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Übersicht und Konfiguration selbstdefinierter Sende-Workflows

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Zuletzt aktualisiert am 12. August 2024

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Neue Funktionen

Erste Schritte

Verwaltung

Übersicht über die Admin Console
Benutzendenverwaltung
1. Benutzer hinzufügen
2. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
  1. Technikkonten – API-gesteuert
  2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
3. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
4. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
5. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
6. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
7. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
8. Benutzeridentitätstypen und SSO
9. Wechseln der Benutzeridentität
10. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
11. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
12. Produktprofile
13. Anmeldung
Konto-/Gruppeneinstellungen
1. Einstellungsübersicht
2. Globale Einstellungen
  1. Kontoebene und ID
  2. Neues Empfangserlebnis
  3. Workflows zum Selbstsignieren
  4. Massenversand
  5. Webformulare
  6. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
  7. Power Automate-Workflows
  8. Bibliotheksdokumente
  9. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
  10. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
  11. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung
  12. Einfügen eines Links in eine E-Mail
  13. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
  14. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
  15. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
  16. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
  17. Einzelne Dokumente herunterladen
  18. Signiertes Dokument hochladen
  19. Delegation für Benutzende in meinem Konto
  20. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
  21. Signaturberechtigung
  22. Sendeberechtigung
  23. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
  24. Festlegen einer Standardzeitzone
  25. Festlegen eines Standarddatumsformats
  26. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
    1. Upgrade zur Verwendung von UMG
  27. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
  28. Empfangende ersetzen
  29. Audit-Bericht
    1. Überblick
    2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
    3. Aufnehmen von Erinnerungen
    4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
    5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
  30. In Produktbotschaften und Anleitungen
  31. Barrierefreie PDF-Dateien
  32. Neues Authoring-Erlebnis
  33. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
3. Kontoeinrichtung
  1. Logo hinzufügen
  2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
  3. Firmenname hinzufügen
  4. URL-Umleitung nach Abschluss der Vereinbarung
4. Signaturvorgaben
  1. Korrekt formatierte Signaturen
  2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
  3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
  4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
  5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
  6. Empfangende durch Formularfelder leiten
  7. Signieren ablehnen
  8. Stempel-Workflows erlauben
  9. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
  10. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
  11. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
  12. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
  13. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
  14. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
5. Digitale Signaturen
  1. Überblick
  2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
  3. Signieren mit Cloud-Signaturen
  4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
  5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
6. Elektronische Siegel
7. Digital Identity
  1. Digital Identity Gateway
  2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
8. Berichteinstellungen
  1. Neues Berichtserlebnis
  2. Einstellungen für den klassischen Bericht
9. Sicherheitseinstellungen
  1. Einstellungen für Single Sign-on
  2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
  3. Richtlinien für Anmeldekennwort
  4. Stärke für Anmeldekennwort
  5. Dauer der Internet-Sitzung
  6. Art der PDF-Verschlüsselung
  7. API
  8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
  9. Erlaubte IP-Bereiche
  10. Kontofreigabe
  11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
  12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
  13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
  14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
  15. Dokumentkennwortstärke
  16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
  17. Telefonauthentifizierung
  18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
  19. Zulassen der Seitenextraktion
  20. Ablauf des Dokumentlinks
  21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
  22. Zeitstempel
10. Sendeeinstellungen
  1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
  2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
  3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
  4. Zulässige Empfangsrollen
  5. E-Witnesses zulassen
  6. Gruppen empfangender Personen
  7. Erforderliche Felder
  8. Anhängen von Dokumenten
  9. Feldreduzierung
  10. Vereinbarungen bearbeiten
  11. Vereinbarungsname
  12. Sprachen
  13. Private Nachrichten
  14. Erlaubte Signaturarten
  15. Erinnerungen
  16. Kennwortschutz für signierte Dokumente
  17. Vereinbarungsbenachrichtigung absenden
  18. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
    1. Überblick
    2. Signierkennwort
    3. Einmalpasswort per E-Mail
    4. Acrobat Sign-Authentifizierung
    5. Telefonauthentifizierung
    6. Cloud-basierte digitale Signatur
    7. Wissensbasierte Authentifizierung
    8. Amtl. Lichtbildausweis
    9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
  19. Inhaltsschutz
  20. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
  21. Dokumentablauf
  22. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
  23. Signierreihenfolge
  24. Liquid Mode
  25. Optionen für selbstdefinierte Workflows
  26. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
  27. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
11. Nachrichtenvorlagen
12. Bio-Pharma-Einstellungen
  1. Überblick
  2. Authentifizierung der Identität verlangen
  3. Gründe für das Unterzeichnen
13. Workflow-Integration
14. Beglaubigungs-Einstellungen
15. Zahlungsintegration
16. Nachrichten für Unterzeichnende
17. SAML-Einstellungen
  1. SAML-Konfiguration
  2. Installieren des Active Directory Federation Service
  3. Installieren von Okta
  4. Installieren von OneLogin
  5. Installieren von Oracle Identity Federation
18. Datennutzungsrechte
19. Zeitstempel-Einstellungen
20. Externes Archiv
21. Kontosprachen
22. E-Mail-Einstellungen
  1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
  2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
  3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
  4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
  5. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
  6. E-Mail-Vorlagen anpassen
23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
Leitfaden für regulatorische Anforderungen
1. Barrierefreiheit
2. HIPAA
3. DSGVO
4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
6. IVES-Unterstützung
7. Archivieren von Vereinbarungen
8. Überlegungen zur EU/dem Vereinigten Königreich
Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
Anfordern deiner Domäne
Links „Missbrauch melden“

