Melden Sie sich als Admin an und navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Eine zusätzliche Kopie aller signierten Vereinbarungen an die folgenden E-Mail-Adressen senden
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Zuletzt aktualisiert am
20. Juli 2023
Externes Archiv einrichten
Administrierende können die Adobe Acrobat Sign-Funktion Externes Archiv konfigurieren, um automatisch eine Kopie der E-Mail Signiert und archiviert für jede erfolgreich abgeschlossene Vereinbarung an eine zusätzliche E-Mail-Adresse zu senden. Diese automatische Kopie enthält immer die PDF-Datei mit der signierten Vereinbarung, die PDF-Datei mit dem Audit-Bericht und die CSV-Datei mit den Felddaten (sofern vorhanden), unabhängig von den Konto-/Gruppeneinstellungen, die festlegen, ob diese Dokumente angehängt werden sollen.
Das externe Archiv kann auf Konto- und Gruppenebene konfiguriert werden, wobei die Einstellungen auf Gruppenebene die Kontoeinstellungen überschreiben. Konten mit Nutzenden in mehreren Gruppen können die Konfiguration auf Gruppenebene effektiv verwenden, wenn Gruppen zum Definieren bestimmter Dokumentarbeitsabläufe verwendet werden. (Ein rechtlicher Konzern kann z. B. seine Rechtsabteilung in alle abgeschlossenen Vereinbarungen aufnehmen und alle allgemeinen Archivadressen entfernen, die möglicherweise auf Kontoebene konfiguriert werden.)
Die Konfiguration des Archivs erfordert im Menü des Admins in der Registerkarte Globale Einstellungen lediglich die Eingabe einer gültigen E-Mail-Adresse im Eingabefeld Eine zusätzliche Kopie aller signierten Vereinbarungen senden. Jede E-Mail-Adresse kann verwendet werden, einschließlich Drittanwendungen, die eingehende E-Mails akzeptieren.
Die Registerkarte Externes Archiv enthält Anweisungen zum Suchen nach der eingehenden E-Mail-Adresse für die Anwendungen Box und Evernote, die verwendet werden kann, um die Vereinbarungen in diese Anwendungen zu übertragen.
Anmerkung
Nutzende mit Einzelanwendung-Konten haben keinen Zugriff auf die Menü-Registerkarte Globale Einstellungen. Bei der Dienststufe Einzelanwendung befindet sich das Eingabefeld Eine zusätzliche Kopie aller Vereinbarungen senden auf der Seite Externes Archiv.
E-Mail zur externen Archivschnittstelle hinzufügen
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Wählen Sie die Schaltfläche E-Mail-Adresse hinzufügen aus.
Nutzende mit Einzelanwendung-Konten müssen zur Registerkarte Externes Archiv navigieren:
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Eine Überlagerung wird geöffnet, in der Sie die E-Mail-Adresse für das Archiv akzeptieren können.
Geben Sie die E-Mail-Adresse zweimal ein (um sicherzustellen, dass sie korrekt eingegeben wurde).
Speichern Sie die E-Mail-Adresse.
AnmerkungWenn die Domäne der Archiv-E-Mail für das Konto neu ist, wird eine Sicherheitsfrage angezeigt, um zu prüfen, ob die Archiv-E-Mail-Adresse richtig ist.
Stellen Sie sicher, dass die Archiv-E-Mail-Adresse richtig ist. Sie möchten sicherlich nicht, dass automatisch eine Kopie jeder Vereinbarung an die falsche Person gesendet wird.
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Die E-Mail-Adresse wird als separates Objekt im E-Mail-Feld gespeichert.
- Bei mehreren Adressen können bis zu 15 Adressen gespeichert werden.
- Wenn Sie das X rechts neben einer E-Mail-Adresse auswählen, wird die E-Mail-Adresse aus dem Feld gelöscht.
Fügen Sie alle E-Mail-Adressen hinzu, an die Sie die unterzeichnete Vereinbarungsdokumentation automatisch senden möchten.
- Bei mehreren Adressen können bis zu 15 Adressen gespeichert werden.
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