针对用于 Salesforce 的 Adobe Sign 新用户的指南,旨在帮助这些用户轻松使用主要对象和工作流程来发送协议

概述

Adobe Sign 是一款用于 Salesforce 的紧密集成应用程序,便于任何需要合法签名或可审计文档处理的文档获取签名或批准。

发送文档以请求签名的整个过程与发送电子邮件的过程十分相似,因此大多数用户可以快速、轻松地上手使用。

Adobe Sign 可通过以下方式帮助您和贵公司立即体验文档和签名工作流程带来的好处:

  • 通过取代普通邮寄、隔夜送达和传真,节省时间和资金
  • 直接从 Salesforce 发送合同以进行电子签名或审批,访问实时合同历史记录,并查看任何对象中保存的合同
  • 实时跟踪贵组织中的交易,还在查看、签署、取消或拒绝协议时通过 Chatter 获取更新
  • 使用 20 多种语言进行电子签名,并在全球 50 多个区域支持回传服务
  • 发送之前将 Salesforce 数据合并到文档,并将签名者数据映射回 Salesforce 对象 - 这些操作均自动无缝地进行
  • 创建可重复用于发送选项的协议模板,并允许通过一键式“发送以请求签名”按钮从任何 Salesforce 对象发送自定义协议
  • 与 Conga Composer、Apttus、Selectica、Drawloop、Zuora、Emptoris 等实现本机集成
  • Salesforce 中的所有 Adobe Sign 对象和页面均翻译为 Salesforce.com 支持的所有 16 种语言,以便 Salesforce 用户能够通过他们的本国语言发送和跟踪其所有协议

注意:

Salesforce 是一个高度可自定义的环境,而 Adobe Sign 包含一系列可加快正常业务流程的选项。本指南将介绍使用该应用程序的基本默认功能和流程。但是,您的 Salesforce 管理员可能会为您自定义流程来进一步自动化交互,从而更改本文所述的流程。 

本文档介绍了使用用于 Salesforce 的 Adobe Sign 版本 19 通过 Salesforce 经典配置文件以及使用 Adobe Sign Lightning 页面布局(版本 19 的默认页面布局)的 Salesforce Lightning 配置文件执行的用户流程。

 

支持的浏览器

浏览器

是否受支持

是否存在限制

Microsoft® Edge

Google Chrome™

Mozilla® Firefox®

Apple® Safari®

Microsoft Edge 存在的已知问题:

  • 加载协议页面时,可能会出现一个错误(与以下内容类似):
    • “此页面出现一个错误。您可能需要对其进行刷新。操作失败”
  • 在发送协议并关闭发送后显示的“成功”选项卡后,协议页面不会自动刷新来反映协议状态。页脚中可能会显示一个错误:
    • “未检测到新窗口。请先检查您的浏览器弹出窗口阻止程序设置,然后再尝试执行其他操作。现在,可以重新加载此页面。”
    • 然后,可以从协议列表访问协议页面
  • 单击正在传输中的协议的“提醒”或“更新”操作后,协议页面不会自动刷新,并且页脚中可能会显示一个错误(与以下内容类似):
    • “此页面出现一个错误。您可能需要对其进行刷新。”
    • 然后,可以从 协议列表访问协议页面


使用用于 Salesforce 的 Adobe Sign 发送协议

“协议”是 Adobe Sign 安装到 Salesforce 中的对象,也是将文档传送给收件人的工具。本文中不太严谨地使用“协议”来描述发出以请求签名的事务或文档。

“收件人”是一个通用术语,用于表示协议的任何签名者、审批人或委派人(泛指您向其发送文档以请求执行某些操作的任何人员)。

您可以采用多种方式创建协议,具体采用哪种方式取决于您的管理员是如何部署包的。常用选项包括:

  • “协议”选项卡
  • Salesforce 对象(联系人、潜在客户、业务机会、帐户等)
  • Chatter(仅限经典配置文件)