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

Empfangsoptionen
1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
Vereinbarungen senden
Erstellen von Feldern in Dokumenten
1. In-App-Authoring-Umgebung
2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
  1. AcroForm-Erstellung
  2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
4. Felder
5. Authoring-FAQ
Signieren von Vereinbarungen
Vereinbarungen verwalten
Audit-Bericht
Berichte und Datenexporte
1. Überblick
2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
3. Berichtsdiagramme
4. Datenexporte
5. Umbenennen eines Berichts/Exports
6. Duplizieren eines Berichts/Exports
7. Planen eines Berichts/Exports
8. Löschen eines Berichts/Exports
9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

Webformulare
Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen)
Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
Power Automate-Workflows
1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
2. Aktivieren der Power Automate-Integration
3. Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
4. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
5. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
6. Auslöser für Flows
7. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
8. Verwalten von Flows
9. Bearbeiten von Flows
10. Freigeben von Flows
11. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
12. Löschen von Flows
13. Nützliche Vorlagen
  1. Nur Administration
  2. Archivierung von Vereinbarungen
    1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
    2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
    4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
    5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
  3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
    1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
    2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
    4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
  4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
    1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
  5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
    1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
    2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
    3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
    4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
  6. Vereinbarungsgenerierung
    1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
    2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
    3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
Selbstdefinierte Sende-Workflows
Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
1. Freigeben von Benutzenden
2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

Acrobat Sign-Entwickler

Support und Fehlerbehebung

Übersicht über selbstdefinierte Workflows

Mit dem Custom Workflow Designer kannst du Workflow-Vorlagen erstellen, die die Gestaltung von Vereinbarungen und Signaturprozessen vordefinieren und genau auf die Anforderungen deines Unternehmens zugeschnitten sind. Benutzende können Workflow-Vorlagen über eine intuitive Oberfläche entwerfen, die es ihnen leicht macht, die Eigenschaften der Teilnehmenden anzugeben, darunter vordefinierte Namen, Rollen und Routings, die in eine Vereinbarung aufzunehmenden Dokumente, von Absendenden vorab auszufüllende Formularfelder, E-Mail-Verteilung für die Teilnehmenden, Optionen für den Vereinbarungsablauf oder Passwortoptionen und mehr.

