Die Adobe Acrobat Sign-Funktion „Selbstdefinierte E-Mail-Vorlagen“ steht nur Enterprise-Konten mit ETLA-Lizenzvereinbarung zur Verfügung.
Überblick
Alle E-Mails von Adobe Acrobat Sign werden aus einer HTML-basierten Vorlage generiert, die einige variable Felder verwendet, damit jede E-Mail den jeweiligen Vereinbarungen und Empfangenden anpasst werden kann. Die großen Strukturen wie das Seitenlayout bleiben statisch und nur einige wenige Variablen (wie der Name der Vereinbarung und die Nachricht) ändern sich mit jeder versendeten Vereinbarung.
Mit den benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen (CEMT, Custom E-Mail Template) kannst du die HTML-Vorlage umgestalten, die E-Mails aus deinem Acrobat Sign-Konto generiert. Mit CEMT könntest du die Standard-E-Mail mit dem bekannten Branding, Farbschema, Bildern und Texten so umgestalten, dass sie zur Marke deines Unternehmens passt. Du kannst auch die normalerweise statischen Strukturen ändern und das Seitenlayout, die Terminologie, die eingefügten Bilder und vieles mehr anpassen.
Enterprise-Kundschaft mit ETLA-Lizenzvereinbarung kann mit unserem Professional Services-Team die perfekte E-Mail-Vorlage für dein Konto oder für einzelne Gruppen in deinem Konto erstellen. Das kann mit zusätzlichen Gebühren verbunden sein.
Verwendung
Derzeit gibt es vier Vorlagen, die mit Acrobat Sign angepasst werden können.
- Bitte unterzeichnen
- Unterschrieben und archiviert
- Erinnerung
- Abgebrochen
Selbstdefinierte Vorlagen können auf Konto- oder Gruppenebene installiert werden. Vorlagen auf Kontoebene werden an Gruppen verteilt und gelangen von dort an einzelne Benutzende. Konto > Gruppe > Benutzende
Vorlagen auf Gruppenebene ersetzen die Vorlagen auf Kontoebene. Die Vorlage auf Gruppenebene wird dann an die Benutzenden in dieser Gruppe verteilt. Dies bietet einzelnen Gruppen die Möglichkeit, thematisch passende E-Mail-Vorlagen zu entwerfen.
Beispiel: Wenn das Adobe-Konto eine Gruppe namens „Photoshop“ enthält, können E-Mails so gestaltet werden, dass sie dem Geschmack der Photoshop-Zielgruppe entsprechen. Andererseits wünscht die Rechtsabteilung möglicherweise ein ganz anderes Design und ihre E-Mail-Vorlagen können entsprechend gestaltet werden.
Sobald die Vorlagen aktualisiert wurden, gibt dein Professional Services-Kontakt sie zur Prüfung an eine Gruppe aus deinem Konto heraus. Du kannst dann überprüfen, ob das System ordnungsgemäß funktioniert und bei Bedarf weitere Änderungen anfordern. Sobald deine Acrobat Sign-Administration die Vorlage überprüft hat, veröffentlicht dein PS-Kontakt die Vorlage für die entsprechende Gruppe oder das entsprechende Konto.
Benutzer und Administratoren
Sobald die E-Mail-Vorlagen vorhanden sind, ist vonseiten der Benutzenden und Admins keine weitere Aktion mehr erforderlich. Die E-Mail-Vorlagen werden automatisch angewendet.
Was kann angepasst werden
CEMT ermöglicht dir, die E-Mail-Vorlagen anzupassen, die für Transaktions-E-Mails von deinem Acrobat Sign-Konto verwendet werden.
Bitte beachte, dass Sendende (die Parteien, die die Vereinbarung zum Signieren versenden) die selbstdefinierte E-Mail-Vorlage nicht ansehen können, da ihre E-Mail auf einem anderen Vorlagentyp basiert. Sendende sehen weiterhin die Standard-E-Mail-Vorlage.
Jeder Vorlagentyp kann mehrere Versionen haben (eine Version für jede unterstützte Sprache). Wenn du den Text in einer E-Mail-Vorlage auf Spanisch aktualisierst, musst du den entsprechenden lokalisierten Text zur Verfügung stellen, damit dein Professional Service-Kontakt die Vorlage mit dem richtigen Vokabular aktualisieren kann.
Beispiel: Bitte unterzeichnen:Englisch steht für die Vorlage Bitte unterzeichnen und für das Gebietsschema Englisch.
Es gibt zwei Vorgehensweisen, um die E-Mail-Vorlagen, die für dein Konto oder deine Gruppen verwendet werden, anzupassen:
- Beginne mit der Basisvorlage (Standard). Lege fest, welche Anpassungen du in dieser Vorlage mit deinem Professional Service-Kontakt vornehmen möchtest.
- Starte mithilfe des nachstehenden Leitfadens mit deinem eigenen intern erstellten HTML-Dokument.
Aktivierung oder Deaktivierung
Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen können nur vom Professional Services Team von Acrobat Sign im Acrobat Sign-System aktiviert und konfiguriert werden.
Wenn du diese Funktion aktivieren möchtest und derzeit eine aktive Vereinbarung mit Professional Services hast, wende dich an Professional Services, um den Arbeitsumfang und zusätzliche Kosten zu ermitteln. Reiche andernfalls ein Support-Ticket ein, um Zugriff auf die Funktion „Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage“ zu erhalten. Der Support leitet dich dann an das Professional Services Team weiter.
Vorlagen können auf Konto- und/oder auf Gruppenebene und für jeden Vorlagentyp und alle Gebietsschemata konfiguriert werden.