使用 Lightning 配置文件

创建协议

从“协议”选项卡创建协议

1. 单击屏幕左上角的“应用程序启动器”图标

2. 选择 Adobe Sign 应用程序

启动 Adobe Sign 应用程序

3. 单击协议选项卡

4. 单击新建按钮

注意:

“协议”选项卡也将列出您的协议,它是您在需要时查找协议的有用搜索源。

从“协议”选项卡导航至“新建”按钮

从 Salesforce 对象创建协议

要从常用的 Salesforce 对象创建协议,请执行以下操作:

1. 打开要从中发送协议的 Salesforce 对象(下图是联系人)

2. 向下滚动到协议部分

3. 单击新建按钮

从“联系人”选项卡导航至“新建”按钮

注意:

以前从 Salesforce 对象(如此联系人)创建的协议将列在“协议”列表中。查找协议的一种绝佳方法就是查看与协议相关的 Salesforce 对象(联系人、帐户等)。

配置协议

打开一个新协议后,您将需要对其进行配置以正确反映以下内容:

  • 谁是收件人、如何验证他们,以及他们拥有哪些与文档相关的权限
  • 协议的性质,包括名称、您希望在通知过程中包含的任何消息,以及您希望在 Salesforce 中创建的任何其他关系
  • 您需要获得批准或签署的实际文档
  • 您希望设置的其他选项(如果有)
协议页面

定义您的收件人

在协议顶部定义收件人。您必须至少有一个收件人,但也支持多个收件人。

收件人记录

要配置的主要字段:

1. 签名索引 - 此编号指示该收件人在签名周期中的位置。1 表示第一位签名者,2 表示第二位签名者,依此类推。

• 如果您将多个签名者配置为使用相同的签名索引,则将会创建一个并行签名步骤,该步骤中的所有相关方会同时收到通知,并且在并行步骤中的所有收件人都已签署/批准后,协议才会移到下一个索引点

2. 收件人角色 - 确定收件人可以与协议进行交互的方式:

签名者(默认)- 需要应用至少一个合法签名的收件人

• 审批人 - 审阅并批准文档,但无需依法签名的收件人

• 委派人 - 不应进行签名或批准的收件人。他们会将签名或批准功能委派给另一方

3. 收件人类型 - 此下拉选项允许您从可以是收件人的 Salesforce 查找字段中进行选择:

• 联系人 - Salesforce 中的任何联系人

• 潜在客户 - Salesforce 中的任何潜在客户

• 用户 - 您的 Salesforce 组织中的任何 Salesforce 用户

•  - Salesforce 中定义的用户组。组中只有一个(任意一个)用户将需要签名或批准。管理员将需要定义可用组。

• 电子邮件 - 当前未作为其他对象类型之一列在 Salesforce 中的收件人

4. 电子邮件地址 - 显示与您选择的收件人关联的电子邮件地址

5. 私人消息 - 仅发送给获得文档控制权的独立收件人的消息。如果没有添加任何内容,则默认会采用协议消息(请参阅下面的“详细信息”部分)。

注意:

要更改收件人的顺序,您可以单击收件人并将其拖动到正确的堆叠顺序

更改收件人的顺序

其他控件:

  • 添加收件人 - 单击此链接可将其他收件人添加到签名链
  • 添加我 - 单击此链接可将自己插入签名链
  • 添加抄送(抄送)- 允许您包含无权与协议进行交互的收件人,当文档在签名周期中移动时,这些收件人只能查看文档
  • 我需要签名 - 选中此框会将发件人(您)作为第一个或最后一个收件人插入签名周期。除了您必须是第一个或最后一个收件人之外,此选项与“添加我”十分相似。
  • 对第一个签名者托管签名 - 此复选框将会中断正常的电子邮件传送过程,而直接在发件人本地系统上显示协议以请求签名。此选项适用于在移动设备上进行本人签名的情况。

 

身份验证 -“收件人”下方有一个下拉框,用于定义要使用的验证类型。在美国和欧盟的大部分地区,访问电子邮箱(作为经认证的对象)就足以获取具有法律约束力的签名。但对于需要更高验证标准的客户,还有以下选项:

  • 电子邮件(默认)- 基于对电子邮箱的访问进行身份验证
  • 密码 - 发件人生成的字母/数字密码,必须通过带外方式传输给收件人
  • 社交 - 进行第三方社交网络(如 Facebook 或 LinkedIn)身份验证
  • KBA(仅限美国)- 基于知识的身份验证要求收件人输入其社会保险号,然后根据公共数据库生成一些重要的问题
  • 电话 - 要求发件人提供收件人的电话号码,以便在需要他们签名时发送短信代码

注意:

可以将 Adobe Sign 配置为允许每个收件人使用单独的验证方法。如果启用此选项,您将会在电子邮件地址和私人消息之间看到验证选项

启用单独验证后的收件人记录


定义名称、消息和其他关系

“收件人”部分下方是协议详细信息。此部分最有可能通过模板或其他设置实现自动化。

“详细信息”部分

在“详细信息”部分中,您将会找到:

1. 协议名称 - 这是协议的名称,它会显示在发送给收件人的电子邮件以及 Salesforce 的协议列表中(请参见下面以黄色突出显示的内容)

2. 协议消息 - 此消息会应用到发送给所有收件人的电子邮件模板。最适合作为供所有收件人查看的一般信息或说明(请参见下面以绿色突出显示的内容)

a. 如果收件人需要个别化说明,请在“收件人”部分使用私人消息

3. 其他关系查找 - 这些字段将允许您直接将协议与帐户、业务机会或合同相关联

电子邮件示例


协议选项

协议页面的右下角提供了几个您可能希望包括的工作流程选项:

  • 密码保护签名的文档 - 如果应用此选项,将需要此密码才能查看最终 PDF。
  • 完成截止日期 - 设置文档到期(自动取消)的日期。适合设置时间限制。
  • 创建提醒 - 指示 Adobe Sign 每天或每周发送电子邮件提醒,直到当前收件人批准或签署协议为止。只会向当前收件人发送电子邮件。
  • 收件人语言 - 确定协议的电子邮件模板和屏幕说明/环境所使用的语言。
  • 签名类型 - 确定将要执行的签名类型:

电子签名将会获得电子签名

书面签名将会传送包含封面和说明的协议以供打印、签名以及将协议传真回 Adobe Sign。

► 也可以将书面签名配置为当电子邮件地址不可用/不适用时发送到电话号码

 

协议选项面板

附加文件

在第三个必需部分中,您可以附加要签名的文件:

1. 单击添加文件链接(位于此部分的右上角)

“添加文件”链接

2. 您可以从多个源位置附加一个文件(或多个文件!):

► Salesforce CRM 文件

► Salesforce 文档

► 从您的计算机上传(Salesforce 将上传文件大小限制为约 700 KB)

“添加文件”页面

3. 从源位置选择文件后,单击右下角的添加文件按钮

4. 如果需要,重复步骤 1-3,直到附加所有文档为止

注意:

如果附加多个文档,这些文档将会按照您列出它们的顺序呈现给收件人。与收件人一样,您可以单击并拖动文档以重新排列堆叠顺序。

 

预览并添加签名字段 - 选中此选项后,在您单击下一步按钮(“发送”按钮将更改其标签)时,将打开编辑环境。如果您有一个需要由收件人添加特定信息的临时文档,或您有一份合同并希望按特定条款向其中添加缩写签名字段,则编辑字段非常有用。

编辑复选框

编辑环境将会在一个窗口中呈现完整的协议,您可以在其中将表单字段拖放到适当的位置,这些字段包括:

  • 签名/缩写签名
  • 签名者姓名 -“签名”字段的排版版本(即打印名称)
  • 职务/公司
  • 签名日期
  • 收件人电子邮件地址
  • 开放的文本字段
  • 复选框/单选按钮
编辑环境

添加完字段后,您将能够发送协议并启动签名过程。

查找和管理协议

“协议”选项卡

通过与 Salesforce 集成,基本确保了您的协议将与某些对协议内容有意义的对象相关联。如果您向某个联系人发送了一个 NDA,则该联系人页面上将会列出相应的协议。同样,如果您从某个业务机会向某个收件人发送了一个协议,则该收件人和业务机会都将会在其列表中列出相应的协议。