Wenn Absendende eine Workflow-Vorlage verwenden, werden sie durch individuelle Anweisungen und Felder durch den Sendevorgang geleitet. Damit wird der Vorgang benutzerfreundlicher und weniger fehleranfällig.

Je nach Konto-/Gruppeneinstellungen können alle Benutzenden Arbeitsabläufe für den persönlichen Gebrauch erstellen oder für ihre Gruppen freigeben.

Admins können Vorlagen auf Gruppenebene erstellen und freigeben.
- Admins auf Kontoebene können einen Workflow in der gesamten Organisation freigeben.
Benutzende ohne Adminrechte können ihre eigenen Workflows entwickeln und sie optional für die Gruppen freigeben, denen sie angehören.

Du kannst den Verlauf und den Audit-Bericht für die vom Arbeitsablauf erstellte Vereinbarung auf der Seite Verwalten abrufen.

Während die Vereinbarung in Bearbeitung ist, kannst du Erinnerungen hinzufügen und andere vereinbarungsbezogene Aufgaben ausführen.

Wähle nach deiner Anmeldung im oberen Menü des Startbildschirms die Option „Workflows“ aus.

Melde dich bei Acrobat Sign an

Signieren/Genehmigen und Verwalten einer von einem Workflow generierten Vereinbarung

Eine von einem Workflow-Prozess generierte Vereinbarung entspricht genau jeder anderen Vereinbarung, die über dieselbe Gruppe gesendet wurde.

Die Unterzeichnenden und Genehmigenden können mithilfe des Links in der E-Mail „Bitte signiere/Bitte genehmige“ signieren bzw. auf der Seite Verwalten, wenn sie Nutzende von Acrobat Sign mit vertrauenswürdigen Konten sind.

Absendenden stehen zur Verwaltung der Vereinbarung die gleichen Optionen auf der Seite Verwalten zur Verfügung.

Berichte und Datenexporte behandeln die Vereinbarung genauso wie jede andere manuell erstellte Vereinbarung.

Konfiguration

Verfügbarkeit:

Die Selbstdefinierte Arbeitsablaufumgebung für das Senden ist nur für Enterprise-Lizenz-Abos erhältlich.

Konfigurationsumfang:

Die Steuerelemente, die sich auf Selbstdefinierte Arbeitsabläufe zum Senden auswirken, sind auf Konto- und Gruppenebene zugänglich.

Durch Aktivieren des neuesten Arbeitsablauf-Erlebnisses rücken Arbeitsabläufe näher an die Funktionalität des manuellen Sendevorgangs heran.

Mit dieser Option aktivierte Funktionen:

Umfließbares Seitenlayout
Verwenden digitaler Signaturen für eine*n oder mehrere Empfangende*n
Konfigurieren von Empfangenden für die Verwendung der Premium-Identitätsprüfung
Konfigurieren von Empfangsgruppen während des Sendevorgangs
Anfügen von Dokumenten aus allen aktivierten Quellen während des Sendevorgangs

Um das neueste Erlebnis zu aktivieren, navigiere zu: Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Optionen für selbstdefinierten Arbeitsablauf.

Arbeitsabläufe zur Nutzung des neuen Erlebnisses konfigurieren

Premium-Identitätsprüfung

Im Workflow Designer werden alle aktivierten Authentifizierungsmethoden im Empfängerobjekt angezeigt.

Die Authentifizierungsmethoden werden als Kontrollkästchen angezeigt, sodass verschiedene Optionen für das Workflow-Design zur Auswahl stehen.

Wenn im Designer mehrere Optionen aktiviert werden, stehen Absendenden während des Sendevorgangs dieselben Optionen zur Verfügung.

