Limitar la visibilidad del documento

Información general

La configuración Visibilidad limitada de documentos (LDV) permite que un acuerdo contenga varios archivos visibles de forma selectiva para los destinatarios según los ajustes y configuración del acuerdo.

Los casos de uso de ejemplo incluyen los siguientes:

  • Acuerdos de ventas que requieren la revisión o aprobación interna antes de enviarse a los clientes.
  • Documentación contractual que se debe entregar después de aceptar la carta de oferta.
  • Documentos de RR. HH. que requieren un procesamiento interno fuera del ámbito del firmante inicial.

Este es un vídeo rápido que recoge el uso a alto nivel:

Disponibilidad:

Visibilidad limitada de documentos solo está disponible para el plan de licencias de empresa.

Ámbito de configuración:

La LDV se puede habilitar en el nivel de cuenta y de grupo.

Cómo funciona la visibilidad del documento

Las reglas de la LDV pueden habilitarse tanto en el nivel de cuenta como en el de grupo.

Las reglas de la LDV solo muestran el contenido del archivo asignado específicamente para cada destinatario.

El contenido del archivo se asigna a un destinatario agregando al menos un campo asignado a este destinatario.

  • La LDV está basada en archivos, no en páginas. Si un archivo tiene 40 páginas y el destinatario tiene un campo asignado a ellas en una página, el destinatario puede ver las 40 páginas del archivo.
  • Si el archivo no contiene campos para el destinatario, se excluye por completo de la vista del destinatario.
  • Si hay cuatro archivos y el destinatario debe ver los cuatro, se tiene que aplicar al menos un campo a una de las páginas de cada archivo.
  • Si se requiere un control de nivel de página, el archivo se debe separar en archivos individuales, cada uno con una página.
Ejemplo de LDV

En el ejemplo de la derecha, hay dos firmantes y dos documentos en un acuerdo.

El firmante 1 ve ambos documentos, ya que hay un campo asignado en ambos documentos (campo 1 y campo 2)

El firmante 2 solo ve el documento 2 porque no tiene un campo asignado en el documento 1. 

  • Puede ver el documento 2 porque el Campo 3 está asignado al firmante 2.
Nota:

Las reglas de la LDV tiene dos requisitos previos:

  • Debe haber más de un destinatario
    • Los destinatarios incluyen a cualquier usuario añadido al proceso de aprobación firma o firma del documento
    • Los usuarios en copia no se consideran destinatarios.    
  • Debe haber más de un archivo añadido al acuerdo
    • Los archivos son los archivos adjuntos utilizados para crear el acuerdo (.doc, .xls, .pdf, PNG, etc.)

Si alguno de los anteriores requisitos no se cumplen, las reglas de la LDV se suspenden para dicho acuerdo.

Configuración

Para evaluar los controles de esta función, vaya a Configuración global > Visibilidad limitada del documento

Pestaña Configuración global que resalta los controles de la LDV.

Los firmantes solo verán los archivos que contengan la firma, las iniciales o los campos de entrada de datos que se les hayan asignado es la configuración raíz que habilita la experiencia y el conjunto de controles subordinados de la LDV. Si este control está deshabilitado, la LDV en su conjunto se deshabilitará en la experiencia del destinatario.

Todos los destinatarios y usuarios en CC verán todos los archivos en todo momento.

La LDV está deshabilitada

Participante

Durante el proceso de firma

Una vez concluido el acuerdo

Remitente

Todos los documentos

Todos los documentos

Destinatario interno

Todos los documentos

Todos los documentos

Destinatario externo

Todos los documentos

Todos los documentos

CC interno

Todos los documentos

Todos los documentos

CC externo

Todos los documentos

Todos los documentos

Destinatario de archivo externo

N/A

Todos los documentos

Después de habilitar el control de la LDV raíz, hay tres configuraciones adicionales para controlar la visibilidad en función de su experiencia preferida:

Uso de la LDV con la API de REST versión 6

El remitente puede utilizar la API REST v6 para otorgar visibilidad de forma explícita a los documentos.

Las llamadas a la API REST versión 6 ignoran toda la configuración de visibilidad del documento de la IU, ya que la llamada de la API sobrescribe la configuración de nivel de cuenta y grupo.

El único comportamiento obligatorio es que el remitente debe especificar una etiqueta del documento si indica un campo de formulario para un destinatario en particular. 

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