如果协议在系统中处于孤立状态,则所有协议都将列在“协议”选项卡上(单击“最近查看”,然后从菜单中选择全部)。生成的列表显示了您有权查看的协议。可以将该列表的视图自定义为显示任何(或所有)协议字段。

在“协议”选项卡上查找

找到协议后,您可以双击协议名称以将其打开,然后根据需要修改其状态。相关选项包括:

  • 提醒 - 实时发送提醒
  • 更新 - 轮询 Adobe Sign 以查看协议状态是否从 Salesforce 所认为的状态发生了更改
  • 查看 - 显示协议文档的内容
  • 删除 - 在 Salesforce 中删除协议记录
  • 取消 - 终止协议,并将其设置为“已取消”状态

 

更换签名者 - 此可选设置将允许您将当前签名者(电子邮件地址)更换为其他人员。非常适合以下情形:某人更改了其电子邮件地址或不在办公室,因而您需要将协议重定向到其他签名者/审批人。

更换签名者

“管理协议”选项卡

如果显示“管理协议”选项卡,该选项卡将会打开您的 Adobe Sign 用户帐户的门户,并向您显示所有与您的用户 ID(电子邮件地址)相关的协议。此选项卡在某些情况下很有用,不过 Salesforce 在使协议易于搜索和易于理解方面做得也非常出色。大多数管理员都会禁用此选项卡,以便维持 Salesforce 中的所有活动。

“管理协议”页面

使用经典配置文件

创建协议

从“协议”选项卡创建协议

  1. 从屏幕右上角的 Force.com 应用程序菜单中选择 Adobe Sign 选项
  2. 单击协议选项卡
  3. 单击新建按钮
导航至“协议”选项卡

注意:

“协议”选项卡也将列出您的协议,它是您在需要时查找协议的有用搜索源


从 Salesforce 对象创建协议

要从常用的 Salesforce 对象创建协议,请执行以下操作:

  1. 打开要从中发送协议的 Salesforce 对象(下图是联系人)
  2. 向下滚动到相关列表部分,找到协议对象
  3. 单击新协议按钮
新协议表单对象

注意:

以前从 Salesforce 对象(如此联系人)创建的协议将列在“协议”列表中。查找协议的一种绝佳方法就是查看与协议相关的 Salesforce 对象(联系人、帐户等)。


从 Salesforce Chatter 创建协议

此选项将要求您的管理员启用“Adobe Sign Chatter 设置”。完成该操作后,便可以将 Adobe Sign 对象嵌入到主页和其他主要的 Salesforce 对象中。

要从 Chatter 发送协议,请执行以下操作:

  1. 显示 Feed
  2. 单击更多菜单以显示选项列表
  3. 从选项列表中选择 Adobe Sign
Chatter 中的协议

注意:

当使用 Chatter 从联系人等对象发送协议时,该联系人将被作为第一个收件人插入。

配置协议

协议页面

打开一个新协议后,您将需要对其进行配置以正确反映以下内容:

  • 谁是收件人、如何验证他们,以及他们拥有哪些与文档相关的权限
  • 协议的性质,包括名称、您希望在通知过程中包含的任何消息,以及您希望在 Salesforce 中创建的任何其他关系
  • 您需要获得批准或签署的实际文档
  • 您希望设置的其他选项(如果有)

定义您的收件人

在协议顶部定义收件人。您必须至少有一个收件人,但也支持多个收件人。

收件人记录

要配置的主要字段:

1. 签名索引 - 此编号指示该收件人在签名周期中的位置。1 表示第一位签名者,2 表示第二位签名者,依此类推。

• 如果您将多个签名者配置为使用相同的签名索引,则将会创建一个并行签名步骤,该步骤中的所有相关方会同时收到通知,并且在并行步骤中的所有收件人都已签署/批准后,协议才会移到下一个索引点