Registerkarte „Empfangende“ mit sichtbaren Unterzeichnendeneigenschaften und hervorgehobenen Authentifizierungsoptionen

Gruppen empfangender Personen

Die Empfangsobjekte im Designer können von nun an als Empfangsgruppen zugewiesen werden. Auf diese Weise kann die sendende Partei eine wiederverwendbare Empfangsgruppe aus ihrem Adressbuch oder eine Ad-hoc-Empfangsgruppe verwenden, um eine Reihe von E-Mail-Adressen zu kennzeichnen, die für diesen einen Signaturschritt verwendet werden dürfen.

Wenn beispielsweise eine von drei Führungskräften gegenzeichnen muss, kannst du eine Empfangsgruppe hinzufügen, die alle drei E-Mail-Adressen enthält. Wenn der Signaturzyklus zu der Empfangsgruppe gelangt, werden alle drei benachrichtigt, aber nur eine muss die Aktion abschließen.

Wenn du eine wiederverwendbare Empfangsgruppe in einem Workflow verwendest, muss zuerst die empfangende Partei erstellt werden und der Benutzerin oder dem Benutzer innerhalb des verwendbaren Geltungsbereichs des Workflows zur Verfügung stehen. Wenn der Workflow also für das gesamte Unternehmen verfügbar ist, muss auch die Empfangsgruppe für das gesamte Unternehmen verfügbar sein.

Wenn du eine wiederverwendbare Empfangsgruppe hinzufügen möchtest, wähle die Option Empfangsgruppe hinzufügen aus, um die Gruppenauswahl zu öffnen.

Nur Empfangsgruppen mit kompatiblen Benutzungsberechtigungen sind verfügbar:
- Ein selbstdefinierter Workflow, auf den ein gesamtes Konto zugreifen kann, kann nur von einem Konto verwaltete Empfangsgruppen verwenden.
- Ein selbstdefinierter Workflow, auf den eine ganze Gruppe zugreifen kann, kann Empfangsgruppen verwenden, die von Gruppen und Konten verwaltet werden.
- Ein selbstdefinierter Workflow, auf den eine einzelne benutzende Person zugreifen kann, kann Empfangsgruppen verwenden, die von Benutzenden, Gruppen und Konten verwaltet werden.
Der Name der wiederverwendbaren Empfangsgruppe wird automatisch als Gruppenname eingefügt, wenn die Vorlage zum Senden einer Vereinbarung verwendet wird.
Wenn die empfangende Partei als Empfangsgruppe konfiguriert ist, kann die empfangende Partei nicht mehr Bearbeitbar sein, wenn du die Vorlage zum Senden einer Vereinbarung verwendest.
Die Mitglieder der wiederverwendbaren Empfangsgruppe können nicht bearbeitet oder gelöscht werden und der Gruppe können auch keine weiteren Mitglieder hinzugefügt werden.
Die empfangende Partei darf nicht aus dem Signaturablauf entfernt werden, wenn eine Empfangsgruppe konfiguriert ist, auch wenn die empfangende Partei nicht als erforderlich markiert ist.

Konfigurationsbereich der empfangenden Partei, die Schaltfläche „Empfangsgruppe hinzufügen“ ist hervorgehoben Einbeziehen des Empfangsgruppen-Auswahlfensters und der resultierenden Seite „Senden“

Ad-hoc-Empfangsgruppen werden in der Empfangsdefinition des selbstdefinierten Workflows erstellt, die ausschließlich zum Beschreiben einer empfangenden Partei in einem Workflow existiert. Es gibt keine Möglichkeit, sie zu speichern oder in anderen Prozessen wiederzuverwenden.

