升级您的帐户以允许“位于多个组的用户”(UMG)

UMG(位于多个组的用户)概述

“位于多个组的用户”扩展了“组”结构的实际用途,使“组”不再仅用于包含一系列用户及可供各用户使用的资源。

“组”实质上是一组权限,可用于控制在用户撰写协议或管理资源(报告、库模板等)时向用户显示的选项和默认设置

通过允许用户加入多个组,管理员可以选择使用明确的工作流程来构建组。通过安装严格的默认设置并限制配置选项,可确保文档工作流和解决方案更加符合规定。例如,可以针对以下对象构建专用组:

  • 内部文件(缴税证明、自动存款单、请假单)
  • 法律文件(保密协议、谅解备忘录)
  • 受法规要求限制的签名流程(CFR 第 21 章第 11 款、PCI、HIPAA)
启用 UMG 后的“发送”页面

有关界面和功能变更的完整列表,请参阅此处 >

注意:

建议您注册一个开发人员帐户,以便体验在安全环境中引入 UMG 后的不同界面与交互。

对于具有自定义 API 集成或利用第三方集成的客户,强烈建议在更新之前通过开发人员帐户全面测试其代码/集成。


更新前需思考/采取的操作

UMG 仅适用于“企业”和“商业”级服务。

  • 仅这些级别的服务允许多个组

开发人员帐户和试用帐户基于“企业”级服务。

UMG 与传统版的“主页”“管理”和“自定义工作流”页面不兼容。

启用 UMG 后,帐户将启用最新版本的“主页”“管理”和“自定义工作流”页面(如果这些新版页面尚未启用),并禁用用于切换回传统版界面的链接。

管理员界面菜单中用于恢复为传统版页面的选项也将被禁用。

因此,要恢复到传统版页面布局,唯一方法是先恢复到“位于单个组中的用户”

注意:

在更新到 UMG 之前,建议提前几周启用新版本的“主页”“管理”和“自定义工作流”页面,以便您的用户群能够适应更新后的基本页面布局。

如果新版本的“主页”“管理”页面显示为空白页,则需要联系网络安全团队,请求其允许 Adobe Sign 端点

UMG 已经过兼容性测试,预计可正常用于以下 Adobe Sign 合作伙伴集成:

  • Adobe Sign 移动设备应用程序(iOS 和 Android)
  • 产品包装盒
  • Dropbox
  • Google
  • Microsoft Dynamics 365
  • Microsoft Office (Word/PowerPoint/Outlook)
  • Microsoft Power Automate/Power Apps
  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft SharePoint 内部部署版
  • Microsoft Teams
  • Oracle NetSuite
  • Salesforce
  • SAP SuccessFactors
  • ServiceNow
  • 工作日

请注意,这些集成尚未具备“UMG 识别”功能,因此发送协议时使用的设置将是用户的“主组”设置。

计划在这些集成的未来版本中推出识别并使用新组成员资格的功能。

如果您已使用 Adobe Sign API 构建自定义集成,我们强烈建议您通过另外一个已启用 UMG 的开发人员帐户测试这些集成,然后再更新您的生产帐户。

  • 您的客户成功经理(或支持人员)可以帮助您设置已启用 UMG 的开发人员帐户

无论是否已启用 UMG,任何现有的 REST v6 API 调用都将能够继续正常使用。

  • 以前的 API 版本(SOAP 和 REST)也将可以继续正常使用,但只能识别用户“主组”的设置
  • 要充分利用 UMG,您需要将代码迁移到 REST v6 API

如果您使用以下第三方合作伙伴集成:

  • Apttus
  • Ariba
  • CallidisCloud
  • Icertis
  • Intesi
  • Jaeger
  • Nintex
  • Zoho CRM

我们强烈建议您先通过已启用 UMG 的开发人员帐户测试这些集成,然后再在生产帐户上启用 UMG。

您的客户成功经理(或支持人员)可以帮助您设置已启用 UMG 的开发人员帐户。

注意:

如果发现问题,请联系集成合作伙伴报告问题并请求修复。

注意:

我们强烈建议尽早更新所有帐户,以便当出现问题时有充足的时间解决问题。

如果确实出现问题,帐户可以切换回来


如何将帐户更新为 UMG

当您确信您的帐户已准备好更新时:

  1. 帐户级管理员身份登录 Adobe Sign

  2. 导航至帐户 > 帐户设置 > 全局设置 > 位于多个组的用户

  3. 单击立即启用按钮

     

    导航至此设置

  4. 评估检查清单并选中每个复选框,以确认已准备好启用您的帐户。

    单击确定  

    UMG 检查清单

  5. 单击“保存”


如果禁用 UMG,会发生什么情况

如果必须恢复到仅位于单个组的用户,则需要注意以下事项:

  • 所有用户都将被限制于其主组

    • 用户将只能访问与其主组关联的模板/工作流
    • 用户只能从其主组发送协议
  • 用户除主组之外的其他所有组成员资格都将被停用

    • 如果在 UMG 处于禁用状态期间将用户移动到新组,则当重新启用 UMG 时,将重新激活用户所在的所有组
    • 如果在 UMG 处于禁用状态期间将用户分配到了新组,则将只用一个(主)组重写用户的 group_membership 表(将禁用非活动组记录)。重新启用 UMG 时,用户将仅保留主组成员资格
  • 所有启用了 UMG 的页面都将恢复为单组界面/功能

    • “发送”/“模板”页面将删除组选择器
    • 批量创建用户将恢复为以前使用的语法
  • 页面版本选项将恢复为以前的状态

    • 如果在更新前将帐户配置为使用最新版本的“主页”“管理”和“自定义工作流”页面,则您的帐户将完全恢复到更新之前的页面配置集
  • 用户将保留对其创建的所有资源(协议、库模板、Web 表单)的访问权限

    • 无论组的关联情况如何,任意资源的创建者将始终作为所有者与资源关联
  • 现有协议将不受影响,且将正常执行

    • 更改所有者的组状态不会对正在执行的协议产生任何影响
    • 协议的所有者不会发生更改,并且在发送协议时,协议的参数将会被锁定
  • 集成将按更新到 UMG 之前的方式运行

    • Adobe Sign 集成当前不考虑位于多个组中的用户,因此将 Adobe Sign 还原为单个组中的用户会在感知集成之外进行。
    • 用户活动不受影响
    • 正在执行的协议将正常完成
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