Aus Bibliothek starten: Du kannst eine Bibliotheksvorlage oder einen Arbeitsablauf auswählen, um eine neue Vereinbarung zu starten.
- Weitere Funktionen: Eine Liste anderer häufig vorkommender Aktionen.
- Ein Dokument ausfüllen und signieren: Mit dieser Funktion signierst du ein Dokument und sendest das signierte Dokument anschließend an einen anderen Beteiligten. Zum Beispiel beim Ausfüllen von Steuerformularen oder Einverständniserklärungen.
- Webformular veröffentlichen: Webformulare sind Dokumente oder Formulare, die du mit deiner Website verknüpfen bzw. in diese einbetten und über die Kunden signierte Dokumente erstellen kannst. Beispiele hierfür sind Mitgliedsanträge oder Registrierungsformulare auf deiner Website.
- Massenversand: Dieser Workflow gestattet es, ein Dokument zum Signieren an Hunderte von Personen zu senden. Jede Person erhält dabei eine eigene Vereinbarung, die nur noch ihre Signatur erfordert. Ein Beispiel hierfür ist ein jährlich zu signierender Verhaltenskodex.
- Wiederverwendbare Vorlage erstellen: Ermöglicht dir die Erstellung von Dokumenten oder Feldvorlagen zur wiederholten Verwendung. Muster können für den persönlichen Gebrauch, Gruppeneinsatz oder für das gesamte Konto verfügbar gespeichert werden.
- Alle Vereinbarungen verwalten und verfolgen: Öffnet die Seite „Verwalten“.
- Dein Konto verbessern: Über die Schaltfläche Dein Konto verbessern öffne ein kleines Dialogfeld, das je nach Berechtigungsstufe des Benutzers variiert, wobei jeweils die höchste Berechtigungsstufe maßgeblich ist:
- User werden zur Seite „Meine Unterschrift" weitergeleitet, um ihre Unterschrift zu erstellen.
- Für Administratoren auf Gruppenebene wird die Seite „Kontoeinrichtung“ geöffnet, auf der sie ein Logo für ihre Gruppe hochladen können.
- Für Administratoren auf Kontoebene wird die Seite „Einrichtung auf Kontoebene“ geöffnet, auf der sie den Firmennamen, Hostnamen und das Logo konfigurieren können.
- Hilfe erhalten: Benutzer können auf die Inhalte der Selbstbedienungshilfe zugreifen, indem sie in der rechten oberen Ecke jedes Acrobat Sign-Fensters auf das Fragezeichen klicken. Dadurch wird ein Untermenü mit folgenden Optionen geöffnet:
- Benutzerhandbuch: Öffnet eine neue Registerkarte mit dem Adobe Acrobat Sign-Benutzerhandbuch.
- Tutorials: Öffnet eine neue Registerkarte mit den Adobe Acrobat Sign-Video-Tutorials.
- Support kontaktieren: Öffnet das Kontaktportal des Supports, über das du Zugang zu Support per E-Mail, Chat oder Telefon hast.
- Die Support-Optionen variieren je nach Dienststufe des Kundenkontos.
- Anfragen zum Ändern von Einstellungen, Ändern des Kontos oder zur Untersuchung einer bestimmten Transaktion (oder anderer Benutzerinhalte) müssen von einem Kontoadministrator für das Acrobat Sign-Konto vorgenommen werden.
- Versionshinweise: Eine Verknüpfung zu den aktuellen Versionshinweisen.
Auf der Seite Senden kannst du neue Ad-hoc-Vereinbarungen konfigurieren und senden. Es müssen fünf Funktionsbereiche konfiguriert werden:
- Die Senden von Gruppe (UMG aktivierte Konten nur) - Die Gruppen-Auswahl definiert die konfigurierbaren Optionen und verfügbaren Muster für die Vereinbarung. Konfiguriere dies zuerst, da das Zurücksetzen der Gruppe die Seite aktualisiert und alle vorherigen Konfigurationen entfernt.
- Empfänger: Empfänger sind Personen, die mit deiner Vereinbarung interagieren müssen. Es gibt mehrere Empfängertypen. Die verfügbaren Optionen werden von deinem Kontoadministrator vorgegeben.
- Nachricht: Hier definierst du den Namen der Vereinbarung sowie eine Nachricht, die an die Empfangenden gesendet wird.
- Optionen: Diese Optionen unterstützen Sie bei der Verwaltung der Vereinbarung.
- Passwortschutz: Du kannst deine signierten Dokumente sichern, indem du ein Passwort angibst, das auf die endgültige PDF-Datei angewendet wird, um die unbefugte Anzeige zu verhindern.
- Ausfülltermin: Wenn eine Vereinbarung bis zu einem bestimmten Datum signiert werden muss, kannst du diese Option auswählen, um die Vereinbarung nach einer bestimmten Anzahl von Tagen automatisch abzubrechen.
- Erinnerung senden: Du kannst Erinnerungen einrichten, die in einem regelmäßigen Turnus an die aktuell aktiven Empfangenden gesendet werden.
- Sprache des Empfängers: Die hier ausgewählte Sprache wird in der E-Mail-Kommunikation mit dem Empfänger sowie auf der E-Sign-Seite verwendet.
- Dateien: Hier wähle die Dokumente aus, die tatsächlich zur Signatur gesendet werden.
Wenn du als Absender, Empfänger oder als eine Person in CC Teilnehmer mit Acrobat Sign-Vereinbarung waren, ist diese Vereinbarung auf deiner Verwaltungsseite verfügbar. Diese Seite, die als Portal zu allen mit deinem Benutzer verknüpften Vereinbarungen fungiert, soll dir zwei Dinge ermöglichen: die Suche nach zu prüfenden Verträgen sowie deren Verwaltung.
Der Hauptteil der Seite ist die linke Leiste mit der Liste deiner Vereinbarungen, gefiltert nach dem Status der Vereinbarung (In Bearbeitung, Warten auf dich, Abgeschlossen, Abgebrochen, Abgelaufen und Entwurf). Unmittelbar unter den Vereinbarungsfiltern sind Vorlagenfilter verfügbar (Vorlagen, Webformulare und Massenversand).
Eingabetextfilter oben auf der Seite können dir helfen, einzelne Dokumente zu finden, indem du nach der E-Mail, dem Namen der Vereinbarung, dem Namen eines Empfängers (falls dem System bekannt), dem Datum, den Notizen usw. suchen.
Mithilfe regelmäßiger Berichte kannst du den Fortschritt bei deinen Dokumenten schnell beurteilen und erkennen, wo deine Aufmerksamkeit gefragt ist. Du kannst Berichte ganz nach deinen Wünschen gestalten. Berichte können an beliebigen Tagen zu jeder Zeit ausgelöst werden und sämtliche Verträge oder nur Dokumente mit einem bestimmten Namen umfassen.