So konfigurierst du eine Empfangsgruppe:

Gib die E-Mail-Adressen der Mitglieder der Empfangsgruppe durch Kommas getrennt in das Feld Empfangende Partei ein.
Aktiviere das Kontrollkästchen Als Empfangsgruppe markieren.
- Das System fügt automatisch einen Namen für die Gruppe ein, wenn eine absendende Partei eine Vereinbarung mithilfe des Workflows losschickt. Der Gruppenname enthält ein Präfix, das den Namen als automatisch generiert identifiziert, und dann die Zeichenfolge „Empfangsgruppe X“, wobei X eine inkrementelle Zahl ist, die bei 1 beginnt und je nach Anzahl der hinzugefügten Empfangsgruppen zunimmt.
- Wenn die empfangende Partei als Bearbeitbar konfiguriert ist, kann die absendende Partei den Gruppennamen bearbeiten, vorab ausgefüllte Mitglieder löschen und bei Bedarf neue Mitglieder hinzufügen.

Workflow-Designer, die Option „Als Empfangsgruppe markieren“ ist ausgewählt; und die daraus resultierende Seite „Senden“, auf der die Mitglieder der Empfangsgruppe aufgelistet sind

Dateianlagen

Während des Sendevorgangs können Dokumente von einer beliebigen Acrobat Sign-Quelle angehängt werden.

Hinweis:

Beim Anhängen einer Acrobat Sign-Vorlage an einen Workflow werden Benutzenden nur die Vorlagen angezeigt, die derselben Gruppe zugewiesen sind wie der Workflow, sowie die Vorlagen, die der Organisation zugewiesen sind (Vorlagen auf Kontoebene). Dies ist auf die (1-zu-1-)Beziehung des Workflows zu Gruppen zurückzuführen. (Und auf die Tatsache, dass Vorlagen auf Kontoebene von allen Gruppen übernommen werden.)

Dies ist eine andere Erfahrung als wenn Benutzende mit Mitgliedschaften in mehreren Gruppen (1:n) ihre Vorlagenbibliothek aufrufen. Da die Benutzenden Zugriff auf verschiedene Gruppen haben, können sie alle Vorlagen aufrufen, die mit allen Gruppen verknüpft sind.
Dies ist nicht der Fall bei einem Workflow, dessen Anwendungsbereich auf eine Gruppe beschränkt ist.

Die Benutzererfahrung unter der „neuen“ Einstellung wurde auf ein modernes, dynamisches Design wie auf der Seite „Senden“ aktualisiert.

Die im alten Erlebnis auf der rechten Seite der Liste der empfangenden Parteien angezeigten Anweisungen wurden an den oberen Rand der Seite in ein reduzierbares Fenster verschoben.

Durch Vorlagen definierte Feldzuweisung

Durch Vorlagen definierte Feldzuweisungen ordnen die (in Workflow Designer definierte) Liste der empfangenden Parteien den entsprechenden Feldzuweisungen in deinen autorisierten Formularen zu.

Anwendungsbeispiel:

Ein Unterzeichner (Kunde) soll zuerst unterschreiben.
- Optional kann auch ein zweiter Unterzeichner unterschreiben.
Die Vereinbarung wird intern von einem Vertriebsmitarbeiter gegengezeichnet.

Normalerweise wären hierfür aufgrund der Art und Weise, wie die Empfänger auf der Seite Senden indiziert wurden, zwei Formulare erforderlich:

eines für das Szenario mit nur einem Unterzeichner, in dem der zweite Index dem Gegenzeichner zugewiesen wird,
und eines für das Szenario mit zweitem Unterzeichner, in dem der Gegenzeichner den dritten Index erhält.

Unter der „vorlagendefinierten“ Regelstruktur erstelle ein vollständiges Formular, in dem alle etwaigen Empfängerfelder definiert sind.

Der Empfangs-Unterzeichnungs-Index wird (wie in Workflow Designer definiert) streng durchgesetzt und alle Felder, die anderen ausgelassenen (optionalen) empfangenden Parteien zugewiesen sind, werden beim Senden der Vereinbarung ignoriert.

Im obigen Anwendungsfall erhält der/die zweite Unterzeichner*in also immer Index 2. Ist dieser jedoch zum Zeitpunkt des Sendens nicht enthalten, werden signer2-Felder ignoriert und der/die Gegenzeichner*in (Unterzeichnerindex 3) kann weiterhin nur auf signer3-Felder zugreifen.

