集成到 Microsoft Dynamics CRM 的 Adobe Sign 应用程序的用户界面指南

概述

通过将 Adobe Sign 集成到 Dynamics 中,可为获得任何表单/合同文档所需的签名提供一个即插即用的解决方案。此集成具备以下优点:

  • Adobe Sign 已内置到 CRM 记录中,例如“联系人”、“帐户”、“潜在客户”、“业务机会”、“订单”、“发票”、“报价单”、“合同”及您的管理员开发的任何自定义 CRM 实体。
  • 通过从 Dynamics 中一键发送合同和销售文件等协议,加快报价至收款的流程。
  • 管理员可配置数据映射,通过该功能将 Dynamics 中的数据(例如“帐户”和“联系人”)合并到协议中,并将在签名过程中从签名者收集到的数据推送回 Dynamics 中。
  • 让收件人可以随时随地在任何设备上轻松地进行签名。
  • 让用户可以跟踪从 Dynamics 中发出以供签名的文档。
  • 在整个流程中无需手动操作。

 

此版本 (v7) 的程序包仅适用于 Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 及更高版本。

 

如果您使用以下版本的 Dynamics,请参阅 v6 的指南

  • Dynamics CRM 2016 联机版和内部部署版                                                             
  • Dynamics 2015 Update 2                                                                                
  • Dynamics 2013 Service Pack 1 Update 4                                                                     

 

获取 Adobe Sign 的访问权限

Adobe Sign 由 Dynamics 管理员安装,并通过安全角色授予访问权限。如果您需要访问 Adobe Sign,但在主页上未看到 Adobe Sign 选项,请联系您的 Dynamics 管理员来请求用户访问权限。

Dynamics 主页上的 Adobe Sign 按钮

注意:

要使 Adobe Sign 能够在 Dynamics 中正常运行,您的浏览器必须启用弹出窗口。如果在任何时候收到一条消息指示“只显示安全内容”,请单击启用所有内容按钮。

发送以请求签名

在安装集成到 Microsoft Dynamics CRM 中的 Adobe Sign 以后,可从 更多... 菜单中获取“发送以请求签名”选项。您可以从某个 Dynamics 实体或“协议”页面中使用发送以请求签名选项来发送待签名的协议。

要从实体发送协议,请执行以下操作:

  • 导航至 CRM 中的实体记录(如“业务机会”、“帐户”),然后通过单击打开该记录。
  • 单击更多命令 (...) 菜单
  • 从菜单中选择发送以请求签名

注意:

Dynamics 管理员可以创建可重复使用的模板,以供在具有可预测工作流程的重复性过程中使用。在您单击“发送以请求签名”后,子菜单中会按字母顺序列出这些模板。

模板列表的底部是新协议,用于不是以模板为基础的协议。

从菜单中选择发送以请求签名

这时会打开新的“协议”页面,在“协议模板”中已定义所有字段值都会自动填充。

要定义并发送协议,您只需提供以下几项:

  • 收件人 – 您需要请求其为文档签名或批准文档的一个人或多个人
  • 协议名称 – 在签名者的电子邮件主题行及内部报告中突出显示该协议的方式
  • 需要签名的文档 – 可以是一个或多个表单、合同或需要合法签名的任何其他文档


“收件人”部分

在“收件人”部分,需要指定一个或多个签名者。按照对该文档进行签名的顺序,输入收件人。如果您输入收件人的顺序有误,可以编辑收件人列表左侧的收件人顺序字段。

要定义收件人,请执行以下操作:

  • 单击窗口右侧的加号图标
“新建协议”页面

这时将打开一个下拉叠加窗口,您可以从中选择签名者/审批人的类型:

1. 从“收件人类型”选择列表中选择适当的值

  • 新收件人 – 表示该收件人在 Dynamics 中是未知值
  • 联系人 – 表示该收件人在 Dynamics 中是已定义的“联系人”实体
  • 潜在客户 – 表示该收件人在 Dynamics 中已定义为“潜在客户”
  • 用户 – 表示该收件人在您的 Dynamics 环境中是内部客户
收件人选择列表