Senden von Vereinbarungen
Verwende Acrobat Sign, um Dokumente zu senden und Signaturen und Genehmigungen einzuholen. Jeder Kunde hat unterschiedliche Anforderungen in Bezug darauf, welche Personen mit dem Dokument interagieren sollen und welche Reihenfolge dabei gilt. Auf der Seite „Senden“ findest du einige Funktionen zu diesem Arbeitsablauf, mit denen du vertraut sein solltest.
Wenn du dich in einem Konto befindest, für das Benutzer in mehreren Gruppen (UMG) aktiviert sind, wähle die Gruppe aus, von der du die Vereinbarung senden möchtest, bevor du die Vereinbarung konfigurierst.
- Wenn du den Gruppenwert festlegst, werden die gruppenbezogenen Eigenschaften und Vorlagen geladen, aus denen du wählen kannst.
- Wenn du die Gruppe änderst, wird die Seite aktualisiert. Alle eingegebenen Inhalte werden bei dieser Aktualisierung gelöscht.
Wenn das Dropdown-Menü Senden von oben auf der Seite nicht angezeigt wird, wurde für dein Konto UMG nicht aktiviert.
Definiere die Empfänger und legen die Reihenfolge fest, in der sie mit dem Dokument interagieren können.
- Das Konfigurieren von Vereinbarungen mit mehreren Unterzeichnern geht genauso wie bei einem einzelnen Unterzeichner, nur dass mehr Empfänger angegeben werden. Füge alle Empfänger hinzu und konfiguriere sie nach Bedarf.
- Es ist zulässig, dieselbe E-Mail mehrmals in der Vereinbarung hinzuzufügen (z. B. wenn jemand Aktionen in verschiedenen Phasen des Prozesses ausführt).
Im Bereich Empfänger kannst du über den obersten Schieberegler die grundlegende Signierreihenfolge festlegen:
- Wenn In festgelegter Reihenfolge ausfüllen ausgewählt ist (siehe oben), werden die einzelnen Signierschritte nacheinander abgearbeitet und die Empfänger werden nummeriert, um die exakte Reihenfolge der Teilnehmer festzuhalten.
- Hybride Signaturarbeitsabläufe beginnen als sequenzieller Workflow (In festgelegter Reihenfolge ausfüllen).
- Wenn In beliebiger Reihenfolge ausfüllen ausgewählt ist, können die Dokumente parallel signiert werden und die Empfänger sind nicht nummeriert.
Rechts neben dem Schieberegler zur Festlegung der Signierreihenfolge findest du zwei Links:
- Mich hinzufügen: Klicke auf diesen Link, um dich selbst als den nächsten Empfänger hinzuzufügen.
- Empfängergruppe hinzufügen: Klicke auf diesen Link, um eine Empfängergruppe zu erstellen, aus der ein Empfänger im Namen der gesamten Gruppe teilnehmen kann. Erstelle beispielsweise eine Gruppe für die Personalabteilung, aus der nur eine Person die Vereinbarung signieren muss.
Anmerkung
Um die Reihenfolge der Empfänger zu ändern, klicke auf die entsprechenden Empfänger und ziehen diese an die gewünschte Position in der Reihenfolge. Es ist außerdem möglich, direkt die Nummerierung der Empfänger anzupassen.
Jeder Empfänger wird mit fünf Elementen erstellt:
A. Teilnahme-Reihenfolge – Wenn Nacheinander abschließen ausgewählt ist, bietet die Teilnahme-Reihenfolge eine klare Anzeige, wann jeder Empfänger mit der Vereinbarung interagieren wird.
B. Rolle – Wie wird der Empfänger am besten charakterisiert?
C.E-Mail-Adresse – Diese E-Mail-Adresse identifiziert den Empfänger und wird für die gesamte E-Mail-Kommunikation mit dem Empfänger verwendet, einschließlich der Anfrage zum Unterzeichnen.
D. Authentifizierungsmethoden – Wie soll der Empfänger überprüft werden?Möchte die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden?
E. Private Nachricht (optional) – Der Absender kann individuelle Anweisungen für jeden Empfänger bereitstellen, die angezeigt werden, wenn der Empfänger die Vereinbarung betrachtet.
Über den Link „Kopie an“ anzeigen kannst du ein Feld einblenden, in dem du die E-Mail-Adressen weiterer Empfänger angeben kannst, die die Vereinbarung erhalten sollen. Diese Empfänger sind nicht autorisiert, die Vereinbarung zu signieren oder zu genehmigen.
Ein Hybrid-Arbeitsablauf ist eine Instanz der sequenziellen Signierreihenfolge, bei der in einem oder mehreren Schritten zwei oder mehr Empfänger gleichzeitig Zugriff auf das Dokument erhalten. Alle Unterzeichner/Genehmiger dieses Schritts müssen zuerst ihren Aufgaben nachkommen, bevor der nächste Schritt beginnt.
Empfängergruppen sind dann hilfreich, wenn du die Zustimmung eines Teams bzw. einer Firma benötigst, nicht jedoch die einer bestimmten Person in dieser Gruppe. Jedes Mitglied der Gruppe ist berechtigt, Dokumente im Namen der gesamten Gruppe zu signieren bzw. zu genehmigen.
Der Bereich „Nachricht“ umfasst zwei Felder, die zu deinem Erfolg maßgeblich beitragen können.
In das Feld Vereinbarungsname kannst du jegliche Zeichenfolge als individuelle Bezeichnung der Vereinbarung eingeben. Dieser Name wird in der Betreffzeile der E-Mail an den Empfänger (unten gelb hervorgehoben) sowie als Name auf der Seite „Verwalten“ angezeigt. Durch einen einzigartigen und aussagekräftigen Vereinbarungsnamen können Empfänger deine Nachricht einfacher zuordnen und du kannst die Vereinbarung bei Bedarf schneller finden.
Anmerkung
Wenn du vor dem Anhängen eines Dokuments keinen Vereinbarungsnamen eingibst, wird für die Vereinbarung der Name der zuerst angehängten Datei übernommen. Dieser Wert kann bearbeitet werden, solange die Vereinbarung noch nicht gesendet wurde.
Im Feld Vereinbarungsbenachrichtigung kannst du Anweisungen oder Anmerkungen für den Empfänger eingeben (unten grün hervorgehoben). Dieser Text wird in den Bitte signieren-E-Mails allen Empfängern angezeigt (anders als bei der privaten Nachricht, die nur an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist).
Nachrichtenvorlagen
Enterprise-Kunden haben Zugriff auf durch deine*n Administrator*in konfigurierte Nachrichtenvorlagen. Nachrichtvorlagen sind direkt mit der Funktion Sprache des Empfängers im Bereich Optionen verknüpft. Wenn du also in der Dropdown-Liste „Spanisch“ auswählst, sind alle deine auf Spanisch basierenden Vorlagen verfügbar.