Aktiviere diese neue Option wie folgt: Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Optionen für selbstdefinierten Arbeitsablauf > Vorgabendefinierte Signaturplatzierung aktivieren.

Arbeitsabläufe zur Verwendung von vorlagendefinierter Signaturplatzierung konfigurieren

Hinweis:

Durch das Aktivieren der Funktion für die Vorlagendefinierte Signaturplatzierung wird die Option zum Verfassen der Vereinbarung während des Sendevorgangs deaktiviert.

Erläuterung der Beziehung zwischen empfangenden Parteien und Feldern

Jedem in einer Vereinbarung enthaltenen Empfänger wird ein Unterzeichnerindex zugewiesen. Diese Indexnummer ist erforderlich, um den Empfängern die Felder zuzuordnen, in die sie Inhalte einfügen dürfen (wie z. B. ein Unterschriftsfeld).

Empfänger erhalten ihre Indexnummer basierend auf ihrer Reihenfolge auf der Seite Senden. Der Empfänger ganz oben in der Liste erhält Index 1, der zweite Index 2 usw. Diese Indexnummer wird angezeigt, wenn für die Vereinbarung „In festgelegter Reihenfolge ausfüllen“ festgelegt wurde, ist jedoch auch dann noch vorhanden, wenn für den Arbeitsablauf „In beliebiger Reihenfolge ausfüllen“ aktiviert ist.

Beim Aufbau eines Empfänger-Workflows im Workflow Designer wird der Unterzeichnerindex nach folgenden Regeln zugewiesen:

Von oben nach unten
- Von links nach rechts

Im unten stehenden Beispiel befinden sich Unterzeichner und zweiter Unterzeichner ganz oben in der Liste.

Der Unterzeichner („Signer“) ist der Empfänger oben links. Deshalb wird ihm Index 1 zugewiesen.
Der zweite Unterzeichner („Co Signer“) befindet sich ebenfalls ganz oben, jedoch rechts neben dem ersten Unterzeichner. Deshalb wird ihm Index 2 zugewiesen.

In diesem Anwendungsfall ist es egal, wer letztlich zuerst unterschreibt. Deshalb werden die Unterzeichner in einen parallelen Unterzeichnungs-Workflow eingefügt. Der Unterzeichnungsindex wird streng durchgesetzt, um zu gewährleisten, dass der Unterzeichner die richtigen Felder ausfüllt und der zweite Unterzeichner nur auf die ihm zugewiesenen Felder zugreifen kann.

Der Vertriebsmitarbeiter („Sales Rep“) unterschreibt als Drittes, nachdem Unterzeichner und zweiter Unterzeichner fertig sind.

Die Genehmigung einer Führungskraft („Exec Approval“) wird als Viertes angefordert, nachdem der Vertriebsmitarbeiter die Vereinbarung gegengezeichnet hat.

Hinweis:

Die Namen der empfangenden Parteien „Signer“, „Co Signer“, „Sales Rep“ usw. in diesem Beispiel haben keine Auswirkungen auf die Feldzuweisung. Hierbei handelt es sich lediglich um von der Administration definierte Bezeichnungen, die dem besseren Verständnis der Arbeitsablaufvorlage dienen.

Der oben aufgeführte Designer-Empfänger-Workflow erstellt eine Senden-Seitenvorlage, die wie folgt aussieht

(auf der Seite Senden ist die Reihenfolge deutlicher, obwohl die Indexnummern nicht angezeigt werden):

Beim Erstellen von Formularen mit Feldern wird jedes Feld explizit einem Unterzeichnungsindex zugewiesen (abgesehen von Feldern mit dem Wert „Jeder“).

In der Acrobat Sign-Authoring-Umgebung erfolgt dies über die Auswahl einer teilnehmenden Person und der Platzierung der Felder für diese teilnehmende Person.