2. 收件人角色 - 确定收件人可以与协议进行交互的方式:

签名者(默认)- 需要应用至少一个合法签名的收件人

• 审批人 - 审阅并批准文档,但无需依法签名的收件人

• 委派人 - 不应进行签名或批准的收件人。他们会将签名或批准功能委派给另一方

3. 收件人类型 - 此下拉选项允许您从可以是收件人的 Salesforce 查找字段中进行选择:

• 联系人 - Salesforce 中的任何联系人

• 潜在客户 - Salesforce 中的任何潜在客户

• 用户 - 您的 Salesforce 组织中的任何 Salesforce 用户

•  - Salesforce 中定义的用户组。组中只有一个(任意一个)用户将需要签名或批准。管理员将需要定义可用组。

• 电子邮件 - 当前未作为其他对象类型之一列在 Salesforce 中的收件人

4. 电子邮件地址 - 显示与您选择的收件人关联的电子邮件地址

5. 私人消息 - 仅发送给获得文档控制权的独立收件人的消息。如果没有添加任何内容,则默认会采用协议消息(请参阅下面的“详细信息”部分)。

注意:

要更改收件人的顺序,您可以单击收件人并将其拖动到正确的堆叠顺序

更改收件人的顺序

其他控件:

  • 添加收件人 - 单击此链接可将其他收件人添加到签名链
  • 添加我 - 单击此链接可将自己插入签名链
  • 添加抄送(抄送)- 允许您包含无权与协议进行交互的收件人,当文档在签名周期中移动时,这些收件人只能查看文档
  • 我需要签名 - 选中此框会将发件人(您)作为第一个或最后一个收件人插入签名周期。除了您必须是第一个或最后一个收件人之外,此选项与“添加我”十分相似。
  • 对第一个签名者托管签名 - 此复选框将会中断正常的电子邮件传送过程,而直接在发件人本地系统上显示协议以请求签名。此选项适用于在移动设备上进行本人签名的情况。

 

身份验证 -“收件人”下方有一个下拉框,用于定义要使用的验证类型。在美国和欧盟的大部分地区,访问电子邮箱(作为经认证的对象)就足以获取具有法律约束力的签名。但对于需要更高验证标准的客户,还有以下选项:

  • 电子邮件(默认)- 基于对电子邮箱的访问进行身份验证
  • 密码 - 发件人生成的字母/数字密码,必须通过带外方式传输给收件人
  • 社交 - 进行第三方社交网络(如 Facebook 或 LinkedIn)身份验证
  • KBA(仅限美国)- 基于知识的身份验证要求收件人输入其社会保险号,然后根据公共数据库生成一些重要的问题
  • 电话 - 要求发件人提供收件人的电话号码,以便在需要他们签名时发送短信代码

注意:

可以将 Adobe Sign 配置为允许每个收件人使用单独的验证方法。如果启用此选项,您将会在电子邮件地址和私人消息之间看到验证选项

启用单独验证后的收件人记录

定义名称、消息和其他关系

“收件人”部分下方是协议详细信息。此部分最有可能通过模板或其他设置实现自动化。

“详细信息”部分

在“详细信息”部分中,您将会找到:

1. 协议名称 - 这是协议的名称,它会显示在发送给收件人的电子邮件以及 Salesforce 的协议列表中(请参见下面以黄色突出显示的内容)

2. 协议消息 - 此消息会应用到发送给所有收件人的电子邮件模板。最适合作为供所有收件人查看的一般信息或说明(请参见下面以绿色突出显示的内容)

a. 如果收件人需要个别化说明,请在“收件人”部分使用私人消息

3. 其他关系查找 - 这些字段将允许您直接将协议与帐户、业务机会或合同相关联

电子邮件示例

协议选项

协议页面的右下角提供了几个您可能希望包括的工作流程选项:

  • 密码保护签名的文档 - 如果应用此选项,将需要此密码才能查看最终 PDF。
  • 完成截止日期 - 设置文档到期(自动取消)的日期。适合设置时间限制。
  • 创建提醒 - 指示 Adobe Sign 每天或每周发送电子邮件提醒,直到当前收件人批准或签署协议为止。只会向当前收件人发送电子邮件。
  • 收件人语言 - 确定协议的电子邮件模板和屏幕说明/环境所使用的语言。
  • 签名类型 - 确定将要执行的签名类型:

电子签名将会获得电子签名

书面签名将会传送包含封面和说明的协议以供打印、签名以及将协议传真回 Adobe Sign。

► 也可以将书面签名配置为当电子邮件地址不可用/不适用时发送到电话号码

 

协议选项面板

附加文件

在第三个必需部分中,您可以附加要签名的文件:

1. 单击添加文件链接(位于此部分的右上角)

“添加文件”链接

2. 您可以从多个源位置附加一个文件(或多个文件!):

► Salesforce CRM 文件

► Salesforce 文档

► 从您的计算机上传(Salesforce 将上传文件大小限制为约 700 KB)

“添加文件”页面

3. 从源位置选择文件后,单击右下角的添加文件按钮

4. 如果需要,重复步骤 1-3,直到附加所有文档为止

注意:

如果附加多个文档,这些文档将会按照您列出它们的顺序呈现给收件人。与收件人一样,您可以单击并拖动文档以重新排列堆叠顺序。

 

预览并添加签名字段 - 选中此选项后,在您单击下一步按钮(“发送”按钮将更改其标签)时,将打开编辑环境。如果您有一个需要由收件人添加特定信息的临时文档,或您有一份合同并希望按特定条款向其中添加缩写签名字段,则编辑字段非常有用。

编辑复选框

编辑环境将会在一个窗口中呈现完整的协议,您可以在其中将表单字段拖放到适当的位置,这些字段包括:

  • 签名/缩写签名
  • 签名者姓名 -“签名”字段的排版版本(即打印名称)
  • 职务/公司
  • 签名日期
  • 收件人电子邮件地址
  • 开放的文本字段
  • 复选框/单选按钮
编辑环境

添加完字段后,您将能够发送协议并启动签名过程。

查找和管理协议

“协议”选项卡

通过与 Salesforce 集成,基本确保了您的协议将与某些对协议内容有意义的对象相关联。如果您向某个联系人发送了一个 NDA,则该联系人页面上将会列出相应的协议。同样,如果您从某个业务机会向某个收件人发送了一个协议,则该收件人和业务机会都将会在其列表中列出相应的协议。

如果协议在系统中处于孤立状态,则所有协议都将列在“协议”选项卡上(选择全部并按执行)。生成的列表显示了您有权查看的协议。可以将该列表的视图自定义为显示任何(或所有)协议字段。

在“协议”选项卡上查找

找到协议后,您可以双击协议名称以将其打开,然后根据需要修改其状态。相关选项包括:

  • 提醒 - 实时发送提醒
  • 更新 - 轮询 Adobe Sign 以查看协议状态是否从 Salesforce 所认为的状态发生了更改
  • 查看 - 显示协议文档的内容
  • 删除 - 在 Salesforce 中删除协议记录
  • 取消 - 终止协议,并将其设置为“已取消”状态

 

更换签名者 - 此可选设置将允许您将当前签名者(电子邮件地址)更换为其他人员。非常适合以下情形:某人更改了其电子邮件地址或不在办公室,因而您需要将协议重定向到其他签名者/审批人。

更换签名者

“管理协议”选项卡

如果显示“管理协议”选项卡,该选项卡将会打开您的 Adobe Sign 用户帐户的门户,并向您显示所有与您的用户 ID(电子邮件地址)相关的协议。此选项卡在某些情况下很有用,不过 Salesforce 在使协议易于搜索和易于理解方面做得也非常出色。大多数管理员都会禁用此选项卡,以便维持 Salesforce 中的所有活动。

Classic Manage Agreements Tab

本产品经 Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License 许可  Twitter™ 与 Facebook 中的内容不在 Creative Commons 的条款约束之下。

法律声明   |   在线隐私策略