Anmerkung
Wenn du ne Sprache ausgewählt hast, mit der keine Vorlagen verknüpft sind, wird die Option Nachrichtenvorlagen auf der Seite „Senden“ nicht angezeigt.
Der Bereich „Optionen“ bietet Verwaltungsfunktionen für die Vereinbarung, nachdem sie gesendet wurde:
- Kennwortschutz: Fordere Empfänger dazu auf, zum Öffnen und Anzeigen der signierten PDF-Datei ein Kennwort einzugeben. Dieses Kennwort wird vom Absender definiert und gesondert übermittelt. Merke dir dieses Kennwort unbedingt, da es von Acrobat Sign nicht gespeichert wird!
- Ausfülltermin: Stelle die Anzahl der Tage ein, nach denen die Vereinbarung abläuft und nicht mehr abgeschlossen werden kann.
- Erinnerung festlegen: Lege die Häufigkeit (täglich oder wöchentlich) fest, in der bis zum Abschluss der Vereinbarung Erinnerungen gesendet werden sollen. Nur die aktuellen Empfangenden werden benachrichtigt.
- Sprache des Empfängers: Wähle die Sprache aus, die für E-Mails und beim Signiervorgang verwendet werden soll.
- Wenn dein Konto für die Verwendung von Nachrichtenvorlagen konfiguriert ist, wird durch diese Einstellung auch festgelegt, welche Nachrichtenvorlagen angezeigt werden.
Im Abschnitt „Dateien“ hängst du die Dokumente der Transaktion an.
Für den Signiervorgang führt Acrobat Sign alle Dokumente in einer alles umfassenden PDF-Vereinbarung zusammen. Der Aufbau der PDF-Datei basiert dabei auf der Reihenfolge, in der die Dokumente aufgelistet sind. Du kannst die Reihenfolge der Dokumente ändern, indem du auf ein Dokument klickst und es an eine andere Position in der Liste ziehst.
Dateien können aus der Acrobat Sign-Bibliothek, Google Docs, Box.net, Dropbox oder OneDrive heraus angehängt, von deinem lokalen System über die Dateisuche hochgeladen oder per Drag & Drop in das Feld „Dateien“ gezogen werden.
Folgende Dateitypen sind zulässig: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.
Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“
Direkt unter der Dateiliste siehst du das Kontrollkästchen Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“. Diese Option ermöglicht es dir, die hochgeladenen Dokumente zu öffnen und ihnen je nach Bedarf Formularfelder hinzuzufügen.
Du solltest zumindest die Signaturfelder hinzufügen. Es gibt jedoch noch viele weitere Felder, die du zur Erstellung komplexer Formulare verwenden kannst.
Anmerkung
Wenn keine Signaturfelder hinzugefügt werden, fügt Acrobat Sign am Ende des Dokuments automatisch eine neue Seite für Signaturen hinzu.
Der gängigste Arbeitsablauf ist das Senden eines Dokuments an nur einen Empfänger. Außerdem bietet dies eine gute Möglichkeit, um sich mit der grundlegenden Vorgehensweise vertraut zu machen. Du benötigst lediglich Folgendes:
- E-Mail-Adresse des Empfängers
- Diese E-Mail-Adresse muss sich von der unterscheiden, mit der du dich anmeldest, da du keine Dokumente an dich selbst senden kannst.
- Dokumente oder Dateien, die signiert werden sollen
Senden an mehrere Empfangende
Das Senden einer Vereinbarung an mehrere Empfangende läuft nach exakt demselben Muster ab, jedoch mit zwei wesentlichen Unterschieden:
- Du musst im Bereich „Empfangende“ alle Empfangenden in einer eigenen Zeile angeben – und zwar in der Reihenfolge, in der sie die Vereinbarung signieren sollen.
- Wenn du Felder einfügst, musst du angeben, welche Empfänger Zugriff auf dieses Feld haben sollen. Doppelklicke hierfür auf das Feld und gib für Empfänger den entsprechenden Wert an.
Signaturumgebung
Um das Endergebnis der vom Absender vorgenommenen Konfiguration besser zu verstehen, ist es hilfreich, den Signiervorgang selbst durchzuführen.
1. Eine E-Mail wird an das Postfach des Empfängers zugestellt.
○ Der Betreff beginnt mit Signatur von {Dokumentname} angefordert.
2. Die Vereinbarung wird durch Klicken auf den Prüfen und unterschreiben Button geöffnet
3. Die Vereinbarung öffnet sich in einem neuen Browser-Fenster
Weitere Optionen auf dieser Seite:
A. Optionen – Diese Liste enthält die Optionen, die der Empfänger basierend auf seiner Rolle hat
○ Vereinbarung lesen: Öffnet die Vereinbarung in einem schreibgeschützten Format.
○ Signatur an eine andere Person delegieren: Diese Option gestattet es dem Empfänger, die Zuständigkeit an eine andere Person zu delegieren. Hierbei kann es sich beispielsweise um einen Kollegen oder Manager handeln.
○ Signieren ablehnen: Durch diese Aktion wird die Vereinbarung beendet.
○ Drucken, Signieren und Hochladen:Ermöglicht dem Unterzeichner, den Arbeitsablauf von einer elektronischen Signatur in eine physische Signatur zu ändern. Der Unterzeichner lädt dann das signierte Dokument hoch.
○ Dokumentdaten löschen: Durch diese Option wird der Inhalt aller Felder gelöscht.
○ Verlauf anzeigen: Öffnet den aktuellen Audit-Bericht.
○ PDF herunterladen: Lädt die aktuelle Version der Vereinbarung im PDF-Format herunter.
B.Nachricht – Das Sprechblasen-Symbol zeigt die Nachrichten erneut in einem Popup an
C. Pflichtfeld-Zähler – Dieser Zähler zeigt die Anzahl der erforderlichen Felder im Dokument an, die noch nicht ausgefüllt wurden.Durch Klicken auf diese Felder navigiert der Unterzeichner durch die erforderlichen (nicht optionalen) Felder, die für ihn verfügbar sind.
D. Registerkarte „Nächstes Feld" - Dieser gelbe Pfeil kann dabei helfen, die nächsten Felder zu finden, wenn du durch ein großes Dokument scrollst. Mit dieser Funktion werden alle Felder angesteuert – nicht nur erforderliche.
Dieses Dokument enthält nur ein Signaturfeld – und zwar ein erforderliches, was durch das rote Sternchen angezeigt wird. In Dokumenten mit mehreren auszufüllenden Feldern kannst du durch die einzelnen Felder schalten.
4. Um eine Unterschrift anzubringen, doppelklicke auf das Feld, um das Signatur-Panel zu öffnen.
5. Gib deinen Namen in das obere Feld des Unterschriftenbedienfelds ein.
Dir stehen vier Möglichkeiten zur Verfügung, um die Signatur abzuschließen:
○ Typeset-Schriftart (Standardauswahl): Acrobat Sign wendet auf den eingegebenen Namen eine schreibschriftähnliche Schriftart an.