Jede teilnehmende Person erhält einen farblichen Code, um besser unterscheiden zu können, welche Felder welcher teilnehmenden Person zugeordnet sind.

Wenn du Texttags verwendest, bietet das Tag selbst ein Argument (z. B. :signer1), das das Feld dem Unterzeichnerindex zuordnet.

Um auch nur die Möglichkeit zu haben, Arbeitsabläufe zu konfigurieren, muss die Funktion aktiviert sein.

Navigiere zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Selbstdefinierte Sende-Workflows und aktiviere Workflow Designer für Admins aktivieren.

Nach der Aktivierung haben alle Admins auf Konto- und Gruppenebene in ihrem Adminmenü Zugriff auf den Workflow Designer.

Gruppenadmins können Workflows für Gruppen erstellen, für die sie Adminrechte haben.
Admins auf Kontoebene können einen Workflow für jede Gruppe sowie Workflows für das gesamte Unternehmen erstellen.

Konfigurieren, dass Workflows für das Konto angezeigt werden sollen

Wenn die Einstellung aktiviert ist, ist die Option Selbstdefinierte Workflows verfügbar, nachdem du die Registerkarte Workflows ausgewählt hast.
Wenn die Einstellung deaktiviert ist, steht die Option Selbstdefinierte Workflows nicht zur Verfügung.

Zugriff aktivieren und Zugriff deaktivieren

Um die Option zum Erstellen von Workflows mit dem Anwendungsbereich „Nur ich“ zu aktivieren, muss der Workflow Designer für alle Benutzenden aktiviert sein. Wenn nicht alle Benutzenden aktiviert sind, können Workflows nur Gruppen oder dem gesamten Unternehmen zugeordnet werden.

Navigiere zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Selbstdefinierte Sende-Workflows und aktiviere Zugriff auf Workflow Designer für alle Benutzenden aktivieren.

Wenn die Einstellung aktiviert ist, ist die Option Selbstdefinierte Workflows verfügbar, nachdem du die Registerkarte Workflows ausgewählt hast.
Wenn die Einstellung deaktiviert ist, steht die Option Selbstdefinierte Workflows nicht zur Verfügung.

Standardmäßig können Benutzer ohne Adminrechte Workflows nur für sich selbst erstellen. Du bist nicht berechtigt, einen Workflow für ihre Gruppe freizugeben.

Die Berechtigung für Benutzende, ihre Workflows für ihre Gruppen freizugeben, kann jedoch auf Konto- oder Gruppenebene aktiviert werden.

Navigiere zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Selbstdefinierte Sende-Workflows und aktiviere Für alle Gruppen von Benutzenden dürfen durch sie erstellte Workflows freigegeben werden.

Benutzenden erlauben, Workflows für ihre Gruppe freizugeben

Wenn die Einstellung aktiviert ist, wird Benutzenden im Dropdown-Feld für die Gruppenauswahl eine Option angezeigt, mit der sie festlegen können, wer den Workflow verwenden darf.
Wenn die Einstellung deaktiviert ist, wird die Option im Dropdown-Feld für die Gruppenauswahl nicht auf der Benutzeroberfläche angezeigt.

Konten, die bestimmte Workflows für alle Dokumente durchsetzen und den Prozess des Sendens optimal an den Mindesteingabewert der Nutzenden anpassen möchten, können alle Dokumenten-Workflows vollständig definieren und das Ad-hoc-Senden komplett einschränken.

Konten, die Nutzende in mehreren Gruppen verwenden, können die konfigurierbaren Optionen auf Gruppenebene erweitern und so sicherstellen, dass die richtigen Signaturoptionen und Benachrichtigungsprozesse streng durchgesetzt werden.

Um die Benutzung so einzuschränken, dass Sendevorgänge nur mit genehmigten Workflows vorgenommen werden dürfen, navigiere zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Selbstdefinierte Sende-Workflows und aktiviere Vereinbarungen dürfen nur über Workflows gesendet werden.