2(a). 选择新收件人后,该叠加窗口将发生变化,让您可以输入完整姓名和电子邮件地址。

此操作会将新的联系人/潜在客户保存到 Dynamics,而只是在此次事务中使用该姓名和电子邮件。

选定的收件人

注意:

如果您没有在模板中定义验证设置,则会在您的协议模板中或在帐户级别定义默认的验证。如果需要覆盖默认值,请选中覆盖默认验证复选框。此操作将打开选择列表,您可以从中选择其他验证过程。

2(b). 选择联系人潜在客户用户后,该叠加窗口将发生变化,在这里可以搜索您选择的特定实体。键入名称(或名称的一部分),然后单击搜索图标以选取您要包含的特定收件人。

由于 Dynamics 可识别这些类型的实体,因此会从数据库导入电子邮件地址。

联系人收件人

所有选项都允许指定收件人角色。这些角色包括:

  • 签名者(默认) – 签名者必须至少将一个签名应用到协议中。
  • 审批人 – 审批人并非必须为协议签名(如果为他们留出了签名字段,他们也可以签名),但他们必须主动“批准”协议,这将是纳入记录的事件。
  • 抄送 – 在协议的通知过程中会包含抄送 (CC) 方,但抄送方与协议或签名流程并无互动。

 

3.定义收件人后,单击保存

4. 针对所有必需的签名者/审批人重复步骤 1-3

多个收件人

注意:

收件人将按他们在收件人列表中的放置排序被授予对协议的访问权限(默认情况下)。您可以通过更改位于该列表左侧的“收件人顺序”值,编辑签名者/审批人的顺序。收件人将按照您输入的顺序自动重新排序。

 

更改收件人顺序

单击收件人姓名左侧的数字。该数值将变为可编辑。根据您希望该收件人在签名流程中所处的顺序,更改该值。这时其他收件人的顺序会相应地进行调整。

注意:

只有在“签名顺序”字段被设置为输入顺序时,“收件人顺序”字段才可用。

如果“签名顺序”任意顺序,则界面中不会显示“收件人顺序”列。

移动收件人

 

编辑收件人值

您可以单击相应的字段来编辑未锁定(根据锁图标指示)的任何收件人值。

此操作会打开字段,以便对其进行编辑或从选择列表中选择新的值。

完成更改后,请单击“收件人”面板中的保存图标。

recipients_-_editrecipientvalues


LinkedIn 销售导航器

LinkedIn 销售导航器位于“收件人列表”的右侧。

这是一个可选设置,如果您的公司拥有 LinkedIn 销售导航器团队版或企业版帐户的访问权限,则 Dynamics 管理员可以启用此设置。

启用此设置后,您可以:

  • 单击收件人列表中的任意收件人
  • 如果在 LinkedIn 中找到了与该收件人关联的电子邮件,则会在面板中收件人列表的右侧显示该用户的简档。

 

linkedin_sales_navigator

 

要启用 LinkedIn 面板,请单击登录框,然后使用您的团队版或企业版帐户进行身份验证。

完成身份验证后,您可以在“收件人列表”中选择任何收件人,并查看他们的 LinkedIn 简档。

 

应用程序将搜索选定收件人的姓名和电子邮件,并在找到后显示简档。

如果选择了多个收件人,将仅显示“您选择的第一个收件人”

linkedin_sales_navigatorwithprofile

 

如果 LinkedIn 返回的简档不正确,请单击右上角的“更多选项”(...) 图标,然后选择不是对应的人

linkedin_-_wrong

注意:

请记住,LinkedIn 销售导航器是 LinkedIn 应用程序的一个门户,因此随着 LinkedIn 对该功能的开发,可能会有所更改。

当您单击“保存为潜在客户”时,会在 LinkedIn 环境中保存为潜在客户,而不是在 Dynamics 中。

对于 Send InMailConnect,也是如此。

 

如果没有找到 LinkedIn 简档(或者您单击“不是对应的人”),该面板会发生变化,您可以在其中输入收件人的当前或曾经就职的公司及/或当前职位,以帮助识别可能的简档。

输入您知道的值,然后单击搜索

linkedin_cant_findtheprofile

 