○ Per Hand: Signiere das Dokument mit der Maus, einem Eingabestift oder einem anderes Zeigegerät. Die Verwendung deines Fingers auf einem Tablet bietet ein ausgezeichnetes Ergebnis.
○ Bild: Wenn dir ein Bild deiner Signatur vorliegt, kannst du es hochladen.
○ Mobil: Mit der Option Mobil kannst du das Signaturfeld von deinem Desktop auf ein mobiles Gerät übertragen, sodass du einfacher physisch signieren können.
6. Klicke auf Anwenden, um deine Unterschrift im Unterschriftenfeld zu platzieren und zum Dokument zurückzukehren.
7. Sobald alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, klicke auf den Button Klicke zum Unterschreiben am unteren Rand des Fensters (du kannst ihn nicht übersehen).
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Anmerkung
Am unteren Rand von Acrobat Sign befindet sich eine Symbolleiste mit Werkzeugen. Sie ermöglichen dir die Navigation in der Vereinbarung sowie das Vergrößern oder Verkleinern und das Herunterladen des Dokuments. Du kannst diese Symbolleiste ausblenden, indem du rechts unten auf das „X“ klickst. Um die ausgeblendete Werkzeugleiste vorübergehend wieder einzublenden, bewege den Cursor über den unteren Rand des Fensters.
Verwalten von Verträgen
Die Verwaltung deiner Verträge ist ein wichtiger Aspekt bei der Arbeit mit Acrobat Sign. Verwende die Seite „Verwalten“, um Verträge zu verfolgen, zu bearbeiten und anzupassen. Ganz gleich, ob du eine Vereinbarung abbrechen oder einen Unterzeichner ersetzen möchtest – mit diesen Vorgängen kannst du den Fortschritt der Transaktion im System beeinflussen.
Die Seite „Verwalten“ bietet zahlreiche eingebettete Funktionen, die es zu entdecken gilt. Der Einfachheit halber kann die Seite in vier Funktionsbereiche aufgeteilt werden:
A. Filter
B. Vereinbarungsliste
C. Vereinbarungswerkzeuge
Vereinbarungsfilter
Die verschiedenen Status-Ordner auf der klassischen Seite wurden in einer praktischeren Filterserie zusammengefasst, die die Vereinbarungen eines bestimmten Statustyps zurückgeben. Im oberen Bereich befinden sich die Vereinbarungsfilter, die Vereinbarungen basierend auf dem aktuellen Status der Vereinbarung zurückgeben.
Es gibt zwei „aktive“ Status. In beiden wird nach dem Statusnamen das Volumen des Inhalts angegeben:
- In Bearbeitung (N): Vereinbarungen, die im Status „In Bearbeitung“ zurückgegeben werden, warten darauf, dass ein Teilnehmer seine Aktion abschließt. Vereinbarungen, die auf den angemeldeten Benutzer warten, werden nicht zurückgegeben.
- Warten auf dich (M) – Vereinbarungen, die auf den angemeldeten Benutzer warten, werden im Filter „Warten auf dich“ erfasst.
Es gibt drei Endzustände:
- Abgeschlossen – Vereinbarungen, die erfolgreich oder vollständig aufgelöst wurden.
- Abgebrochen: Vereinbarungen, die aus verschiedenen Gründen abgebrochen wurden. Dazu zählen:
- vom Absender abgebrochene Vereinbarungen
- von einem Teilnehmer abgelehnte Vereinbarungen
- Vereinbarungen, die aufgrund eines wiederholten Authentifizierungsfehlers beendet wurden
- Vereinbarungen, die einem Systemfehler unterliegen, durch den die Vereinbarung nicht mehr verfügbar ist
- Abgelaufen - Vereinbarungen, die ein Ablaufdatum erreichen und automatisch geschlossen werden.
Es gibt einen Entwurfsstatus, der alle teilweise erstellten Vereinbarungen enthält.
Der untere Abschnitt ist für Vorlagen „übergeordneter“ Objekte vorgesehen. Die „untergeordneten“ Vereinbarungen, die anhand dieser Vorlagen erstellt wurden, werden oben in den Status-Filtern für Vereinbarungen gefiltert.
Übergeordnete Objekte sind selbst keine Vereinbarungen, aber sie werden verwendet, um hohe Volumen mit einzelnen Vereinbarungen zu erzeugen. Diese übergeordneten Objekte beinhalten Folgendes:
- (Bibliothek) Vorlagen: Alle Dokument- und Feldvorlagen, die in deiner Dokumentbibliothek verfügbar sind.
- Webformulare: Webformulare wurden zuvor als Widgets bezeichnet und sind Vereinbarungsvorlagen, die als Verknüpfungen bereitgestellt oder in Webseiten eingebettet werden können. Webformulare werden vom Unterzeichner initiiert und generieren eine untergeordnete Vereinbarung für jeden Teilnehmer, der ein Formular ausfüllt.
- Massenversand: Massenversand-Vorlagen sind so konzipiert, dass sie ein hohes Volumen mit einzelnen Vereinbarungen erzeugen, die wie eine „normale“ Vereinbarung gesendet und signiert werden.
Anmerkung
Benutzer, für die Inhalte von anderen Benutzerkonten freigegeben wurden, können diese Inhalte filtern, indem sie auf den Nach-unten-Pfeil neben Deine Vereinbarungen klicken.
Im Popdown-Menü wird eine Liste aller Benutzer (und Gruppen, wenn die erweiterte Freigabe aktiviert ist) angezeigt, die Inhalte für dich freigegeben haben. Wähle den Benutzer aus. Daraufhin werden die Inhalte des ausgewählten Benutzers auf deine Seite Verwalten geladen.
Vertragslisten
Der Hauptteil der Seite enthält eine Liste der Verträge, mit denen du zu tun hast. Jeder Vertrag, der deine E-Mail-Adresse enthält, wird in dieser Liste angezeigt. Die Liste enthält nicht nur die von dir initiierten Verträge, sondern auch die Verträge, die du zum Signieren/Genehmigen erhalten hast, sowie alle Verträge, bei denen du in CC gesetzt wurdest.
Die Vereinbarungsliste wird immer nach der Dokumentstatusauswahl auf der linken Seite gefiltert.
Du kannst die Inhalte der einzelnen Bereiche sortieren, indem du auf die Kopfzeilen am oberen Rand der Listen klickst. Wenn du erneut auf sie klickst, wird die Sortierreihenfolge umgekehrt.
Die einzelnen Datensätze enthalten die folgenden Informationen:
- Empfänger– Der Namenswert zeigt entweder den Namen oder die E-Mail-Adresse des ersten Empfängers, der nicht der Absender ist.