Arbeitsabläufe als einzige Methode zum Senden von Vereinbarungen konfigurieren

Fehlerberichterstattung für häufige Probleme

Einige Elemente des alten Arbeitsablauf-Erlebnisses verursachen unter der neuen Oberfläche Fehler, da die Kontrolle und Sicherheit im aktuellen Erlebnis verbessert wurde. Es wurden zusätzliche Fehlerprüfungen hinzugefügt, um diese Fehler besser anzuzeigen und zu erklären.

Wenn das Konto zur Verwendung des modernen Sendeerlebnisses konfiguriert ist und ein problematischer Workflow gestartet wird, wird dem Benutzer ein rotes Banner mit Fehlermeldung angezeigt:

Wenn das Konto noch für die Verwendung des klassischen Erlebnisses konfiguriert ist, funktioniert der Workflow möglicherweise weiterhin unter diesen Regeln.

Das moderne Erlebnis zeigt Fehler wie erkannt an.

Wenn mehr als ein Problem erkannt wurde, werden alle erkannten Fehler aufgeführt.

Um unter den Regeln der neuen Oberfläche die Gültigkeit des Workflows zu gewährleisten, müssen Administratoren den Workflow bearbeiten und die erkannten Probleme beheben:

Unter dem klassischen Regelsatz werden E-Mail-Zeichenfolgen möglicherweise falsch formatiert oder fälschlicherweise beschränkt (z. B. mit Leerzeichen oder Kommas).

Wenn ein solcher Fehler auftritt, müssen Administratoren Folgendes überprüfen:

Die ordnungsgemäße Beschränkung der CC-E-Mail-Adressen

Jede definierte Empfänger-E-Mail-Zeichenfolge, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß formatiert sind
- (z. B. name@domain.tld)
- Im modernen Erlebnis sind Kommas und Semikolons zulässig.

Das moderne Erlebnis erfordert eindeutige Werte für alle Dokumententitel auf der Seite Dokumente im Workflow Designer.

Ausführliche Informationen zu diesem Fehler findest du hier.

Beim Erstellen eines Workflows können Administratoren eine Dokumentvorlage anhängen, die über einen beschränkten Zugriffsumfang verfügt.

Wenn Nutzende außerhalb dieses Umfangs versuchen, den Arbeitsablauf zu laden, kann das Dokument nicht angehängt werden und es wird ein Sicherheitsverstoß ausgelöst.

Administrierende können beispielsweise eine neue Dokumentvorlage mit Eigenschaften erstellen, die den Zugriff auf die Partei beschränken, die die Vorlage besitzt. Administrierende können das Dokument an den Arbeitsablauf anhängen, da sie die besitzende Partei sind.

Alle anderen Benutzer des Systems, die nicht Besitzer der Vorlage sind, befinden sich außerhalb des Zugriffsumfangs des Dokuments.

Wenn dieser Fehler angezeigt wird, muss der Administrator die Eigenschaften der angehängten Dokumentvorlage anpassen.

Schritte zur Überprüfung und Anpassung von Vorlageneigenschaften findest du hier.

Zusätzliche Inhalte, die für selbstdefinierte Sende-Workflows relevant sind:

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Übersicht und Konfiguration selbstdefinierter Sende-Workflows

Übersicht über selbstdefinierte Workflows

Signieren/Genehmigen und Verwalten einer von einem Workflow generierten Vereinbarung

Konfiguration

Verfügbarkeit:

Konfigurationsumfang:

Premium-Identitätsprüfung

Gruppen empfangender Personen

Dateianlagen

Durch Vorlagen definierte Feldzuweisung

Erläuterung der Beziehung zwischen empfangenden Parteien und Feldern

Fehlerberichterstattung für häufige Probleme

Zusätzliche Inhalte, die für selbstdefinierte Sende-Workflows relevant sind:

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