如果识别到多个可能的匹配项,面板右上角会有两个导航箭头,可使用这两个箭头向前和向后翻看选定的简档。

单击匹配可获得在新选项卡中查看简档的访问权限。

linkedin_found_severalpeople


消息详细信息

“消息详细信息”部分包含协议名称和全局消息。

templates_-_messagedetails
  • 协议名称 – 协议名称有以下几种显示方式:在通知流程中突出显示,出现在电子邮件主题行中,以粗体显示在电子邮件正文中,并在整个样板文件中以较小字体显示(参见下面的黄色高亮部分)
  • 消息 –“消息”字段是一个开放的纯文本字段,您可以在其中插入要发送给签名者的任何消息或说明(参见下面的绿色高亮部分)
电子邮件示例
  • 关于 – 此锁定值指示根据协议模板导入的收件人
  • 数据映射– 此锁定值指示与用于配置此协议的模板相关联的数据映射


添加文件/附件

可以通过以下两种方法之一向协议添加文档:

  • 从本地系统上载文件 – 单击“附件”部分的加号图标后,会提示您在系统中浏览到要上载并附加到协议的文件。此方法适用于网络驱动器(如 SharePoint)
  • 从 Adobe Sign 库附加文档或模板 – 选中此选框会启用已上载至您 Adobe Sign 帐户的文档模板列表。单击要包含的表单,然后单击附加按钮
    • 只有管理员可向库中添加文档
“文件附加”界面

注意:

所有附加的文件都会顺次并入一个 PDF 中,以供在签名过程中处理。文档的显示顺序取决于您在“附件”部分列出这些文档的顺序。如果您需要对文档进行重新排序,请单击“附加文件”部分右下侧的重新排列文档链接。


“协议选项”部分

“协议选项”部分包含可能仅适用于此类型事务的一些配置选项:

template_-_agreementoptions
  • 在发送前预览和定位签名 –选中此选项后,协议会自动打开编辑环境,以便发件人可以置入表单字段
  • 协议到期 – 如果选中,协议会定义协议到期的终止日期
  • 协议到期的天数 – 在启用协议到期功能的情况下,此选项定义协议保持可供签署的天数
  • 添加签名后的登陆页面 – 启用此选项后,您可以指定在收件人完成与协议的互动后将转到的 URL
  • 签名后的登陆页面 – 在启用“添加签名后的登陆页面”的情况下,此字段包含您希望将收件人定向到的页面 URL
  • 需要本人签名 – 如果需要签名者在其本地系统或平板电脑上进行签名,而不是使用相关的电子邮件,则发件人可以使用此选项主持签名
  • 需要我签名 – 当发件人将参与签名过程时使用此选项
    • 发件人必须是第一个、最后一个或者是唯一的签名者
    • 签名顺序将为“输入顺序”
协议详细信息
  • 签名顺序 – 在用于签名文档的两个工作流程之间进行选择
    • 任意顺序同时通知所有签名者,允许他们随时进行签名,而无需等待任何其他人先签名
    • 输入顺序强制要求遵守按顺序签名的流程,签名者需按照您为协议定义签名者的顺序进行签名
  • 签名类型 – 选择您希望签名者使用的签名格式
    • 电子签名使用电子邮件发送要进行电子签名的协议,并期望收件人以电子方式进行签名
    • 书面通过电子邮件提交文档,然后提示签名者打印文档并以手写方式进行签名。然后,他们必须使用同一个电子邮件链接,将文档上载回 Adobe Sign 系统中。
  • 安排收件人提醒 - 为事务定义提醒周期。可以将提醒配置为以每日或每周为周期发送给当前收件人
  • 重定向延迟秒数 – 在定义“签名后的登陆页面”时,需要设置此选项,此设置指示在收件人应用签名后需等待多久才将收件人重定向到指定的登陆页面。
  • 签名语言 – 此设置定义在将协议发送给签名者时使用的语言。发送给签名者的所有电子邮件和屏幕提示/说明都会使用所选的语言


安全性选项

Adobe Sign 会自动使用基于电子邮件的默认身份验证过程应用法律签名,但也允许通过以下两种方式增强安全性:

  • 设置用于打开签名 PDF 的密码 – 如果您希望对最终文档应用密码以防有人在未经身份验证的情况下访问该文件,可启用此选项
  • 身份验证 - 定义用于对收件人进行身份验证的第二因素验证
    • 电子邮件 – 不应用第二因素验证
    • 密码 – 标准的字母数字密码字段。如果使用此选项,发件人必须以带外传输的方式将密码传送给签名者
    • 知识库 – 知识库身份验证使用公共数据库向签名者询问一些关于其以往经历的信息,从而验证他们的身份
    • Web 标识 - 利用社交媒体进行第二重身份验证
安全性选项

在完成收件人定义、文件附加及任何其他字段操作之后,单击顶部菜单项目中的发送协议

发送以请求签名


使用模板从任意实体发送

Dynamics 管理员可以为任何 Dynamics 实体(“联系人”、“业务机会”、“帐户”)创建一个或多个将预配置协议的模板,以便为发件人减少手动配置的工作量。

在功能区中,可通过“更多命令”(...) 图标访问模板

5MEnu from entity


使用“新建”(+) 菜单快速创建协议

如果您知道创建的模板所对应的实体类型,您可以使用“新建”菜单启动新的协议。

  • 单击功能区顶部的“新建”(+) 图标
  • 从“记录”部分的选项中选择协议
    • 将打开“快速创建:协议”面板
quick_create_agreement-selectentity

 

  • 选择与您要使用的模板相关联的“实体”
    • 选择实体后,会显示两个查找选项,允许您选择要使用的模板和要将协议发送给特定对象
quick_create_agreement-selecttemplate
  • 单击“选择模板”字段后,将显示一个小菜单,其中包含与您选择的“实体”相关联的模板。选择模板
  • 单击“选择 {Entity}”字段后,将显示相应实体类型的对象列表。选择您的对象
    • 输入实体名称的一部分内容,可限制菜单只显示与您输入的字符串相匹配的对象。
  • 单击保存

 

单击“保存”按钮后,会根据模板的值创建协议:

  • 如果模板中未附加收件人或文件,会创建“草稿”状态的协议
  • 如果模板中已附加收件人和文件,但启用“一键发送”,也会创建“草稿”状态的协议
  • 如果模板中已附加收件人和文件,并且模板“已”启用“一键发送”,则会自动发送协议以请求签名

检查协议状态

协议状态指示协议的当前法律状态,并在 Dynamics 中按定期的轮询间隔进行更新。状态有如下几个值:

  • 草稿 – 协议已创建,但尚未发送
  • 发出进行签名 – 已主动进入签名流程
  • 已签名 – 所有相关人员已全部签名,已完成签名流程
  • 已拒绝 – 表示有一个收件人已拒绝该协议,并在系统中将其取消。
  • 已取消 – 发件人在协议获得全部收件人的签名之前取消了该签名过程

要查找协议,最佳方法是查看与您在创建协议时所用的主要实体相关的实体。

例如,如果您使用联系人创建了协议,那么查看相关实体的方法是导航到联系人,然后单击联系人姓名右侧的向下箭头:

6check_agreementsfromentity

打开关系窗口后,会显示“协议”对象,单击该选项可打开与实体相关联的协议的完整列表。

 

另外一种查看协议状态的方法是查看协议的完整列表:

  • 导航至 Adobe Sign > 协议
导航至“主页”>“Adobe Sign”>“协议”

“协议”页面的协议列表中会列出所有实体类型的协议。对于“已签名”状态的协议,在协议列表中会显示协议的“名称”、“协议状态”和日期。对于“发出进行签名”和“草稿”状态的协议,会仅显示适用的信息。

协议列表

注意:

已签名的协议还可以在与其相关的 Dynamics 实体的“注释”部分找到。

注释记录

更新状态,发送提醒和取消协议

对于“未签名协议”,有三项可应用的操作:

  • 更新状态 – 主动轮询 Adobe Sign 服务器来获取当前状态
  • 发送提醒 – 立即向协议的当前签名者发送电子邮件提醒
  • 取消协议 – 在系统中终止协议,并向签名者发送取消通知

上述各项操作可以从协议中使用顶部排列的按钮来发起。

更新链接

可下载版本

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