- Eine E-Mail-Adresse wird verwendet, wenn der Empfänger noch nie ein Dokument über das Acrobat Sign-System signiert hat.
- Sobald während des Signiervorgangs ein Name eingegeben wird, wird die E-Mail-Adresse durch den Namen ersetzt.
- Firma: Wenn der erste Empfänger entweder über ein Signaturfeld oder durch Anmelden und Aktualisieren seines Profils einen Firmennamen eingibt, wird der Firmenname angezeigt.
- Falls du keine Felder für Firmennamen in deine Vereinbarungen einschließt, bleibt diese Spalte größtenteils leer.
- Dokumenttitel: Die Bezeichnung deiner Vereinbarung.
- Status: Wenn der Filter In Bearbeitung ausgewählt ist, lautet die zweite Spalte Status, der immer Zur Signatur versandt (bzw. Zur Genehmigung, Annahme usw.) sein sollte.
- Aktion: Beim Anzeigen des Filters Warten auf dich zeigt die zweite Spalte die ausstehende Aktion an (einschließlich eines Links zum Öffnen der betreffenden Vereinbarung).
- Absender: Bei der Anzeige der drei Endstatus (Abgeschlossen, Abgebrochen und Abgelaufen) zeigt die zweite Spalte den ursprünglichen Absender der Vereinbarung an.
- Änderungsdatum: Dieses Datum gibt das Datum der letzten Änderung an. Hierbei handelt es sich um den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung der Vereinbarung als Sende- bzw. Signier-/Genehmigungsereignis.
Das Bedienfeld mit den Vertragswerkzeugen ermöglicht dir den Zugriff auf einige Steuerelemente, die dir dabei helfen, deine Verträge besser zu verwalten und zu verstehen.
- Ablaufdatum: Zeigt das automatische Stornierungsdatum der Vereinbarung an, falls festgelegt. Wenn du auf das Stiftsymbol klickst, kannst du diesen Wert festlegen oder bearbeiten.
- Anzeigen: Öffnet die anzuzeigende Vereinbarung.
- Vereinbarung ändern: Ermöglicht das Ersetzen der Dokumente, die der Vereinbarung zugeordnet sind, und/oder das Bearbeiten der Felder im Dokument. Nur zulässig, bevor der erste Empfänger seine Aktion durchführt.
- Erinnerung: Über diesen Link können Erinnerungen erstellt oder gelöscht werden, nachdem die Vereinbarung gesendet wurde. Darüber hinaus kannst du eine Erinnerung in Echtzeit oder an einem bestimmten Datum senden.
- Freigeben – Ein Dokument freigeben mit dieser Funktion fordert dich auf, eine E-Mail-Adresse und eine Nachricht einzugeben und schickt dann an diese Adresse eine Kopie der Vereinbarung in ihrem aktuellen Zustand sowie fügt das Dokument zur Registerkarte „Verwalten" der angegebenen E-Mail-Adresse hinzu.
- Abbrechen : Die Vereinbarung wird storniert.
- PDF herunterladen: Lädt eine Kopie der Vereinbarung in ihrem aktuellen Status herunter.
- Einzelne Dateien herunterladen: Ermöglicht das Herunterladen einzelner Dateien, wenn die ursprüngliche Vereinbarung mit mehreren Dateien erstellt wurde.
- Audit-Bericht herunterladen: Durch diesen Link wird ein erweiterter PDF-Bericht des Vereinbarungsverlaufs, einschließlich präziserer Parameter wie der IP-Adresse für jedes Event, erstellt.
- Hinweise: Du kannst jedem Vertrag persönliche Notizen hinzufügen. Diese Notizen sind nur für dich sichtbar und nicht für andere Benutzer oder Unterzeichner freigegeben. Du kannst Notizen in den Textfiltern durchsuchen.
- Unterzeichner ersetzen - Ermöglicht das Ersetzen des aktuellen Empfängers.
- Authentifizierung bearbeiten: -Ermöglicht das Ändern der aktuellen Authentifizierungsmethode für einen Empfänger. Kann verwendet werden, um ein Authentifizierungskennwort zurückzusetzen, wenn du es vergessen hast.
- Aktivität: Auf dieser Registerkarte findest du eine umfassende Liste aller Events, die durch die Vereinbarung erfasst wurden – vom Sendeereignis bis hin zum abschließenden Signierereignis.
Die Suchleiste und die dazugehörige Filter-Schaltfläche ermöglichen die Eingabe präziser Suchkriterien, um Vereinbarungen unter oft überwältigend vielen Transaktionen zu finden.
Filtern der zurückgegebenen Daten
Es stehen vier Filter zur Verfügung, die einzeln oder in Kombination verwendet werden können, um den Datensatz auf eine überschaubare Liste von Einträgen zu begrenzen.
Filtern nach Änderungsdatum
Mit dem Wert Änderungsdatum wird nach dem letzten Zeit-/Datumsstempel gefiltert, an dem die Vereinbarung von einer Benutzeraktion aktualisiert wurde. Das Änderungsdatum wird zu einem gesperrten Wert, sobald die Vereinbarung einen Endstatus erreicht (Abgeschlossen/Abgebrochen/Abgelaufen).
Das Symbol zum Filtern nach dem Änderungsdatum öffnet die Optionen zur weiteren Eingrenzung des Datensatzes durch Auswahl eines Datumsbereichs:
- Alle Daten
- Letzte 24 Stunden
- Letzte sieben Tage
- Letzte 30 Tage
- Die letzten 12 Monate
- Benutzerdefinierter Datumsbereich
Filtern nach Feldwerten
Mit dem Eingabefeld Suchen (rechts neben der Schaltfläche Filter) kannst du einen Filter auf einzelne Felder anwenden, die hochspezifische oder eindeutige Daten enthalten können.
Die Optionen für durchsuchbare Felder sind:
- Alle Felder: Dies ist der Standardwert. Diese Option durchsucht alle Feldoptionen nach der exakten Zeichenfolge im Feld Suchen und gibt die meisten Einträge zurück.
- Titel: Beschränkt den zurückgegebenen Datensatz auf Einträge mit der gesuchten Zeichenfolge im Titel des Objekts (z. B. Vereinbarungsname).
- Anmerkung: Beschränkt den Datensatz auf Einträge mit der gesuchten Zeichenfolge in den persönlichen Anmerkungen des suchenden Benutzers.
- Nachricht: Beschränkt den Datensatz auf Einträge mit der gesuchten Zeichenfolge in den Feldern Nachricht oder Private Nachricht der Vereinbarung.
- Originaldateinamen: Wertet den Dateinamen des ursprünglich hochgeladenen Dokuments aus und gibt nur übereinstimmende Einträge zurück.
- E-Mail: Entspricht der E-Mail-Adresse eines Empfängers.
- Beachte, dass Textfelder, die mit einer Validierung der E-Mail-Adresse definiert sind, von diesem Filter nicht erfasst werden.