Kundinnen und Kunden können die Entwicklungszeit verkürzen und Dienstleistungskosten minimieren, indem sie ihre Vorlagen mithilfe der unten stehenden Anleitung intern entwerfen:
Bekannte Probleme
Wenn dein Konto so konfiguriert ist, dass Dokumente in der endgültigen E-Mail in die Originaldateien aufgeteilt werden und die Vereinbarung acht oder mehr Dateien enthält, werden keine Dateien zurückgesendet. Für die Anzahl der Dateien, die bei Verwendung des E-Mail-Dienstes CEMT angehängt werden können, gibt es eine feste Obergrenze.
- Entferne die Bedingung, die Dateien aufzuteilen, damit Kundschaft bei der Erstellung von Vereinbarungen problemlos mehrere Dateien anhängen kann.
- Das aufgeteilte Dokument kann problemlos über die Seite „Verwalten“ heruntergeladen werden.
Nein.
Derzeit gibt es keine kundenseitige Benutzeroberfläche für E-Mail-Vorlagen. Du kannst deine eigene HTML-Vorlage erstellen, diese muss jedoch von deiner Ansprechperson bei Adobe Professional Services überprüft und installiert werden.
Die Anpassung ist auf Konto- oder Gruppenebene verfügbar. Adobe unterstützt keine anpassbaren E-Mail-Vorlagen für einzelne Benutzer. Wir unterstützen auch keine E-Mail-Anpassung für bestimmte Empfänger
Ja, Anpassbarkeit ist für alle Regionen verfügbar
Nein.
Wir bieten derzeit benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen für vier der Standard-E-Mails an:
- Bitte unterzeichnen
- Unterschrieben und archiviert
- Erinnerung
- Abgebrochen.
Ja, wenn du die Installation einer benutzerdefinierten E-Mail-Vorlage anforderst, musst du den Typ (Bitte unterzeichnen) sowie die Sprache der Vorlage angeben.
Du musst den übersetzten Text in deiner benutzerdefinierten HTML-Vorlage bereitstellen. Jede Kombination aus Typ:Sprache gilt als separate Vorlage. (Z. B.: Bitte unterzeichnen:Spanisch)
Absendende erhalten die benutzerdefinierte Version der „Abgebrochen“-E-Mail nur, wenn ein*e Empfangende*r das Signieren ablehnt.
Andere E-Mails an Absendende werden weiterhin mit der Standard-Basis-E-Mail von Adobe Acrobat Sign generiert.
Nein.
Das Bild in der E-Mail-Kopfzeile kann in den Kontoeinstellungen unter Konto -> Kontoeinstellungen -> E-Mail-Einstellungen aktualisiert werden
Diese Vorlagen liegen als kontoweite Vorlagen vor, wobei Gruppen ihre Vorlagen vom Konto übernehmen und Benutzer die Vorlagen von der Gruppe übernehmen. CEMT kann auf Gruppenebene angewendet werden, sodass alle Benutzer in dieser Gruppe die Vorlage auf Gruppenebene übernehmen würden.
Beispiel: Für das Adobe-Konto ist CEMT nicht implementiert, aber für die Acrobat Sign-Gruppe innerhalb des Kontos hat eine benutzerdefinierte Vorlage für „Bitte signieren“ implementiert. Max, ein Benutzer Acrobat Sign-Gruppe, verwendet die benutzerdefinierte Vorlage, wenn er Vereinbarungen versendet. Alle anderen Gruppen innerhalb des Adobe-Kontos verwenden weiterhin die Standard-E-Mail-Vorlage.
Das ist machbar!
Wenn die Personalabteilung in deinem Konto ein anderes Design für ihre Vorlagen als die Rechtsabteilung wünscht, kann die Personalabteilung ihre Vorlagen entsprechend entwerfen. Beachte, dass für verschiedene Vorlagen eine separate Gebühr anfällt.
Nein, es gibt keine andere Vorlage. Derzeit kann CEMT nur von direkten Teilnehmern am Unterzeichnungsprozess verwendet werden. (Unterzeichner, Genehmiger, Delegierte)
Bilder sind definitiv eine wichtige Komponente, um deine Botschaft mit einer E-Mail zu vermitteln und Acrobat Sign unterstützt Bilder in den benutzerdefinierten Vorlagen. Bilder müssen jedoch extern von deinem Team oder Unternehmen gehostet werden. Adobe hostet keine Bilder.
Um den HTML-Code über mehrere E-Mail-Clients hinweg konsistent zu halten, werden tabellenbasierte Layouts empfohlen. Es wird auch empfohlen, klassische Attributdesigns für Tabellen und nur einfache Inline-Styles zu verwenden. <style>-Tags werden von vielen E-Mail-Clients missachtet.
CEMT wurde auf den folgenden E-Mail-Clients getestet:
- Microsoft Outlook
- Apple Mail
- Google Mail
- AOL-Mail
- Yahoo! E-Mail
Nein.
CEMT gilt nur für E-Mails, die während einer Vereinbarung an die Teilnehmer gesendet werden.
Im Falle eines Webformulars erhält der Unterzeichner, der das Webformular ausfüllt, ein angepasstes signiertes und abgelegtes Formular. Die Landing-Page kann jedoch nach dem Ausfüllen des Webformulars nicht über CEMT angepasst werden.
Die Landingpage kann geändert werden, wenn du das Webformular über unsere API erstellst.
Optimieren von Workflows mit Acrobat Sign
Verwalte und signiere Dokumente schnell und einfach online.
