Anwendungsfälle für E-Signatur-Workflows

Das Erstellen von E-Signatur-Workflows mit Adobe Sign für Zapier ermöglicht es dir, deine Signaturprozesse mit Leichtigkeit und Flexibilität zu optimieren. Du kannst automatisierte Workflows für verschiedene Szenarien aufbauen, wie interne Genehmigungen, Vertragsvereinbarungen und mehrstufige Freigaben, während du gleichzeitig sichere und rechtsgültige Signaturen gewährleistest.

Um jeden Workflow einzurichten, musst du:

1. Ein Action Event auswählen: Wähle das gewünschte Action Event aus der Liste aus.
2. Mit Acrobat Sign verbinden: Verknüpfe den Workflow mit dem Acrobat Sign-Konto, das du verwenden möchtest.
3. Den Workflow konfigurieren: Fülle die erforderlichen Felder aus, um den Action-Workflow einzurichten.
4. Den Workflow testen: Optional kannst du den Workflow testen, indem du einen Testlauf durchführst, um sicherzustellen, dass alles korrekt funktioniert.

Dieser Prozess stellt sicher, dass deine Workflows ordnungsgemäß konfiguriert und einsatzbereit sind.

Beispielsweise erfordert die Konfiguration eines Workflows zum Erstellen eines Dokuments aus einer Vereinbarung, dass du die folgenden Felder ausfüllst: Agreement ID und Document ID

Unterstützte E-Signatur-Workflows

Du kannst ganz einfach automatisierte E-Signatur-Workflows erstellen in Acrobat Sign für Zapier für jeden der folgenden Use Cases:

Trigger-basierte Automatisierung

Acrobat Sign bietet mehrere native Trigger, wie wenn eine Vereinbarung erstellt, zur Signatur gesendet, abgeschlossen, storniert oder aktualisiert wird. Diese Trigger können dir helfen, intelligente Workflows aufzubauen, die sofort auf wichtige Meilensteine im E-Signatur-Prozess reagieren. Diese ereignisgesteuerten Automatisierungen helfen dabei, zeitnahe Nachfassaktionen und verbesserte betriebliche Effizienz ohne manuellen Eingriff sicherzustellen.

Wenn eine Vereinbarung in Acrobat Sign abgeschlossen wird, kann ein Zap automatisch das signierte PDF in einen bestimmten Google Drive-Ordner hochladen und ein Google Sheet mit dem Status und der Signatur-URL aktualisieren.

Vereinbarungserstellung automatisieren

Du kannst die Vereinbarungen basierend auf einem beliebigen der folgenden Trigger erstellen und Unterzeichner benachrichtigen.Die Workflows zur Vertragserstellung in Acrobat Sign ermöglichen es dir, Authentifizierungsmethoden auszuwählen, Benutzer hinzuzufügen und ihre Rollen zu definieren.Du kannst Unterzeichner benachrichtigen, indem du Signatur-URLs über WhatsApp, SMS oder Slack sendest.

Aktionen:

• Vertrag aus einer Bibliotheksvorlage erstellen und zum Signieren senden
• Vertrag aus hochgeladenem Dokument erstellen und zum Signieren senden

Dokumente verwalten

Du kannst deine Dokumentenverwaltung mit den folgenden automatisierten Workflows in Acrobat Sign für Zapier vereinfachen:

• PDFs von signierten Vereinbarungen erstellen: Automatisiere die Konversion von abgeschlossenen Vereinbarungen in PDFs, um eine einfache Speicherung und zukünftige Referenz zu gewährleisten. Sobald eine Vereinbarung signiert ist, kann das System automatisch ein hochwertiges PDF des Dokuments generieren, es sicher speichern und leicht zugänglich machen.

• Dokument-ID abrufen: Du kannst jedes Dokument hochladen, um seine eindeutige Dokument-ID abzurufen. Dies bietet eine schnelle Referenz für die Verfolgung, Organisation und das Abrufen von Dokumenten in der Datenbank. 

• Vereinbarungsstatus prüfen: Du kannst die Dokument-ID oder E-Signatur-URL angeben und sofort prüfen, ob eine Vereinbarung ausstehend, signiert oder abgeschlossen ist. Es hilft dir dabei, jederzeit über den Fortschritt einer Vereinbarung informiert zu bleiben, ohne andere Parteien kontaktieren zu müssen.

• Signatur-URL einer Vereinbarung finden: Du kannst schnell die Signatur-URL einer bestimmten Vereinbarung lokalisieren und sie bei Bedarf erneut an den Unterzeichner senden. Acrobat Sign generiert und speichert eine URL bei der Dokumenterstellung, sodass du einfachen Zugriff für nahtlose erneute Freigabe und Follow-ups hast.

Aktionen:

• PDF von signierter Vereinbarung erstellen
• Dokument hochladen, um Dokument-ID zu erhalten
• Vereinbarungsstatus finden
• Signatur-URL finden

Vertrags-Audit-Trails importieren und synchronisieren

Nach Abschluss der Signaturzeremonie kannst du den signierten Vereinbarungs-Audit-Trail herunterladen und an einen gewünschten Ort hochladen, wie Google Drive oder OneDrive.

Aktion:

• PDF des Vereinbarungs-Audit-Trails erstellen

Formularfelder importieren und zuordnen

Du kannst eine Liste der Formularfelder von signierten Vereinbarungen herunterladen und sie verwenden, um Daten anderen Quellen zuzuordnen. Wenn beispielsweise eine Vereinbarung ein Textfeld „Vorname" enthält, gibt der Unterzeichner seinen Vornamen ein und signiert das Dokument. Sobald der Signaturvorgang abgeschlossen ist, kann der Anforderer die Formularfelddaten herunterladen, und der Vorname kann in einer Excel-Spalte oder einer anderen Datenquelle gespeichert werden.

Aktion:

• Formularfelddaten der Vereinbarung im JSON-Format finden

Dokumente abrufen

Du kannst Listen aller Vereinbarungen und ihrer Dokument-IDs abrufen.

Aktionen:

• Liste aller Vereinbarungen finden
• Liste aller dokument-IDs der Vereinbarung finden