- Vollständiger Name: Entspricht dem von einem Empfänger beim Anwenden einer Signatur bereitgestellten Wert für den Namen. Wenn nur ein Name angegeben wird, werden alle Einträge zurückgegeben, die diesem einen Wert entsprechen.
- Beachte Folgendes: Die Werte für Namen hängen davon ab, was der Empfänger eingibt und stimmen möglicherweise nicht mit vorherigen Signatur- oder Profilnamen überein (wenn der Empfänger über ein Acrobat Sign-Benutzerkonto verfügt).
- Stellenbezeichnung: Entspricht den Werten im Feld Titel.
- Firmenname: Entspricht den Werten im Feld Firma.
- Name der Empfängergruppe: Entspricht dem (vom Absender eingegebenen) Namen der Empfängergruppe.
- Textfeldinhalt: Entspricht dem genauen Wert eines Texteingabefelds. Dazu gehören Standardwerte und einzelne Wörter, die in größeren Textblöcken gefunden werden.
Filtern nach Gruppe
Konten, für die Benutzer in mehreren Gruppen aktiviert sind, haben Zugriff auf einen Gruppenfilter, der den zurückgegebenen Datensatz auf Vereinbarungen beschränkt, die von dieser Gruppe gesendet werden.
Anmerkung
Wenn ein Filter ausgewählt ist, wird neben dem Filtersymbol ein Tag angezeigt. Nachdem der Datensatz zurückgegeben wurde, kannst du auf einen beliebigen Filter klicken, um das Tag zu entfernen.
Berichte (nur Business- und Enterprise-Dienststufe)
Mit der Berichtfunktion kannst du überprüfen, wie Acrobat Sign mit deinem Konto genutzt wird. Erstelle deine eigenen Berichte und erhalte umfassenden Einblick in den Signiervorgang des Dokuments, während du siehst, wie einzelne Gruppen und Benutzer arbeiten.
Detaillierte Informationen zum Reporting findest du in den folgenden Links:
Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
Berichtsdiagramme
Datenexporte
- Erstellen eines neuen Datenexports
- Bearbeiten eines Datenexports
- Aktualisieren des Datenexportinhalts
- Herunterladen des Datenexports
Häufige Aktionen
Vorschau und Authoring-Erlebnis
Die Authoring-Umgebung bietet die Funktionalität zum Erstellen von Formularen für Adobe Acrobat Sign.Neben dem Platzieren von Unterschriftenfeldern kannst du Felder einschließen, die Inhalte automatisch ausfüllen, wie das Datum oder die Unterschriftenwerte des Unterzeichners (wenn bekannt), oder Textfelder, die Inhaltsvalidierung und/oder komplexe Berechnungen durchführen. Andere gängige Feldtypen wie Dropdown-Listen, Optionsschalter und Kontrollkästchen sind ebenfalls verfügbar
Auf die Authoring-Umgebung greife folgendermaßen zu:
- Senden eines neuen Dokuments und Aktivieren des Kontrollkästchens Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“ auf der Seite Senden
- Bearbeiten eines Dokumententwurfs auf der Seite Verwalten
- Erstellen einer neuen Vorlage oder eines neuen Webformulars über die Startseite
- Bearbeiten eines vorhandenen Bibliotheksdokuments oder Webformulars über die Seite Verwalten
○ Du kannst nur diejenigen Vorlagen bearbeiten, die du hochgeladen hast. Die zweite Vorlage im folgenden Bild wurde von einem anderen Benutzer freigegeben und kann daher nicht bearbeitet werden.
Beachte nach dem Start die fünf Hauptbereiche der Authoring-Umgebung:
A. Formularfeld-Vorlage—Diese Option wird nur angezeigt, wenn du mindestens eine Bibliotheksvorlage für Formularfelder erstellt hast.
B. Feld-Layout und -Ausrichtung—Dies zeigt die Symbolleiste für Formularfeldgröße/-ausrichtung an
C. Empfänger auswählen (Rolle)—Diese Dropdown-Liste zeigt die Empfänger für die Vereinbarung an
D. Formularfeld-Registerkarten—Du kannst Felder aus diesen Registerkarten auswählen, um sie zu deinem Dokument hinzuzufügen
E. Zurück / Zurücksetzen / Vorlage speichern / Fortschritt speichern:
►Zurück - Mit der Schaltfläche Zurück können Benutzer zur Seite Senden zurückkehren , um den Namen und die Nachricht der Vereinbarung, die E-Mail-Adressen der Empfänger und die an die Vereinbarung angehängten Dateien zu bearbeiten.
► Zurücksetzen entfernt alle Änderungen, die seit dem Laden oder dem letzten Speichern an der Vorlage vorgenommen wurden.
►Als Vorlage speichern - Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Vorlage als separates Bibliotheksobjekt gespeichert, sobald du die Vereinbarung gesendet hast. Wenn du auf Senden klickst, wird der Benutzer aufgefordert, einen Namen für die neue Vorlage einzugeben.
►Fortschritt speichern - Wenn du auf diesen Link klickst, speichere den aktuellen Status der Vorlage
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Formularfeldvorlage
Wenn du für dein Dokument eine Formularfeldvorlage erstellt hast, kannst du diese Vorlage mit diesen Werkzeugen auswählen und anwenden.
Die Dropdown-Listen enthält die zur Verfügung stehenden Formularfeldvorlagen und du kannst wählen, auf welcher Seite die Vorlage beginnen soll. Du kannst auch mehrere Vorlagen anwenden.
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Weitere Informationen zum Verwenden von Formularfeldvorlagen findest du hier in der Hilfe zu Acrobat Sign. |
Feldlayout und -ausrichtung
Diese Menüoption zeigt die Werkzeuge zur Ausrichtung und Größenänderung von Feldern im Verhältnis zueinander an. Klicke bei gedrückter Strg-Taste auf mehrere Felder oder halte die Umschalttaste gedrückt und wähle mit der Maus einen Bereich aus, um die Felder als Gruppe anzupassen.
Über die sechs Symbole auf der linken Seite richtest du die Felder am oberen Rand, an der horizontalen Mittellinie, am unteren Rand, am linken Rand, an der vertikalen Mittellinie und am rechten Rand aus (von links nach rechts betrachtet).
Über die folgenden drei Symbole wähle für alle Felder dieselbe Breite, Höhe oder beides.
Ausrichtung und Größenänderung basieren auf dem zuerst ausgewählten Feld.
Empfänger auswählen (Rolle)
Das wohl wichtigste Element der Formularerstellung ist die Zuweisung der verschiedenen Empfangenden zu den Feldern, die von ihnen ausgefüllt werden müssen. Wenn du zuerst die Empfänger aus der Liste Empfänger auswählst, werden alle weiteren Felder des Formulars automatisch mit diesem Empfänger verknüpft. Ändere den Empfänger und alle neu hinzugefügten Felder werden mit diesem neuen Empfänger verknüpft.
Anmerkung
Wenn du einen bestimmten Empfänger auswählst, werden die ihm zugewiesenen Felder im Dokument hervorgehoben. So kannst du jederzeit erkennen, welche Felder den ausgewählten Empfängern bereits zugewiesen sind.
Sobald sich ein Feld in einem Dokument befindet, kannst du den Empfänger, dem das Feld zugewiesen ist, ändern, indem du per Doppelklick auf das Feld das Feldmenü öffnest und den Empfänger über die Dropdown-Liste änderst.
Formularfeldmenüs
Alle Felder, die in Acrobat Sign verfügbar sind, findest du über die Menüs in der rechten Navigationsleiste. Diese Felder sind nach Verwendung und Feldtyp kategorisiert und die Höhe und Breite der meisten Felder kann entsprechend deinem Formular angepasst werden.
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Detaillierte Informationen zu den Formularfeldtypen findest du im Artikel „Feldtypen“. |
Als Vorlage speichern
Nach dem Hinzufügen der neuen Formularfelder zu deinem Vertrag kannst du eine Kopie des Vertrags in deiner Bibliothek speichern, bevor du den Vertrag zur Signatur sendest.
Aktiviere das Kontrollästchen Als Vorlage speichern unten rechts im Authoring-Fenster, bevor du auf die Schaltfläche Senden klickst, um die geänderte Vereinbarung deiner Bibliothek hinzuzufügen.
Zuerst wird das Dokument in der Bibliothek gespeichert.
Anschließend wird dein Vertrag zur Signatur gesendet.
Zoom, Zurücksetzen und Speichern/Senden
Die verbleibenden Optionen ermöglichen dir das Vergrößern und Verkleinern des Dokuments, das Zurückzusetzen oder Löschen aller hinzugefügter Felder sowie das Speichern/Senden des Dokuments im aktuellen Zustand.
Als Vorlage speichern speichert das Formular als neue Bibliotheksvorlage, sobald die Vereinbarung gesendet wurde. Die Absendenden haben die Option, die Vorlage zu benennen, sobald die Schaltfläche Senden ausgewählt ist.
Idealerweise speicherst du den Fortschritt regelmäßig. Wenn du die Authoring-Umgebung verlässt, wird das Dokument automatisch gespeichert. Du kannst dann zu einem späteren Zeitpunkt über die Seite Verwalten im Abschnitt Entwurf darauf zugreifen.
Bibliotheksvorlagen
Bei einer Bibliotheksvorlage handelt es sich um ein wiederverwendbares Objekt. Acrobat Sign unterstützt zwei Arten von Bibliotheksvorlagen: Dokumentvorlagen und Formularfeldvorlagen.
- Dokumentvorlagen: Eine Dokumentvorlage ist ein wiederverwendbares Dokument. Dokumentvorlagen können für andere Benutzer in deinem Konto freigegeben werden. So können mehrere Benutzer dasselbe Dokument senden, ohne Änderungen daran vornehmen zu müssen.
- Formularfeldvorlagen: Bei einer Formularfeldvorlage handelt es sich um eine wiederverwendbare Feldebene, die auf jedes Dokument angewendet werden kann. Formularfeldvorlagen können ebenfalls für andere Benutzer deines Kontos freigegeben werden. Formularfeldvorlagen sind besonders in folgenden Situationen geeignet:
- Du hast ein Feldlayout, das bei mehreren Dokumenten verwendet werden kann.
- Du hast ein Dokument, für das es mehrere unterschiedliche Sendemöglichkeiten gibt.
- Du musstden Inhalt des Dokuments überarbeiten, aber die Felder lassen sich nicht bewegen.
Statt jedes Mal ein neues Bibliotheksdokument erstellen zu müssen, wenn ein Dokument aktualisiert wird, kann einfach dieselbe Formularfeldebene angewendet werden. Formularfeldvorlagen können bearbeitet werden, um Änderungen an den Feldern oder Feldeigenschaften einer Vereinbarung zu erleichtern. Auch für die Erstellung einer Formularfeldvorlage stehen alle Werkzeuge der Authoring-Umgebung zur Verfügung.
Idealerweise sollte ein einzelner Benutzer (Dokumentadministrator) für die Erstellung und Verwaltung von Vorlagen zuständig sein. Eigene Anmeldeinformationen für den Dokumentadministrator beugen Verwirrungen hinsichtlich der Verwendung von Vorlagen vor und erlauben eine Versionskontrolle deiner wiederverwendbaren Dokumente.
Wir empfehlen bei der Erstellung dieser Anmeldeinformationen für den Dokumentadministrator die Verwendung einer Verteilerliste oder einer Funktions-E-Mail-Adresse. So kannst du den Zugriff auf diese Anmeldeinformationen für den Dokumentadministrator kontrollieren und gleichzeitig die Verantwortung dafür je nach Bedarf aufteilen.
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Weitere Informationen zum Verwenden der Authoring-Tools zum Erstellen von Vorlagen findest du hier. |
1. Klicke auf die Registerkarte Startseite . Klicke dann auf Wiederverwendbare Vorlage erstellen.
Die Seite Erstellen einer Bibliotheksvorlage wird angezeigt.
2. Gib im Feld Vorlagenname einen Namen für deine Vorlage ein. Der Name kann später bei Bedarf geändert werden.
3. Klicke auf die Schaltfläche Durchsuchen, um zu der Datei auf deinem lokalen System zu navigieren, die zum Erstellen deiner wiederverwendbaren Vorlage verwendet werden soll. Wenn du ein wiederverwendbares Dokument erstellst, wird diese Datei samt Inhalt verwendet. Wenn du eine wiederverwendbare Formularfeldebene erstellst, wird der Inhalt der Datei für die Vorlage nicht berücksichtigt.
4. Wähle die entsprechende Vorlagenoption aus: entweder Als wiederverwendbares Dokument erstellen, Als wiederverwendbares Formular Feldebene erstellen oder beides.
5. Wähle die entsprechende Berechtigungsoption für das Freigeben der Vorlage aus.
Anmerkung
Gruppenberechtigungen können nur für die Gruppe gewährt werden, in der du derzeit Mitglied sind. Du kannst anderen Gruppen keine Berechtigungen gewähren.
6. Klicke auf den Button Vorschau oder Felder hinzufügen. Das Authoring- Erlebnis wird angezeigt.
7. Platziere die erforderlichen Felder für die vorgesehenen Teilnehmer, indem du sie aus den Registerkarten für Formularfelder ziehst und auf das Dokument ablegst
8. Wenn du mit dem Hinzufügen von Feldern fertig bist, klicke auf den Button Speichern
Die Vorlage wird jetzt im Bereich Vorlagen auf der Seite Verwalten angezeigt. Wenn du die Vorlage über die entsprechenden Berechtigungen für Benutzer in deiner Gruppe oder innerhalb deines Unternehmens freigegeben hast, wird die Vorlage jetzt auch im Bereich Vorlagen auf der Seite Verwalten dieser Benutzer angezeigt, und die Benutzer können sie beliebig häufig zum Senden verwenden.
Anmerkung
Nur der Benutzer, der die Bibliotheksvorlage erstellt hat, kann sie bearbeiten oder löschen (es sei denn, die erweiterte Freigabe ist aktiviert)
Alternative Workflows für Signaturen
Es gibt verschiedene Workflows, mit denen du Dokumente zum Signieren versenden, Signaturen sammeln und ein signiertes dokument senden kannst, einschließlich der folgenden:
- Signieren mit „Ausfüllen und signieren" oder strukturierter Selbstsignatur
- Versenden mit Massenversand
- Verwenden von Webformularen zur Einholung von Signaturen
In den folgenden Abschnitten werden diese Vorgänge ausführlicher behandelt.
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Weitere Informationen zum Senden einer Vereinbarung findest du hier. |
Abhängig von deinen Geschäftsanforderungen muss ein Vertrag eventuell von mehreren Empfängern bearbeitet werden. Beispielsweise könnte es vorkommen, dass ein Vertrag von zwei Personen signiert und von einer weiteren Person genehmigt oder an einen zusätzlichen Unterzeichner delegiert werden muss. Beim Senden an mehrere Empfänger stehen dir zusätzliche Optionen für die Weiterleitung (sequenzielles, paralleles oder Hybrid-Routing) des Vertrags zur Verfügung.
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Weitere Informationen zum Senden eines Vertrags an mehrere Unterzeichner findest du hier. |
Dieser Vorgang läuft genau so ab, wie es der Name bereits vermuten lässt. In diesem Fall musst du nur ein Dokument signieren und an eine oder mehrere Personen senden. Eventuell musst du eine signierte W-9 oder eine Vertraulichkeitsvereinbarung oder beides an eine oder mehrere Personen senden. Du kannst das signierte Dokument an sich selbst senden, sofern du nicht dieselbe E-Mail-Adresse wie die für die Anmeldung verwendest. Das liegt daran, dass eine Kopie des signierten Dokuments gespeichert wird und du über die Registerkarte „Verwalten“ darauf zugreifen kannst. Beachte, dass die Funktion „Ausfüllen und Signieren“ nur auf der Startseite verfügbar ist.
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Weitere Informationen zur Verwendung von „Ausfüllen und Signieren“ findest du hier. |
1. Klicke auf Dokument ausfüllen und signieren auf der Startseite.
3. Gib einen Vereinbarungsname ein
4. Ziehe die Datei, die du signieren möchtest, per Drag-and-Drop hierher oder klicke auf den Link Dateien hinzufügen und suche/hänge das dokument von deinem lokalen System oder Netzlaufwerk an
5. Klicke auf Weiter.
6. Die Seite Fill & Sign wird geladen.
Platziere den Inhalt (Text, Häkchen, Signaturen) nach Bedarf.
7. Wenn du fertig bist, klicke auf Fertig
8. Die Seite nach dem Signieren wird mit Optionen zum Versenden des Dokuments, herunterladen einer Kopie, Anzeigen des Dokuments auf der Seite „Verwalten" oder Signieren eines weiteren Dokuments angezeigt
Der Massenversand-Vorgang ermöglicht dir das Senden eines Dokuments an Hunderte von Personen gleichzeitig. Jeder Unterzeichner signiert eine eigene Kopie des Dokuments und die einzelnen Verträge werden an dich zurückgesendet. Dieser Vorgang kann dabei von Nutzen sein, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Personaldokumente oder Einverständniserklärungen zu erfassen. Der Link zur Massenversand-Funktion ist auf der Startseite zu finden.
Für den Massenversand-Vorgang gibst du entweder die E-Mail-Adressen der Empfänger in das Feld „An:“ ein oder lädst eine CSV-Datei mit den Daten der Empfänger hoch. Wenn du eine CSV-Datei verwendest, kannst du die Daten der einzelnen Empfänger bereits im Voraus eingeben. Auf diese Weise kannst du die Feldinformationen für die einzelnen Personen anpassen. Beispielsweise kannst du die Nachricht in der E-Mail anpassen, die an jeden Unterzeichner gesendet wird, um diese aufzufordern, das Dokument zu signieren.
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Weitere Informationen zur Verwendung von Massenversand findest du hier. |
Webformulare sind gehostete Dokumente, die von allen Personen signiert werden können, die Zugriff auf sie haben. Sie sind ideal für Anmeldebögen, Verzichtserklärungen oder jegliche Dokumente geeignet, auf die viele Personen online zum Zwecke der Signatur zugreifen können.
Du kannst Webformulare in zwei verschiedenen Formularen als JavaScript oder URL generieren. Die JavaScript-Option enthält den Code, der benötigt wird, um das Webformular in deine Website einzubetten. Die URL-Option stellt eine von Acrobat Sign gehostete Internetadresse zur Verfügung, die von Absendern verwendet werden kann, um das Dokument signieren zu lassen. Der Link zum Erstellen von Webformularen ist auf der Startseite zu finden.
Zwar läuft die Signatur mit Webformular genauso wie eine normale Transaktion über Acrobat Sign, allerdings können Webformulare nur von einem Unterzeichner signiert und von einer beliebigen von dir benannten Person gegengezeichnet werden.
Mobilgeräte
Das Signieren ist eine der Hauptfunktionen von Acrobat Sign. Jeder kann über einen E-Mail-Link in jedem Webbrowser auf dem Computer oder über ein Mobilgerät Dokumente signieren. Wenn du ein Acrobat Sign-Konto hast, kannst du zum Signieren auch die App „Acrobat Sign-Manager“ für iOS oder Android verwenden. Du kannst den Signiervorgang auch über die Seite „Verwalten“ initiieren. Das Signieren ist auch in die Funktion „Ausfüllen und Signieren“ integriert.
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Weitere Informationen zur Funktion der App findest du hier. |
Acrobat Sign unterstützt die neuesten Webbrowser auf Smartphones und Tablets mit iOS- oder Android-Betriebssystem.
Verwende das intuitive Dashboard von Acrobat Sign-Manager, um über dein Mobilgerät Verträge senden und signieren zu lassen. Das neue Dashboard läuft reibungslos unter iOS 9 und iPad Pro. Das verbesserte Sendeerlebnis vereinfacht das Senden von Dokumenten zum Signieren.
Die Acrobat Sign Manager-App für Android ist ebenso wie Acrobat Mobile in 19 Sprachen verfügbar.
Optimieren von Workflows mit Acrobat Sign
Verwalte und signiere Dokumente schnell und einfach online.
